Cum să scrieți un caz de afaceri (șablon inclus)

Ce este un caz de afaceri?

Un caz de afaceri este un document de management de proiect care explică modul în care beneficiile unui proiect depășesc costurile acestuia și de ce ar trebui să fie executat. Cazurile de afaceri sunt pregătite în faza de inițiere a proiectului și scopul lor este de a include toate obiectivele, costurile și beneficiile proiectului pentru a convinge părțile interesate de valoarea acestuia.

Un caz de afaceri este un document de proiect important pentru a dovedi clientului, clientului sau părților interesate că proiectul pe care îl prezentați este o investiție solidă. Mai jos, ilustrăm pașii pentru a scrie unul care îi va influența.

Înrudit: șablon gratuit de caz de afaceri pentru Word

Necesitatea unui caz de afaceri este ca acesta să colecteze evaluarea financiară, propunerea, strategia și planul de marketing într-un singur document și să ofere o privire completă asupra modului în care proiectul va beneficia organizației. Odată ce cazul dvs. de afaceri este aprobat de părțile interesate ale proiectului, puteți începe faza de planificare a proiectului.

Cum să scrieți un caz de afaceri

Proiectele eșuează fără a avea un caz de afaceri solid pe care să se sprijine, deoarece acest document este necesar pentru a începe proiectul și este baza pentru carta proiectului și planul de proiect. Dar dacă un caz de afaceri al unui proiect nu este ancorat la realitate și nu abordează o nevoie care se aliniază cu obiectivele de afaceri mai mari ale organizației, atunci este irelevant.

Cercetarea de care veți avea nevoie pentru a crea un caz de afaceri solid este de ce, ce, cum și cine din proiectul dvs. Acest lucru trebuie comunicat clar. Elementele cazului dvs. de afaceri vor aborda motivul, dar mai detaliat. Gândiți-vă la cazul de afaceri ca la un document care este creat în faza de inițiere a proiectului, dar care va fi folosit ca referință pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Indiferent dacă începeți un proiect nou sau la jumătatea unui proiect, acordați-vă timp pentru a scrie un caz de afaceri pentru a justifica cheltuielile proiectului, identificând beneficiile de afaceri pe care le va oferi proiectul dvs. și pe care părțile interesate sunt cele mai interesate să culeagă din muncă. Următorii patru pași vă vor arăta cum să scrieți un caz de afaceri:

Pasul 1: Identificați problema afacerii

Proiectele nu sunt create de dragul proiectelor. Au un scop. De obicei, acestea sunt inițiate pentru a rezolva o problemă specifică de afaceri sau pentru a crea o oportunitate de afaceri.

Ar trebui să „Conduceți cu nevoia”. Prima ta treabă este să îți dai seama care este acea problemă sau oportunitate, să o descrii, să afli de unde vine și apoi să abordezi intervalul de timp necesar pentru a o rezolva.

Aceasta poate fi o afirmație simplă, dar este cel mai bine articulată cu unele cercetări asupra climatului economic și a peisajului competitiv pentru a justifica momentul în care se va desfășura proiectul.

Pasul 2: Identificați soluțiile alternative

Cum știți dacă proiectul pe care îl întreprindeți este cea mai bună soluție posibilă la problema definită mai sus? Desigur, alegerea soluției potrivite este grea, iar calea către succes nu este pavată cu presupuneri nefondate.

O modalitate de a reduce focalizarea pentru a clarifica soluția potrivită este să urmați acești șase pași (după cercetarea relevantă, desigur):

1. Observați soluțiile alternative.
2. Pentru fiecare soluție, cuantificați beneficiile acesteia.
3. De asemenea, prognozați costurile implicate de fiecare soluție.
4. Atunci descoperă-i fezabilitatea.
5. Discernează riscurile și problemele asociate cu fiecare soluție.
6. În cele din urmă, documentați toate acestea în cazul dvs. de afaceri.

Pasul 3: Recomandați o soluție preferată

În continuare, va trebui să clasați soluțiile, dar înainte de a face asta, cel mai bine este să setați criterii, poate aveți un mecanism de notare care să vă ajute să prioritizați soluțiile pentru a alege cel mai bine pe cea potrivită.

Unele metodologii pe care le puteți aplica includ:

• În funcție de costul și beneficiul soluției, acordați-i un scor de 1-10.
• Bazează-ți scorul pe ceea ce este important pentru tine.
• Adaugă mai multă complexitate clasamentului tău pentru a acoperi toate bazele.

Indiferent de abordarea ta, odată ce ai adunat numerele, cea mai bună soluție la problema ta va deveni evidentă. Din nou, veți dori ca acest proces să fie documentat și în cazul dvs. de afaceri.

Pasul 4: Descrieți abordarea de implementare

Deci, ați identificat problema sau oportunitatea de afaceri și cum să o atingeți, acum trebuie să vă convingeți părțile interesate că aveți dreptate și că aveți cea mai bună modalitate de a implementa un proces pentru a vă atinge obiectivele. De aceea documentarea este atât de importantă; oferă o cale practică pentru a rezolva problema principală pe care ați identificat-o.

Acum, nu este doar un exercițiu de liniștire a conducerii superioare. Cine știe ce ați putea descoperi în cercetarea pe care ați depus-o pentru a explora problema de bază și a determina soluții alternative? S-ar putea să economisiți milioane de organizații cu o soluție alternativă decât cea propusă inițial. Atunci când lucrați la un caz de afaceri solid, puteți să vă atrageți sponsorii sau conducerea organizațională și să aveți o viziune clară asupra modului în care să asigurați furnizarea beneficiilor de afaceri pe care le așteptau.

Șablon de caz de afaceri

Șablonul nostru de caz de afaceri pentru Word este instrumentul perfect pentru a începe să scrieți un caz de afaceri. Are 9 domenii cheie de business case pe care le puteți personaliza după cum este necesar. Descărcați șablonul gratuit și urmați pașii de mai jos pentru a crea un caz de afaceri grozav pentru toate proiectele dvs.

Elementele cheie ale unui caz de afaceri

Unul dintre pașii cheie pentru începerea unui caz de afaceri este să aveți o listă de verificare a cazului de afaceri. Următoarea este o schiță detaliată de urmat atunci când vă dezvoltați cazul de afaceri. Puteți alege care dintre aceste elemente sunt cele mai relevante pentru părțile interesate de proiect și le puteți adăuga la șablonul nostru de caz de afaceri. Apoi, odată ce cazul dvs. de afaceri este aprobat, începeți să vă gestionați proiectele cu un software robust de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager.

1. Rezumat Executiv

Rezumatul executiv este o versiune scurtă a fiecărei secțiuni a cazului dumneavoastră de afaceri. Este folosit pentru a oferi părților interesate o privire de ansamblu rapidă asupra proiectului dvs.

2. Definirea proiectului

Această secțiune este menită să ofere informații generale despre proiectele dvs., cum ar fi obiectivele de afaceri care vor fi atinse și schița planului de proiect.

3. Viziune, scopuri și obiective

În primul rând, trebuie să-ți dai seama ce încerci să faci și care este problema pe care vrei să o rezolvi. Va trebui să definiți viziunea, scopurile și obiectivele proiectului dvs. Acest lucru vă va ajuta să vă modelați domeniul de aplicare al proiectului și să identificați rezultatele proiectului.

4. Domeniul proiectului

Sfera proiectului determină toate sarcinile și livrabilele care vor fi executate în proiectul dumneavoastră pentru a vă atinge obiectivele de afaceri.

5. Informații de fundal

Aici puteți oferi un context pentru proiectul dvs., explicând problema pe care este menit să o rezolve și cum se aliniază cu viziunea și planul strategic al organizației dvs.

6. Criteriile de succes și cerințele părților interesate

În funcție de tipul de proiect la care lucrați, cerințele de calitate vor diferi, dar sunt esențiale pentru succesul proiectului. Colectează-le pe toate, află ce anume determină dacă le-ai întâlnit cu succes și raportează rezultatele.

7. Planul proiectului

Este timpul să creați planul de proiect. Descoperiți sarcinile pe care va trebui să le îndepliniți pentru a finaliza proiectul. Puteți utiliza un șablon de structură de defalcare a muncii pentru a vă asigura că ați terminat. Odată ce ați colectat toate sarcinile, estimați cât timp va dura să le finalizați fiecare.

Software-ul de management al proiectelor facilitează semnificativ crearea unui plan de proiect. ProjectManager vă poate încărca șablonul de structură de defalcare a activității și toate sarcinile dvs. sunt populate în instrumentul nostru. Puteți să le organizați în funcție de ciclul dvs. de producție cu ajutorul panoului nostru kanban sau să utilizați vizualizarea diagramă Gantt pentru a crea un program de proiect.

8. Bugetul proiectului

Bugetul dumneavoastră este o estimare a tot ceea ce este în planul dumneavoastră de proiect și cât va costa finalizarea proiectului în timpul programat alocat.

9. Programul proiectului

Faceți o cronologie pentru proiect, estimând cât timp va dura pentru a finaliza fiecare sarcină. Pentru un program de proiect mai de impact, utilizați un instrument pentru a realiza o diagramă Gantt și imprimați-o. Acest lucru va oferi acea înflorire suplimentară de vizualizare a datelor și abilități care le lipsesc foilor Excel.

10. Guvernarea proiectului

Guvernanța proiectului se referă la toate regulile și procedurile de management de proiect care se aplică proiectului dumneavoastră. De exemplu, definește rolurile și responsabilitățile membrilor echipei de proiect și cadrul pentru luarea deciziilor.

11. Planul de comunicare

Aveți repere pentru verificări și actualizări de stare, precum și stabiliți modul în care părțile interesate vor rămâne la curent cu progresul pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

12. Rapoarte de progres

Aveți un plan în vigoare pentru a vă monitoriza și urmări progresul în timpul proiectului pentru a compara progresul planificat cu cel real. Există instrumente de urmărire a sarcinilor care vă pot ajuta să monitorizați progresul și performanța.

Din nou, utilizarea unui instrument de management de proiect vă îmbunătățește capacitatea de a vedea ce se întâmplă în proiectul dvs. ProjectManager are instrumente de urmărire, cum ar fi tablouri de bord și rapoarte de stare, care vă oferă o vizualizare la nivel înalt și, respectiv, mai multe detalii. Spre deosebire de aplicațiile ușoare care vă fac să configurați un tablou de bord, a noastră este încorporată în instrument. Mai bine, software-ul nostru bazat pe cloud vă oferă date în timp real pentru luarea deciziilor mai perspicace. De asemenea, obțineți rapoarte despre mai mult decât actualizări de stare, ci despre foile de pontaj, volumul de lucru, starea portofoliului și multe altele, toate cu un singur clic. Apoi filtrați rapoartele și partajați-le cu părțile interesate pentru a le ține la zi.

13. Evaluare financiară

Aceasta este o secțiune foarte importantă a cazului dumneavoastră de afaceri, deoarece aici explicați modul în care beneficiile financiare depășesc costurile. Comparați costurile financiare și beneficiile proiectului dvs. Puteți face acest lucru făcând o analiză de sensibilitate și o analiză cost-beneficiu.

14. Evaluarea pieței

Cercetați-vă piața, concurenții și industria, pentru a găsi oportunități și amenințări

15. Analiza concurenței

Identificați concurenții direcți și indirecți și faceți o evaluare a produselor, punctelor forte, avantajelor competitive și a strategiei lor de afaceri.

16. Analiza SWOT

O analiză SWOT vă ajută să identificați punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările organizației dvs. Punctele forte și punctele slabe sunt interne, în timp ce oportunitățile și amenințările sunt externe.

17. Strategia de marketing

Descrieți produsul, canalele de distribuție, prețurile, clienții ținți, printre alte aspecte ale planului sau strategiei dvs. de marketing.

18. Evaluarea riscurilor

Există multe categorii de risc care vă pot afecta proiectul. Primul pas pentru atenuarea acestora este identificarea și evaluarea riscurilor asociate activităților proiectului dumneavoastră.

Cum vă ajută ProjectManager cu cazul dvs. de afaceri

ProjectManager, un software de management de proiect premiat, poate colecta și asambla toate diferitele date pe care le veți colecta și apoi le puteți partaja cu ușurință atât cu echipa dvs., cât și cu sponsorii proiectului.

După ce aveți o foaie de calcul cu toate sarcinile enumerate, o puteți importa în software-ul nostru. Apoi este populat instantaneu într-o diagramă Gantt. Pur și simplu setați durata pentru fiecare dintre sarcini, adăugați orice dependențe, iar proiectul dvs. este acum distribuit pe o cronologie. Puteți stabili repere, dar puteți face mult mai multe.

Aveți acum un plan de proiect și, din diagrama Gantt online, puteți atribui sarcini membrilor echipei. Apoi, ei pot comenta direct sarcinile la care lucrează, adăugând cât mai multe documente și imagini cât este necesar, promovând un mediu de colaborare. Puteți urmări progresul acestora și puteți modifica durata sarcinilor după cum este necesar, trăgând și plasând datele de început și de sfârșit.

Dar asta este doar o mostră a ceea ce oferă ProjectManager. Avem panouri kanban care vă vizualizează fluxul de lucru și un tablou de bord în timp real care urmărește șase valori ale proiectului pentru cea mai precisă vizualizare posibilă a proiectului dumneavoastră.

Încercați ProjectManager și vedeți singuri cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.

Urmărește videoclipul nostru de instruire pentru cazul afacerii

Dacă doriți mai multe sfaturi privind cazul de afaceri, acordați-vă un moment pentru a urmări Jennifer Bridges, PMP, în acest scurt videoclip de instruire. Ea explică pașii pe care trebuie să îi parcurgeți pentru a scrie un caz de afaceri bun.

Iată o captură de ecran pentru referință.

Transcriere:

Astăzi vorbim despre cum să scriem un caz de afaceri. Ei bine, în ultimii câțiva ani, am văzut piața, sau poate organizații, companii sau chiar proiecte, s-au îndepărtat de a face cazuri de afaceri. Dar, în zilele noastre, companiile, organizațiile și aceleași proiecte examinează investițiile și caută cu adevărat o rată de rentabilitate.

Așa că acum, gândiți-vă la cazul de afaceri ca la oportunitatea dvs. de a vă împacheta proiectul, ideea, oportunitatea și arătați ce înseamnă acesta și care sunt beneficiile și cum pot beneficia alți oameni.

Vrem să aruncăm o privire astăzi pentru a vedea ce este în cazul de afaceri și cum să scriem unul. Vreau să fiu clar că atunci când cauți informații despre un caz de afaceri, nu este o servietă.

A sunat cineva zilele trecute și s-au încurcat pentru că căutau ceva și au tot scos serviete. Nu despre asta vorbim astăzi. Despre ce vorbim sunt cazuri de afaceri și includ informații despre strategiile tale, despre obiectivele tale. Este propunerea ta de afaceri. Are schița dvs. de afaceri, strategia dvs. de afaceri și chiar planul dvs. de marketing.

De ce aveți nevoie de un caz de afaceri?

Și de ce este atât de important astăzi? Din nou, companiile caută nu numai managerii lor de proiect, ci și membrii echipei lor pentru a avea o mai bună înțelegere a afacerilor și mai mult o idee de afaceri. Deci, acest caz de afaceri oferă justificarea pentru modificarea sau planul de afaceri propus. Acesta prezintă alocarea capitalului pe care îl puteți căuta și resursele necesare pentru a-l implementa. Apoi, poate fi un plan de acțiune. Poate servi doar ca o viziune unificată. Și apoi oferă și factorilor de decizie diferite opțiuni.

Deci, să ne uităm mai mult la pașii necesari pentru a pune împreună aceste cazuri de afaceri. Există patru pași principali. Unul, vrei să-ți cercetezi piața. Uită-te cu adevărat la ce este acolo, unde sunt nevoile, unde sunt golurile pe care le poți servi? Uită-te la concurența ta. Cum abordează acest lucru și cum poți oferi alte alternative?

Doriți să comparați și să finalizați diferite abordări pe care le puteți utiliza pentru a intra pe piață. Apoi compilați acele date și prezentați strategiile, obiectivele dvs. și alte opțiuni care trebuie luate în considerare.

Și apoi îl documentezi literalmente.

Deci cum arată documentul? Ei bine, există șabloane astăzi. Componentele variază, dar acestea sunt cele comune. Și atunci acestea sunt cele pe care le consider esențiale. Deci, există rezumatul executiv. Acesta este doar un rezumat al companiei dvs., cum ar putea arăta echipa dvs. de management, un rezumat al produsului și serviciului dvs. și al pieței dvs.

Descrierea afacerii oferă puțin mai multă istorie despre compania dvs. și declarația de misiune și despre ce este compania dvs. și cum se încadrează acest produs sau serviciu.

Apoi, descrieți detaliile produsului sau serviciului pe care doriți să îl extindeți, să îl implementați sau să îl implementați. Este posibil să includeți chiar și în brevetele lor că aveți în așteptare sau alte mărci comerciale.

Apoi, doriți să identificați și să vă definiți strategia de marketing. Cum le vei duce asta clienților tăi? Ai de gând să ai un magazin de cărămidă și mortar? Vei face asta online? Și ce planuri aveți să-l scoateți pe piață?

De asemenea, doriți să includeți informații detaliate despre analiza concurenților dvs. Cum fac ei lucrurile? Și, cred, cum plănuiești să-ți învingi concurența?

De asemenea, doriți să vă uitați și să vă identificați SWOT. Iar SWOT este puterea ta. Care sunt punctele forte pe care le ai în a merge pe piață? Și unde sunt punctele slabe? Poate unele dintre lacunele tale. Și mai departe, unde sunt oportunitățile și poate amenințările pentru care trebuie să le planificați?
Apoi, prezentarea generală a operațiunii include informații operaționale precum producția dvs., chiar și resursele umane, informații despre operațiunile de zi cu zi ale companiei dvs.

Și apoi, planul dvs. financiar include declarația dvs. de profit, profitul și pierderile dvs., orice situație financiară, orice garanție pe care le puteți avea și orice fel de investiții pe care le puteți căuta.

Deci acestea sunt componentele afacerii dumneavoastră. Acesta este motivul pentru care este atât de important. Și dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta să gestionați și să urmăriți acest proces, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.