Cum se scrie un e-mail profesional

Când trimiteți un e-mail unui prieten sau unui coleg de încredere, probabil că introduceți mesajul și apăsați butonul de trimitere fără să vă gândiți.

Dar ce zici când încerci să impresionezi un nou șef sau să vorbești dulce cu un potențial client? A ști cum să scrii un e-mail profesional bun devine dintr-o dată foarte important.

Elaborarea unui e-mail grozav nu este știință rachetă. Cu toate acestea, există câteva principii importante care merită cunoscute dacă doriți să profitați la maximum de conversațiile dvs. online.

În această postare, vom analiza aceste tehnici cheie în detaliu - și vom include câteva sfaturi esențiale pentru trimiterea prin e-mail pentru o măsură bună.

De ce este cu adevărat scrierea profesională a e-mailurilor

Email-ul există de mai bine de 40 de ani, dar este încă canalul preferat pentru comunicarea în afaceri. Stăpânește arta de a scrie un e-mail bun și ai putea debloca oportunități care păreau inaccesibile.

De fapt, unele dintre cele mai mari oferte din istoria afacerilor au început cu un e-mail bine scris. Și numeroase startup-uri strâng milioane de dolari contactând VC prin e-mail.

Desigur, accesarea rezultatelor la acest nivel necesită îndemânare. Chiar dacă sunteți un mare comunicator în persoană, să scrieți un e-mail profesional eficient este surprinzător de complicat.

Motivul este că cuvintele scrise pot fi ușor interpretate greșit. O glumă care funcționează perfect atunci când este însoțită de un rânjet obraznic poate fi considerată o insultă într-un e-mail.

Acest lucru nu se întâmplă atât de des când cunoști caracterul celeilalte persoane. Dar dacă vorbești cu o cunoștință sau cu un contact de afaceri complet nou, șansa de a fi înțeles greșit este destul de mare.

Îmbunătățirea abilităților de scriere a e-mailurilor vă poate ajuta să evitați aceste capcane și să vă bucurați de potențialele beneficii.

Cum să scrii un e-mail profesional excelent

Ajunge cu teoria. Sa trecem la treaba.

Un e-mail eficient poate lua mai multe forme. Dar dacă ai compara oricare două mesaje de succes, probabil că ai începe să observi câteva asemănări.

Iată acele ingrediente esențiale pentru a pregăti un e-mail profesional excelent:

1) Începeți cu un subiect concis pentru e-mail

Una dintre cele mai importante părți ale e-mailului dvs. nu se află de fapt în mesajul în sine. Este subiectul.

Cercetările arată că 33% dintre oameni deschid e-mailuri pe baza subiectului. Dacă încercați să faceți legătura cu cineva care primește o sută de e-mailuri în fiecare zi, ar trebui să folosiți subiectul pentru a-i atrage atenția.

Un studiu pe peste 260 de milioane de e-mailuri a constatat că rândurile de subiect de 10 cuvinte sau mai puțin tind să aibă cele mai bune rezultate. Respectarea acestei reguli înseamnă că, probabil, ajungeți direct la subiect, ceea ce este important atunci când încercați să ajungeți la un director ocupat sau un proprietar de afaceri.

Dacă contactați pe cineva pentru prima dată, personalizarea subiectului este, de asemenea, o idee bună. Pentru acest tip de e-mail profesional, luați în considerare adresarea numelui destinatarului. Ți-ar putea dubla literalmente ratele de deschidere. 2) Utilizați tipul corect de salut

În unele contexte, un „Bună” sau „Hei” informal este o modalitate perfectă de a deschide o conversație. Dar într-un e-mail profesional, este o idee bună să fii puțin mai formal cu salutul tău.

Vă recomandăm să alegeți formatul „Dragă [Contact]”, încercat și testat. Acest lucru poate părea puțin depășit, în special în cultura americană, dar respectul nu a rănit pe nimeni.

Dacă aveți o legătură cu persoana pe care o contactați, este bine să folosiți prenumele acesteia : „Dragă Andrew”.

Pentru un contact pentru prima dată sau pentru cineva din sala de consiliu, ați putea lua în considerare utilizarea numelui de familie : „Stimate domnule Smith”.

Ce se întâmplă dacă nu știi titlul persoanei? Un pariu sigur este să folosiți numele lor complet : „Dragă Andrew Smith”.

Cu toate acestea, utilizați această abordare numai atunci când aveți nevoie. În ultimii ani, salutul cu numele complet a fost folosit de spammeri și escroci pentru a-și personaliza mesajele. Nu vrei să fii asociat cu acel grup!

Un alt grup cu care probabil nu doriți să fiți asociat este cei arhaici ai cuvintelor – așa că „Către cine s-ar putea referi” poate fi lăsat în cărțile de istorie.

Dacă aveți de gând să alegeți un salut mai tradițional, „Stimate domn/doamnă” poate funcționa, în special pentru cererile de angajare și e-mailurile de tip scrisoare de intenție. Nu uitați că poate părea destul de impersonal.

3) Începeți cu o curtoazie

În timp ce e-mailurile profesionale sunt despre afaceri, încă trimiți un e-mail unui om. Este o idee bună să-i tratezi ca pe unul singur.

Odată ce ați completat salutul, acordați o mică curtoazie. Unii oameni o vor ignora, dar alții vor aprecia faptul că îi tratați cu respect, mai degrabă decât ca pe o vânzare pe jos.

Iată câteva exemple de etichetă bună prin e-mail:

• Vă mulțumim pentru interesele dvs
• A fost o placere sa te intalnesc
• Vă mulțumim că v-ați întâlnit cu noi mai devreme astăzi

Dacă cunoașteți deja destinatarul, îl puteți face puțin mai personal:

• Sper ca ai avut un sfarsit de saptamana bun
• Sper ca acest e-mail vă găsește bine

Doar nu exagera cu frumusețile. Amintiți-vă că încă scrieți un e-mail oficial aici, nu vă verificați cu un prieten.

4) Ajungeți la obiect

Cu toții cunoaștem pe cineva care scrie o duzină de paragrafe când câteva propoziții ar fi suficiente. Nu fi acea persoană.

Odată ce ați finalizat salutul, treceți direct la obiect. Mai precis, explicați de ce trimiteți e-mailuri. Încercați să vă clarificați scopul într-o singură propoziție:

• Va scriu pentru a-mi exprima interesul pentru postul de conducere vacant.
• Căutăm un consultant care să ne ajute să ne ghideze de-a lungul anului viitor, iar un contact mi-a spus că aveți cunoștințe profunde despre industria noastră.
• Vă scriu pentru a solicita mai multe informații despre serviciul dvs. de curățenie.

Este posibil să puteți combina explicația cu o singură propoziție și linia de curtoazie într-un scurt paragraf:

• Vă mulțumim că v-ați întâlnit cu noi zilele trecute. Vă scriu astăzi pentru a vedea dacă doriți să continuați cu propunerea așa cum a fost discutată.
• A fost o plăcere să vă cunosc în weekend. Întrucât companiile noastre par să aibă multe în comun, m-am întrebat dacă ați fi interesat de serviciul nostru.

Ar putea fi tentant să intri în mai multe detalii aici. Dar rezistă îndemnului. Dacă cineva îți citește primele două propoziții și lasă e-mailul, probabil că oricum nu aveai de gând să-l convingi.

Pe de altă parte, o scurtă prezentare rapidă este mai probabil să atragă atenția cuiva care dorește să se angajeze.

5) Stropiți într-un anumit context

A fi concis este important în scrisul profesional. Dar dacă ceri ceva, ar trebui să-ți faci timp pentru a explica de ce.

În a doua secțiune a e-mailului, furnizați un context suplimentar despre ceea ce doriți să realizați. De asemenea, puteți menționa de ce ar putea ajuta destinatarul:

• Compania noastră își propune să obțină o creștere cu trei cifre în următoarele 18 luni și am fi încântați dacă ne-ați putea ajuta în acest scop.
• Dacă putem cădem de acord asupra propunerii săptămâna aceasta, ne va oferi timp să lucrăm la construirea unei strategii înaintea evenimentului dumneavoastră.
• Sunt interesat de această poziție pentru că am o pasiune pentru industrie și vreau să lucrez de la distanță.

Doar una sau două propoziții atent construite ar trebui să fie suficiente aici.

6) Includeți un îndemn clar la acțiune

Indiferent ce fel de răspuns sperați să primiți de la e-mailul dvs., este o idee bună să includeți un îndemn la acțiune - în mod ideal, ceva care poate fi făcut rapid.

Mulți dintre noi avem obiceiul de a citi e-mailurile de afaceri dimineața și de a se gândi: „Pot să mă ocup de asta mai târziu”. Problema este că astfel de sarcini sunt ușor de uitat.

Adăugând o solicitare în etapele ulterioare ale e-mailului dvs., este mai probabil să obțineți o acțiune instantanee. De exemplu, puteți propune o oră și o dată pentru o întâlnire și să includeți un link către o invitație din calendar. Sau pur și simplu cereți destinatarului să-și împărtășească gândurile.

7) Deconectați-vă în stil

Mulți cred că secțiunea de închidere a unui mesaj de e-mail formal este dificil de scris. Ar trebui să puneți „Cu drag” sau „Cu stima”? Poate că „Multumesc mult” este o închidere mai bună a e-mailului?

Adevărul este că toate acestea vor fi probabil bine primite. Cheia este să potriviți semnarea cu e-mailul corespunzător. Iată un ghid rapid:

• Cerere oficială / contact: Cu stima, Multumesc mult, Cu stimă (acesta este puțin de modă veche)
• Cineva pe care îl cunoașteți: Cu drag, bine, Mulțumesc

Garnitura finală pentru orice mesaj este semnătura de e-mail. Ceva simplu care include numele dvs., titlul postului dvs. (dacă este relevant) și numele companiei dvs. este complet în regulă.

Cu toate acestea, nu trece cu vederea puterea unei semnături bune de e-mail. Sub numele tău, ai o zonă în care poți:

• Adăugați informațiile dvs. de contact
• Includeți o fotografie profesională la cap
• Arată-ți laudele
• Afișați cele mai recente postări pe rețelele sociale
• Și altele

Dacă doriți să aflați mai multe despre acest subiect, consultați ghidul nostru pentru crearea unei semnături de e-mail, care include o mulțime de șabloane grozave pentru inspirație.

Sfaturi esențiale pentru a scrie e-mailuri mai bune

Vă puteți gândi la pașii de mai sus ca la un plan pentru scrierea e-mailurilor profesionale. Urmați formula și ar trebui să fiți pe cale să impresionați pe cineva important.

Dar dacă doriți cu adevărat să vă creșteți abilitățile de scriere a e-mailurilor, vă recomandăm cu căldură să aplicați unele dintre tehnicile de mai jos:

Gândiți-vă la formatarea e-mailului

În timp ce conținutul e-mailului tău este, evident, punctul focal, merită să te gândești și la formatare.

Aceasta începe cu alegerea fontului. Papyrus și Comic Sans vă vor transforma e-mailul într-o curiozitate amuzantă. Arial este bine, dar destul de bland. Fonturile sans-serif precum Verdana și Helvetica sunt mai interesante, dar totuși foarte lizibile și profesionale. Dacă doriți să alegeți un font serif, Georgia este o opțiune solidă.

Lăsând fonturile deoparte, vă recomandăm să folosiți o mulțime de întreruperi de rând în e-mailul dvs. Împărțirea paragrafelor mai lungi în bucăți le face mai ușor de citit, în special în anumite aplicații mobile de e-mail.

Cunoașteți persoana căreia îi scrieți

Înainte de a scrie un e-mail profesional cuiva, trebuie să știți cui îl trimiteți.

Aceasta începe cu numele destinatarului și numele companiei pentru care lucrează. De asemenea, ar trebui să aflați ce funcție ocupă și orice știri majore care apar din viața lor profesională sau din organizația lor.

Aceste informații suplimentare vă pot ajuta să creați un mesaj mai personalizat, ceea ce vă oferă șanse mai mari de succes.

Verificați-vă întotdeauna e-mailul

Fie că îi cereți șefului promovarea sau încercați să vă conectați cu un client de mare valoare, probabil că doriți să vi se pară competent și profesionist.

Un e-mail bine scris poate contribui în mare măsură la construirea acestei imagini, dar tot ce este nevoie este de câteva greșeli de scriere stupide pentru ca reputația ta să se prăbușească.

Așadar, verificați întotdeauna corpul e-mailului și linia de subiect înainte de a apăsa trimite.

Dacă vă îngrijorează greșelile lipsă, puteți configura și o întârziere de trimitere în Gmail, Outlook și alte platforme de e-mail. Pentru câteva secunde după ce ați apăsat pe trimitere, acest lucru vă oferă opțiunea de a anula și de a face o schimbare de ultim moment.

Urmare

Când contactați un CEO sau un alt director executiv și nu primiți răspuns, este absolut posibil ca pur și simplu să fi ratat mesajul dvs.

După câteva zile, nu vă fie teamă să trimiteți un e-mail de urmărire. Scenariul cel mai rău este că ei vor ignora pur și simplu continuarea - dar ți-ar putea salva cererea de angajare.

Asigurați-vă că aveți adresa de e-mail potrivită

Scrierea unui e-mail grozav este inutilă dacă mesajul nu ajunge niciodată la destinatarul dorit. Acest lucru poate părea evident, dar cercetările sugerează că peste jumătate dintre noi trimitem mesaje către persoana sau adresa de e-mail greșită.

Înainte de a trimite o schiță, asigurați-vă că verificați adresa. Cel mai rapid mod de a face acest lucru este utilizarea unui instrument precum NeverBounce. Platforma noastră vă permite să verificați acuratețea întregii liste de e-mailuri, așa că nu trebuie să vă gândiți.

Înscrieți-vă gratuit pentru a încerca NeverBounce pentru dvs. și pentru a descoperi de ce 125.000 de utilizatori se bazează pe platforma noastră în fiecare zi.