Cum să scrii o scrisoare profesională și să faci o impresie de durată
Publicat: 2023-02-14
Va veni probabil un moment în cariera ta în care va trebui să scrii o scrisoare profesională – fie să aplici pentru un loc de muncă, să ceri o favoare sau chiar să demisionezi politicos. Scrierea unei scrisori profesionale poate părea o sarcină descurajantă la început. S-ar putea să vă întrebați:- Ce informații trebuie să includ?
- Care ar trebui să fie tonul vocii mele?
- Cum pot să-mi transmit punctul de vedere fără să par prea solicitant?
Cum se scrie o scrisoare profesională
Scrierea unei scrisori profesionale este o abilitate proprie. Cu toate acestea, dacă știți cum să scrieți o postare pe blog sau ați scris un buletin informativ pentru lista de e-mail a companiei dvs. în trecut, atunci probabil că știți deja ceva sau două despre scrierea formală.Există patru componente cheie pentru a scrie o scrisoare bine elaborată:
- Stabiliți scopul scrisorii dvs
- Adunați informațiile și cercetările necesare
- Redacta scrisoarea
- Editați și corectați scrisoarea
1. Stabiliți scopul scrisorii dvs
Dacă cercetați cum să scrieți o scrisoare profesională, probabil că aveți un obiectiv specific în minte. Din experiența mea, scopul scrisorii dvs. se încadrează de obicei într-una dintre cele trei găleți:- Ceri ceva
- Oferiți informații
- Răspunzi la o solicitare
Scopul #1: Cererea de ceva
Dacă solicitați ceva într-o scrisoare, ar trebui să structurați scrisoarea după cum urmează: Introducere: Spuneți scopul scrisorii, explicați de ce scrieți și oferiți o anumită valoare în schimb destinatarului. Corp: Furnizați detalii despre solicitarea dvs. și orice informații relevante de fundal. Concluzie: reafirmați solicitarea și oferiți un îndemn clar la acțiune.Scopul #2: Furnizarea de informații
Dacă furnizați informații într-o scrisoare, ar trebui să structurați scrisoarea după cum urmează: Introducere: Spuneți scopul scrisorii și împărtășiți despre ce este vorba. Corp: furnizați informațiile pe care le partajați. Concluzie: Mulțumiți cititorului pentru timpul și atenția acordată și furnizați orice informații de contact necesare.Scopul #3: Răspunsul la o solicitare
Dacă răspundeți la o solicitare într-o scrisoare, ar trebui să structurați scrisoarea după cum urmează: Introducere: Confirmați cererea și mulțumiți cititorului pentru întrebarea sa. Corp: Răspunde la cerere. Concluzie: repetați răspunsul dvs. și rugați cititorul să vă contacteze dacă are nevoie de clarificări suplimentare.2. Adunați informațiile și cercetările necesare
Acest pas este, în opinia mea, cea mai importantă parte a întregului proces de scriere a scrisorii. Asta pentru că faza de cercetare vă permite să regăsiți informații despre persoana căreia vă adresați pentru a ajuta la construirea unei relații. De exemplu, să presupunem că scrieți documente albe cu conversie ridicată pentru companii și doriți să contactați un prospect rece pentru că credeți că s-ar potrivi bine. O scrisoare generică care cere 15 minute din timpul lor probabil nu va genera un răspuns. Cu toate acestea, dacă puteți cerceta prospectul găsind o parte din lucrările lor anterioare și descoperind ce îi place/nu le place, îi puteți construi „personalitatea online”, ca să spunem așa. Câteva locuri grozave pentru a începe să culegeți informații sunt fie pe LinkedIn, fie dacă compania a scris o pagină informativă despre noi. Folosind propriul meu profil LinkedIn ca exemplu, puteți derula în jos la secțiunea de publicații pentru a vedea dacă prospectul dvs. a publicat recent vreun articol.
Sursa Puteți apoi să citiți aceste articole și să lăudați, să puneți o întrebare sau să furnizați date profunde direct în scrisoarea dvs. Încearcă să fii cât mai specific posibil aici și nu scrie doar ceva de genul: „Am citit unul dintre articolele tale și mi-a plăcut foarte mult!”. Este mult prea generic și dă impresia că nu ai citit deloc articolul. În schimb, încercați să scrieți ceva care să le ofere valoare astfel: „Am citit articolul dvs. [numele articolului] și m-am gândit că sfatul #7 despre [subiect] a fost un punct grozav. Am câteva date pe care mi-ar plăcea să le împărtășesc cu tine pentru a ajuta la susținerea argumentului tău dacă ești interesat?”. Din start, oferiți valoare destinatarului scrisorii dvs., crescând astfel șansele ca acesta să citească restul scrisorii dvs. și să acționeze la cererea dvs. De asemenea, puteți utiliza pagina Despre noi a unei companii pentru a aduna mai multe informații despre persoana la care vă adresați. Luați pagina Despre noi a lui Canny, de exemplu: 
Sursa Pagina conține câteva detalii personale despre fiecare persoană din echipă. Lucruri precum hobby-urile lor, experiența de muncă trecută și o anecdotă amuzantă. Aceasta este o altă metodă grozavă de a construi „personalitatea online” a persoanei căreia îi scrieți o scrisoare.3. Redacta Scrisoarea
Acum că ați determinat scopul scrisorii dvs. și ați adunat informații preliminare, haideți să vedem exact cum să scrieți o scrisoare profesională, secțiune cu secțiune.Secțiunea 1: Antet
Prima parte a unei scrisori profesionale ar trebui să includă informațiile de contact atât ale expeditorului, cât și ale destinatarului. Aceste informații îi spun cititorului exact de la cine este scrisoarea și cine este destinatarul vizat. Această secțiune ar trebui să includă următoarele:- Numele dumneavoastră
- Titlul postului tău
- Numele companiei dvs. (dacă este cazul)
- Adresa ta completă
- Informațiile dvs. de contact (telefon și e-mail)
- Data
- Numele destinatarului
- Titlul postului destinatarului
- Numele companiei destinatarului
- Adresa companiei destinatarului
Secțiunea 2: Salutare
În majoritatea scrisorilor profesionale, salutul începe cu „Dragă” urmat de:- Domnul.
- D-na.
- domnisoara.
- Domnișoară
- Dr.
- sau un titlu (de exemplu, profesor)
Secțiunea 3: Corpul scrisorii
Aceasta este partea principală a scrisorii, în care vă comunicați mesajul. Corpul ar trebui să includă următoarele patru paragrafe:- Primul paragraf ar trebui să te prezinți rapid, urmat de o propoziție care oferă valoare destinatarului. * Nu trebuie să faceți acest lucru dacă răspundeți la o solicitare sau furnizați informații. Cu toate acestea, dacă solicitați ceva, furnizarea de valoare va crește șansele ca veți primi un răspuns.*
- Al doilea paragraf ar trebui să explice de ce contactați destinatarul.
- Al treilea paragraf ar trebui să includă una sau două propoziții despre dvs. sau despre compania dvs. pentru a oferi destinatarului câteva informații de fundal.
- Al patrulea paragraf ar trebui să vă reitereze solicitarea și să explice în ce mod îi avantajează, urmat de un scurt CTA.
Secțiunea 4: Închidere
În încheiere, ar trebui să-i mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat și să încheiați scrisoarea cu un simplu „Cu stimă” sau „Cu stima”.Secțiunea 5: Semnătura
Includeți semnătura dvs. scrisă de mână urmată de numele dvs. tipărit.Secțiunea 6: Carcase (opțional)
Dacă includeți orice documente sau materiale în scrisoare, ar trebui să le enumerați aici. Acestea pot include un CV, referințe, o broșură de vânzare sau alte documente.Secțiunea 7: Postscript (opțional)
Un postscript este un mesaj scurt adăugat chiar la sfârșitul scrisorii. De obicei, adaugă informații suplimentare sau evidențiază un anumit punct. Această secțiune este opțională, dar vă ajută să vă scoateți scrisoarea în evidență.4. Editați și corectați scrisoarea
După ce ați scris versiunea finală, este timpul să vă editați și să vă corectați scrisoarea. Acest pas este esențial indiferent de ceea ce scrieți, fie că este vorba despre un comunicat de presă, o campanie de e-mail sau o referință pentru un coleg anterior. Editarea implică revizuirea conținutului scrisorii pentru a se asigura că este clară, concisă și bine scrisă. Pentru a ajuta la procesul de editare, îmi place să lipesc conținutul scrisorii mele în aplicația Hemingway. Această aplicație vă oferă un grad de lizibilitate pentru a vă spune cât de ușor este de citit. De asemenea, evidențiază vocea pasivă, utilizarea adverbelor și alternativele de cuvinte.
Sursa Odată ce am atins un scor de lizibilitate de care sunt mulțumit, voi lipi conținutul în Grammarly pentru corectare. Această aplicație este excelentă pentru a prinde orice greșeli gramaticale sau de ortografie pe care le-ați putea face pe parcurs. De asemenea, este o idee bună să-ți citești și un prieten sau un membru al familiei. O privire proaspătă poate deseori să surprindă greșelile pe care este posibil să le fi ratat. Acordați-vă timp pentru a examina cu atenție și a corecta scrisoarea înainte de a o trimite, pentru a vă asigura că este lustruită și fără erori. Acest pas vă va ajuta să faceți o impresie pozitivă și să creșteți șansele ca scrisoarea să-și atingă rezultatul dorit.Exemplu de șablon
Fără un exemplu, poate fi dificil să vizualizați exact cum să scrieți o scrisoare profesională. Am creat mai jos un exemplu de șablon care subliniază cum ar trebui să arate o scrisoare profesională standard. În funcție de scopul scrisorii dvs., este posibil să fie necesară modificarea unor părți ale corpului. Acest șablon vă va oferi un punct de plecare.
Antet Numele dvs. Titlul postului Numele companiei dvs. (dacă este cazul) Adresa dvs. completă (sau adresa companiei) Numărul dvs. de telefon Adresa dvs. de e-mail Data completă (de exemplu, 3 ianuarie 2023) Numele beneficiarului Titlul postului beneficiarului Numele companiei beneficiarului (dacă este cazul) Numele beneficiarului sau adresa companiei Salutare Dragă [Numele destinatarului], Corpul scrisorii Numele meu este [Numele tău] și am crezut că ai făcut câteva puncte grozave în ultimul tău [videoclip, articol, podcast] despre [Subiect]. [Oferă o propoziție de valoare legată de subiect pentru a ajuta la construirea unei relații și a-i atrage să revină la tine]. Vă scriu astăzi pentru a solicita [cererea dumneavoastră în una sau două propoziții]. Sunt [descrie-te pe tine sau afacerea ta într-o singură propoziție]. Eu cred că [explicați de ce credeți că cererea dvs. este potrivită sau cum îi va beneficia într-un fel]. Aș fi mai mult decât bucuros să discut acest lucru în continuare cu dvs. și să răspund la orice întrebări ați putea avea. Închidere Vă mulțumim pentru timpul acordat și aștept cu nerăbdare să vă auzim în curând. Cu stimă, Semnătura [Semnătura] [Numele dvs.] Anexele pe care le-am inclus [oferiți o listă a oricăror documente suplimentare pe care le-ați inclus în scrisoarea dvs.] Postscript PS [Includeți un scurt postscript pentru a face mesajul dvs. să iasă în evidență. Încercați să încorporați ceva ce ați găsit în faza de cercetare].Imprimați și trimiteți scrisoarea
Cu excepția cazului în care scrisul dvs. de mână este de top, este mai mult ca sigur că vă veți tasta scrisoarea pe computer și apoi veți imprima versiunea finală pentru a adăuga semnătura. Dar, prin toate mijloacele, dacă poți scrie de mână o scrisoare completă cu o caligrafie excelentă, atunci mergi! Cu siguranță va adăuga o notă personală corespondenței tale.Font
Înainte de a vă grăbi la imprimantă și de a vă colecta scrisoarea profesională proaspăt tipărită, va trebui să vă asigurați că estetica generală a scrisorii dumneavoastră este la egalitate. Deoarece probabil că nu veți adăuga imagini sau culori, totul se reduce la fontul ales de dvs. Câteva fonturi comune folosite în scrisorile profesionale sunt:- Times New Roman
- Arial
- Verdana
- Calibri
Hârtie
Atunci când alegeți hârtie, este important să alegeți ceva de înaltă calitate, care să transmită profesionalism. Iată câteva lucruri de reținut:- Ar trebui să fie un stoc greu, de preferință cu filigran.
- Culoarea trebuie să fie neutră, cum ar fi alb sau fildeș.
- Dimensiunea ar trebui să fie în general de 8,5 x 11 inci.