Cum se scrie o descriere a proiectului: un ghid rapid

O descriere a unui proiect pare explicită de la sine, dar nu subestimați o descriere a proiectului bine scrisă, deoarece vă pregătește proiectul pentru succes. Acesta acționează ca un instrument de comunicare pentru părțile interesate și împărtășește viziunea proiectului într-un mod clar și acționabil.

Să vorbim despre ce este o descriere a unui proiect, de ce este atât de importantă și cum să scriem una de impact. Apoi vom introduce câteva șabloane gratuite de management de proiect care vă pot ajuta să începeți și să vă arătăm cum instrumentele de management de proiect ajută la transformarea descrierea proiectului într-o realitate.

Ce este o descriere de proiect?

O descriere a proiectului conturează detaliile unui proiect, inclusiv toate fazele și procesele implicate, într-un singur document. Acesta abordează problema care a inițiat proiectul și scopurile și obiectivele dorite.

Dar nu trebuie să se oprească aici. Descrierea proiectului poate intra și în planificare, inclusiv activitățile pe care echipa le va executa, calendarul și chiar locația proiectului. Beneficiile proiectului sunt, de asemenea, prezentate în descrierea proiectului.

Acest lucru se face în faza de inițiere a proiectului și va fi menționat pe tot parcursul proiectului ca o reîmprospătare. Managerul de proiect este responsabil pentru scrierea descrierii proiectului și ajută la ghidarea managerului de proiect și a echipei lor pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Într-un fel, descrierea proiectului este configurarea, iar execuția proiectului este livrarea. Dar o descriere a proiectului, oricât de utilă este, nu vă va gestiona și urmări proiectul pentru a-l ajuta să rămână în termen. Ceea ce aveți nevoie este un software de management de proiect.

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să vă planificați, să gestionați și să urmăriți proiectul în timp real pentru a lua decizii mai perspicace. Transformă-ți descrierea proiectului într-un plan acționabil cu diagramele noastre robuste Gantt. Organizați sarcinile pe o cronologie vizuală, legați toate cele patru dependențe și filtrați pentru calea critică. Apoi setați o linie de referință și urmăriți variația proiectului pentru a gestiona mai bine costurile și timpul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Descrierea proiectului vs. propunere de proiect

Descrierea proiectului face parte din propunerea de proiect mai mare. În timp ce descrierea proiectului acoperă o mulțime de teren, este într-adevăr mai mult o vedere la nivel înalt a proiectului. În timp ce unii extind descrierea pentru a include mai multă planificare cu obiectivele, este încă o privire superficială.

Propunerea de proiect este un document mai amplu. În acest context, descrierea proiectului este doar un rezumat a ceea ce urmează să apară în propunerea de proiect mai mare, care va concretiza această schiță. Propunerea de proiect se va referi uneori la descrierea proiectului ca un rezumat executiv. Oricum s-ar numi, este liderul în imaginea de ansamblu.

Desigur, o propunere de proiect merge mai în profunzime. Există secțiuni despre fundalul sau istoricul proiectelor anterioare, cerințele pentru proiect, abordarea, cum ar fi tehnici și abilități în executarea proiectului și, în final, cine sunt factorii de decizie din proiect.

Descrierea proiectului vs. Rezumatul proiectului

O descriere a unui proiect nu este un rezumat al proiectului, deși ar putea suna la fel. După cum am discutat, o descriere a proiectului este mai mult o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului propus. De obicei, este deschiderea propunerii de proiect atunci când un proiect este prezentat.

Scopul proiectului este explicat în descrierea proiectului. De asemenea, descrie pe scurt cum se va derula proiectul și ce intenționează să realizeze. Un rezumat al proiectului este mult mai detaliat. Este foarte asemănător cu propunerea de proiect definită mai sus, prin aceea că trece în fundal, procese și multe altele.

Cu toate acestea, acești termeni sunt adesea folosiți pentru a descrie lucruri diferite. Un rezumat al proiectului este folosit mai frecvent ca o descriere a proiectului ca o introducere la propunerea de proiect. Oricum ai numi-o, în acest context, ei împărtășesc aceeași definiție de a fi o scurtă prezentare generală a proiectului.

Cum se scrie o descriere a proiectului: 6 pași cheie

Scrierea unei descrieri de proiect este mai dificilă decât ar părea. Da, este scurt, dar asta înseamnă că fiecare cuvânt trebuie să conteze. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să înțelegeți proiectul în interior și în exterior, de la scopul său până la scopul său. Dar proiectul este descris simplu, fără a omite detalii cheie.

Acestea fiind spuse, ar trebui să fie incluse tot ceea ce este esențial pentru planul proiectului. Nu doriți să omiteți nimic relevant sau să lăsați ceva depășit. Totul din descrierea proiectului ar trebui să se conecteze la scopul proiectului. Acum sunteți gata să scrieți descrierea proiectului, care ar trebui să urmeze acești șase pași.

1. Rezumă

Începeți cu o schiță care ar trebui să aibă doar câteva rânduri, dar care răspunde la cine, ce, unde, cum și de ce al proiectului.

2. Definiți

Explicați motivul proiectului, cum ar fi problema pe care o rezolvă sau nișa pe care o umple. Aceasta va defini scopul proiectului.

3. Justificați

Arată-le părților interesate din proiect de ce acest proiect merită investiția. Demonstrați că vor obține o rentabilitate bună și explicați-vă valorile dacă este necesar.

4. Evaluează

Faceți o analiză cost-beneficiu și arătați cum plănuiți să măsurați aceste câștiguri în raport cu costul proiectului.

5. Explicați Abordarea Proiectului

Aici doriți să explicați pe scurt cum veți îndeplini scopurile și obiectivele proiectului. Descrieți metodologia de management de proiect și resursele care vor fi utilizate.

6. Estimați cronologia

Prognozați durata proiectului, inclusiv orele de lucru și resursele pentru fiecare fază a ciclului de viață al proiectului.

Când ar trebui să scrieți o descriere a proiectului?

Acum că știți de ce și cum pentru descrierea unui proiect, este timpul să explorați când. Evident, descrierea proiectului este unul dintre primele lucruri pe care le veți scrie, deoarece deseori conduce la o propunere de proiect.

Scrierea descrierii proiectului face parte din etapa de inițiere a ciclului de viață al proiectului. Acesta este punctul în care un proiect este definit, evaluat și, eventual, autorizat de către sponsorul proiectului.

Cel mai bine este să nu scrieți rezumatul până când nu ați făcut temelia pentru a defini livrabilele cheie, riscurile, o estimare a costurilor și resurselor. Cantitatea de muncă necesară depinde de cât de mare sau complex este proiectul.

De ce este important să scrieți o descriere a proiectului?

Descrierea proiectului este deschiderea în încercarea dumneavoastră de a dovedi validitatea proiectului și rentabilitatea investiției (ROI). Ar trebui să-l facă pe cititor, fie că este client, sponsor sau părți interesate, să înțeleagă proiectul și de ce este potrivit pentru el.

De asemenea, acționează aproape ca un plan sau o foaie de parcurs pentru proiect. Descrierea proiectului conține informații importante despre proiect. Aceasta include o scurtă privire asupra costurilor și duratei, toate acestea vor clarifica ce va fi nevoie pentru implementarea proiectului.

Ceea ce faci nu este doar să vinzi proiectul, ci și să stabilești așteptări realiste ale proiectului. Este esențial ca părțile interesate să cunoască obiectivele cheie și timpul și costurile asociate cu realizarea acestora. În acest fel, dacă proiectul este aprobat, va fi mai ușor să gestionați așteptările părților interesate, deoarece ați creat deja o bază de referință.

Șabloane gratuite de management de proiect

Pentru a vă ajuta să scrieți o descriere amănunțită a proiectului, ProjectManager are șabloane gratuite pentru a vă oferi un avans. Site-ul nostru oferă zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word care acoperă toate fazele unui proiect. Următoarele sunt doar câteva care se referă la subiectul nostru.

Șablon de rezumat executiv

Rezumatul executiv este foarte aproape de o descriere a produsului. Acesta acoperă un teren similar și poate fi chiar interschimbabil cu descrierea proiectului. Utilizarea șablonului nostru de rezumat executiv gratuit pentru Word va prezenta tot ce trebuie să completați pentru o descriere amănunțită a proiectului.

Șablon de propunere de proiect

Descrierea proiectului sau rezumatul executiv este prima secțiune a oricărei propuneri de proiect. Deoarece va trebui să scrieți o descriere și o propunere, șablonul nostru gratuit de propunere de proiect pentru Word include introducerea și toate celelalte informații importante pe care va trebui să le includeți pentru a obține aprobarea.

Șablon de buget de proiect

Va trebui să estimați costul proiectului în descrierea proiectului. Șablonul nostru de buget de proiect pentru Excel este mai detaliat decât ceea ce aveți nevoie, dar toată această muncă va fi utilă dacă proiectul este aprobat și trebuie să creați un buget.

Cum ProjectManager transformă o descriere a unui proiect într-un plan de proiect

Descrierea proiectului conduce în mod ideal la un proiect aprobat. Acum va trebui să transformați elementele pe care le-ați atins într-un plan de proiect viabil. ProjectManager este un software de management de proiect online care are instrumente în timp real pentru a vă ajuta să vă îndepliniți obiectivele fără a depăși programul sau bugetul.

Utilizați instrumentele pe care le doriți

În timp ce diagrama Gantt este excelentă pentru managerii de proiect pentru a-și planifica vizual programul, nu este cea mai bună pentru echipă atunci când i se atribuie sarcini de executat. De aceea oferim mai multe vizualizări ale proiectelor, toate acestea fiind actualizate împreună în timp real. Acum echipele pot alege instrumentele cu care preferă să lucreze, fie că este vorba despre listele noastre robuste de sarcini sau fluxul de lucru vizual al unui panou kanban.

Monitorizați progresul și performanța în timp real

A oferi echipelor libertatea de a lucra așa cum doresc nu înseamnă că nu le poți gestiona. Tabloul nostru de bord în timp real adună automat date la timp, costuri, volum de muncă și multe altele. Apoi calculează și afișează aceste valori în grafice și diagrame ușor de citit. Cel mai bine, nu este nevoie de nicio configurare, ca în cazul concurenților ușori. Este plug-and-play.

Desigur, părțile interesate vor dori, de asemenea, să fie la curent cu progresul. Nu vor avea nevoie de vizualizarea la nivel înalt a unui tablou de bord, motiv pentru care avem și rapoarte personalizabile care pot oferi mai multe detalii. Este nevoie doar de câteva apăsări de taste pentru a genera rapoarte de stare, rapoarte de variație a proiectelor și multe altele. Apoi împărtășiți-le cu ușurință cu părțile interesate.

Conținut de descriere a proiectului înrudit

Am abordat rezumate executive, propuneri de proiecte și multe altele. Dacă doriți o privire mai aprofundată asupra lor, mai jos este câteva conținuturi similare. Amintiți-vă, ProjectManager este mai mult decât un software care dă putere. De asemenea, suntem centrul online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor, publicând bloguri săptămânal și oferind ghiduri și șabloane gratuite.

1. Cum să scrieți un rezumat executiv: un ghid rapid
2. Cum se scrie o propunere de proiect (pași și șablon sunt incluse)
3. Ghid de planificare a proiectului
4. Ghid de planificare a proiectelor
5. 7 pași pentru un buget de proiect de succes

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să vă planificați, să gestionați și să urmăriți proiectele în timp real. Funcțiile noastre de gestionare a riscurilor, de gestionare a sarcinilor și de gestionare a resurselor vă mențin în program și buget. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.