Cum se scrie un rezumat al proiectului (șablon gratuit inclus)

Este multă muncă implicată în obținerea aprobării unui proiect. Trebuie să convingi părțile interesate sau clienții că proiectul merită. Acest lucru ar trebui făcut dinainte și de obicei se realizează prin rezumatul proiectului.

Aceasta este o mare responsabilitate pentru un rezumat al proiectului, care, prin definiție, este o scurtă prezentare generală a proiectului. Prin urmare, nimic nu poate fi irosit. Fiecare cuvânt trebuie să conteze pentru a demonstra că proiectul este viabil și va oferi o rentabilitate a investiției.

Ce este un rezumat al proiectului?

Pentru început, să definim termenul. Un rezumat al proiectului este un document sau o parte dintr-un document mai mare care este cuprinzător, dar concis, oferind o imagine de ansamblu asupra proiectului propus, inclusiv detalii cheie. De asemenea, prezintă obiectivele proiectului, informații de bază pentru a-l plasa în context, cerințe, probleme, analiză și se încheie cu o concluzie.

În timp ce rezumatul proiectului poate fi un document de sine stătător sau o prefață la alte tipuri de documentație de proiect, acesta este cel mai frecvent utilizat ca introducere pentru propunerea de proiect. După cum sa menționat, un rezumat al proiectului trebuie să atragă cititorul. Ca o propoziție de deschidere dintr-o carte care te ține să citești, rezumatul proiectului trebuie să-ți capteze atenția și să te atragă prin propunerea de proiect.

Dacă este făcut corect, rezumatul proiectului va conduce clientul prin propunerea de proiect și, odată terminat, va aproba munca. Este bine să aveți toată această documentație în software-ul de management al proiectelor, astfel încât să puteți transforma cu ușurință rezumatul proiectului într-un plan de proiect. ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor cu stocare nelimitată de fișiere pentru a acționa ca centru pentru documentația proiectului. Dacă colectați propunerea de proiect în vizualizarea noastră listă, este ușor să comutați la diagrama Gantt, unde puteți crea un program vizual pe o cronologie. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Când ar trebui să utilizați un rezumat al proiectului?

Rezumatul proiectului este creat în timpul prezentării proiectului. Oferă o imagine de ansamblu a proiectului, inclusiv o scurtă descriere și părțile esențiale. Aici veți începe să definiți obiectivele proiectului, programul sarcinilor care trebuie executate pentru a livra proiectul, o estimare a bugetului acestuia etc. pentru a vă asigura că toată lumea înțelege planul de bază.

Rezumatul proiectului ar putea fi cea mai importantă parte a propunerii dvs. de proiect, deoarece este prima dată când cititorul va fi expus proiectului și de ce credeți că merită executat. Asigurați-vă că efectuați cercetări amănunțite pentru a crea un rezumat complet al proiectului. Acest lucru poate ajuta la convingerea unui client sau a unei părți interesate de valoarea proiectului.

Chiar dacă o propunere de proiect se deschide cu rezumatul proiectului, nu este neobișnuit ca aceasta să fie ultima secțiune scrisă. Dacă cercetați temeinic subiectul, veți aborda problemele care apar în alte secțiuni ale propunerii de proiect. Prin urmare, atunci când finalizați propunerea, veți avea toate informațiile de care aveți nevoie pentru a crea corect un rezumat executiv.

Ce ar trebui să fie inclus într-un rezumat al proiectului?

Un rezumat al proiectului ar trebui să fie scurt, dar nu doriți să modificați proiectul și să nu oferiți rezumatului suficient spațiu pentru a vinde proiectul părții interesate sau clientului. Veți dori să evitați jargonul și informațiile de proprietate sau confidențiale, cum ar fi secretele comerciale. Scrieți în propoziții simple, ușor de înțeles. Rezumatul proiectului nu ar trebui să fie greu de înțeles.

Informatii despre proiect

Veți începe prin a prezenta informații la nivel înalt despre proiect, inclusiv:

• Denumirea proiectului
• Manager de proiect
• Sponsorul proiectului
• Data

Puteți adăuga echipa de proiect dacă au fost asamblate în acest moment. De asemenea, este o idee bună să oferiți o scurtă prezentare generală a proiectului, a scopurilor și obiectivelor, a beneficiilor etc. Notați ce veți realiza și cum. În plus, atunci când ai de-a face cu proiecte în afara organizației tale, este recomandabil un background.

Programul proiectului

Programul proiectului este o cronologie cronologică care prezintă proiectul de la început până la sfârșit. Pe acea cronologie se află activitățile și sarcinile care trebuie executate pentru a realiza livrabilul final al proiectului. Acestea includ datele, durata, reperele și toate livrabilele. Nu trebuie să fiți la fel de minuțios ca atunci când vă planificați planul de proiect, dar este necesară o scurtă prezentare.

Bugetul proiectului

Bugetul este adesea inclus în graficul proiectului și nu este o prognoză detaliată a costurilor, dar este totuși o componentă importantă și ar trebui inclus. Veți dori să aveți niște previziuni financiare pentru a arăta cât va costa proiectul și ce fel de rentabilitate se așteaptă. Un buget de bază este de asemenea util.

Planul de resurse

Pentru a ajuta în continuare părțile interesate să înțeleagă proiectul, doriți să includeți o listă de resurse. Resursele sunt tot ce aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Aceasta include echipa de proiect, materiale, echipamente etc.

Privire de ansamblu asupra managementului riscului

Fiecare proiect are riscuri inerente. Părțile interesate doresc să știe ce riscuri identificați ca fiind potențiale care apar în proiect, impactul lor și cum le veți atenua. Aceasta include obstacole și provocări — orice va avea un impact asupra sferei, costului și timpului proiectului. Descrieți pe scurt planul dvs. de management al riscurilor. Puteți intra în detalii dacă proiectul este aprobat.

Cum se scrie un rezumat al proiectului

Am trecut peste componentele de bază ale unui rezumat al proiectului. Acum să vedem cum să scriem unul. Deși rezumatul proiectului este scurt prin definiție, cercetarea este extinsă. Urmați acești pași pentru a vă asigura că faceți o treabă temeinică.

1. Vorbește cu echipa ta

Nicio persoană nu este echipată pentru a face față provocărilor unui rezumat al unui proiect. Trebuie să vă reuniți echipa de proiect. Ei sunt cei care vor executa proiectul în prima linie, ca să spunem așa. Au expertiza și cunoștințele. Folosiți-le ca resursă în timp ce cercetați proiectul.

2. Cunoaște-ți publicul

Cercetarea este o parte a convingerii părților interesate de valoarea proiectului. Cum îl prezinți este celălalt. Trebuie să vorbiți limba părților interesate. Tonul, alegerile cuvintelor și multe altele se vor schimba, indiferent dacă vorbiți cu un client sau cu o parte interesată. Acest lucru este valabil mai ales în ceea ce privește industrie. Veți aborda construcția altfel decât producția sau IT.

3. Definiți-vă obiectivele

Veți dori să clarificați care este obiectivul proiectului și ce indică faptul că proiectul a fost finalizat cu succes. Acest lucru necesită partajarea valorilor pe care le veți folosi pentru a măsura proiectul. De asemenea, trebuie să cunoașteți intenția proiectului, similar cu declarația sa de misiune.

4. Scrieți rezumatul proiectului

Lucrează cu echipa ta pentru a scrie un rezumat al proiectului clar și concis. Asigurați-vă că ați inclus toate componentele pe care le-am menționat mai sus. Nu uitați să corectați rezumatul proiectului, deoarece nimic nu pare mai neprofesional decât gramatica proastă sau greșelile de ortografie.

Șablon de rezumat al proiectului

Scrierea unui rezumat al proiectului necesită multă pregătire. Un lucru pentru care nu ar trebui să vă faceți griji este formatul. Utilizați șablonul nostru gratuit de rezumat al proiectului pentru Word și va trebui pur și simplu să completați câmpurile goale. Tot ce aveți nevoie este acolo, iar șablonul de rezumat al proiectului este personalizabil, astfel încât să puteți adăuga logo-ul și să editați documentul pentru a se potrivi nevoilor specifice ale proiectului pe care îl propuneți.

Alte șabloane de management de proiect pentru a ajuta la crearea unui rezumat al proiectului

Rezumatul proiectului este unul dintre zecile de șabloane gratuite de management de proiect pe care le avem atât pentru Excel, cât și pentru Word. Există șabloane pentru fiecare fază a unui proiect. Iată câteva care se referă la rezumatul proiectului.

Șablon de propunere de buget

Puteți estima costul unui proiect cu șablonul nostru gratuit de propunere de buget pentru Excel. Acesta arată potențialilor părți interesate cât va costa proiectul, de la salarii la materiale și echipamente. Există, de asemenea, spațiu pentru a adăuga călătorii, comunicații și alte costuri directe și indirecte.

Șablon de cronologie a proiectului

Un rezumat al proiectului trebuie să includă o scurtă cronologie a proiectului. Șablonul gratuit de cronologie a proiectului pentru Excel vă poate ajuta. Are o coloană în partea stângă unde puteți adăuga sarcini, date de început și de sfârșit, precum și durata, care apoi completează automat o cronologie vizuală în dreapta.

Șablon de propunere de proiect

Rezumatul proiectului face parte din propunerea de proiect mai mare. Trebuie să aveți unul pentru a obține un proiect aprobat și finanțat. Șablonul nostru gratuit de propunere de proiect pentru Word include totul, de la un rezumat la soluție, implementare și livrabile.

ProjectManager este ideal pentru a urmări proiectul dvs

Șabloanele vă pot ajuta să vă organizați ideile și să furnizați un rezumat și o propunere excelentă de proiect, dar odată ce va fi aprobat, veți avea nevoie de software de management de proiect pentru a planifica, gestiona și urmări munca. ProjectManager este un software online care permite echipelor să lucreze mai eficient, oferind în același timp managerilor instrumente pentru a le monitoriza munca în timp real.

Urmăriți progresul cu tablouri de bord în timp real

Odată ce aveți programul proiectului pe diagrama noastră robustă Gantt, puteți seta o linie de bază, care vă permite să urmăriți efortul planificat față de efortul real în timp real. Aceste date sunt, de asemenea, introduse în tabloul de bord în timp real și sunt afișate în grafice și diagrame ușor de citit. Aveți o vedere la nivel înalt asupra progresului și performanței proiectului dvs. oricând doriți. Spre deosebire de produsele software concurente, nu există o configurație care necesită timp. Este gata când ești.

Aprofundați datele cu rapoarte personalizabile

Când doriți să obțineți mai multe detalii decât poate oferi un tablou de bord, generați un raport. Puteți face acest lucru cu câteva apăsări de taste și apoi personalizați fiecare pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Obțineți rapoarte de stare și portofoliu, precum și variații, volum de muncă și multe altele. Toate rapoartele pot fi partajate cu ușurință într-o varietate de formate cu părțile interesate pentru a le menține actualizate.

Desigur, trebuie să faceți mai mult decât să vă monitorizați și să urmăriți proiectul în timp real pentru a vă livra proiectul la timp și în limita bugetului. De aceea, avem funcții care vă ajută să gestionați riscurile, sarcinile și resursele. Instrumentul nostru facilitează integrarea echipei dvs. și le ajută să colaboreze, să adauge comentarii la sarcini și să partajeze fișiere. Vă ajutăm să transformați un rezumat al proiectului într-un proiect de succes.

ProjectManager este un software premiat care vă oferă instrumentele necesare pentru a vă atinge scopurile și obiectivele proiectului. Obțineți date în timp real pentru a vă ajuta să luați decizii mai perspicace și pentru a oferi echipelor o platformă de colaborare care le permite să lucreze mai bine împreună. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc instrumentul nostru. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.