Elevați-vă jocul de e-mail: Cum să scrieți un e-mail care obține rezultate

Vrei să știi cum să scrii un e-mail impresionabil care să construiască relații și să obțină rezultate? Ești în locul potrivit. Scrierea unui e-mail minunat este similar cu scrierea unui buletin informativ – trebuie să vă structurați mesajul, să folosiți un limbaj eficient și să corectați pentru perfecțiune. Dar există câteva nuanțe exclusive pentru e-mailuri care fac diferența între mesajele neglijente, neprofesionale, care ajung la coșul de gunoi și e-mailurile bine scrise, eficiente, care ies în evidență într-o căsuță de e-mail aglomerată. În acest ghid, vom împărtăși o descriere pas cu pas pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți jocul de e-mail, abordând aceste indicații și alte bune practici. Să începem.

Pasul 1: Creați o schiță de e-mail

E-mailul dvs. poate fi singura dvs. oportunitate de a vă conecta cu un destinatar, așa că este esențial să:

• Aflați ce doriți să comunicați prin e-mail
• Aliniați copia de e-mail cu mesajul de bază - optimizați fiecare cuvânt pentru ca destinatarul să efectueze acțiunea intenționată

Cel mai simplu mod de a implementa aceste indicatoare este de a defini scopul e-mailului și de a crea o schiță a cum ar trebui să arate.

Cunoașteți Destinatarul

Cui îi scrii e-mailul? Este din motive de afaceri? Ați mai contactat această persoană? Dacă scrieți un e-mail rece, folosirea unui limbaj formal și a tonului are sens, deoarece este prima dată când contactați destinatarul. De asemenea, un ton obișnuit sau prietenos este potrivit atunci când trimiteți un e-mail unui prieten sau cuiva cu care faceți afaceri de ceva vreme. Apoi gândiți-vă la acțiunea pe care doriți să o întreprindă destinatarul. Doriți să împărtășiți informații, să îi invitați la un eveniment, să stabiliți o întâlnire sau să faceți altceva? Definirea intenției din spatele e-mailului vă va ajuta să setați tonul potrivit și să exprimați corect e-mailul.

Definiți-vă subiectul de e-mail

Pentru ca e-mailul dvs. să treacă peste tot dezordinea din căsuța de e-mail a destinatarului, trebuie să stăpâniți arta copierii concise și convingătoare. Și pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să determinați scopul și scopul e-mailului dvs. și să rămâneți la el. Ați putea fi tentat să includeți toate lucrurile grozave despre compania dvs. Gândiți-vă: povestea mărcii dvs., mărturiile clienților și experții care lucrează la compania dvs. Dar e-mailul tău nu este locul pentru toate aceste informații. Poate când scrii un blog sau pagina „Despre noi” a companiei tale, dar cu siguranță nu un e-mail. De exemplu, dacă doriți ca destinatarul să organizeze o întâlnire, nu le oferiți biografia dvs., o introducere despre compania dvs. și tot ceea ce a realizat. În schimb, prezentați-vă pe scurt și spuneți-le despre punctul de durere pe care produsul dvs. îl poate rezolva pentru ei. Doriți să oferiți valoare fără a distrage atenția destinatarului.

Creați o schiță a e-mailului mental

După ce ați definit audiența și scopul e-mailului dvs., luați în considerare următoarele întrebări pentru a crea o imagine mentală a cum ar trebui să arate e-mailul dvs.:

• Aveți adresa de e-mail corectă a destinatarului?
• Ce limbă sau puncte de declanșare îl pot determina pe destinatar să acționeze în conformitate cu obiectivul dorit al e-mailului (de exemplu, înscrierea la un webinar sau programarea unei întâlniri)?
• Este necesar să includeți atașamente, cum ar fi studii de caz, Google Docs sau rapoarte de afaceri?
• Ar trebui să adăugați îndemnuri (CTA) sau linkuri? Dacă da, câte?
• Care sunt cele mai importante puncte pe care trebuie să le acopere e-mailul tău?
• O captură de ecran sau o imagine ar ajuta la clarificarea acestor puncte în continuare?

Ar trebui să aveți o scurtă schiță care să vă ghideze procesul de scriere în această etapă. De asemenea, puteți să convertiți conturul într-un șablon sau să îl utilizați ca listă de verificare, astfel încât să nu trebuie să începeți de la zero ori de câte ori scrieți un e-mail.

Pasul 2: Scrieți o linie de subiect pentru e-mail care atrage atenția

Fiind primul lucru pe care îl vede destinatarul dvs., linia de subiect al e-mailului determină dacă vă va deschide e-mailul. Cercetările sugerează că 47% dintre destinatarii e-mailului deschid un e-mail, iar 69% raportează un e-mail ca spam - toate pe baza subiectului. Această linie ar trebui să fie suficient de convingătoare pentru ca destinatarul să deschidă e-mailul. Dar, în același timp, ar trebui să previzualizeze mesajul pe care doriți să-l comunicați. Dacă subiectul nu reușește să intrigă, e-mailul tău va ajunge la coșul de gunoi. Nu va conta cât de bine scrisă este copia reală. Iată câteva dintre cele mai bune practici de reținut:

Cele mai bune practici pentru linia de subiect al e-mailului

• Păstrați-l pe scurt, în termen de nouă cuvinte și 60 de caractere. În caz contrar, linia de subiect poate fi tăiată în căsuța de e-mail.

Exemplu: nu mai pierdeți timpul pe {Prospect Pain Point}

• Evidențiați scopul e-mailului dvs. într-o singură propoziție. Oferă un cârlig specific care comunică beneficiile produsului tău sau le atrage atenția asupra unor oferte specifice.

Exemplu: Solicită-ți prezența la {Event}

• Fii specific. Evitați limbajul vag sau pufurile.

Exemplu: Ultima șansă! {Ofertă sau reducere} la {Nume produs} vara aceasta

• Adăugați o notă personalizată. Luați în considerare utilizarea numelui destinatarului pentru a-i atrage atenția.

Exemplu: {Mutual Contact Name} a recomandat să vă contactez, {Recipient Name}

• Folosește cuvinte de putere pentru a declanșa acțiuni. Chiar mai bine dacă începeți cu un verb de acțiune.

Exemplu: Aflați modalitatea mai bună de a {Task Name} Sfat profesionist: Încercați gratuit Subject Line Tester de la CoSchedule pentru a vă ajuta să creați o linie de subiect atrăgătoare.

Pasul 3: Salutați Destinatarul e-mailului

E-mailul dvs. ar trebui să înceapă cu un salut adecvat, care include salutul și propoziția de deschidere. Să discutăm rapid cum să corectăm fiecare element.

Setați tonul potrivit cu salutul

Alegerea salutului dvs. ar trebui să depindă de situație. De exemplu, dacă scrieți un e-mail oficial, un „Dragă {Nume destinatar}” este o modalitate mai bună de a vă începe mesajul. Dar dacă trimiteți un e-mail unei persoane cunoscute, este de preferat să folosiți „Salut {Nume destinatar}” sau „Bună ziua {Nume destinatar}”. Nu scrieți greșit numele cuiva și nu îi adresați cu un salut greșit. Acest lucru este deosebit de important atunci când trimiteți e-mailuri reci, deoarece determină posibilitatea de a primi un răspuns. Antrenoarea de afaceri Barbara Pachter recomandă eliminarea expresiilor informale precum „Hei” și „Yo” din cartea ei, The Essentials of Business Etiquette . Iată câteva salutări „nu trebuie” de evitat:

• Salutări prea formale, cum ar fi „Domnule” și „Doamna”
• Folosind deschizători generici și neincitant, cum ar fi „Pentru cine poate viza”
• Salutări specifice timpului, cum ar fi „Bună dimineața” sau „Noapte bună” (dacă nu cunoașteți fusul orar al destinatarului)
• Indicarea titlului postului destinatarului (Dragă job_title)
• Se termină cu semne de exclamare („Bună Nathan!!!”)

Vino cu un deschizător care atrage atenția

În acest moment, aveți doar șapte secunde pentru a reține atenția destinatarului și pentru a-l obliga să continue să citească restul e-mailului. O linie puternică de deschidere este biletul tău pentru a atrage atenția cititorului, ca acesta: Dacă vă prezentați, deschideți cu ceva care va stârni interesul destinatarului. Iată un șablon de e-mail care menționează modul în care o oportunitate de parteneriat poate beneficia destinatarului: Următoarele sunt câteva dintre cele mai bune practici standard de aplicat atunci când scrieți introduceri prin e-mail:

• Limitați introducerea la 1-2 propoziții.
• Evitați să adăugați informații irelevante sau detalii inutile.
• Luați în considerare hyperlinkarea profilului sau site-ului dvs. LinkedIn pentru a oferi mai mult context despre dvs.
• Dacă ați întâlnit sau ați vorbit cu destinatarul mai devreme, menționați pe scurt instanța pentru a găsi un punct de contact comun.

Evitați să trimiteți o introducere generală care să-l facă pe cititor să simtă că este unul dintre numeroșii destinatari. În schimb, faceți puțină cercetare (gândiți-vă: căutați profiluri de rețele sociale sau trimiteți referințe la un coleg comun) pentru a adăuga o notă personalizată. Omiteți această parte dacă trimiteți un e-mail cuiva care vă cunoaște deja. În acest caz, începeți cu o plăcere (de exemplu, „Sper că aveți o zi grozavă!) și treceți direct la corp.

Pasul 4: scrieți corpul e-mailului dvs

Acesta este partea suculentă a e-mailului tău în care vei distribui mesajul complet. Cititorul dvs. probabil nu are timp să citească un e-mail lung. Dacă nu doriți ca ei să treacă peste mesajul dvs. sau să-l săriți complet, păstrați-l pe scurt și la obiect. Folosiți strategia BLUF pentru a-i ajuta să înțeleagă intenția e-mailului dvs., care implică scrierea finală pentru a răspunde rapid celor 5W-uri ale destinatarului: cine, ce, unde, când și de ce. Iată un exemplu grozav: Sursă De asemenea, ar trebui să vă optimizați e-mailul pentru lizibilitate și scanabilitate. Iată câteva sfaturi pentru a scrie un corp de e-mail excelent:

• Păstrați-vă propozițiile și paragrafele scurte
• Adăugați puncte de marcare atunci când este posibil
• Evitați jargonul tehnic și pufurile
• Utilizați formatarea standard; utilizați aldine, cursive și subliniere pentru a evidenția punctele importante
• Nu vă asumați cunoștințele cititorului; descompuneți întotdeauna textul și furnizați informațiile necesare

Desigur, secțiunea de corp a e-mailului tău poate fi dificilă. Cel mai bun mod de a scrie asta este:

1. Luați în considerare principala concluzie din e-mailul dvs
2. Gândește-te la CTA pe care vrei să-l ia destinatarul
3. Scrieți e-mailul, asigurându-vă că fiecare rând pe care îl adăugați vă ajută cu cele două indicatoare de mai sus

Pasul 5: Încheiați cu un CTA de impact și semnare

Modul în care încheiați e-mailul este la fel de important ca și cum începeți. Nu lăsați destinatarul agățat după ce v-ați comunicat mesajul. Rezumați totul într-una sau două propoziții și adăugați un CTA, oferindu-le pașii următori. Exemplele includ:

• Ar fi posibil să programați o întâlnire la o cafea pentru a discuta acest lucru în continuare?
• Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail cu informațiile solicitate.
• Vă rugăm să rezervați un loc în My Calendly pentru a programa un apel în acest sens.

Asigurați-vă că CTA este persuasiv și subliniază importanța acțiunii. Faceți acest lucru corect și veți avea șanse mari să obțineți un răspuns pozitiv. Apoi adăugați o remarcă de încheiere (de exemplu, „Aștept cu nerăbdare să lucrez cu dvs.” sau „Aștept un răspuns pozitiv, pentru a continua”) și o semnare în funcție de scopul e-mailului și relația cu destinatarul. Gândi:

• Salutări
• Salutări calde
• Salutari
• Cu sinceritate
• Cel mai bun
• Salutări calde
• Mulțumiri
• Noroc
• Cu respect
• Vorbim curand

Nu treceți cu vederea declarațiile de încheiere. Semnarea greșită poate face o impresie proastă, făcându-vă să arăți neprofesionist sau prea familiar.

Pasul 6: Verificați și editați-vă e-mailul

Imaginați-vă că petreceți ore întregi creând e-mailul perfect, doar pentru a fi ignorat deoarece este plin de erori gramaticale. De aceea este foarte esențial să vă corectați e-mailul. Dar pur și simplu corectarea nu este suficientă; De asemenea, ar trebui să vă asigurați că copia dvs. de e-mail sună umană. Iată câteva sfaturi de redactare a e-mailurilor pentru a face copia dvs. de e-mail puternică și acționabilă:

Evitați repetarea

Citește-ți propozițiile cu voce tare. Repeți cuvinte în același paragraf, poate chiar într-o propoziție? Deși aceasta nu este cea mai gravă ofensă la scriere, poate face copia ta să sune repetitivă și poate face cititorul să se retragă. Fii atent la următoarele cuvinte cel mai frecvent repetate:

• Numai
• informație
• De asemenea
• Doar
• Articol
• Ordin
• Chiar
• Cerere
• Raport
• Mereu

De asemenea, puteți rula copia de către un coleg înainte de a apăsa „Trimite”. O a doua pereche de ochi vă va ajuta să eliminați cuvintele suprautilizate sau repetate pe care este posibil să le fi ratat.

Folosiți virgula Oxford

Când se gândesc la cum să scrie un e-mail, oamenii în general salută sau evită virgula Oxford. Este posibil să aveți și câteva opinii puternice despre aceasta, dar de obicei este o idee bună să le folosiți în e-mailuri pentru a evita confuzia sau comunicarea greșită.

Tăiați propozițiile prea lungi

Primim adesea e-mailuri care sunt doar aceste blocuri enorme de text. Dar de câte ori l-ați răsfoit în loc să citiți totul? Schimbați propozițiile greu de urmat sau neclare cu propoziții concise care se concentrează pe problema în cauză pentru a obține un răspuns satisfăcător sau orice răspuns. Încheiați-l cu un CTA, astfel încât cititorul să știe ce trebuie să facă în continuare și să fie clar că sunteți deschis la întrebări și urmăriri, dacă este necesar.

Verificați Formatarea și fontul

Cum veți reacționa dacă primiți următorul e-mail: Probabil ștergeți-l și presupuneți că este o înșelătorie, nu? Nu este nimic în neregulă în a adăuga imagini sau GIF-uri la e-mail, dar există o modalitate de a face acest lucru, astfel încât să nu pară distragător sau tulburător. De exemplu, utilizarea mai multor dimensiuni și culori diferite de font poate fi copleșitoare. Mesajul tău se va pierde probabil cu o serie de elemente care luptă pentru atenția cititorului tău. De regulă, este mai bine să rămâneți la un stil de font, dimensiune și culoare.

Sună uman

Destinatarul tău este o persoană reală, așa că folosește un limbaj care sună ca ceva ce ai spune. Scrierea de propoziții care sună ca un robot le-a tastat sau sunt direct din epoca victoriană nu vă va face niciun favor în a obține un răspuns bun din partea cititorului. În schimb, oferă e-mailului tău un efect mai natural. Scrie ca și cum persoana cu care vorbești stă lângă tine într-o cafenea. De exemplu, în loc să spuneți „Salutări, sper că vremea este frumoasă acolo unde locuiți”, spuneți ceva de genul „Bună, sper că totul este bine la final.”

Pasul 7: Utilizați o semnătură de e-mail profesională

Deși nu este necesară, o semnătură profesională de e-mail vă ajută să vă stabiliți autenticitatea. De asemenea, oferă destinatarului mai mult context despre rolul și compania dvs. Luați-o pe aceasta, de exemplu: Acesta include:

• Lovitură de cap
• Numele complet
• Rol
• Companie
• Site-ul web
• Informații de contact
• Link-uri către profiluri de rețele sociale

Aveți tot ce aveți nevoie pentru a intra în contact, totul într-un singur loc. Deștept, nu? În plus, majoritatea serviciilor și platformelor de e-mail precum Gmail și Outlook vă permit să atașați semnături automate de e-mail la fiecare e-mail, astfel încât să nu fie nevoie să le adăugați manual pentru fiecare e-mail. Desigur, puteți oricând să faceți modificări în funcție de scopul e-mailului dvs. pentru un răspuns mai bun și să includeți informații suplimentare adaptate obiectivului dvs.

E rândul tău să trimiți un e-mail excelent

A scrie e-mailuri bune este o artă care necesită timp, dar dacă ne urmați procesul cu sârguință, veți observa o îmbunătățire drastică a ratelor de deschidere și de clic. Iată pentru a primi răspunsuri mai bune!