Procesul de evaluare a proiectului: definiție, metode și pași

Gestionarea unui proiect cu piese în mișcare abundente poate fi cel puțin dificilă, dar evaluarea proiectului este concepută pentru a face procesul mult mai ușor. Fiecare proiect începe cu o planificare atentă - acesta stabilește scena pentru faza de execuție a proiectului, în timp ce estimările, planurile și calendarele ghidează echipa de proiect pe măsură ce finalizează sarcinile și livrabilele.

Dar chiar și cu procesul de evaluare a proiectului în vigoare, gestionarea cu succes a unui proiect nu este atât de simplă pe cât pare. Managerii de proiect trebuie să țină evidența costurilor, sarcinilor și timpului pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului pentru a se asigura că totul decurge conform planului. Pentru a face acest lucru, ei utilizează procesul de evaluare a proiectelor și folosesc software-ul de management de proiect pentru a ajuta la gestionarea muncii echipei lor, pe lângă planificarea și evaluarea performanței proiectului.

Ce este evaluarea proiectului?

Evaluarea unui proiect este procesul de măsurare a succesului unui proiect, program sau portofoliu. Acest lucru se realizează prin colectarea datelor despre proiect și utilizarea unei metode de evaluare care le permite evaluatorilor să găsească oportunități de îmbunătățire a performanței. Evaluarea proiectului este, de asemenea, esențială pentru a menține părțile interesate la curent cu privire la stadiul proiectului și la orice modificări care ar putea fi necesare bugetului sau programului.

ProjectManager este un software robust de gestionare a proiectelor, care are toate caracteristicile de urmărire și raportare de care aveți nevoie pentru procesul de evaluare a proiectului. Tabloul nostru de bord în timp real vă permite să urmăriți costurile, sarcinile și bugetele și puteți crea rapoarte în câteva minute. Începeți gratuit astăzi!

Fiecare aspect al proiectului, cum ar fi costurile, domeniul de aplicare, riscurile sau rentabilitatea investiției (ROI) este măsurat pentru a determina dacă derulează conform planului. Dacă există denivelări, aceste date pot informa cum se pot îmbunătăți proiectele. Practic, puneți proiectului o serie de întrebări menite să descopere ce funcționează, ce poate fi îmbunătățit și dacă proiectul este util. Instrumente precum tablourile de bord și instrumentele de urmărire a proiectelor ajută în procesul de evaluare, punând la dispoziție datele cheie.

Procesul de evaluare a proiectelor a existat atâta timp cât proiectele în sine. Dar când vine vorba de știința managementului de proiect, evaluarea proiectelor poate fi împărțită în trei tipuri sau metode principale: evaluare înainte de proiect, evaluare continuă și evaluare post-proiect. Să ne uităm la procesul de evaluare a proiectului, ce presupune acesta și cum vă puteți îmbunătăți tehnica.

Criterii de evaluare a proiectului

Detaliile specifice ale criteriilor de evaluare a proiectului variază de la un proiect sau de la o organizație la alta. În termeni generali, un proces de evaluare a proiectului trece peste constrângerile proiectului, inclusiv timpul, costul, domeniul de aplicare, resursele, riscul și calitatea. În plus, organizațiile își pot adăuga propriile obiective de afaceri, obiective strategice și alte indicatori.

Metode de evaluare a proiectelor

Există trei puncte într-un proiect în care evaluarea este cea mai necesară. Deși vă puteți evalua proiectul în orice moment, acestea sunt punctele în care ar trebui să aveți procesul programat oficial.

1. Evaluare pre-proiect

Într-un fel, vă preevaluați proiectul atunci când scrieți carta proiectului pentru a prezenta părților interesate. Nu puteți planifica, personal și controla eficient un nou proiect dacă nu l-ați evaluat mai întâi. Evaluarea pre-proiect este singura modalitate sigură prin care puteți determina eficiența proiectului înainte de a-l executa.

2. Evaluarea continuă a proiectului

Pentru a vă asigura că proiectul dumneavoastră decurge conform planificării și atinge toate etapele de planificare și buget pe care le-ați stabilit, este esențial să vă monitorizați în mod constant și să raportați despre munca dvs. în timp real. Numai prin utilizarea parametrilor proiectului puteți măsura succesul proiectului și dacă îndepliniți sau nu scopurile și obiectivele proiectului. Este recomandat să utilizați software de management de proiect pentru evaluarea în timp real și continuă a proiectelor.

3. Evaluare post-proiect

Gândiți-vă la asta ca la o autopsie. Evaluarea post-proiect este atunci când parcurgeți documentele proiectului, intervievați echipa de proiect și principiile și analizați toate datele relevante, astfel încât să puteți înțelege ce a funcționat și ce a mers prost. Numai prin dezvoltarea acestei imagini clare puteți rezolva problemele din proiectele viitoare.

Etapele de evaluare a proiectului

Indiferent de momentul în care alegeți să efectuați o evaluare a unui proiect, procesul are întotdeauna patru faze: planificare, implementare, finalizare și diseminare a rapoartelor.

1. Planificare

Scopul final al acestui pas este de a crea un plan de evaluare a proiectului, un document care explică toate detaliile procesului de evaluare a proiectelor organizației dumneavoastră. Când planificați evaluarea unui proiect, este important să identificați părțile interesate și care sunt obiectivele lor pe termen scurt și lung. Trebuie să vă asigurați că scopurile și obiectivele dvs. pentru proiect sunt clare și este esențial să vă stabiliți criterii care vă vor spune dacă aceste obiective și obiecte sunt îndeplinite.

Deci, veți dori să scrieți o serie de întrebări pe care să le puneți părților interesate. Aceste interogări ar trebui să includă subiecte precum cadrul proiectului, cele mai bune practici și indicatori care determină succesul.

Prin includerea părților interesate în planul dvs. de evaluare a proiectului, veți primi îndrumare pe parcursul proiectului, în timp ce dezvoltați o relație cu părțile interesate. Ei vor primi rapoarte de progres de la tine pe parcursul etapelor proiectului și, construind această relație inițială, probabil că le vei câștiga convingerea că poți gestiona proiectul în mod satisfăcător.

2. Implementare

În timp ce proiectul se desfășoară, trebuie să monitorizați toate aspectele pentru a vă asigura că respectați programul și bugetul. Unul dintre lucrurile pe care ar trebui să le monitorizezi în timpul proiectului este procentul realizat. Acesta este ceva ce ar trebui să faceți atunci când creați rapoarte de stare și vă întâlniți cu echipa. Pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun, trageți echipa responsabilă pentru livrarea sarcinilor în timp util și mențineți datele de referință pentru a ști când trebuie îndeplinite sarcinile.

Nu uitați să fiți atenți la calitate. Nu contează dacă livrați proiectul în intervalul de timp alocat, dacă produsul este slab. Mențineți recenzii de calitate și nu delegați această responsabilitate. În schimb, ia-o pe tine.

Menținerea unei relații strânse cu bugetul proiectului este la fel de importantă ca și urmărirea programului și a calității. Fii cu ochii pe costuri. Acestea vor fluctua pe parcursul proiectului, așa că nu intrați în panică. Cu toate acestea, fiți transparent dacă observați că nevoia crește pentru mai multe fonduri. Anunțați-vă comitetul de conducere cât mai curând posibil, astfel încât să nu aveți surprize.

3. Finalizare

Când ai terminat cu proiectul tău, mai ai de lucru. Veți dori să luați datele pe care le-ați adunat în cadrul evaluării și să învățați din ele, astfel încât să puteți remedia problemele pe care le-ați descoperit în acest proces. Descoperiți impactul pe termen scurt și lung a ceea ce ați învățat în cadrul evaluării.

4. Raportare și diseminare

Odată ce evaluarea este completă, trebuie să înregistrați rezultatele. Pentru a face acest lucru, veți crea un raport de evaluare a proiectului, un document care oferă lecții pentru viitor. Trimiteți raportul părților interesate pentru a le ține la curent cu progresul proiectului.

Cum vei disemina raportul? Este posibil să existe un protocol pentru acest lucru deja stabilit în organizația dvs. Poate că părțile interesate preferă o întâlnire pentru a obține rezultatele față în față. Sau poate preferă PDF-urile cu diagrame și grafice ușor de citit. Asigurați-vă că vă cunoașteți publicul și adaptați raportul pentru ei.

Beneficiile evaluării proiectelor

Evaluarea proiectelor este întotdeauna recomandabilă și poate aduce o gamă largă de beneficii organizației dumneavoastră. După cum sa menționat mai sus, există multe aspecte care pot fi măsurate prin procesul de evaluare a proiectului. Depinde de dvs. și de părțile interesate să decideți cei mai critici factori de luat în considerare. Iată câteva dintre principalele beneficii ale implementării unui proces de evaluare a proiectelor.

• Gestionare mai bună a proiectelor: evaluarea proiectelor vă ajută să găsiți cu ușurință zonele de îmbunătățire atunci când vine vorba de gestionarea costurilor, sarcinilor, resurselor și timpului.
• Îmbunătățește performanța echipei: Evaluarea proiectului vă permite să urmăriți performanța echipei dvs. și crește responsabilitatea.
• O mai bună planificare a proiectului: vă ajută să comparați valoarea de bază a proiectului cu performanța reală a proiectului pentru o planificare și o estimare mai bune.
• Ajută la managementul părților interesate: a avea o relație bună cu părțile interesate este cheia succesului ca manager de proiect. Crearea unui raport de evaluare a proiectului este foarte importantă pentru a le ține la zi.

Cum ProjectManager îmbunătățește procesul de evaluare a proiectului

Pentru a vă duce evaluarea proiectului la următorul nivel, veți dori ProjectManager, un instrument online de gestionare a muncii cu tablouri de bord live care oferă date în timp real, astfel încât să puteți monitoriza ceea ce se întâmplă acum, spre deosebire de ceea ce sa întâmplat ieri.

Cu tabloul de bord în timp real al ProjectManager, evaluarea proiectelor este măsurată în timp real pentru a vă ține la curent. Numerele sunt apoi afișate în grafice și diagrame colorate. Filtrați datele pentru a afișa datele pe care le doriți sau pentru a detalia pentru a obține o imagine mai profundă. Aceste grafice și diagrame pot fi partajate și printr-o apăsare a tastei. Puteți urmări volumul de muncă și sarcinile, deoarece echipa dvs. își actualizează starea în timp real, oriunde s-ar afla și în orice moment în care își încheie munca.

Evaluarea proiectului cu tabloul de bord în timp real al ProjectManager facilitează trecerea prin procesul de evaluare în timpul evoluției proiectului. De asemenea, furnizează date valoroase ulterior. Procesul de evaluare a proiectului poate fi chiar distractiv, având în vedere instrumentele potrivite. Simțiți-vă liber să utilizați instrumentele noastre automate de raportare pentru a crea rapid rapoarte tradiționale de proiect, permițându-vă să îmbunătățiți atât acuratețea, cât și eficiența procesului de evaluare.

ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care are o suită de instrumente puternice pentru fiecare fază a proiectului dvs., inclusiv tablouri de bord live și instrumente de raportare. Software-ul nostru colectează date despre proiecte în timp real și primește în mod constant informații de către echipa dumneavoastră pe măsură ce își progresează în sarcinile. Vedeți cum monitorizarea, evaluarea și raportarea pot fi simplificate, luând astăzi o probă gratuită de 30 de zile!