13 instrumente de comunicare internă pe care fiecare echipă ar trebui să le folosească

Comunicarea este inima majorității organizațiilor.

Așa transmiteți instrucțiunile. Așa rezolvi problemele. Așa vă exprimați îngrijorările. Așa construiești legături.

Este totul.

Deci, dacă strategia de comunicare internă nu funcționează – sau dacă nu funcționează atât de eficient pe cât ți-ai dori – poate cauza mari probleme afacerii tale.

Din fericire, există o mulțime de instrumente de comunicare internă disponibile pentru a vă ajuta să rezolvați aceste probleme.

Cele mai bune instrumente de comunicare internă

Deci, care sunt cele mai bune instrumente de comunicare internă?

1. Slack (cea mai bună aplicație de chat).

Uneori, este plăcut să pui o întrebare rapidă și să obții un răspuns rapid. Sau începeți o discuție deschisă despre o problemă banală cu cel mai apropiat grup de colegi. Ori de câte ori aveți nevoie să aveți o conversație rapidă și informală, aplicațiile de chat sunt ideale.

În zilele noastre, Slack este regele chat-ului de afaceri – nu este perfect pentru toată lumea și oferă doar câteva instrumente de comunicare, dar este o modalitate excelentă de a începe.

2. Gmail (cel mai bun client de e-mail).

Sunt un mare fan al e-mailului, deoarece este de încredere, lasă o înregistrare permanentă a conversației și este ușor de urmărit. Pentru banii mei, Gmail este încă jucătorul preeminent în domeniul e-mailului.

Consultați clasamentul meu al celor mai buni clienți de e-mail.

Și dacă doriți să profitați la maximum de Gmail, un instrument de analiză precum EmailAnalytics este perfect – vă poate ajuta să urmăriți și să analizați întreaga activitate de e-mail a echipei, ajutându-vă în cele din urmă echipa (sau chiar întreaga organizație) să fie mai productivă.

3. Jostle (cel mai bun instrument de intranet).

Un intranet funcționează ca un hub centralizat în care toți angajații pot comunica în orice mod aleg. În intranet, puteți partaja fișiere, cum ar fi fotografii, documente și videoclipuri, puteți configura canale specifice pentru diferite grupuri de oameni din organizația dvs. și puteți eficientiza mesajele atunci când vine vorba de actualizări procedurale și alte modificări la nivel înalt .

Unul dintre cele mai bune exemple de software pentru intranet este Jostle, care oferă o funcționalitate cuprinzătoare de comunicare internă de afaceri.

4. Grupuri Google (pentru buletinele informative ale companiei).

Adesea, va trebui să comunicați un anumit mesaj întregii dvs. echipe simultan, prin intermediul unui buletin informativ al angajaților.

Nu aveți nevoie de o platformă specifică care să vă ajute să faceți acest lucru; puteți gestiona buletinele informative ale companiei cu un șablon de bază și platforma de e-mail existentă.

5. Dropbox (pentru partajarea fișierelor).

De asemenea, veți avea nevoie de o modalitate de a partaja fișiere cu angajații dvs. (și cu clienții și partenerii externi).

Stocarea fișierelor, realizarea de copii de siguranță, invitarea altor colaboratori la un fișier și chiar trimiterea fișierelor către alții pot fi adesea gestionate în aceeași locație.

Dacă aveți la dispoziție o suită de instrumente, cum ar fi prin Google Workspace sau Office 365, probabil că veți avea mai multe opțiuni de partajare a fișierelor; în caz contrar, puteți urmări să obțineți o platformă dedicată de partajare a fișierelor, cum ar fi Dropbox.

6. Google Workspace (pentru colaborarea sarcinilor).

Platformele de colaborare sunt ideale pentru a lucra simultan la proiecte. Dacă aveți doi angajați care trebuie să lucreze pe aceeași foaie de calcul în același timp sau să creeze o prezentare de diapozitive partajată, aceștia au nevoie de instrumente care îi pot ajuta să evite dublarea eforturilor și, în schimb, să își coordoneze munca.

Google Workspace este, fără îndoială, concurentul dominant în acest spațiu, deoarece oferă instrumente intuitive de colaborare pentru documente, foi de calcul, prezentări și multe altele Google.

7. Loom (pentru înregistrarea ecranului).

Doriți să vorbiți direct cu angajații dvs. fără a deschide o conversație sau a scrie un buletin informativ al companiei? Puteți crea, găzdui, transmite în flux și înregistra videoclipuri pentru a finaliza treaba.

Înregistrați o declarație către companie sau creați videoclipuri de instruire; angajații dvs. pot viziona și reviziona acele videoclipuri după convenție.

Loom este o alegere excelentă aici.

8. Zoom (pentru chat video).

Conversațiile prin e-mail și chaturile scrise nu au limbajul corpului și indiciile tonale prezente într-o conversație tipică – motiv pentru care chat-ul video este un plus pentru majoritatea echipelor.

Atâta timp cât fluxurile dvs. video nu sunt compromise de latență și probleme tehnice, este o modalitate rapidă și plină de satisfacții de a comunica.

În acest moment, Zoom este unul dintre cele mai populare instrumente de comunicare internă a companiei pentru comunicarea bazată pe video.

9. Asana (pentru colaborare și management de proiect).

O platformă de management de proiect vă permite să vă centralizați comunicarea internă, stabilirea sarcinilor (și a termenelor limită), vorbind despre proiecte pe măsură ce acestea se desfășoară și chiar transmiterea instrucțiunilor.

Există zeci de instrumente grozave de management al echipei pe piață, dar Asana este preferata mea.

10. Joomla (pentru forumuri).

Forumurile interne funcționează la fel ca forumurile publice, oferind angajaților șansa de a pune întrebări, de a începe fire de discuții și de a lucra împreună pentru a rezolva probleme.

Este posibil să puteți utiliza platforma intranet pentru aceasta, dar puteți crea și un site web de forum special în acest scop, folosind un instrument precum Joomla!

11. Audacity (cel mai bun instrument pentru crearea unui podcast).

Podcast-urile sunt un instrument excelent pentru a comunica cu masele. Dar este adesea neglijat ca unul dintre cele mai bune instrumente de comunicare internă pentru angajați.

CEO-ul companiei dvs. sau alți lideri ar putea găzdui în mod regulat un podcast pentru a vorbi despre viitorul companiei, deciziile recente cu impact sau chiar să intervieveze diverși angajați, astfel încât cultura internă să devină mai puternică.

Cel mai bine, nu aveți nevoie de instrumente sofisticate pentru a începe – doar niște software de bază de înregistrare și editare (cum ar fi Audacity).

12. Gogoașă (pentru readucerea conversațiilor de răcire cu apă într-o lume de lucru la distanță).

Ți-ar fi dor vreodată de conversațiile „răcitoare cu apă” cu colegi la întâmplare care te-au ajutat să construiești legături și să-ți cunoști mai bine colegii?

Anumite pluginuri de legături de echipă și alte instrumente de comunicare internă se concentrează pe restabilirea acelei serendipități – și pe îmbunătățirea puterii culturii companiei dumneavoastră în acest proces.

De exemplu, Donut poate fi folosit pentru a ajuta angajații din compania dvs. să se conecteze între ei și să aibă conversații reale, umane, într-o situație care altfel nu ar apărea.

13. TinyPulse (pentru sondajele angajaților).

Sondajele angajaților vă permit să obțineți feedback critic despre afacere, să vă dați seama cum se simt angajații dvs. și, în cele din urmă, să obțineți indicații despre cum să faceți schimbări mai pozitive în organizație.

Chiar și câteva întrebări simple, distribuite în mod regulat, vă pot schimba fundamental afacerea în bine.

Dacă aveți Google Workspace, Formulare este un instrument excelent de utilizat; în caz contrar, puteți utiliza un instrument de sondaj dedicat, cum ar fi TinyPulse.

Beneficiile unei mai bune comunicări interne

Este greu de exagerat cât de valoroase pot fi instrumentele de comunicare internă.

Cu o comunicare internă mai bună, veți vedea:

• Productivitate. Oamenii lucrează mai repede și fac mai mult atunci când au instrumente bune de comunicare pentru a se împământa și pentru a se conecta cu alți oameni.
• Eficienţă. Instrumentele de comunicare proaste sau lipsa instrumentelor de comunicare internă pot duce la pierderi de timp și efort. Totul merge mult mai lin atunci când aveți infrastructura potrivită.
• Mai puține greșeli. De câte ori ați ratat un termen limită sau ați greșit o comandă din cauza unei greșeli de comunicare? Instrumentele de comunicare internă mai bune nu vă vor reduce rata de eroare la zero, dar pot reduce această rată de eroare în mod dramatic.
• Consolidarea culturii companiei. Comunicarea internă se referă, de asemenea, la construirea și consolidarea culturii companiei dvs., crearea legăturilor de echipă și consolidarea valorilor de bază ale organizației dvs. la fiecare nivel.
• Consecvență. Cu cât angajații tăi comunică mai mult, cu atât vei vedea mai multă consecvență în forța de muncă – și în rezultatele finale.
• Moralul angajatului. Instrumentele bune de comunicare internă pot chiar ridica moralul angajaților. Cu mai multe conexiuni și mai multe opțiuni de comunicare, angajații se simt mai încrezători și se simt mai bine „potriviți” cu locul de muncă.

Sunteți gata să duceți comunicarea internă a companiei dvs. la următorul nivel?

Minunat. Suntem gata să ajutăm.

Am următorul instrument perfect de adăugat la arsenalul tău: EmailAnalytics.

Cu EmailAnalytics, veți putea examina activitatea de e-mail a întregii echipe, inclusiv numărul de e-mailuri pe care le trimit și le primesc în fiecare zi, cei mai buni expeditori și destinatari și timpul mediu de răspuns.

Este modalitatea ideală de a vă revizui productivitatea comunicării și de a face schimbări pozitive pentru a vă îmbunătăți infrastructura internă.

Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită astăzi pentru a vedea cum funcționează!