Principiile și cele mai bune practici Kanban explicate

Kanban este un instrument vizual de flux de lucru care, deși a fost utilizat inițial ca sistem de planificare Toyota, este acum asociat cu o metodologie agilă, în special în dezvoltarea software-ului DevOps. Poate fi folosit și în metodologiile tradiționale de management de proiect.

Pe măsură ce popularitatea sa a crescut, plăcile kanban și-au găsit o utilizare în industriile care caută o modalitate de a-i face pe toți membrii echipei să vadă starea muncii lor. Acest lucru necesită o comunicare în timp real și o înțelegere a principiilor kanban.

Cele 4 principii Kanban

Metoda kanban este guvernată de un set de principii. Acest lucru permite o mai bună gestionare a procesului, ceea ce îmbunătățește fluxul de lucru. Metoda kanban este în continuă schimbare și ar trebui să căutați întotdeauna modalități de a îmbunătăți procesul.

Aceste îmbunătățiri treptate sunt un pilon de bază al principiilor kanban. Scopul este de a îmbunătăți întotdeauna procesele unei organizații. Cele patru principii kanban au fost dezvoltate pentru a utiliza kanban în așa fel încât să maximizați întotdeauna beneficiile procesului dvs. de afaceri.

Îmbunătățirile aduse kanban includ un flux mai bun, o reducere a timpului de ciclu, creșterea valorii pentru client și dezvoltarea de produse care cresc predictibilitatea. Desigur, acestea sunt obiective cruciale pentru orice afacere care speră să rămână în afaceri.

Înainte de a defini cele patru principii kanban, este important să rețineți că software-ul de gestionare a muncii adaugă o eficiență mai mare. ProjectManager este un software bazat pe cloud care promovează comunicațiile în timp real, menținând conectate echipele hibride, indiferent unde sau cum lucrează. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

1. Vizualizați fluxul de lucru

Kanban a fost conceput pentru a vizualiza fluxul de lucru. Oricine dorește să implementeze metoda kanban va trebui să își vizualizeze fluxul de lucru. Ceea ce înseamnă asta este să-ți pui fluxul de lucru pe o tablă. Acea placă, așa cum am menționat mai sus, ar putea fi o placă reală sau un software kanban. Apoi, trebuie să detaliați pașii din procesul sau producția dvs. care furnizează serviciul sau produsul.

Acest lucru are ca rezultat o placă kanban care la un capăt al spectrului este foarte simplă (de făcut, de făcut și de făcut pe care le-am subliniat mai devreme) sau poate fi foarte complexă, în funcție de procesul dvs. Odată ce procesul muncii tale este pe tablă, cum ar fi toate elementele lor de lucru, poți începe să vizualizezi munca pe care o face echipa ta.

Tabloul poate avea, de asemenea, ceea ce se numește „pârle de înot”, care sunt linii orizontale care împart panoul kanban în secțiuni pentru a vizualiza diferite tipuri de lucru în fluxul de lucru. Acest lucru separă munca care urmează un proces similar de celelalte activități de pe tabla ta. De asemenea, poate fi folosit pentru a gestiona mai mult de un proiect pe o singură placă sau pentru a gestiona munca unei persoane.

2. Limitați lucrările în curs (WIP)

Work in progress (WIP) este un termen care se referă la sarcinile la care se lucrează în acel moment, fie de către echipă, fie de un singur membru al echipei. Acesta este un principiu kanban important, deoarece poate ajuta la prevenirea supraîncărcării de lucru și la îmbunătățirea fluxului de lucru.

Denumit și sistem de tragere, limitarea WIP face mai probabil ca membrii echipei să finalizeze ceea ce lucrează în prezent, decât să treacă la următoarea sarcină. Cu alte cuvinte, înainte ca un nou card kanban să poată fi mutat în coloana următoare, cardul la care lucrați în prezent trebuie să fie marcat ca finalizat.

Acest lucru face este să creeze capacitate în sistem. Noi lucrări pot fi acum trase de echipă. S-ar putea să dureze ceva timp până când vă puteți da seama care este limita WIP și nu este neobișnuit să începeți fără a avea măcar o limită pentru munca în desfășurare.

Scopul kanbanului slab este de a începe fără limite și de a monitoriza WIP-ul. Odată ce aveți experiență și date, veți putea lua o decizie mai perspicace cu privire la cât de mult să vă limitați WIP pentru fiecare coloană de pe panoul kanban. Indiferent de ceea ce decideți, adăugarea numărului în coloană este o modalitate excelentă de a comunica echipei și părților interesate capacitatea limitată.

3. Concentrați-vă pe flux

Procesul kanban este despre vizualizarea fluxului de lucru și, prin aceasta, gestionarea acestuia pentru a îmbunătăți acel flux. Prin urmare, concentrarea asupra fluxului de bord este un principiu ghid kanban. Aceste principii sunt în regulă, prin urmare, odată ce ați făcut cele două principii kanban de mai sus, puteți începe să gestionați fluxul.

Acest lucru se realizează prin evidențierea diferitelor etape ale fluxului de lucru și a stării lucrării în fiecare dintre aceste coloane. Veți vedea fie navigare lină înainte, fie blocaje cu munca acumulată, ceea ce vă afectează capacitatea. Acest lucru, desigur, depinde de cât de bine ați definit fluxul de lucru și de limitele WIP pe care le-ați stabilit.

Ceea ce cauți într-un sens mai larg este cât de repede se mișcă munca ta de la începutul până la sfârșitul fluxului de lucru. Acesta poate fi numit și fluxul dvs. de valoare. Datorită naturii vizuale a plăcii kanban, există transparență care permite echipei să analizeze sistemul și să facă ajustări după cum este necesar pentru a îmbunătăți fluxul și a reduce timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor.

O modalitate de a face acest lucru este să analizăm etapele intermediare de așteptare sau etapele intermediare realizate și să vedem cât timp rămân sarcinile în aceste etape de transfer. Prin reducerea timpului într-o etapă de transfer, puteți reduce timpul total al ciclului. Îmbunătățirea fluxului face ca echipa să lucreze mai lin și mai previzibil. O prognoză mai bună înseamnă angajamente mai precise față de clienți.

4. Îmbunătățirea continuă

Deoarece kanban este evolutiv, ceea ce înseamnă schimbare, veți revizui și modifica întotdeauna procesul kanban pentru a îmbunătăți fluxul. Acest lucru se poate face prin experimentarea cu mici modificări și realizarea de îmbunătățiri incrementale care pot fi gestionate cu ușurință de către întreaga echipă folosind metoda de management științific.

Acest management al schimbării de îmbunătățire în colaborare și evoluție experimentală prin utilizarea metodei științifice vă puteți forma o ipoteză, o testați și luați decizii informate pe baza acelei metode. Abordarea științifică a schimbării incrementale stă la baza principiilor lean și agile.

Prin urmare, un proprietar de produs ar trebui să evalueze întotdeauna procesul cu scopul de a obține o îmbunătățire continuă a fluxului de lucru. Fiecare modificare este monitorizată și măsurată pentru a vă asigura că face ceea ce doriți și nu are efectul opus.

Puteți colecta datele sistemului kanban despre furnizarea de servicii a echipei dvs. manual pe o placă fizică sau automat când utilizați software-ul kanban. Instrumentele digitale au adesea tablouri de bord și rapoarte care monitorizează și detaliază aceste valori pentru a ajuta la evaluarea performanței.

Înrudit: Cel mai bun software Kanban

Cele mai bune practici Kanban

Este clar că panourile kanban sunt un instrument puternic pentru a stimula colaborarea, pentru a oferi transparență și pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă, îmbunătățind în același timp fluxul de lucru și acuratețea atunci când preziceți livrarea către părțile interesate sau clienți. Deși este necesară respectarea celor patru principii kanban, există și alte lucruri pe care le puteți face pentru a profita la maximum de managementul de proiect kanban.

1. Sistem de tragere: După cum sa menționat, un sistem de tragere este atunci când nu este începută nicio lucrare nouă până când sarcinile la care se lucrează sunt finalizate. Aceasta este o practică esențială în manufacturarea slabă și servește bine kanban, menținând echipele să lucreze la capacitate maximă. Acesta controlează fluxul de resurse într-un sistem, astfel încât acestea să fie atrase în conductă numai atunci când este necesar. Sistemul de tragere îndeplinește obiectivul kanban de a susține fluxul continuu și de a vă îmbunătăți timpul de livrare.
2. Limite WIP: a avea limite de lucru în desfășurare este cea mai bună practică care provine din dezvoltarea agilă. După cum am discutat în principiile kanban, aceasta este o modalitate de a limita numărul maxim de sarcini la care pot fi lucrate într-o coloană a panoului kanban. Limitând WIP, veți descoperi că este mai ușor să vedeți când există o ineficiență în fluxul dvs. de lucru. Din cauza aspectului panoului kanban și a utilizării limitelor WIP, un manager de produs poate prinde blocajele înainte ca acestea să afecteze echipa și să realoce resurse pentru a menține fluxul în mișcare neîntrerupt. Dar ajută și să te întâlnești zilnic cu echipa pentru a obține o buclă de feedback.
3. Conceptul de flux: Fluxul este unul dintre principiile gândirii lean și înseamnă modul în care munca se mișcă printr-un sistem. Conceptul de flux este că doriți un flux bun sau un sistem în care munca trece prin sistem într-un mod constant și previzibil. Fluxul prost este un sistem în care munca se oprește și începe iar și iar. Menținerea debitului constant înseamnă o livrare mai rapidă și mai fiabilă. Aceasta înseamnă mai multă valoare pentru client, echipă și organizație.

Utilizați panourile Kanban ale ProjectManager

ProjectManager este un software de management al muncii conceput pentru echipe hibride. Instrumentul nostru este bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că proprietarii de produse obțin date în timp real pentru a analiza fluxul de lucru, iar echipele pot colabora, indiferent unde lucrează, cum lucrează sau de ce lucrează.

Colaborați cu echipa dvs

ProjectManager este colaborativ la bază, ceea ce înseamnă că toată lumea din echipă este conectată și poate să partajeze documente sau să comenteze sarcinile lor cu alți membri ai echipei în timp real. Etichetează pe oricine din echipa de proiect și adu-i în conversație. Notificările prin e-mail și alertele în aplicație se asigură că toată lumea este mereu la curent.

Mai multe vizualizări ale proiectului

Dar nu toată lumea lucrează la fel. Echipele tale agile vor adora panourile kanban, dar alte departamente din organizația ta ar putea avea modalități mai tradiționale de a-și gestiona munca. De aceea avem mai multe vizualizări ale proiectelor. Dacă echipa dvs. de conducere se descurcă cu o metodologie în cascadă, poate utiliza diagramele noastre interactive Gantt sau vizualizarea foaie, care este la fel ca Gantt doar fără cronologia vizuală. Există, de asemenea, o listă dinamică de sarcini și chiar un calendar care face mult mai mult decât să salveze date importante.

Urmăriți progresul în timp real

Monitorizarea fluxului de lucru este modul în care obțineți îmbunătățirea continuă. Software-ul nostru urmărește valorile în timp real cu tabloul de bord live. Spre deosebire de unele software care vă fac să configurați tabloul de bord, al nostru este gata atunci când sunteți și calculează automat datele în timp real și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit pentru a ajuta la obținerea unei livrări continue.

Există, de asemenea, rapoarte cu un singur clic care pot fi filtrate pentru a afișa numai informațiile pe care doriți să le vedeți. Apoi împărtășiți-l cu părțile interesate pentru a le ține la curent. Funcțiile de planificare a resurselor ajută la echilibrarea fluxului de lucru și instrumentele de gestionare a sarcinilor menținând toată lumea să lucreze productiv, fie pe panourile kanban, fie pe una dintre celelalte vizualizări ale proiectelor noastre. Software-ul nostru este singura soluție pentru orice lucru în care lucrați.

Resurse metodologice Kanban

Dacă sunteți în căutarea unei scufundări mai profunde în kanban și modul în care software-ul kanban vă poate ajuta sistemul să funcționeze fără probleme și cu o mai mare predictibilitate, atunci consultați aceste resurse de metodologie kanban.

• Ghid de metodologie Kanban: Ghidul nostru final pentru metodologia kanban acoperă multe din ceea ce am discutat mai sus și merge mai departe în manufacturarea lean, dezvoltarea agilă de software și scrum.
• Instrumente software Kanban: Pentru mai multe informații despre ProjectManager, în special despre tot ce puteți face cu panourile noastre kanban, consultați pagina noastră cu software-ul Kanban pentru a afla cum să organizați mai bine, să creați fluxuri de lucru și să colaborați.
• Ghid de gestionare a inventarului Kanban: Pentru detalii despre cum să rulați un sistem kanban, consultați postarea noastră de blog despre gestionarea inventarului kanban. Acesta abordează provocările, oferă linii directoare și beneficii.
• Un ghid rapid pentru cardurile Kanban: Cardurile Kanban sunt elementul principal al metodologiei kanban. Ele descriu sarcina, arată cine este repartizat, stabilesc prioritatea și multe altele, despre care puteți afla în acest ghid rapid.

ProjectManager este un software premiat pentru managementul muncii și managementul proiectelor care conectează echipe hibride pentru o productivitate mai mare. Alăturați-vă celor peste 35.000 de profesioniști care au deja succes în organizații atât de variate precum NASA, Siemens și Nestles. Începeți gratuit astăzi!