Ce este Lean Portfolio Management? Un ghid rapid

A avea multe proiecte de gestionat într-un portofoliu poate fi descurajantă. Trebuie să elaborați o strategie și să vă planificați alocarea resurselor pentru a vă asigura că fiecare proiect are ceea ce are nevoie atunci când are nevoie. Există multe modalități de a face acest lucru și una dintre acestea este gestionarea lean de portofoliu.

Să definim mai întâi managementul lean de portofoliu și apoi să analizăm cum funcționează. Acest lucru vă va oferi o idee dacă este strategia potrivită pentru a vă executa gestionarea portofoliului. De asemenea, vă vom explica când să utilizați gestionarea lean de portofoliu și cum software-ul de management de proiect vă poate ajuta să vă gestionați mai bine portofoliile.

Ce este Lean Portfolio Management?

Managementul Lean de portofoliu este un proces prin care strategia este aliniată cu execuția folosind o abordare lean și operațiuni și guvernanță agile de portofoliu. Managementul Lean de proiect face parte dintr-o metodologie agilă care are ca scop creșterea valorii clienților prin eliminarea deșeurilor de proiect.

Echipa de conducere senior va aplica principiile lean pentru a gestiona portofoliul. Echipele de gestionare a portofoliului învață despre strategia întreprinderii și cum să execute acea strategie prin alocarea bugetului. Procedând astfel, portofoliul de investiții este gestionat de-a lungul ciclului său de viață al investiției prin dezvoltare agilă și strategie de afaceri.

Managementul portofoliului Lean face acest lucru utilizând cele cinci principii ale Lean. Aceste principii sunt definirea valorii, cartografierea fluxului de valoare, crearea fluxului, stabilirea atracției și urmărirea perfecțiunii. Ele stabilesc un cadru pentru crearea unei organizari eficiente a tuturor proiectelor dintr-un portofoliu. Administratorii de portofoliu pot găsi ineficiențe și le pot elimina pentru a crește valoarea și a reduce costurile.

Desigur, trebuie să găsiți mai întâi acele ineficiențe. ProjectManager este un software online de gestionare a portofoliului care furnizează date în timp real pentru a lua decizii mai bune atunci când gestionați un portofoliu. Avem instrumente lean de gestionare a portofoliului, cum ar fi un tablou de bord live al portofoliului, care captează șase valori din portofoliu pentru a obține o vedere la nivel înalt asupra performanței și progresului. Nu este necesară nicio configurare - suntem gata când sunteți dvs. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Care sunt cele 5 principii Lean?

Am menționat cele cinci principii lean, dar văzând cât de importante sunt pentru gestionarea portofoliului lean, merită puțin explicate.

1. Valoare

Aceasta este definită de nevoile clientului din portofoliu. Lucrurile la care trebuie să vă gândiți sunt calendarul pentru fabricarea și livrarea unui produs, prețul acestuia și cerințele sau așteptările de îndeplinit.

2. Cartografierea fluxului de valoare

Valoarea este scopul final, iar acum trebuie să mapați fluxul de valoare care include toți pașii și procesele care definesc succesul pentru un portofoliu. Aceasta înseamnă totul, de la materii prime până la livrarea produsului final. Ideea este să identificăm ceea ce nu creează valoare și să eliminăm risipa.

3. Crearea fluxului

În primul rând, găsiți și eliminați deșeurile din fluxul dvs. de valoare. Apoi trebuie să vă asigurați că pașii curg lin. Nu ar trebui să existe întreruperi, întârzieri sau blocaje. Acest lucru poate fi dificil atunci când aveți de-a face cu echipe interfuncționale, dar va crește productivitatea dacă aveți succes.

4. Stabilirea Pull

Fluxul va aduce valoare pentru clienți mai rapid, ceea ce înseamnă că clienții pot trage produsul în mai puțin timp decât a fost nevoie. Acest lucru vă ajută să evitați stocarea de materiale și să vă eficientizați inventarul de echipamente. Economisește bani atât pentru producător, cât și pentru client.

5. Urmărirea perfecțiunii

Perfecțiunea este un obiectiv imposibil de îndeplinit, dar urmărirea acestuia reduce risipa și oferă o valoare mai mare clienților. De aceea doriți să faceți gândirea slabă parte a culturii dvs. corporative. Toți cei care lucrează pentru dvs. ar trebui să fie implicați în acest tip de management lean de portofoliu. Odată ce ajungi la acest pas, te vei întoarce la început, deoarece lean nu se oprește niciodată.

Când să folosiți Lean Portfolio Management

Managementul Lean de portofoliu este utilizat pe tot parcursul ciclului de viață al portofoliului dumneavoastră. Este folosit în timpul gestionării portofoliului pentru a vă asigura că toate proiectele îndeplinesc rezultatele strategice ale afacerii dvs., îmbunătățind în același timp deciziile de investiții.

Mai important este cine folosește instrumentele de management lean portofoliu și lean portfolio management pentru a gestiona portofoliul. Aceștia sunt oameni de nivel înalt din organizație. De exemplu, liderii executivi sunt cruciali pentru implementarea eficientă. Ei creează cultura companiei și ajută la dezvoltarea în acest climat. În plus, ei conduc prin exemplu.

Jucătorii cheie ai Lean Portfolio Management

Desigur, sunt implicați și managerii și supervizorii. Aceștia vor avea impactul de zi cu zi al gândirii lean, deoarece sunt responsabili pentru implementarea tehnicilor lean și utilizarea instrumentelor de gestionare a portofoliului lean. Managerii și supervizorii îndrumă și echipele care execută sarcinile din proiectele din portofoliu, care ar trebui să lucreze într-o manieră lean.

Dacă aveți experți în domeniu în compania dvs., ei, de asemenea, sunt cheia pentru a face ca managementul de portofoliu să funcționeze. Sunt o resursă valoroasă care ar trebui să fie valorificată de echipe. Chiar și angajații din prima linie, HR, clienții, furnizorii și personalul de achiziții trebuie să fie de acord cu gestionarea slabă a portofoliului pentru a maximiza reducerea risipei și a crește valoarea pentru clienți.

Pași de gestionare a portofoliului Lean

Pentru ca managementul de portofoliu să fie eficient, acesta trebuie implementat în întreaga organizație. Este conceput pentru a îmbunătăți holistic fiecare departament la toate nivelurile de valoare strategică. Pentru a atinge acest obiectiv, este ideal să urmați acești opt pași de gestionare a portofoliului slab.

Stabiliți teme strategice

Începeți prin a veni cu teme care să reflecte prioritățile dumneavoastră strategice, definindu-vă strategiile, transformându-le în investiții și atribuindu-le obiective. Acestea ar trebui să se alinieze cu viziunea portofoliului. Asigurați-vă că creați obiective și valori clar definite pentru a le măsura performanța. Folosirea unei foi de parcurs vă ajută să vedeți portofoliul dintre proiecte și modul în care acestea se relaționează între ele. O foaie de parcurs acționează și ca un canal de comunicare pentru echipe și părțile interesate.

Fondați, gestionați și alocați fluxul de valoare

Fluxul de valoare reprezintă activități care îți pun în aplicare strategiile și obiectivele pentru a oferi valoare clienților și afacerii tale. Cu alte cuvinte, alinierea investițiilor cu rentabilitatea. Aici vă veți planifica bugetul de sus în jos, estimând ce finanțare veți avea nevoie cu planificarea de gestionare a costurilor. Asigurați-vă că vă monitorizați costurile planificate în comparație cu costurile reale pentru a rămâne pe drumul cel bun și pentru a le realoca după cum este necesar.

Gestionați cererea

Cererea, indiferent dacă este operațională sau de la o solicitare a unui client, ar trebui să fie prioritizată în raport cu prioritățile dumneavoastră strategice și realizată după revizuirea costurilor estimate și a beneficiilor așteptate. Acest lucru vă permite să prioritizați munca în fluxurile dvs. de valoare și să faceți ajustări pentru a lucra în funcție de cerere.

Utilizați planificarea continuă și adaptivă cu foi de parcurs

Planurile nu sunt dăltuite în piatră. În managementul lean de portofoliu, trebuie să revizuiți și să se adapteze continuu la mediul în schimbare pentru a menține valoarea și a elimina risipa. Foile de parcurs ale proiectelor sunt instrumente valoroase în acest proces, deoarece îi ajută pe managerii de portofoliu oferindu-le o imagine de ansamblu în care pot realoca strategic resursele pentru a menține valoarea în timp ce elimină risipa. Încercați șablonul nostru de foaie de parcurs pentru a începe.

Ia-ți gratuit

Șablon de foaie de parcurs

Utilizați acest șablon gratuit de foaie de parcurs pentru Excel pentru a vă gestiona mai bine proiectele.

Descărcați fișierul Excel

Optimizați utilizarea resurselor

Folosiți-vă capacitatea de resurse existentă la maximum și rămâneți flexibil, astfel încât să vă puteți realoca pe măsură ce adaptați planurile. Acest lucru necesită estimări precise ale resurselor. Gestionarea eficientă a resurselor este esențială și ar trebui să facă parte din instrumentele de gestionare a portofoliului slab pe care le utilizați pentru a vă optimiza utilizarea resurselor.

Sprijină livrarea continuă și raportarea

Livrarea continuă este un principiu de dezvoltare agil, adesea încorporat în managementul lean de portofoliu ca parte a fluxului său de valoare. Pentru a face acest lucru, managerii de portofoliu au nevoie de date în timp real pentru a lua decizii mai eficiente cu privire la realizarea valorii și la costuri.

Controlați rezultatele afacerii

Urmăriți-vă obiectivele cu valori definite și indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a determina variațiile în planul dvs. și pentru a vă determina opțiunile de abordare și de a executa ajustări pentru a reduce întreruperile care vă vor afecta fluxul de valoare. Acest lucru vă ajută să vă maximizați eficiența și să vă realizați obiectivele strategice.

Execută guvernare Lean

Guvernanța Lean este supravegherea și luarea deciziilor privind prognozarea și bugetarea, măsurarea performanței portofoliului și coordonarea conformității continue. În acest fel, pașii pe care i-ați luat pentru a implementa managementul slab al portofoliului vor fi întotdeauna revizuiți și perfecționați pentru a îmbunătăți valoarea și a elimina risipa.

ProjectManager și Lean Portfolio Management

Utilizarea unui instrument de gestionare a portofoliului lean, cum ar fi ProjectManager, este esențială pentru implementarea și executarea cu succes a managementului dumneavoastră lean de portofoliu. Software-ul nostru este bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că obțineți date în timp real pentru a lua decizii mai bune. Avem mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban, liste de sarcini, calendare și multe altele, astfel încât fiecare departament să poată folosi instrumentele dorite. Toate vizualizările se actualizează în timp real, așa că există o singură sursă de adevăr.

Aliniați execuția cu obiectivele strategice de pe foaia de parcurs

Managementul Lean al portofoliului depinde de capacitatea de a vă vedea toate proiectele într-un singur loc. Trebuie să observați cum se leagă unul de altul, care are nevoie de ce când. Vizualizarea foii de parcurs pentru portofoliu arată fiecare proiect din portofoliul dvs. într-o cronologie diagramă Gantt. Vedeți datele de început și de încheiere în portofoliul dvs. pentru a vă ajuta să alocați resursele mai eficient. Foaia de parcurs poate fi personalizată și filtrată pentru a afișa exact ceea ce trebuie să vedeți pentru a vă asigura că îndepliniți obiectivele.

Menține volumul de lucru al echipei tale echilibrat

Pentru a elimina risipa și a genera valoare clienților, trebuie să vă maximizați forța de muncă fără a le supraaloca și a le consuma. Instrumentele noastre de gestionare a resurselor vă ajută să vedeți disponibilitatea echipelor, inclusiv sărbătorile globale, dar și să supravegheați volumul de lucru al acestora în portofoliul dvs. Tabelul cu coduri de culoare a volumului de muncă face ușor să vedeți cine este supraalocat și cine este subalocat, în vacanță sau atribuit unei sarcini. Puteți realoca direct din vizualizarea grafică pentru a echilibra volumul de muncă și pentru a vă menține echipa productivă.

De asemenea, puteți personaliza rapoartele și puteți obține o stare de portofoliu generată cu doar câteva apăsări de taste. Există și alte rapoarte, cum ar fi foile de pontaj, volumul de lucru, variația și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a vedea numai datele pe care le doriți și apoi partajate cu ușurință în diverse formate cu părțile interesate, astfel încât acestea să rămână actualizate.

Continut Asemanator

ProjectManager nu este doar un instrument de gestionare a portofoliului slab, este, de asemenea, principalul centru online de management de proiect. Publicăm mai multe bloguri săptămânal și avem videoclipuri tutoriale, ghiduri și șabloane gratuite pentru Excel și Word pe care le puteți descărca pentru a vă ajuta să vă gestionați portofoliul. Iată doar o parte din conținutul nostru care are legătură cu gestionarea portofoliului.

• Cele 5 principii Lean: definiții și cum să le folosești
• Ce este Lean Manufacturing?
• Ghidul suprem pentru biroul de management al proiectelor (PMO)
• Ghidul suprem pentru managementul portofoliului de proiecte
• Software de management al portofoliului de proiecte

ProjectManager este un software premiat care ajută la implementarea managementului lean de portofoliu. Software-ul nostru flexibil poate funcționa în medii agile, metodologii mai tradiționale, cum ar fi cascada, sau un hibrid pentru echipe interfuncționale. Utilizați funcțiile de gestionare a sarcinilor, resurselor și riscurilor pentru a vă menține proiectul, portofoliul sau programul pe drumul cel bun. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.