Ce este nivelul de efort (LOE)? În plus, 5 sfaturi pentru estimarea efortului

Nivelul de efort (LOE) este un termen de management de proiect care se referă la un tip specific de activitate de proiect numit activități de sprijin. Activitățile de asistență nu produc rezultate, ci mai degrabă alimentează sarcini care dau. Prin urmare, nivelul de efort este cât de multă muncă vor dura aceste sarcini pentru a fi finalizate.

Această muncă poate lua mai multe forme, cum ar fi actualizarea documentelor de proiect, întreținerea echipamentului, depunerea cheltuielilor etc. Caracteristica unificatoare a acestei lucrări este că trebuie făcută în mod regulat pentru a sprijini o sarcină mai mare.

Exemple de nivel de efort

Cel mai bun mod de a înțelege nivelul de efort este să analizăm activitățile comune de sprijin care au loc în aproape orice proiect. Avem mai jos câteva exemple de nivel de efort.

Gestionarea părților interesate

Managementul părților interesate este arta de a crea relații puternice între toți cei implicați într-un proiect. Un bun management al părților interesate necesită o comunicare constantă și transparență. În funcție de amploarea și dimensiunea proiectului, nivelul de efort pentru activitățile de management al părților interesate va crește și scade și este important să fii conștient de câtă energie va fi nevoie. Managementul părților interesate include trimiterea de actualizări regulate, programarea întâlnirilor, găzduirea apelurilor, crearea de documente etc.

Actualizarea rapoartelor

Toate proiectele necesită o documentare amănunțită sub formă de rapoarte de proiect. Aceste rapoarte trebuie create pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a verifica progresul și a-l compara cu planul proiectului. Un exemplu comun este un raport bugetar. Pentru a crea un raport bugetar precis, trebuie să țineți pasul cu activitățile de susținere, cum ar fi transmiterea chitanțelor și a cheltuielilor, comunicarea cu părțile interesate, înregistrarea modificărilor costurilor etc.

Comunicarea cu Clienții

În funcție de proiect, comunicarea cu clienții poate fi foarte importantă. Dacă, de exemplu, urmăriți o actualizare a produsului, este esențial să discutați cu clienții despre ceea ce ar dori să vadă îmbunătățit și/sau schimbat. Aceasta include trimiterea de e-mailuri, solicitarea de recenzii, postarea de sondaje și efectuarea de apeluri telefonice.

De ce este importantă calcularea nivelului de efort?

Efortul este o resursă ca orice altceva. Când ne gândim la resurse, mintea noastră se îndreaptă către lucruri tangibile precum bani și materiale, dar este la fel de important să luăm în considerare efortul.

După cum vă puteți imagina, realizarea unor rezultate va necesita mai multă muncă decât altele. Aceasta înseamnă că au un nivel mai mare de efort, dar nu înseamnă neapărat că trebuie să fie mai dificili. De fapt, atunci când cunoaștem LOE pentru livrabile, puteți anticipa cât de mult vor necesita sarcinile de lucru și puteți fi mai bine pregătit. Instrumentele de programare a resurselor ajută la acest proces. ProjectManager vă permite să creați programe de resurse și să gestionați volumul de lucru al echipei dvs. într-un singur instrument pentru o execuție mai bună. Încercați-l gratuit.

Când ar trebui calculată LOE?

Nivelul de efort ar trebui calculat în timpul fazei de planificare a unui proiect, când sarcinile sunt create. Sarcinile cu un nivel mai mare de efort necesită mai multă muncă pentru a fi finalizate. În general, această muncă are loc la intervale regulate de-a lungul sarcinii sau proiectului, așa că este important să înțelegeți cât efort total va necesita.

Stabilirea nivelului de efort în timpul fazei de planificare ajută la distribuirea uniformă a volumului de muncă și permite un program mai precis. Dacă anumiți membri ai echipei sunt alocați la prea multe sarcini LOE ridicate în fluxul lor de lucru, poate fi timpul să redistribuim sarcinile.

Ce este estimarea efortului?

Pentru a cunoaște LOE al unei sarcini, trebuie să exersați ceva numit estimarea efortului. Estimarea efortului este procesul prin care aproximăm cât timp, energie sau bani vor necesita livrabile, astfel încât să putem clasifica acest lucru pe o scară.

Estimarea efortului este una dintre componentele de bază ale estimării proiectului, împreună cu estimarea resurselor și estimarea costurilor. Aceste estimări sunt fundamentul planificării solide a proiectelor. Cu cât estimările dvs. sunt mai precise, cu atât planul general al proiectului va fi mai precis și cu atât mai puține variații va trebui să vă ocupați.

Înrudit: șablon gratuit de estimare a proiectului pentru Excel

Exemple de estimare a efortului

Estimarea efortului este modul în care cuantificăm LOE pentru diferite livrabile și sarcinile pe care le solicită. În funcție de echipă, proiect, lider de proiect sau organizație, efortul poate fi estimat diferit. Dar, indiferent de metoda de estimare a efortului, toate exemplele de mai jos implică ca echipa să discute și să decidă asupra nivelului de efort ca grup.

În timpul fazei de planificare a proiectului și a întâlnirii de planificare a proiectului, veți crea sarcini pentru a sprijini acest proiect și rezultatele sale. Când sarcinile au fost create, este timpul să decideți nivelul lor de efort prin estimarea efortului. Cu alte cuvinte, cât timp și energie (sub formă de activități de sprijin) va necesita fiecare sarcină? Iată câteva moduri comune în care multe echipe fac acest lucru:

• Clasament după prioritate: este întotdeauna o idee bună să puneți echipa pe aceeași pagină cu privire la prioritatea sarcinilor. O modalitate de a face acest lucru este să îi atribui fiecărei sarcini un nivel de prioritate sub forma unui număr. Apoi, sarcinile pot fi listate în ordinea celei mai mari priorități sau cea mai mică prioritate. Cu cât o sarcină are prioritate mai mare, cu atât este mai mare nivelul de efort pe care îl poate necesita pentru a o îndeplini.
• Sortare în categorii: o altă metodă utilă pentru estimarea efortului este de a sorta sarcinile în categorii predeterminate, cum ar fi prioritate scăzută, mică-medie, mijlocie, mare și cea mai mare. Sortarea lor în aceste „cutii” este o modalitate utilă de a compara sarcini între ele și de a estima care va fi mai mult sau mai puțin efort.
• Atribuirea unei valori numerice: poate cea mai clară metodă de estimare a efortului este atribuirea fiecărei sarcini a unei valori numerice pe o scară predeterminată. Multe echipe folosesc scara implicită 1-10, dar nu este neobișnuit să vezi scale mai mici sau mai mari. Când a fost stabilită o scală, membrii echipei individuale vor atribui apoi valorile sarcinilor și vor compara estimările lor între ei. Împreună, întreaga echipă va ajunge la un consens asupra locului în care fiecare sarcină ar trebui să cadă pe scară.

Un exemplu de scară a nivelului de efort

Există multe metode diferite pentru a începe procesul de estimare a efortului. Echipele pot alege chiar să folosească mai multe dintre aceste metode și să își combine rezultatele. Odată ce au ajuns la o decizie finală, trebuie să-și afișeze deciziile prin intermediul sarcinilor reprezentate pe o scară.

Această scală ar trebui utilizată pentru a afișa LOE pentru toate sarcinile în comparație între ele. Diferite proiecte pot utiliza diferite forme de niveluri de efort, în funcție de dimensiunea, domeniul de aplicare și alte caracteristici ale acestora. Este în regulă, atâta timp cât echipa înțelege scara nivelului de efort utilizat și criteriile pentru trasarea sarcinilor pe scară sunt consecvente.

Cum se calculează nivelul de efort

Acum că ne-am uitat la modul de calcul conceptual al nivelului de efort, să ne uităm la un exemplu din lumea reală în contextul unui proiect simplu. Imaginați-vă că gestionați un proiect pentru a îmbunătăți comunicarea dintre angajații care lucrează de la distanță și utilizați acești trei pași pentru a determina LOE:

1. Decideți cât de precise trebuie să fie estimările dvs.: acuratețea este întotdeauna importantă, dar unele proiecte necesită un nivel mai mare de acuratețe decât altele. Vă poate ajuta să priviți imaginea de ansamblu, examinând livrabile și decidend cât de flexibile pot fi proiecțiile dvs. LOE. În acest caz, putem spune cu siguranță că ar trebui să existe o precizie moderată, dar o anumită diferențiere nu va cauza eșecul proiectului.
2. Utilizați o tehnică de estimare a efortului: în acest moment al proiectului, veți fi creat lista de sarcini. Acum este timpul să folosiți una dintre cele trei metode discutate mai sus pentru a estima efortul pentru fiecare sarcină. Există, desigur, multe alte metode pe care le puteți folosi, atâta timp cât utilizați aceeași măsurătoare pentru a măsura toate sarcinile dintr-un proiect. În plus, nu uitați să țineți cont de managementul general și orele de întreținere, deoarece majoritatea activităților de asistență nu au o oprire fermă până la finalizarea proiectului.
3. Adăugați valori la scara LOE: când ați finalizat estimarea efortului pentru sarcini, fiecare ar trebui să aibă un număr sau să fie sortat într-o categorie. Din acest punct, le puteți clasifica de la cel mai scăzut nivel de efort până la cel mai înalt nivel de efort. Acum întreaga echipă poate face referire la acest lucru atunci când abordează sarcini, iar managerul de proiect poate vedea sarcinile dintr-un punct de vedere diferit.

Cum ajută ProjectManager la nivelul de efort

ProjectManager oferă utilizatorilor tot ce au nevoie pentru a calcula nivelul de efort și pentru a pune informațiile în funcțiune. Deoarece ProjectManager este o soluție bazată pe cloud care se actualizează automat, lucrezi întotdeauna cu cele mai recente date. Acest lucru elimină orice îngrijorare că lucruri precum nivelul de efort ar putea să nu fie la zi.

Calcularea nivelului de efort poate include contabilizarea lucrurilor precum câți membri ai echipei ar trebui alocați unei sarcini, câte resurse sunt necesare, câte ore vor dura sarcinile și multe altele. Cu ProjectManager, toate aceste informații trăiesc în sarcina în sine. De asemenea, presupune determinarea sarcinilor care necesită activități de sprijin. Aceste activități de asistență pot fi apoi adăugate la funcțiile noastre de gestionare a sarcinilor.

Verificați progresul pentru a rămâne pe drumul cel bun

Verificați progresul sarcinii, orele lucrate și cei alocați, toate din tabloul de bord al proiectului, panourile kanban sau listele de sarcini. Apoi, verificați foile de pontaj pentru a vedea cât timp au durat sarcini similare în trecut și pentru a face predicții mai bune pentru viitor.

Când rulați un proiect agil, aveți nevoie de instrumente care să vă susțină sprinturile. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, cu funcții puternice de gestionare a sarcinilor și a resurselor, care vă pot ajuta să vă asigurați că echipa dvs. nu este niciodată supraîncărcată. Vedeți cum ProjectManager vă poate ajuta cu estimările, luând astăzi o probă gratuită de 30 de zile.