8 sfaturi pentru desfășurarea unor evenimente în persoană de mare succes

De îndată ce am intrat în cameră, am putut simți energia publicului. Se auzea un aer palpabil de anticipare și emoție în aer.

Cu toții așteptam ca Seth Godin să transmită discursul de deschidere la primul eveniment live al Copyblogger Media, Authority Intensive.

Toată lumea era încântată de Seth, dar, în calitate de membri ai comunității Copyblogger, am fost, de asemenea, complet încântați să fim împreună, în persoană, într-o singură cameră.

Am simțit că ne aflăm în mijlocul unei reuniuni imense de familie cu oameni cu care am vrut cu adevărat să petrecem timpul. Oameni care ne plac de fapt.

Evenimente live. Nu este nimic ca ei.

Adunarea oamenilor în persoană poate fi o experiență extraordinară - mai ales astăzi, când atât de multe conversații noastre au loc online.

Evenimentele live reunesc comunitățile într-un mod care pur și simplu nu se poate întâmpla în lumea virtuală.

Deci, dacă doriți să adăugați evenimente live, în persoană, la repertoriul dvs. de afaceri, cum o puteți face într-un mod distractiv, profitabil și cu adevărat util pentru publicul dvs.?

Iată opt sfaturi practice pentru a vă ajuta să organizați propriile evenimente în persoană - mici sau mari.

Pasul 1: încorporați evenimente live în modelul dvs. de afaceri

Înainte de a începe să vă planificați evenimentul, asigurați-vă că știți cum se poate potrivi o experiență live, în persoană, în modelul dvs. actual de afaceri.

Trebuie să decideți cum un eveniment live ar putea completa munca dvs. curentă.

Va ajuta o conferință rețeaua dvs. de public și să se conecteze între ei? Doriți să câștigați bani din eveniment taxând bilete sau vândând de pe scenă?

Este important să stabiliți obiective clare pentru evenimentul dvs. în prima etapă a procesului de planificare, deoarece vă face deciziile ulterioare mult mai ușoare. Obiectivele evenimentului dvs. vor influența dimensiunea evenimentului dvs., timpul dvs. de plumb pentru planificare și alegerile dvs. de difuzor.

Pasul 2: Determinați dimensiunea evenimentului dvs.

În continuare, decideți cât de mare doriți să fie evenimentul.

Când vă imaginați evenimentul, vă imaginați un eveniment mare, cu multe difuzoare? Sau vedeți un atelier intim, cu un grup mic de oameni care fac exerciții interactive, practice?

Ai incredere in instinctul tau. Vă cunoașteți publicul mai bine decât oricine și veți avea un bun simț al ceea ce va funcționa pentru ei.

Katie din Wellness Mama și Wellness Media organizează mici mese rotunde pentru membrii comunității sale. Ea limitează înregistrarea pentru fiecare eveniment la mai puțin de 50 de persoane.

Și ea are clar obiectivele evenimentului. Ea îi ajută pe participanți să-și rezolve cele mai presante probleme de blog și să își dezvolte afacerile de zece ori într-un an.

Megan Cain, care conduce o afacere numită The Creative Vegetable Gardener, este, de asemenea, specializată în găzduirea de clase mici și ateliere. Sfatul ei pentru desfășurarea evenimentelor live este:

Începeți mic! Primul dvs. pas ar putea fi o clasă, un atelier sau o întâlnire pentru cititorii de bloguri. Îmi place să fiu partener cu alte organizații care îmi vor ajuta să-mi promovez cursurile și să gestionez înregistrările pentru mine. Învăț la cooperativa alimentară locală și la grădina botanică și amândoi au buletine informative care sunt trimise către mii de oameni.

Pasul 3: începeți să planificați cât mai mult posibil

Locurile și restaurantele fac rezervări rapide, așa că începeți planificarea devreme - mai ales pentru evenimente mai mari.

Jessica Commins, vicepreședinte executiv de operațiuni pentru Copyblogger Media (și unul dintre principalii planificatori de evenimente pentru Copyblogger's Authority Intensive 2014 și Authority Rainmaker 2015) spune:

Începeți devreme și rămâneți flexibil. Pentru evenimente mai mici, puteți scăpa cu câteva luni de timp. Dar dacă rezervați mai mult de câțiva difuzori și intenționați să oferiți mai mult de 50 de bilete, vă recomandăm să alegeți o dată care să depășească cel puțin șase luni de la prima zi de planificare.

Trebuie să-i anunțați și publicului. Pentru evenimente mari, vă recomandăm să trimiteți un anunț „Salvați data” cu până la un an în avans.

Pasul 4: selectați cu grijă difuzoarele

Alegerea difuzoarelor este o parte imensă a desfășurării evenimentelor de succes și aveți o gamă largă de opțiuni potențiale.

Trebuie să găzduiți difuzoare de renume? Sau se va aștepta ca publicul dvs. să livrați personal cea mai mare parte a conținutului?

Dacă intenționați să rezervați difuzoare externe, gândiți-vă la obiectivele evenimentului și la așteptările audienței, apoi dezvoltați-vă criteriile de selecție a vorbitorilor.

Brian Clark, fondator și CEO al Copyblogger Media, care selectează vorbitorii pentru conferințele Autorității, are două cerințe. Toți vorbitorii trebuie să:

1. Știți despre ce vorbesc, pentru că și-au demonstrat cunoștințele și expertiza în mod public.
2. Să poți învăța în mod eficient pe ceilalți ceea ce știu și fac.

Brian spune:

Cu aceste criterii, putem selecta cele mai bune autorități de acolo. Unele sunt binecunoscute, iar altele sunt pietre ascunse pe care le urmărim personal pentru că știm că își vorbesc propriile discuții.

După ce ați obținut criteriile pentru difuzoare, sunteți gata să începeți căutarea. Luați în considerare aceste surse de difuzoare:

• Autori ai cărților sau blogurilor preferate
• Asociațiile vorbitorilor
• Vorbitori la alte evenimente
• Vedete sau experți în industria dvs.

Pasul 5: Creați un plan pentru atragerea participanților

Trebuie să dezvoltați un plan de promovare a evenimentului dvs., mai ales dacă organizați o conferință amplă.

Antrenorul de afaceri Tommi Wolfe, care organizează în fiecare an mai multe conferințe de dimensiuni medii și mari, spune:

Nu subestimați munca necesară pentru a vă completa evenimentele. Există abilități și know-how implicat și este foarte competitiv.

Începeți să vă promovați evenimentul cât mai curând posibil și construiți un plan care să includă marketing prin e-mail, blogging pentru invitați, campanii de rețele sociale și, eventual, chiar și publicitate cu plată.

Asigurați-vă că ați stabilit și așteptări realiste. Dacă aveți un public redus, poate fi dificil să umpleți o cameră mare. Poate doriți să începeți cu un eveniment mai mic și să creșteți de acolo.

Pasul 6: Delegați sarcini altora

Când derulați un eveniment live - în special unul mare - vor exista sarcini care trebuie făcute pe care nu le puteți (sau nu doriți) să le faceți.

Dacă vă puteți permite, angajați asistență. Există o mulțime de profesioniști care vă ajută să organizați evenimente live - planificatori de evenimente, personal temporar care să vă ajute la înregistrări sau chiar negociatori de contracte de evenimente.

Planificați să obțineți ajutorul de care aveți nevoie, astfel încât să vă puteți menține sănătatea și să mențineți totul în desfășurare fără probleme în timpul evenimentului.

Pasul 7: Luați în considerare vânzarea în timpul sau după eveniment

Când ți-ai stabilit obiectivele evenimentului, ai decis că vrei să câștigi bani din evenimentul tău? Dacă da, poate faceți o ofertă participanților la eveniment.

Ai putea:

• Oferiți o revendicare participanților, cum ar fi un mastermind sau un program de coaching de grup.
• Vindeți o mică clasă online, care este un „pas următor” logic pentru participanți.
• Vindeți bilete la următorul dvs. eveniment live.

Dacă intenționați să organizați o conferință anuală, puteți vinde în prealabil bilete la evenimentul de anul viitor în ultima dvs. zi. Dacă ți-ai făcut treaba bine și oamenii îți plac conferința, participanții tăi vor plăti cu plăcere pentru a-și asigura un bilet pentru anul viitor.

Pasul 8: Învață din greșelile tale

Obțineți feedback de la participanții dvs. la finalul evenimentului. Puteți distribui un formular simplu de evaluare tuturor participanților dvs. sau puteți utiliza un instrument de sondaj online, cum ar fi SurveyMonkey.

Veți obține informații valoroase din feedback-ul participanților dvs. - ce a funcționat, ce nu, ce difuzoare au zguduit și care au bombardat.

De asemenea, ar trebui să examinați obiectivele inițiale ale evenimentului și să vedeți dacă le-ați atins. Apoi decideți dacă doriți să planificați un alt atelier, întâlnire sau conferință în persoană.

Începeți să vă planificați propriul eveniment personal astăzi

În calitate de marketer inteligent de conținut, știi cum să-ți dezvolți comunitatea online și să asculți de ce au nevoie. Deci, dacă ați auzit că publicul dvs. dorește să participe la un eveniment în persoană (și credeți că găzduirea unui eveniment ar putea aduce beneficii afacerii dvs.), atunci începeți planificarea și brainstorming-ul ideilor.

Există multe modalități de a încadra evenimentele în obiectivele dvs. de afaceri și de a oferi participanților dvs. inspirație uimitoare, oportunități de consolidare a parteneriatului și alte servicii. Poate fi cel mai bun lucru pe care l-ați făcut vreodată pentru comunitatea și afacerea dvs.

Incepe astazi. Odația ta în picioare așteaptă.

Cum veți încorpora un eveniment live, în persoană, în modelul dvs. de afaceri?

Împărtășiți-vă experiențele de participare sau găzduire de evenimente pe LinkedIn ...

Și sperăm să ne vedem anul acesta la Autoritatea Rainmaker din Denver, Colorado, 13-15 mai 2015!