Cum să scrieți un plan de acțiune (exemplul inclus)

Ce este un plan de acțiune?

În managementul de proiect, un plan de acțiune este un document care enumeră pașii de acțiune necesari pentru atingerea scopurilor și obiectivelor proiectului. Prin urmare, un plan de acțiune clarifică ce resurse veți avea nevoie pentru a atinge acele obiective, face o cronologie pentru sarcini sau elemente de acțiune și determină ce membri ai echipei veți avea nevoie pentru a face totul. Vom defini ce obiective ale proiectului, obiectivele proiectului, elementele de acțiune și pașii de acțiune sunt mai târziu în acest ghid.

Un plan de acțiune documentează execuția planului de proiect. Adică, este o listă detaliată a lucrărilor care trebuie făcute pentru a finaliza obiectivele proiectului, inclusiv pașii de acțiune care sunt implicați în realizarea de la începutul proiectului până la sfârșit. Un plan de acțiune este similar cu un plan de implementare a unui proiect și este foarte util în timpul fazelor de planificare și execuție a proiectului.

Nu numai că descoperiți pașii de acțiune și calendarul, dar veți determina și pe cine veți aduna pentru ca echipa de proiect să lucreze la acele sarcini.

Înrudit: șablon gratuit de plan de acțiune

Cum să scrieți un plan de acțiune pentru managementul proiectelor în 10 pași

Beneficiile unui plan de acțiune sunt simple: acum ați subliniat ce pași de acțiune și ce resurse sunt necesare pentru a atinge obiectivele declarate ale proiectului. Adunând toate acestea într-un singur document de management de proiect, puteți planifica cu mai mult succes cum să vă executați planul de proiect.

Oamenii sunt copleșiți de jargonul managementului de proiect atunci când trebuie să planifice un proiect, dar cuvântul acțiune îl poate înțelege toată lumea. Fundamentele pentru a obține un plan de acțiune împreună pentru orice proiect urmează acești patru pași de bază de planificare a proiectului:

1. Definiți-vă obiectivele proiectului

Există o diferență între obiectivele proiectului și obiectivele proiectului. Obiectivele proiectului se referă la obiectivele de nivel înalt pe care proiectul le va atinge. Acestea se aliniază în general cu planificarea strategică și obiectivele de afaceri ale organizațiilor.

2. Definiți obiectivele proiectului

Obiectivele proiectului sunt mult mai specifice decât obiectivele proiectului. Obiectivele proiectului se referă la rezultatele și etapele de referință care trebuie îndeplinite pentru a vă atinge obiectivele proiectului.

3. Definiți pașii de acțiune

Pașii de acțiune sunt un grup de sarcini conexe sau elemente de acțiune care trebuie executate pentru a produce livrabile ale proiectului.

4. Identificați și prioritizați elementele de acțiune

Elementele de acțiune sunt sarcini mici, individuale, care alcătuiesc pașii de acțiune care sunt subliniați în planul dvs. de acțiune. Mai întâi, trebuie să identificați dependențele sarcinilor dintre ele și apoi să atribuiți acelor elemente de acțiune un nivel de prioritate, astfel încât să fie executate secvenţial.

5. Definiți rolurile și responsabilitățile

Acum că ați împărțit munca necesară pentru a vă îndeplini planul de acțiune, va trebui să atribuiți elemente de acțiune membrilor echipei de proiect și să le definiți rolurile și responsabilitățile.

6. Alocați resurse

Ca și în cazul planului de proiect, planul de acțiune are cerințe de resurse. Identificarea pașilor de acțiune și a elementelor de acțiune vă va ajuta să înțelegeți ce resurse sunt necesare pentru fiecare sarcină și să le alocați în consecință.

7. Stabiliți obiective SMART

Planul tău de acțiune trebuie monitorizat și controlat pentru a-și măsura performanța. De aceea, este important să setați obiective SMART pentru elementele de acțiune, pașii de acțiune și obiectivele proiectului. Obiectivele SMART sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și oportune.

8. Stabiliți o cronologie pentru planul dvs. de acțiune

În calitate de manager de proiect, va trebui să faceți tot posibilul pentru a estima cât timp va dura să vă finalizați acțiunile și pașii de acțiune. Odată ce faci asta, vei avea o cronologie. Puteți utiliza tehnici de management de proiect precum diagramele PERT sau metoda căii critice pentru a estima mai bine durata planului de acțiune al proiectului.

9. Scrieți un șablon de plan de acțiune

Creați sau utilizați un șablon simplu de plan de acțiune pentru a colecta sarcini, termene limită și sarcini. Acesta este locul în care totul este legat de sarcină în planul de acțiune al proiectului, așa că aveți un loc pentru toate aceste informații cruciale.

Scrierea unui șablon de plan de acțiune este o idee grozavă, deoarece va trebui să utilizați acest format pe tot parcursul proiectului. De aceea am creat un șablon gratuit de plan de acțiune pe care îl puteți descărca.

10. Utilizați un instrument de management de proiect

Folosiți un instrument de management de proiect pentru a vă menține la sarcină. ProjectManager are caracteristici de planificare a proiectelor care vă ajută să monitorizați și să raportați progresul și performanța proiectului. Obțineți o vedere la nivel înalt a planului de acțiune cu tablourile noastre de bord live. Spre deosebire de alte instrumente, noi nu vă punem să configurați tabloul de bord.

Este gata de utilizare în momentul în care deschideți instrumentele noastre de planificare a proiectelor. Mai mult decât atât, calculăm diferitele valori, cum ar fi variația proiectului, volumul de muncă și multe altele. Sunt afișate în diagrame și grafice ușor de citit. Partajați-le cu părțile interesate pentru a le oferi actualizări cu privire la pașii de acțiune oricând doresc. Sună bine? Încercați gratuit instrumentul nostru, luând această perioadă de încercare de 30 de zile.

Sfaturi pentru a scrie un plan de acțiune

Odată ce ai un plan de acțiune, cum lucrezi cu el pentru a derula un proiect de succes? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta la implementarea planului dvs. de acțiune:

• Concentrează-te pe priorități și pe ceea ce trebuie acum atunci când identifici pașii de acțiune și stabiliți calendarul planului de acțiune
• Mark a finalizat pașii de acțiune finalizați
• Pune-ți membrii echipei să lucreze pe o singură platformă de management de proiect
• Configurați alerte
• Discutați sarcinile în așteptare sau ultimele sarcini

Exemplu de plan de acțiune

Urmați acest exemplu pentru a vedea modul în care planurile de acțiune sunt de obicei prezentate folosind software-ul de planificare a proiectelor.

Sarcini

ProjectManager vă poate ajuta să vă construiți planul de acțiune și apoi să îl executați. Colectați toate sarcinile cu pașii de acțiune din vizualizarea noastră listă, care face mai mult decât aplicații ușoare pentru liste de activități. Spre deosebire de ei, putem prioritiza elementele de acțiune, personaliza etichetele și arătăm procentul de finalizare pentru fiecare sarcină. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud vă oferă date în timp real pentru a vă ajuta să creați un plan de acțiune și să vă respectați.

Notă faze și sarcini

Este important să rețineți toate fazele cronologiei proiectului pentru a ști ce pași de acțiune și sarcini vor avea loc și când. De asemenea, veți dori să stabiliți roluri și responsabilități pentru a vă asigura că munca se desfășoară corect.

Urmăriți progresul

Odată ce ați început proiectul, va trebui să graficați progresul lucrării efectuate. Acest lucru ne conduce la cronologia, unde veți avea o dată de începere și scadență pentru fiecare dintre sarcinile dvs., precum și cât timp plănuiți să dureze, astfel încât să puteți utiliza acest lucru ca punct de referință și să vă asigurați că rămâneți. pe țintă. Puteți face cronologia proiectului dvs. pe o diagramă Gantt.

Notă Resurse

În cele din urmă, planul tău de acțiune va enumera resursele. Cine este responsabil pentru ce sarcină și ce materiale sunt implicate? Care sunt acele costuri? De asemenea, ar trebui să aveți o secțiune în planul de acțiune pentru notele care nu se încadrează în niciuna dintre celelalte categorii. ProjectManager are caracteristici de gestionare a resurselor care vă permit să alocați resurse pentru fiecare pas de acțiune și sarcină a planului dvs. de acțiune.

Gestionați-vă proiectul cu un plan de acțiune

Elaborarea unui plan este doar prima parte a gestionării unui proiect. Amintiți-vă, nu este ceva de scris și de pus deoparte, ci un document viu care ar trebui să vă urmeze pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Jennifer Bridges, PMP, oferă mai multe sfaturi despre cum să scrieți un plan de acțiune în videoclipul de mai jos.

Iată o captură de ecran pentru referință:

Cum vă poate ajuta ProjectManager planul de acțiune

Dacă doriți să faceți un plan de acțiune și apoi să luați măsuri în privința acestuia prin executarea, monitorizarea și raportarea unui proiect, atunci veți dori ProjectManager. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud vă poate importa planul de acțiune într-o diagramă Gantt online. Acum vă puteți organiza sarcinile, puteți lega dependențe și puteți stabili etape. Mai mult decât atât, puteți filtra după calea critică. Când ați terminat de programat, setați linia de bază. Acest lucru vă permite să vedeți întotdeauna progresul planificat față de cel real al proiectului, pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun. Încercați gratuit instrumentul nostru astăzi.

De acolo puteți atribui sarcini și oferi echipelor o platformă de colaborare pentru a comenta și a partaja documentele relevante. Sarcinile dependente pot fi legate pentru evitarea blocajelor, iar când lucrurile se schimbă, programul poate fi editat cu ușurință prin simpla glisare și plasare a datelor de început și de sfârșit.