Cum să gestionați proiecte ad-hoc și solicitări ad-hoc

Proiectele decurg rar conform planului. Există întotdeauna potențialul de a obține date noi, actualizări de proiecte sau produse, recenzii sau orice număr de solicitări de ultimă oră. Cum faci față acestor solicitări ad-hoc?

Ad-hoc înseamnă că este specific - ceva care nu se va repeta. Proiectele ad-hoc și solicitările ad-hoc vor apărea în managementul proiectelor și trebuie să știi cum să le faci față.

Ce este un proiect ad-hoc?

Un proiect ad-hoc este unul care se întâmplă în mod neașteptat, de obicei ca răspuns la o problemă. Proiectele sunt aproape întotdeauna programate în avans, dar un proiect ad-hoc este răsturnat echipei fără timp pentru nicio planificare prealabilă.

Acesta este unul dintre lucrurile care diferențiază un proiect ad-hoc de un proiect tradițional în managementul proiectelor. Un alt proiect este că un proiect ad-hoc include de obicei o redresare rapidă. Proiectele ad-hoc se concentrează, de asemenea, pe un singur obiectiv (sau pe un grup de oameni) și tind să utilizeze mai puține resurse, inclusiv membrii echipei.

Pentru a rezuma, un proiect ad-hoc este atunci când apare ceva care necesită un răspuns imediat. Ca orice proiect, există doar o perioadă limitată de timp pentru a-l finaliza, dar intervalul de timp este aproape întotdeauna strâns.

Cum să gestionați proiecte ad-hoc: 5 bune practici

Deoarece un proiect ad-hoc pare să apară din senin, adesea nu i se acordă atenția pe care ar primi-o unui proiect mai deliberat. Cu toate acestea, trebuie să urmăriți și să raportați progresul pentru a vă îndeplini inițiativele strategice.

O bună practică pentru gestionarea proiectelor ad-hoc este utilizarea software-ului de management al proiectelor. ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă permite să vă planificați, programați și urmăriți proiectele în timp real. Monitorizați resursele și timpul echipei dvs. cu tabloul de bord live. Nu este necesară nicio configurare. ProjectManager colectează și calculează datele și apoi afișează timpul, costul, variația și multe altele. Este ca un raport instantaneu de stare pentru proiectul tău ad-hoc. Încercați gratuit ProjectManager astăzi.

1. Nu neglijați riscul

Este ușor să tăiați colțuri atunci când timpul este esențial. Proiectele ad-hoc tind să aibă mai puțină birocrație, dar asta nu înseamnă că ar trebui să ignorați o evaluare a riscurilor. Orice analiză financiară vă va spune că riscul poate ruina un proiect. Deși nu veți avea timp pentru un plan complet de management al riscului, trebuie să prioritizați riscurile care sunt probabile și ar putea avea un impact negativ asupra proiectului.

2. Rămâi flexibil

Indiferent de metodologia pe care o aplicați proiectelor dvs., nu veți avea timp pentru planificarea avansată a unei structuri de cascadă. O abordare agilă a proiectelor este mai potrivită pentru proiectele ad-hoc. Sunt mai iterative, permițându-vă să pivotați rapid după cum este necesar și tind să lucrați cu un grup mai mic pe sprinturi la scară mai mică.

Înrudit: Agile vs Cascada și creșterea proiectelor hibride

3. Mai aveți nevoie de un plan

Nu este suficient timp pentru a trece prin toată diligența, cum ar fi estimările de costuri, care ar duce la lansarea unui proiect mai tradițional. Dar chiar și un proiect ad-hoc are nevoie de direcție. Dacă nu aveți un plan sau un management al solicitărilor în vigoare pentru a vă gestiona resursele, a stabili termene limită și a prioritiza și a atribui sarcini, va fi înapoi și va crea un timp mai lung decât vă puteți permite.

4. Standardizați cererile de muncă

Există o mulțime de metode pentru a accelera fluxurile de lucru, cum ar fi e-mailul, textul, mesajele vocale sau un schimb rapid în persoană. Aceste metode s-ar putea simți ca și cum ar accelera procesul, dar de fapt creează probleme. Creați un flux de lucru care urmează un model stabilit care poate fi centralizat, accesat de toți, prioritizat și chiar comentat pentru a stimula colaborarea.

5. Facilitați Transparența

Fiecare aspect al proiectului ar trebui să fie vizibil pentru toată lumea din echipa de proiect. Aceasta înseamnă actualizări și orice modificări. Trebuie să existe o sursă centrală de adevăr care să ofere echipelor hibride, indiferent dacă sunt la distanță, în departamente diferite sau care folosesc instrumente diferite, vizibilitatea de care au nevoie.

Instrumente pentru gestionarea proiectelor ad-hoc

Software-ul de management de proiect are caracteristici care vă permit să controlați proiectele și proiectele ad-hoc deopotrivă. Le poți folosi pentru a aduna o echipă și a le atribui sarcini, cu termene limită, descrieri și priorități. Acest lucru vă permite să faceți mingea să ruleze rapid și rapid la bordul echipei dvs.

Echipele au nevoie de un instrument de colaborare care să le permită să comunice și să lucreze mai bine împreună. Acesta poate face parte dintr-un software de management de proiect sau dintr-o aplicație de chat și mesagerie care conectează echipele, indiferent unde se află.

În cele din urmă, aveți nevoie de un instrument care generează rapoarte, atât pentru a gestiona proiectul, cât și pentru a menține părțile interesate la curent cu progresul acestuia. Aceste rapoarte ar trebui să poată filtra datele, astfel încât să puteți oferi detaliile de care managerii de proiect au nevoie, precum și rapoarte mai generale pentru părțile interesate. Cu cât partajați mai ușor aceste rapoarte, cu atât mai bine.

Ce este o solicitare ad-hoc?

O solicitare ad-hoc sau o sarcină ad-hoc este o solicitare pentru care nu a fost planificată. Un proiect ad-hoc este un efort mai amplu, dar definiția este practic aceeași. Sunt în afara domeniului de aplicare al proiectului.

Un alt mod de a privi o solicitare ad-hoc este ca o întrerupere și un ucigaș al productivității echipei. Ele te îndepărtează de proiect și pot cauza întârzieri și pot costa bani. Cel mai rău scenariu: o solicitare ad-hoc poate deraiați un proiect și duce la eșec.

O solicitare ad-hoc poate fi orice de la o întâlnire care este convocată în ultimul moment, trăgându-vă de munca la termen limită. Poate fi documente, din nou atribuite în ultimul moment sau sarcini redelegate. Chiar și răspunsul la e-mailuri s-ar putea încadra în cererea ad-hoc. Orice lucru despre care nu știai că urmează să te îndepărteze de scopul principal al jobului tău este o solicitare ad-hoc.

Cum să gestionați solicitările ad-hoc: 5 bune practici

Așa cum ați gestiona un proiect ad-hoc, cererile ad-hoc pot fi controlate cu software-ul de management al proiectelor.

Deținerea unui instrument de management al muncii te va ajuta să prioritizezi, să colaborezi, să monitorizezi și să raportezi progresul solicitărilor tale ad-hoc. Iată câteva alte lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când gestionați solicitările ad-hoc.

1. Planifică

Da, planifică. Deși nu puteți avea un plan pentru ceva despre care nu știți că se va întâmpla, puteți configura suficientă pernă în ziua dvs. pentru a vă permite să răspundeți la solicitări ad-hoc fără a vă afecta negativ programul. Utilizați o structură de defalcare a activității pentru a mapa solicitarea ad-hoc.

Dacă permiteți o abordare agilă de management de proiect a muncii dvs., vă permite o flexibilitate mai mare, astfel încât să puteți pivota de la o sarcină la alta știind cum să prioritizați munca respectivă și menținând o comunicare colaborativă cu restul echipei. A avea sarcini ad-hoc gestionate într-un sistem ad-hoc este o modalitate de a ține drumul.

2. Filtrați solicitările ad-hoc

Vor exista întotdeauna solicitări ad-hoc și unele dintre ele trebuie tratate imediat, altele pot aștepta și chiar ar putea exista unele pe care le-ai putea ignora. Dar vor veni uneori cu mare frecvență și pot fi copleșitoare.

Liderul echipei ar trebui să fie persoana de referință pentru toate cererile ad-hoc pentru a menține echipa concentrată pe sarcinile lor. Apoi, liderul echipei poate prioritiza cererile ad-hoc și poate atribui munca membrului echipei care are capacitatea de a o prelua.

3. Aveți un proces

Aveți nevoie de un proces pentru munca planificată și aveți nevoie de unul și pentru solicitările ad-hoc. Doar pentru că este o solicitare ad-hoc nu înseamnă că nu poate fi în sistem și urmărită. Asigurați-vă că toate solicitările ad-hoc ajung în orice instrument de gestionare a muncii pe care îl utilizați.

Aceste solicitări ar trebui, de asemenea, livrate în instrument, dar uneori nu va fi cazul. Indiferent, oriunde provin, cererea ad-hoc trebuie să trăiască în instrumentul pentru a o face gestionabilă.

4. Urmăriți progresul

Fără un instrument care să-ți urmărească progresul, lucrezi orb. Trebuie să gestionați solicitările ad-hoc, ceea ce înseamnă să cunoașteți volumul de lucru al echipei dvs. în timp real, astfel încât să puteți aloca cererea ad-hoc și apoi să puteți urmări progresul lor în lucru.

Prin urmare, doriți să lucrați cu un instrument bazat pe cloud care vă oferă date live, astfel încât să știți exact unde se află sarcina și echipa acum și nu ieri.

5. Alocați resurse

Capacitatea de a gestiona resurse ad-hoc necesită instrumente de gestionare a resurselor care vă permit să realocați resurse după cum este necesar pentru a finaliza munca fără a afecta celelalte lucrări care sunt deja în desfășurare.

Uneori, asta ar putea însemna solicitarea unor membri suplimentari ai echipei pentru a gestiona solicitările ad-hoc. Deținerea instrumentelor de gestionare a resurselor care pot arăta alocarea actuală a echipei tale te va ajuta mai bine să-ți vinzi cazul.

Cum ajută ProjectManager cu proiecte ad-hoc

ProjectManager este un instrument de management al muncii bazat pe cloud, care este suficient de flexibil pentru a gestiona proiecte ad-hoc. Notificările automate prin e-mail și în instrument standardizează procesul de solicitare ad-hoc, iar apoi echipele pot fi alocate și pot colabora în timp real cu managerii de transparență și părțile interesate necesare pentru a le urmări efortul.

Primiți solicitări noi pe panourile Kanban

Cererile ad-hoc pot fi adăugate la panourile kanban, astfel încât să poată fi integrate în fluxul de lucru mai mare. Managerii pot stabili prioritatea, pot adăuga descrieri și pot atribui sarcina membrilor echipei. Apoi, echipa își poate gestiona întârzierea și poate planifica sprintul împreună, comentând la nivel de sarcină. Între timp, managerul de proiect are transparență în proces și poate vedea orice blocaj în viitor și poate realoca resurse pentru a le rezolva.

Alocați resursele în mod eficient

Pentru a ști cine din echipă are capacitatea de a prelua cererea ad-hoc, ProjectManager are funcții de gestionare a resurselor în timp real, cum ar fi un grafic al volumului de lucru. Diagrama volumului de lucru este codificată în culori pentru a face ușor să vedeți cine are prea multe sau prea puține sarcini atribuite. Managerul de proiect poate echilibra volumul de muncă și poate face sarcini mai perspicace.

Generați rapoarte de progres pentru părțile interesate

Părțile interesate care au făcut solicitările ad-hoc vor dori să știe cum decurge activitatea. Aici intervine caracteristica de raportare a ProjectManager. Generați o variație, o foaie de pontaj și alte rapoarte cu un singur clic. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le partajați părților interesate și apoi transmise ca PDF sau tipărite.

ProjectManager este conceput pentru a gestiona orice tip de proiect, inclusiv proiecte ad-hoc, indiferent dacă echipa dvs. este sub un singur acoperiș sau distribuită. Cu foile de pontaj securizate, cunoașteți întotdeauna starea muncii echipei dvs. cu privire la sarcinile lor, indiferent de locația sau departamentul din organizație. Având acest tip de control și vizibilitate, solicitările ad-hoc nu vă slăbesc productivitatea.

ProjectManager este un software premiat care organizează munca și conectează echipe hibride. Are flexibilitatea de a gestiona cereri ad-hoc și de a vă menține pe dvs. și echipa dvs. să lucreze productiv. Alăturați-vă celor zeci de mii care folosesc deja software-ul nostru la organizații de la NASA la Nestles și Siemens. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!