8 pași pentru un management mai bun al problemelor

Se întâmplă probleme. Și dacă doriți ca proiectul dvs. să fie un succes, trebuie să aveți un plan în vigoare pentru a răspunde rapid și eficient la orice probleme care apar. Acești pași fac parte dintr-un proces de gestionare a problemelor cu cele mai bune practici și reprezintă o esență de bază a unui bun management de proiect.

Ce este managementul problemelor?

Problemele sunt orice apare în cursul proiectului pentru a avea impact asupra planului. Problemele pot fi sau nu riscuri definite anterior. Ceea ce vrei să eviți este o formă de amnezie a proiectului colectiv în care problemele apar și nu se rezolvă niciodată. (Problemele au un mod amuzant de a reapare atunci când nu sunt rezolvate.)

Managementul problemelor într-un proiect începe cu un plan care definește activități și reguli de afaceri pentru a gestiona și controla problemele care apar în timpul unui proiect.

Tipuri de probleme ale proiectului

Desigur, primul lucru pe care trebuie să-l faceți pentru gestionarea problemelor este să identificați problemele. Pot exista multe probleme, dintre care unele se încadrează în aceste patru categorii.

1. Problemă majoră: una care ar putea împiedica progresul sau finalizarea cu succes a proiectului și necesită o atenție imediată.
2. Oportunitate: nu toate problemele sunt rele, unele pot oferi o oportunitate neprevăzută.
3. Preocuparea: nu este o problemă majoră, dar este ceva de care vrei să fii conștient, deoarece s-ar putea dezvolta în ceva care necesită atenție.
4. Situație: este o altă problemă care poate fi o preocupare sau o problemă majoră, dar se dezvoltă din punct de vedere situațional.

Câteva exemple ale acestor probleme sunt problemele cu personalul furnizorilor, defecțiunile tehnice, lipsurile de materiale sau întârzierile și promovarea super-reușită. Puteți începe să vă înregistrați problemele cu șablonul nostru gratuit de urmărire a problemelor.

Șabloanele sunt grozave, dar nu oferă capabilitățile de gestionare a problemelor ale software-ului de management de proiect. ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectului care permit tuturor din echipă să lucreze cum doresc. De exemplu, există o vizualizare a listei de activități care poate colecta sarcinile unui membru al echipei legate de o problemă sau mai multe probleme. Vedeți prioritatea, starea și multe altele. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi!

8 pași pentru gestionarea consecventă a problemelor

Sunt atât de multe de știut despre managementul problemelor. Este un subiect mare și unul cu care fiecare manager de proiect va trebui să se ocupe în timpul proiectului său.

Spre deosebire de risc, o problemă nu este o problemă potențială. O problemă se întâmplă aici și acum.

Gestionarea problemelor nu este diferită de gestionarea unui proiect prin faptul că necesită un proces și un plan de implementare a strategiei. Acești pași vă vor ajuta să aveți un cadru pentru a controla problemele pe măsură ce apar în proiectul dvs.

1. Creați un registru

Singura modalitate de a începe este identificarea problemelor și colectarea lor într-un document, astfel încât să puteți începe să răspundeți și să urmăriți progresul în rezolvarea lor. În mod ideal, creați un document de colaborare online. În același mod, s-ar putea să gestionați riscurile sau modificările, doriți să gestionați problemele urmărindu-le într-un jurnal sau înregistrare. Fără un proces sau un instrument de raportare a problemei, aceasta se va pierde în amestecul proiectului. Trebuie să raportați problemele și să notificați pe alții, astfel încât alții să poată confirma dacă problema persistă.

2. Raportați prompt

Timpul este important. Dacă permiteți raportării să rămână în întârziere, pierdeți oportunitatea de a rezolva problema înainte de a deveni prea mare pentru a fi remediată sau de a necesita atât de multe resurse încât să fie un proiect de distrugere. Comunicarea este esențială și canalele trebuie să fie deschise pentru a transmite acele informații către persoanele potrivite cât mai repede posibil. Dacă raportați prompt, mai bine rezolvați prompt. Starea pe o problemă cunoscută înseamnă probleme.

3. Probleme de jurnal

Asigurați-vă că oamenii știu cine poate înregistra probleme și că fac acest lucru. Dacă nu există cineva care să înregistreze problema, atunci veți avea probleme care scad prin fisuri. Asta face mai multe fisuri în proiectul tău până când în cele din urmă se destramă. Doriți să păstrați o evidență detaliată a acestui proces. Nu este nimic prea mic. S-ar putea să ți se pară nesemnificativ, dar ar putea deține cheia pentru a debloca soluția problemei. În plus, un jurnal oferă un instrument de arhivare pentru utilizare ulterioară.

4. Atribuiți acțiuni

Pune și un nume lângă acțiune, astfel încât să fie definită clar responsabilitatea. Problemele sunt rezolvate numai atunci când există o proprietate clară, cineva care are sarcina de a identifica, urmări și închide problema. Trebuie să aveți o persoană de referință care este însărcinată cu tot ceea ce are legătură cu acea problemă și nu trece de la ea până când problema este închisă. Responsabilitatea este esențială în gestionarea problemelor.

Înrudit: șablon gratuit de plan de acțiune

5. Monitorizați progresul

Oamenii își urmăresc elementele de acțiune? Validați starea în mod regulat. Starea problemei este o distincție crucială. Dacă problema a fost rezolvată, dar resursele încă lucrează la ea inutil, atunci aceasta este o altă problemă. Anunțați-i pe toată lumea frecvent. Pentru a preveni alocarea resurselor inutile unei probleme, doriți să aveți o transparență completă. Toată lumea trebuie să cunoască starea problemei pentru a funcționa cel mai eficient. Tablourile de bord ale proiectelor pot ține pe toată lumea la curent cu starea problemei.

6. Evaluați impactul

Definiți scala de escaladare și asigurați-vă că acțiunile întreprinse sunt măsurate. Dar escaladă în mod corespunzător. Nu vrei să-ți arunci toate resursele acolo unde sunt necesare doar unele. Acestea fiind spuse, nu doriți să creați blocaje inutile pentru a bloca o recuperare rapidă.

7. Aprobați rezoluția

Asigurați-vă că problemele sunt verificate de două ori după ce sunt marcate ca rezolvate. Deși există un proprietar al problemei, trebuie să existe cineva care gestionează procesul, astfel încât să poată verifica munca și să se asigure că se aliniază cu proiectul general și cu obiectivele strategice ale organizației. Numai odată ce toate acele rațe sunt la rând, problema poate fi închisă.

8. Închideți-l

Atunci ajungem la pasul final. Închiderea problemei. Mutați problemele rezolvate din listă. Se simte bine, nu-i așa?

Șabloane gratuite pentru a ajuta la gestionarea problemelor

Gestionarea problemelor este dificilă fără software de management de proiect care să conecteze echipele în timp real și să îi ajute pe manageri să țină evidența acestor probleme pe măsură ce lucrează pentru a fi rezolvate. Dar dacă nu sunteți pregătit să investiți în aceste instrumente, există și alte mijloace pentru a gestiona procesul de gestionare a problemelor. ProjectManager are zeci de șabloane gratuite de management de proiect care vă pot ajuta. Iată doar câteva.

Șablon de urmărire a problemelor

Șablonul nostru gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel are tot ce aveți nevoie pentru a captura, urmări și rezolva problemele pe măsură ce apar în proiectul dvs. Există coloane pentru a descrie problema și apoi a nota impactul ei potențial asupra proiectului. Un meniu derulant vă permite să setați prioritatea, astfel încât să știți pe care să lucrați mai întâi. Proprietarul problemei, datele și starea sunt de asemenea colectate pe șablon.

Șablon de tablou de bord al proiectului

Odată ce aveți acel șablon de urmărire a problemelor, veți dori să-l completați cu șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel. Deși nu se actualizează în timp real, ca în software-ul nostru, puteți vedea că îl utilizați pentru a urmări progresul și performanța echipei dvs. în timp ce lucrează la rezolvarea problemelor proiectului.

Șablon de raport privind starea proiectului

Aveți problemele în șabloane care vă pot ajuta să urmăriți progresul, dar va trebui, de asemenea, să raportați despre acel progres părților interesate. Aici este util șablonul nostru gratuit de raport de stare a proiectului pentru Excel. Există un spațiu pentru datele de care aveți nevoie pentru a menține părțile interesate actualizate aici, de la aspectele cheie ale proiectului până la acele elemente de acțiune care necesită atenție imediată.

3 lucruri de evitat în procesul de gestionare a problemelor

Există multe lucruri pe care le puteți face pentru a vă ajuta procesul de gestionare a problemelor. La fel de importante sunt acele lucruri pe care trebuie să le eviți. Când lucrați la gestionarea problemelor, asigurați-vă că nu cădeți în aceste practici proaste.

1. Nu se utilizează un jurnal de probleme: s-ar putea să pară că un jurnal de probleme ar fi doar o altă hârtie inutilă. Când apar probleme, rezolvați-le. Dar un jurnal de probleme este un loc în care echipele pot identifica problemele, managerii pot analiza, urmări și înregistra rezolvarea acestora pentru referințe viitoare.
2. Nu identificați tipul de problemă: cunoașterea tipului de problemă cu care aveți de-a face vă ajută să urmăriți și să atribuiți membrii echipei potriviți. Există diferențe între problemele tehnice, de proces de afaceri și de resurse și necesită abordări diferite.
3. Nu notați starea problemei: din nou, s-ar putea să pară o pierdere de timp, dar cunoașterea stării unei probleme (deschisă, investigată, implementată, escaladată sau rezolvată) este esențială atunci când urmăriți problemele pe parcursul proiectului dvs.

ProjectManager și Issue Management

Problemele sunt inevitabile. Ei fac parte din gestionarea oricărui proiect. De aceea, ProjectManager, un software de gestionare a proiectelor și a lucrărilor bazat pe cloud, are instrumente simple de gestionare a problemelor care urmăresc problemele în timp real.

Panouri Kanban pentru fluxurile de lucru de gestionare a problemelor

Obțineți transparență în procesul echipei dvs. pe măsură ce identifică și rezolvă problemele de proiect cu panourile kanban. Mai multe vizualizări ale proiectelor înseamnă că managerii pot planifica cu diagrame Gantt, în timp ce echipele lucrează cu panouri kanban care le permit să-și gestioneze întârzierile și să planifice în colaborare sprinturile. Managerii pot personaliza fluxul de lucru pentru a automatiza aprobările sarcinilor și pentru a le supraveghea munca pentru a realoca resursele după cum este necesar pentru a evita blocajele.

Tablouri de bord în timp real pentru urmărirea problemelor

Supravegherea suplimentară este oferită cu tablouri de bord în timp real care nu necesită configurare. Tabloul de bord în timp real captează automat datele proiectului, calculează cifrele și afișează timpul, costul și mai multe valori pe grafice și diagrame colorate.

Rapoarte pentru a-ți ajusta procesul de gestionare a problemelor

Raportarea cu un singur clic vă ține la curent cu progresul și oferă date detaliate pentru prezentarea soluționării problemelor părților interesate. Toate rapoartele, de la rapoartele de stare la foile de pontaj, pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Distribuiți părților interesate în format PDF sau imprimat.

Când puneți totul laolaltă, ProjectManager este software-ul ideal pentru gestionarea problemelor proiectului. Începeți gratuit astăzi!

Dacă doriți să aflați mai multe despre problemele legate de proiect, urmăriți tutorialul video de mai jos.

Urmăriți un videoclip despre gestionarea problemelor proiectului

Dacă sunteți mai mult un învățător vizual, ProjectManager vă acoperă. Avem sute de videoclipuri de instruire pe site-ul nostru și chiar mai multe postări de blog care se concentrează pe fiecare aspect al managementului de proiect. În acest tutorial video, Jennifer Bridges, PMP, vă oferă elementele de bază despre gestionarea problemelor legate de proiect.

Iată o captură de ecran pentru referință.

Mult succes in proiectele tale!

Sfat pro: O problemă poate fi un risc care sa întâmplat în proiectul dvs., așa că este logic să perfecționați cum să gestionați riscul proiectului. Există un proces de gestionare a riscurilor care poate ajuta și la gestionarea problemelor.