Gestionarea sarcinilor recurente în managementul proiectelor

Ni s-a întâmplat tuturor. Pierdeți o întâlnire sau o sarcină importantă care apare în fiecare săptămână sau lună. Odată ce suntem adânci în munca noastră, poate fi greu să ne amintim sarcinile recurente. În managementul proiectelor, trecerea cu vederea sarcinilor recurente poate trimite rapid un proiect dezafectat sau un membru al echipei poate rata o actualizare importantă.

Este esențial să aveți sarcini recurente ca parte a software-ului de management de proiect. Dacă nu crezi asta, hai să te convingem. Mai întâi, să clarificăm ce este o sarcină recurentă și să includem câteva exemple comune. Apoi discutăm despre modul în care puteți programa sarcini recurente în ProjectManager, astfel încât să nu vă faceți griji că nu mai pierdeți una.

Ce sunt sarcinile recurente?

O sarcină recurentă este munca care are loc în mod regulat. În software-ul de management al proiectelor, o sarcină recurentă este una care poate fi setată pentru a avertiza utilizatorul că este datorată în fiecare zi, săptămână, lună sau indiferent de frecvența de apariție a acesteia.

Utilizarea sarcinilor recurente ajută la eficientizarea proceselor. Acest lucru eliberează echipele de a fi nevoite să folosească alte instrumente, cum ar fi calendare online sau liste fizice de sarcini de făcut, pentru a menține aceste sarcini în prim plan. Mai mult spațiu mental poate fi folosit pentru a lucra, mai degrabă decât să fii distras sau să ratezi sarcini importante care se repetă.

Cu cât un software de management de proiect poate automatiza mai mult procesele, cu atât mai puțin timp un membru al echipei este retras de la munca sa. În timp ce calendarele online sau smartphone-urile sunt utile, a trebui să părăsiți instrumentul înseamnă să vă întrerupeți munca și să vă încetiniți.

ProjectManager vă oferă multe opțiuni pentru gestionarea sarcinilor, cum ar fi fluxuri de lucru personalizate pe panouri kanban și automatizare. De exemplu, funcționalitatea noastră de sarcini recurente le permite utilizatorilor să creeze și să editeze o serie de sarcini repetate și funcționează în toate vizualizările noastre de proiect. Aceasta înseamnă că puteți lucra la instrumentul dorit și puteți obține alerte automate care vă anunță despre sarcinile recurente viitoare. Gata cu soluțiile alternative, cum ar fi crearea de sarcini unice care să vă reamintească pe tot parcursul proiectului. Proiectele recurente economisesc timp și mențin echipele productive. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Exemple de sarcini recurente

Chiar dacă pot părea minore, sarcinile recurente sunt importante în managementul proiectelor. Ilustrarea varietății și frecvenței sarcinilor recurente se poate dovedi utilă pentru a înțelege cât de critice sunt acestea pentru gestionarea sarcinilor. Să ne uităm la câteva exemple de sarcini recurente.

Întâlniri

Cel mai evident exemplu de sarcină recurentă este o întâlnire. Probabil ai întâlniri standup zilnic sau cel puțin săptămânal cu echipa ta. Apoi sunt întâlniri la nivel de companie, întâlniri între departamente pentru a încuraja colaborarea etc.

Dar întâlnirile sunt importante. Da, se pot simți ca un nebun de timp, dar cu o agendă adecvată, sunt vehicule excelente pentru a furniza informații relevante despre proiect. Chiar și o întâlnire ratată poate avea un impact negativ asupra proiectului. Dar dacă ești prea ocupat cu munca, este ușor să ratezi o întâlnire. Aici o sarcină recurentă vă poate ajuta să vă amintiți de întâlnirile de proiect.

Rapoarte

Desigur, întâlnirile de echipă sau de companie sunt doar un tip de sarcină recurentă. Managerii de proiect au rapoarte de stare pe care le realizează de obicei săptămânal. Acestea îl mențin pe managerul de proiect conștient de progresul și performanța echipei lor sau informează părțile interesate, ambele fiind incredibil de importante.

Fără a-ți urmări proiectul, este probabil să întârzie programul sau să-și depășească bugetul, ceea ce ar putea duce la cheltuieli excesive sau mai rău. Părțile interesate trebuie să rămână la curent, de asemenea, pentru a-și gestiona așteptările și pentru a se asigura că proiectul merge mai departe conform planificării.

Alte exemple de sarcini recurente ar putea fi alte tipuri de întâlniri, fie cu directori sau cu clienți. Există și alte rapoarte în afara rapoartelor de stare. Rapoartele de proiect trebuie programate ca sarcini recurente pentru a se asigura că niciunul dintre aceste termene limită nu trece neobservat.

Cum să programați sarcini recurente cu ProjectManager

ProjectManager are sarcini recurente ca parte a caracteristicilor sale mai mari de gestionare a sarcinilor și scutește utilizatorii de a crea fiecare sarcină individual. Utilizarea funcției noastre de sarcini recurente vă permite să faceți o sarcină și să setați frecvența acesteia pentru a se potrivi nevoilor dvs.

Când deschideți un card de activități, puteți adăuga o descriere, personaliza etichete, termene limită, prioritate, adăugați atașamente și comentați. Orice sarcină din software-ul nostru poate fi transformată într-o sarcină recurentă. Tot ce trebuie să faceți este să actualizați setările de reevaluare din cardul de activități care se află între data scadenței sarcinii și prioritatea.

Pentru a seta când se repetă, faceți clic pe moneda pentru a crea o fereastră pop-up. Valoarea implicită este setată fără recurență, iar un meniu derulant vă permite să alegeți dacă se repetă zilnic, săptămânal, lunar sau de ani de zile. Notă: puteți repeta sarcina în zilele lucrătoare și în zilele lucrătoare.

Apoi, deoarece acesta este pentru un proiect, va exista o dată de încheiere. Sub „se încheie”, puteți face clic pe butonul pentru a afișa pictograma calendar și pentru a alege data la care doriți să se încheie sarcina recurentă. Sau puteți alege butonul după și programa un anumit număr de sarcini sau apariții pentru sarcinile recurente după care se încheie. Odată ce ați apăsat pe Salvare, ați terminat.

Puteți edita sarcina recurentă așa cum ați proceda cu orice sarcină din instrument. Actualizați o sarcină și acele modificări se reflectă în toate sarcinile recurente. De asemenea, puteți aplica modificarea acelei sarcini individuale.

Sarcina recurentă apare în vizualizările proiectului. Software-ul nostru are mai multe vizualizări de proiect, deoarece înțelegem că ceea ce ar putea avea nevoie un manager de proiect pentru a planifica un proiect nu este același instrument pe care echipa de proiect îl folosește pentru a executa acel plan. Mai jos sunt caracteristicile în care pot exista sarcini recurente.

Panouri Kanban

Plăcile Kanban sunt un instrument excelent pentru a vizualiza fluxul de lucru al unui proiect. Ei au carduri care reprezintă sarcini care se deplasează de la o coloană la alta pe măsură ce sarcina respectivă trece de la o etapă de producție la alta. Instrumentul poate fi personalizat astfel încât fiecare titlu de coloană să se potrivească cu ciclul dvs. de proiect.

Liste de sarcini

Un alt instrument favorizat de echipele de proiect este lista de sarcini. Aceasta este mai mult decât o listă de sarcini de făcut, ci o colecție a lucrării dvs. care arată prioritatea sarcinii, datele scadente, cine este alocat, starea acesteia și procentul de finalizare.

Calendare de proiect

Vizualizarea calendarului proiectului este proiectul vizualizat în formatul unui calendar clasic. Afișează luna, datele, volumul de muncă și proiectele. Puteți afișa calendarul pentru a afișa data scadentă și durata sau sarcina și destinatarul. Este o imagine de ansamblu bună asupra datelor importante și o viziune populară pentru părțile interesate care nu au niciun interes să se piardă în buruieni.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt sunt unul dintre cele mai populare instrumente de management de proiect. Îți organizează sarcinile, leagă dependențele și pot indica etapele proiectului. Sunt un instrument esențial de planificare și programare. Ceea ce face diagramele noastre Gantt unice este că puteți filtra după calea critică și puteți stabili o linie de bază. Odată ce ați stabilit linia de bază, puteți urmări efortul planificat față de efortul real în timp real, pentru a vă ajuta să respectați programul.

Foile de pontaj

Foile de pontaj sunt documente securizate care adaugă sarcini din mai multe proiecte și sunt completate automat după cum este necesar. Odată trimise, acestea sunt blocate și livrate persoanei cu autoritatea de a le aproba. Deoarece foile de pontaj sunt de obicei trimise săptămânal, a avea o sarcină recurentă îl ajută pe membrul echipei să facă asta la timp, iar managerul le revizuiește rapid.

Șabloane de gestionare a sarcinilor

Sarcinile recurente sunt un element de bază al gestionării timpului și o caracteristică utilă a software-ului nostru. Dar dacă nu sunteți pregătit să treceți la software-ul de management de proiect, vă oferim zeci de șabloane gratuite de management de proiect. Deoarece am vorbit despre managementul sarcinilor, iată câteva dintre șabloanele gratuite de gestionare a sarcinilor pe care le puteți descărca acum.

Șablon de structură de defalcare a muncii

Înainte de a vă putea gestiona sarcinile, trebuie să știți care sunt acestea. O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) este o diagramă arborescentă ierarhică care vă ajută să identificați livrabilele proiectului și sarcinile necesare pentru a le îndeplini. Descărcați șablonul nostru gratuit de structură de defalcare a muncii pentru Excel și asigurați-vă că nu pierdeți niciun rezultat cheie atunci când vă planificați sarcinile.

Șablon diagramă Gantt

După cum am menționat, diagramele Gantt sunt instrumente populare de gestionare a sarcinilor. Ei enumeră toate sarcinile tale și apoi le arată pe o cronologie. Puteți vedea întregul proiect într-un singur loc, ceea ce vă ajută să gestionați mai bine resursele. Utilizați șablonul gratuit de diagramă Gantt pentru Excel pentru a urmări vizual sarcinile proiectului.

Șablon de urmărire a sarcinilor de proiect

Este important să aveți sarcini recurente, dar la fel este și capacitatea de a vă urmări sarcinile pentru a vedea dacă sunteți conform programului. Utilizarea șablonului nostru gratuit de urmărire a sarcinilor de proiect pentru Excel vă permite să vă enumerați sarcinile, datele scadente, prioritatea și, cel mai important, starea. În acest fel, puteți vedea dintr-o privire care sarcini sunt la timp.

Continut Asemanator

Pe lângă faptul că are software online și șabloane descărcabile gratuit pentru Excel și Word, ProjectManager este un hub online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor. Publicăm bloguri săptămânale și avem videoclipuri tutoriale, ghiduri și documente albe. Iată o mostră a conținutului nostru gratuit legat de gestionarea sarcinilor.

• Ghidul suprem pentru managementul sarcinilor
• Ghidul suprem pentru listele de sarcini
• 4 lucruri de care are nevoie orice instrument de gestionare a sarcinilor

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să vă planificați, să vă gestionați și să vă urmăriți munca. Utilizați sarcini recurente, automatizare și mai multe funcții de gestionare a sarcinilor pentru a vă menține echipele productive și proiectele la timp. Instrumentele de gestionare a riscurilor vă ajută să gestionați problemele pe măsură ce apar, iar gestionarea resurselor menține echilibrul volumului de lucru al echipei. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.