Structura organizațională a matricei – Un ghid rapid

Dacă trebuie să gestionați mai multe proiecte, este recomandat să aveți o structură organizațională matrice . Proiectele au multe activități, de la planificarea resurselor până la managementul sarcinilor și tot ce se află între ele. Prin urmare, acea structură organizațională nu ar trebui să fie rigidă, ci flexibilă și eficientă.

Fiecare organizație este structurată într-un fel și acea structură este determinată de obiectivele sale de afaceri și de obiectivele proiectului. Modul în care structurați zonele funcționale ale unei organizații va oferi un standard pentru procedurile și rutinele de operare. De asemenea, va determina ce fac membrii echipei și ce instrumente de management de proiect sunt cele mai bune pentru jobul în cauză.

Structurile organizaționale matrice sunt adesea folosite în managementul proiectelor, deoarece vorbesc atât despre produsul proiectului, cât și despre funcția managementului care îl produce. Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestui tip de structură organizațională pentru a-i determina avantajele și dezavantajele în managementul proiectelor.

Ce este o structură organizațională cu matrice?

O structură organizațională matrice este o combinație de două sau mai multe tipuri de structuri organizaționale. Organizarea matricială este structura care unește aceste alte structuri organizaționale pentru a le oferi echilibru.

De obicei, există două lanțuri de comandă, în care membrii echipei de proiect au doi șefi sau manageri, un manager funcțional și un manager de proiect. Aceste roluri sunt fluide și nu sunt fixe, deoarece structura ierarhică dintre aceste două tipuri de manageri nu este definită organizațional.

Această matrice cu doi șefi va folosi cele mai bune dintre organigramele și stilurile de management pentru a consolida punctele forte și a compensa punctele slabe. În acest fel, dacă o organizație lucrează la producerea a două produse sau servicii în același timp, ea le poate organiza pe amândouă și poate folosi acea dualitate în avantajul lor prin structura organizațională matrice.

Gestionarea mai multor proiecte necesită un software robust de management al proiectelor. ProjectManager are o secțiune de prezentare generală care include foi de parcurs pentru portofoliu. Această vizualizare diagramă Gantt vă permite să vedeți toate proiectele din portofoliul dvs. pe o singură pagină pentru a stabili mai bine o strategie de planificare a resurselor. Organizați-vă mai bine astăzi încercând instrumentul nostru gratuit.

Cum funcționează o structură organizațională cu matrice?

O structură matriceală este mai mult decât suprapunerea unei organigrame peste alta. Utilizarea organizațiilor matrice necesită o planificare atentă și instrumente de colaborare în echipă.

Structurile matriceale funcționează prin încurajarea colaborării între echipe și a planificării partajate a resurselor între proiecte. Mai simplu spus, o structură de organizare matrice reorganizează companiile pentru a-și maximiza productivitatea și folosește două lanțuri de comandă pentru a le face mai dinamice.

Avantaje și dezavantaje ale unei structuri organizaționale matrice

O structură organizațională matricială nu este o soluție universală. Există avantaje și dezavantaje care trebuie înțelese pentru a ști dacă este cea potrivită pentru organizație. În plus, există trei tipuri de structuri matrice pe care va trebui să le cunoașteți înainte de a lua o decizie. Dar înainte de a afla despre aceste tipuri, iată principalele avantaje și dezavantaje ale utilizării unei structuri matrice.

Pro

O structură organizațională matrice poate beneficia compania dvs. deoarece:

• Permite partajarea resurselor calificate între unitățile funcționale și proiecte, ceea ce facilitează planificarea resurselor.
• Încurajează o comunicare interfuncțională mai bună, ceea ce îmbunătățește colaborarea în echipă și construiește o organizație mai dinamică.
• Ajută organizațiile să-și atingă obiectivele într-un ritm mai rapid, datorită unei utilizări mai mari a resurselor materiale și umane.
• Această structură este excelentă pentru angajații care doresc să-și extindă experiența și seturile de abilități. Îi plasează într-un mediu care facilitează învățarea și le oferă șansa de a se dezvolta profesional.

Contra

Ca de obicei, există și unele dezavantaje asociate cu utilizarea structurilor organizaționale matrice:

• Poate exista o oarecare confuzie cu privire la structura ierarhică a organizației atunci când un membru al echipei este supus a doi manageri și poate fi dificil să se ajungă la un echilibru de putere între ei. Acest lucru poate crea, de asemenea, conflicte inutile.
• Resursele limitate pot deveni o problemă dacă managerii nu comunică în timpul procesului de planificare a resurselor.
• Există o mulțime de manageri într-o organigrama matriceală, ceea ce nu este pe placul tuturor. Și a avea mai mulți oameni în funcții de conducere afectează costurile companiei.
• Membrii echipei pot simți efortul de a lucra într-o structură organizațională matrice, prin faptul că volumul lor de lucru poate fi greu.

Software-ul de management de proiect vă poate ajuta să lucrați mai bine împreună, oferind transparență structurii dumneavoastră organizaționale matrice. ProjectManager are panouri kanban, calendare de management de proiect și diagrame Gantt care arată managerilor fluxul de lucru al echipei lor fără a le sta în cale. Ei pot vedea unde vor exista potențiale blocuri în producție și, prin urmare, pot aloca resurse pentru a menține canalele deschise. Alte funcții de gestionare a resurselor, cum ar fi un grafic al volumului de muncă, mențin sarcinile echipei echilibrate.

Tipuri de structuri organizaționale matrice

Principala diferență dintre aceste tipuri de structuri matrice este echilibrul de putere dintre managerul funcțional și managerul de proiect. Să vedem cum diferă.

Organizație matriceală slabă

Într-o organizație cu matrice slabă, managerul funcțional supraveghează toate domeniile managementului de proiect și este cea mai înaltă autoritate în procesul de luare a deciziilor pe tot parcursul proiectului. Pe de altă parte, managerul de proiect are o autoritate mult mai mică și trebuie să răspundă managerului funcțional.

Organizarea matriceală echilibrată

În acest tip de structură matriceală, managerul de proiect are mai multă autoritate decât într-o organizație cu matrice slabă. Managerul funcțional acționează în continuare ca autoritate managerială primară în procesul de luare a deciziilor.

Organizare matriceală puternică

Într-o organizație cu matrice puternică, managerul de proiect are putere egală sau mai mare decât managerul funcțional. Managerul de proiect are controlul asupra planificării resurselor și managementului sarcinilor.

ProjectManager vă poate ajuta să rulați o structură organizațională matrice

Având în vedere complexitatea unei structuri organizaționale matrice, este esențial să aveți instrumentele potrivite de management de proiect pentru a vă asigura că membrii echipei își primesc sarcinile într-un mod clar și ordonat. Doi șefi pot crea o confuzie, așa că este esențial să ai toată comunicarea de proiect într-un singur software.

ProjectManager are o secțiune „My Work” care le permite membrilor echipei să-și vadă toate sarcinile într-un singur loc, indiferent dacă le-a atribuit un manager de proiect sau funcțional. Acest lucru le permite să-și gestioneze fluxul de lucru mai eficient, marcându-și progresul și adăugând comentarii pe parcurs pentru manageri. De asemenea, pot lucra la sarcini pe proiecte, dacă doresc să rămână într-un mod de gândire înainte de a trece la alt proiect.

Pentru managerii de proiect și funcționali, instrumentele de raportare din ProjectManager pot fi absolut esențiale. Cu un tablou de bord al proiectului în timp real și funcții avansate de raportare, managementul poate fi mereu la curent cu ceea ce se întâmplă. Cu ProjectManager, puteți face un raport de proiect cu un singur clic. Rapoartele noastre includ rapoarte de stare, rapoarte de sarcini, rapoarte de variație, rapoarte de disponibilitate și multe altele. Acesta este un software cuprinzător de management al proiectelor care se potrivește tuturor din organizație.

Atunci când ai de-a face cu mai multe proiecte, o structură organizatorică matrice îți poate oferi un avantaj, dar numai dacă tu și echipa ta sunteți echipați cu instrumente puternice. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care este creat pentru a gestiona proiecte de toate dimensiunile și nivelurile de complexitate. Datele sale în timp real îi mențin pe manageri la curent și oferă echipelor de proiect o platformă de colaborare. Încercați-l astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.