Sfaturi și șabloane pentru agenda de întâlniri pentru apelurile clienților de marketing digital productiv

Te-ai trezit în timpul unei întâlniri cu clienții? Te confrunți cu o întrebare neașteptată de performanță sau cu o nouă promovare pe care clientul a apărut în echipa ta în ultimul moment? Sau poate participi la un joc de modă veche al stânjenii liniei de conferință? Întâlnirile ar trebui să fie productive și să vă mute echipa înainte împreună. Întâlnirile nu ar trebui să fie niciodată obositoare sau să distragă atenția, iar subiectele PPC potrivite trebuie discutate pentru ca relația voastră să se îndrepte către un obiectiv comun.

Fundamentul unei întâlniri bune este o agendă bine făcută, care este trimisă cu mult înainte de apel - în mod ideal, cu o zi înainte de întâlnire, astfel încât toate părțile să aibă un moment pentru a revizui sau a adăuga propriile puncte de discuție sugerate. Mai jos sunt câteva indicații despre elaborarea unei agende de întâlniri de marketing digital care să acționeze cu 2 șabloane pe care le puteți folosi pentru propriile întâlniri viitoare.

De ce sunt agendele atât de vitale pentru succesul unei întâlniri?

Există mai multe motive pentru care:

1) Agendele stabilesc așteptări cu privire la modul în care va fi petrecut timpul, cine va participa și ce subiecte vor fi abordate.

2) Agendele reduc distragerile și elimină conversațiile din „trasee de iepurași”.

3) O agendă bine construită permite clientului tău să se simtă auzit

4) Agendele pot servi ca un istoric al lucrărilor efectuate în cont

• Dacă vă trimiteți agendele prin intermediul unui software de automatizare a fluxului de lucru precum Basecamp sau Asana - cu atât mai bine! Veți avea un jurnal de rulare cu toate subiectele discutate și deciziile luate. Trimiterea agendelor prin e-mail este bine, dar face ca urmărirea conversațiilor anterioare să fie o durere.

5) Ordinele de zi permit tuturor părților să părăsească ședințele lor pline de încredere și asigurate cu privire la pașii următori și ce măsuri sunt necesare.

Acestea fiind spuse, ce face o agendă bună? Hanapin solicită ca toate întâlnirile cu clienții să aibă câteva elemente cheie specifice nevoilor marketerilor digitali:

1. Îndepărtați mai întâi menajul

Articolele de menaj pot include:

• Stabiliți în avans o anumită lungime a întâlnirii, în cazul în care aveți o oprire grea și trebuie să limitați durata întâlnirii
• Discutați despre absențe ale membrilor echipei, completări, vacanțe viitoare care ar putea întrerupe fluxul de lucru etc.
• Dacă orele viitoare ale întâlnirilor trebuie ajustate, QBR-urile programate sau echipe suplimentare trebuie să fie conectate la anumite tipuri de întâlniri, cum ar fi o revizuire creativă, un audit de reclame Facebook, o bază de contact cu vânzări privind contractele etc. – Faceți acele modificări și trimiteți calendarul invită în timp ce toate părțile sunt încă la apel, dacă este posibil! Coordonarea invitațiilor la întâlnire este dificilă și necesită timp de făcut prin e-mail, așa că profitați de conversația în timp real pentru a elimina pregătirea viitoarelor întâlniri.

2. Evitați surprizele: Oferiți clientului un „ce este nou?” punct marcant

• Acest punct al agendei poate fi la fel de simplu ca: „Companie client/Actualizări industriale”
• Urmăriți verbal cu clientul pentru a vedea dacă este ceva apăsat în minte în ultima vreme. Au promoții noi? Echipa lor de conținut lansează un nou proiect? Sunt produse videoclipuri? Au loc conversații despre buget pe plan intern? Oferiți-i clientului timp pentru a vorbi despre ceea ce se întâmplă în industria lor. Acest pas este vital pentru agențiile care se pot simți uneori deconectate de industria clientului lor. În calitate de partener de încredere, ar trebui să știți exact la fel de multe despre ce se întâmplă în industria lor ca și clientul. Îți va afecta întotdeauna strategia de marketing!

3. Includeți previziuni bugetare lunare sau trimestriale

• Atingeți baza pe modul în care bugetele sunt proiectate să cheltuiască.
• Acest lucru evită orice conversație urâtă pe drum despre alocarea bugetului. De asemenea, poate alimenta conversația despre performanță dacă vedeți anumite oportunități de a cheltui mai bine bugetul pentru campanii sau canale KPI rockstar.

4. Păstrați simplă secțiunea actualizărilor de performanță și elaborați prin conversații sau rapoarte/capturi de ecran prin hyperlink

Strategii, audiențe, direcționare, campanii... actualizările de performanță se pot complica prea repede. Într-o agendă puternică, actualizările de performanță pot fi împărțite în 3 părți:

1) Ce funcționează bine:

• Există teste care îndeplinesc sau depășesc KPI-urile obiectivului?
• Veniți la întâlnire cu o recomandare despre cum să profitați de câștigurile cheie, fie prin modificarea bugetelor, extinderea țintirii mai mult în direcția creșterii pozitive sau extinderea unui test minor.

2) Ce funcţionează slab:

• Ce cauzează decalajul de performanță?
• Ce putem face cu aceste puncte dureroase și care este ETA cu privire la aceste acțiuni?

3) Următorii pași:

• Acțiuni care trebuie întreprinse cu detalii despre cine le va face
• Fiecare acțiune ar trebui să fie întotdeauna legată de o dată - un termen limită la care clientul se poate aștepta ca munca să fie finalizată sau o dată la care echipa ta poate aștepta feedback sau active de la client. Ține minte – ETA nu sunt doar pentru tine! Acestea trebuie aplicate fiecărui proiect, indiferent de cine este responsabil de impulsul înainte.

5. Câteva fragmente de înțelepciune pentru modelarea agendei pentru agenții de marketing digital:

• Includeți detalii despre conferință, cum ar fi un link de partajare a ecranului, un număr de telefon și un cod PIN, astfel încât clientul să nu fie nevoie să caute invitația din calendar pentru aceste informații.
• Nimănui nu-i place o agendă voluminoasă!
  • În loc să lipiți paragrafe de informații despre un audit sau un proiect recent împreună cu atașamente voluminoase, fie să faceți referire la alte e-mailuri despre proiect, fie să utilizați hyperlinkuri în agendă, astfel încât toate părțile să poată accesa cu ușurință firele de discuție în Basecamp sau Asana, documentele și foile Google, etc. Acest lucru va menține agendele fără dezordine și la obiect.
• Asigurați-vă că data întâlnirii este inclusă în subiectul e-mailului sau al mesajului
  • Acest lucru face să priviți înapoi la vechile agende mult mai ușor atunci când sunteți interesat de anumite momente istorice din relația dvs. agenție-client.
  • Acest lucru este valabil și pentru rapoartele sau documentele de audit – indicați când a fost finalizat raportul și perioada de timp a datelor care au fost extrase pentru revizuire.
• Utilizați limbajul „noi” în loc de „Vă voi primi acest raport până vineri”. Dacă aveți alți membri ai echipei care se angajează să lucreze la cont, acest lucru le recunoaște participarea și insuflă încredere în echipă. La urma urmei, agenția este o echipă și relația agenție-client este și ea o echipă! Nimeni nu lucrează singur, aici. Același lucru este valabil și pentru a apela anumiți membri ai echipei, cu excepția cazului în care doriți să pregătiți clientul să primească un e-mail de la un anumit membru al echipei.

Șabloane de agendă a reuniunii:

Exemplul 1: versiunea scurtă

Bună ziua, vă rugăm să găsiți atașat raportul de performanță săptămânal. [Foaia de parcurs și documentul de stare pe 90 de zile se află la acest hyperlink.]

Așteptăm cu nerăbdare să vorbim cu dumneavoastră mâine, la 3:30 pm EST.

Ordinea de zi a ședinței

• Actualizări companie/industrie
• Stimularea bugetului
• Actualizări de performanță:
  • Cele mai bune performanțe Google Ads/puncte de probleme și pașii următori
  • Performanțe de top Facebook Ads / puncte de probleme și pașii următori
• Acțiuni:
  • Extensii la anunțuri (data ETA)
  • X Review (data ETA)
  • Lansarea promoției (data ETA)

Exemplul 2: versiunea detaliată

Subiect: X Numele clientului / agenției Ordinea de zi a întâlnirii de marketing digital – 13 noiembrie 2019

Bună dimineața Numele și echipa clientului,

Mai jos este linkul către documentul de stare și ordinea de zi pentru întâlnirea noastră de mâine la ora 11:00 EST. Vă rugăm să ne spuneți dacă doriți să adăugați puncte suplimentare discuției noastre. Așteptăm cu nerăbdare apelul nostru de mâine! Informații despre conferință: Google Hangout Link pentru partajarea ecranului
Telefon: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXXX# [Status Doc Link]

Ordinea de zi a ședinței din 13 noiembrie 2019:

1. Menaj

• Auditul Google Display este finalizat: programați o oră pentru examinare.
• Notă: nu vom avea întâlnirea noastră în săptămâna Zilei Recunoștinței (27 noiembrie)

2. Compania client/Actualizări industriale

3. 1-12 noiembrie ritmul bugetului MTD și prezentarea generală a performanței

• Căutare Google: $X | X Conversii | CPA: X USD – Funcționează la ritmul ideal al bugetului (creștem cheltuielile cu X pentru campanii pentru a reduce decalajul din cauza calității înalte și a CPL scăzut.)
  • Căutare de marcă: $X | X Conversii | CPA: X $
  • Căutare non-brand: $X | X Conversii | CPA: X $
• Display Google: $X | X Conversii | CPA: $X – % depășind ritmul bugetar ideal
• Reclame Facebook/Instagram: $X | X Conversii | CPA: $X – % de rulare sub ritmul bugetar ideal

4. Examinați performanța săptămânală

[Link către raportul săptămânal]

• Interpreți de top:
  • Scurte note despre performanță – ce merge bine, cum să profitați de aceste oportunități.
• Puncte de probleme:
  • Ce nu funcționează și ce putem face pentru a îmbunătăți. [Hiperlink pentru a raporta în care am investigat persoanele cu performanțe slabe – pentru a filtra partajarea și a discuta în timpul întâlnirii.]

5. Următorii pași – Acțiuni și ETA-uri

• Client:
  • Așteptăm examinarea și aprobarea X înainte de a lansa campania Y. ETA: 15 noiembrie
• Agenţie:
  • Finalizat recent: reduceri fără marcă finalizate în perioada 11-12 noiembrie
  • X grupuri de anunțuri vor fi lansate luni, 18 noiembrie
  • Crearea unei noi foi de ritm bugetar – ETA: 18 noiembrie.
  • Rafinarea/extinderea Anunțurilor locale Google – 25 noiembrie
  • Examinarea interogării de căutare va fi finalizată pe 27 noiembrie

Veți descoperi în mod natural prin cunoașterea clientului dvs. ce fel de agendă preferă - dacă are nevoie de multe detalii sau doar o scurtă schiță de discuție. Asigurați-vă că rămâneți simplu, practic, previzibil. Agendele nu ar trebui să pară consumatoare de timp, dar funcționează bine pentru a direcționa conversația și a stabili prioritățile de lucru pe măsură ce stabiliți o relație de marketing digital cu clienții dvs. ca agenție de încredere.

De asemenea, nu uitați să trimiteți o scurtă întâlnire cu următorii pași după întâlniri! Acest lucru poate fi la fel de simplu ca să anunțați clientul că ați adăugat următorii pași și ETA-uri în documentul de stare sau ar putea fi sub forma unei liste complete cu următoarele acțiuni în cont. Acest lucru îi va liniști pe toată lumea și va stabili așteptări de la o săptămână la alta.