Pași de planificare a întâlnirii: Cum să planificați o întâlnire

Este de înțeles de ce oamenii se plâng adesea la perspectiva unei întâlniri. Ele pot fi utilizări lungi și nu foarte eficiente ale timpului cuiva. Dar întâlnirile sunt importante. Sunt o modalitate excelentă de a comunica cu un grup și de a-l face să lucreze mai bine împreună. Pentru a elimina stigmatul legat de întâlniri, aflați planificarea întâlnirilor.

Ce este planificarea întâlnirilor?

Planificarea întâlnirii stabilește ordinea de zi a întâlnirii. Acesta include cine va fi prezent, când și unde va avea loc întâlnirea, precum și ceea ce va avea loc în timpul și după întâlnire. Structurează întâlnirea pentru a evita pierderea timpului valoros al cuiva și poate crea, de asemenea, linii directoare pentru momentul în care cineva poate vorbi, cine va conduce întâlnirea și cine preia procesul-verbal al întâlnirii.

Folosind ProjectManager, un software de management de proiect premiat, nu numai că poate captura agenda întâlnirii și o poate partaja între participanți, ci poate enumera toate acțiunile create în timpul întâlnirii. Aceste sarcini pot fi adăugate la o listă de sarcini, un panou kanban sau o vizualizare calendar, atribuite persoanelor cu date scadente, prioritate și note. Puteți chiar să atașați fișiere la sarcină, astfel încât, atunci când toți părăsesc întâlnirea, să poată începe. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este importantă planificarea întâlnirilor?

Întâlnirile sunt un vehicul excelent pentru a furniza informații în mod eficient unui grup de oameni. Există, desigur, și alte moduri, cum ar fi e-mailul sau documentarea, totuși, o întâlnire oferă un spațiu pentru întrebări și feedback. Acest lucru asigură că toată lumea este pe aceeași pagină înainte de întreruperea întâlnirii. Întâlnirile pot ajuta, de asemenea, la construirea de legături în echipe care vor favoriza o colaborare mai mare.

Întâlnirile sunt mijloace cheie de comunicare în cadrul proiectelor, dar adesea pierd timpul, nu adaugă eficiență. Jennifer Bridges, PMP, vă arată cum să planificați o întâlnire productivă.

Iată o imagine a tablei albe pentru referință!

Etapele de planificare a întâlnirilor

Când planificați o întâlnire productivă, trebuie să vă întrebați cine, ce de ce, unde și cum întrebările asociate mai frecvent cu jurnalismul. Iată 6 pași pentru planificarea eficientă a întâlnirilor:

1. Stabiliți Scopul întâlnirii

Nu organizați o întâlnire fără să înțelegeți mai întâi de ce ar trebui să existe o întâlnire. Dacă nu există un motiv bun să ne întâlnim, nu vă întâlniți. Dar dacă există, atunci acel scop ar trebui să fie clar definit și concentrat. Nu vrei să muști mai mult decât poți mesteca într-o întâlnire.

2. Stabiliți obiective pentru întâlnirea dvs

Întâlnirile ar trebui să aducă un grup de oameni de la un punct la altul, fie că este vorba doar de clarificarea unui subiect sau de atribuirea de muncă unor persoane. Asigurați-vă că aveți un obiectiv în minte înainte de a stabili întâlnirea. În acest fel, vă puteți asigura că obiectivul a fost îndeplinit înainte de întreruperea întâlnirii.

3. Identificați cine ar trebui să participe la întâlnire

Nu toată lumea trebuie să participe la fiecare întâlnire. Nu invitați oameni care nu au niciun interes să se implice în ceea ce urmează să discute întâlnirea. Păstrați prezența celor care sunt implicați într-un fel cu subiectul întâlnirii.

4. Notificați participanții în avans

Întâlnirea ar trebui să fie anunțată cu suficient timp pentru ca toată lumea să se poată asigura că a programat timpul în calendar. Niciodată să nu răspunzi o întâlnire cu oameni fără preaviz. S-ar putea să nu poată participa și, chiar dacă pot, vor fi supărați de bruscă. Arată o lipsă de preocupare pentru timpul lor.

5. Pregătiți conținutul pentru întâlnirea dvs

Scrieți o ordine de zi înainte de întâlnire. Aceasta va oferi o schiță a ceea ce va fi discutat în timpul întâlnirii. Dacă aveți nevoie de documente justificative de înmânat, asigurați-vă că o aveți tipărită înainte de întâlnire. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să fii nepregătit. Nu este profesional.

6. Definiți durata întâlnirii dvs

Întâlnirile pot avea tendința de a continua și mai departe. Pentru a evita o întâlnire care nu se termină niciodată, stabilește o limită de timp. De cât timp ai nevoie în mod realist pentru a face ceea ce cere întâlnirea? Asta e durata întâlnirii.

7. Creați o agendă de întâlnire

Am menționat deja necesitatea unei agende. Acum poți să-l scrii. Începeți cu un spărgător de gheață pentru a-i face pe toți confortabil și apoi enumerați subiectele, inclusiv orice lucruri de luat la pachet sau acțiuni care vor trebui finalizate înainte de următoarea întâlnire.

8. Scrieți procesul-verbal al ședinței

Ar trebui selectat un secretar care să țină procesele-verbale ale ședinței, care reprezintă un scurt rezumat al punctelor principale formulate în timpul întâlnirii. Aceasta poate include ceea ce a fost spus de liderul întâlnirii și de cei prezenți, precum și orice acțiuni care vor fi executate înainte de următoarea întâlnire.

În cele din urmă, este important să creați minute de întâlnire pentru a vă asigura că dvs. și membrii echipei dvs. nu uitați punctele cheie despre întâlnirea dvs. Șablonul nostru gratuit de procese verbale de întâlnire este un instrument excelent pentru a vă ajuta în acest proces.

Fă toate aceste lucruri și membrii echipei nu se vor gea de fiecare dată când convocați o întâlnire, ci de fapt, primiți ordine de marș și simțiți-vă entuziasmați de ce să faceți în continuare.

Provocările planificării întâlnirilor

Întâlnirile pot fi nenorocirea existenței unui membru al echipei, a spus Jennifer. Nu este că întâlnirile de proiect nu sunt importante, ci doar că uneori sunt mai mult o problemă, cum ar fi:

• A avea oamenii nepotriviți la întâlnirile greșite
• Având o lipsă de comunicare cu privire la întâlnire
• Având o lipsă de claritate în timpul întâlnirii
• Având o lipsă de planificare pentru întâlnire

Ultimul lucru, a remarcat Jennifer, dacă este planificat corespunzător, va rezolva toate celelalte probleme pe care le-a adus în discuție. Asta va face o întâlnire productivă și o echipă fericită. Monitorizarea sănătății și fericirii echipei tale poate să nu pară o prioritate, dar dacă vrei să ai un proiect de succes trebuie să faci exact asta.

Șabloane gratuite de planificare a întâlnirilor

ProjectManager are multe șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word pe care le puteți descărca chiar acum. Există șabloane care acoperă fiecare fază a unui proiect, inclusiv aceste trei care vă pot ajuta să aveți o întâlnire mai reușită.

Șablon de proces-verbal de ședință

Pentru a ușura procesul de luare a minutelor, utilizați șablonul nostru gratuit pentru minutele întâlnirii pentru Word. Dacă are spațiu pentru a captura cine a fost prezent, ordinea de zi a întâlnirii și orice concluzii de la întâlnire, precum și când va avea loc următoarea întâlnire.

Șablon de plan de acțiune

Cele mai multe întâlniri se încheie cu acțiuni care sunt alocate celor prezenți pentru a fi finalizate înainte de următoarea întâlnire. Folosiți șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel pentru a enumera toate aceste sarcini, cine este atribuit, calendarul pentru finalizarea lor și multe altele.

Șablon de urmărire a sarcinilor

Odată ce ați început să executați sarcinile din planul dvs. de acțiune, este important să utilizați șablonul nostru gratuit de urmărire a sarcinilor pentru Excel pentru a vă asigura că sunt finalizate conform programului. Poți să monitorizezi starea muncii tale și să te asiguri că ești pe drumul cel bun.