Managementul mai multor proiecte: 5 sfaturi esențiale

Este destul de greu să gestionezi un singur proiect. Fiecare proiect este într-adevăr sute de proiecte mai mici de controlat - este nevoie de atât de mult timp și energie pentru a livra un singur proiect la timp și în limita bugetului!

De aceea, managementul multi-proiect este o provocare care necesită un birou de management de proiect (PMO) sau un manager de proiect cu experiență pentru a gestiona resursele și membrii echipei.

Managementul cu mai multe proiecte este așa cum pare, o practică managerială în care managerii de proiect conduc mai multe proiecte în același timp. Este o modalitate de a optimiza planificarea și gestionarea resurselor într-o organizație și de a utiliza resursele și membrii echipei mai eficient în toate proiectele.

Ce este managementul multi-proiect?

Managementul multi-proiect se referă la programe și portofolii de proiecte. Programele sunt un grup de proiecte conexe, iar un portofoliu de proiecte reprezintă doar toate proiectele și programele unei organizații. Managementul de proiect a venit cu metodologii de gestionare a acestora numite management de program și management de portofoliu de proiecte (PPM).

Managementul cu mai multe proiecte sună ca ceva pentru care aveți nevoie de certificare și, da, există certificări pentru managementul mai multor proiecte, cum ar fi cele acordate de institutul de management al proiectelor (PMI). Dar cei mai mulți dintre noi nu suntem manageri de proiect și totuși avem sarcina de a gestiona mai multe proiecte simultan. Managementul multi-proiect este o provocare care impune managerilor de proiect să acorde o atenție deosebită:

• Managementul resurselor
• Urmărirea timpului
• Planificarea capacitatii
• Programarea proiectelor
• Planificarea proiectului
• Managementul echipei

Există un instrument de management al mai multor proiecte care ne poate ajuta să facem asta?

Da, datorită software-ului de management de proiect și diagramei Gantt pentru managementul portofoliului de proiecte, puteți gestiona mai multe proiecte fără ore lungi de instruire și experiență în managementul programelor sau managementul portofoliului de proiecte (PPM).

Importanța managementului multi-proiectului

Managementul cu mai multe proiecte poate suna ca managementul portofoliului de proiecte. Dar ele sunt diferite în moduri critice. Importanța managementului multi-proiect rezidă în aceste diferențe.

Atunci când un manager de proiect este însărcinat să conducă mai multe proiecte, acesta este responsabil pentru realizarea lucrărilor cât mai repede și cât mai atent cu putință la costuri.

Managementul cu mai multe proiecte poate ajuta la atingerea acestor obiective concentrându-se pe planificarea capacității, prioritizarea sarcinilor și alocarea resurselor. Este important să fiți la curent cu ceea ce se întâmplă în proiect, astfel încât să vă puteți muta resursele de la un proiect la altul în funcție de nevoie.

Software-ul de management de proiect vă oferă instrumente de gestionare a resurselor pentru a gestiona mai eficient programele și portofoliile de proiecte. ProjectManager are instrumente de planificare a proiectelor concepute pentru a vă ține la curent cu date în timp real, care vă permit să alocați mai bine resursele. Tabloul nostru de bord pentru portofoliu vă oferă o vedere la nivel înalt a tuturor proiectelor dvs., calculând automat valorile pentru mai multe proiecte. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

Provocările managementului multiproiectelor

Dacă ați încercat vreodată să gestionați mai mult de un proiect, atunci înțelegeți cât de dificil poate fi gestionarea mai multor proiecte. Lucrul cu mai multe proiecte în același timp (în special cele care împart resurse) poate depăși limitele chiar și celui mai priceput și experimentat manager de proiect.

Unele dintre aceste provocări de management de proiect sunt centrate pe proiecte care sunt implementate în același timp, dar în departamente diferite. Acele departamente diferite trebuie să își coordoneze activitățile de management al resurselor pe măsură ce prioritățile și chiar strategiile se schimbă.

Apoi, mai sunt bugetul și programul proiectului, care pot fi subțiri pentru mai multe proiecte. Unele dintre aceste proiecte pot fi interdependente, ceea ce adaugă un alt nivel de complexitate. Există și mediul proiectului, care este contextul în care au loc toate acele proiecte.

De la raportare complexă până la luarea rapidă a deciziilor care are un impact pe termen lung asupra tuturor proiectelor dvs., managementul proiectelor multiple poate fi o bătaie de cap. De aceea, există instrumente și tehnici de planificare a resurselor care vă ajută să le controlați mai bine.

Instrumente de gestionare a mai multor proiecte

Când gestionați mai multe proiecte, aveți nevoie de instrumente de gestionare a programelor și a portofoliului de proiecte care să vă ajute să prioritizați sarcinile și să alocați resurse:

Colectarea datelor în timp real

Un instrument bazat pe cloud oferă date de management al proiectelor în timp real. Asta înseamnă că veți vedea toate proiectele dvs. pe măsură ce funcționează, vedeți acum unde să partajați resurse. Dacă lucrați cu un instrument de gestionare a resurselor care surprinde o imagine de ieri sau chiar acum o oră, atunci lucrați într-un dezavantaj.

Managementul sarcinilor și timpului

Un alt instrument care este necesar pentru gestionarea mai multor proiecte este managementul sarcinilor și urmărirea timpului. Trebuie să aveți un instrument care să vă ajute să vă organizați sarcinile, fie că se află pe o listă de sarcini sau pe un panou kanban.

Managementul resurselor

În cele din urmă, instrumentele de gestionare a resurselor sunt o necesitate. Indiferent dacă sunt oameni din echipa ta sau echipamente, materiale etc., trebuie să ai o modalitate de a planifica și urmări progresul resurselor tale pentru a te asigura că îndeplinesc etapele stabilite în programul tău de proiect și în planul de management al proiectului.

Dar o diagramă Gantt pentru mai multe proiecte?

Diagramele Gantt sunt locul de muncă al oricărui plan de management de proiect. Ei organizează sarcini, stabilesc termene limită, etape și arată întregul program al proiectului pe o cronologie vizuală. Managerii de proiect le folosesc pentru a crea programe, a face sarcini, a verifica conflictele de resurse și multe altele. Sunt instrumentul de bază pentru gestionarea unui program de proiect.

Diagramele Gantt pot fi folosite în managementul mai multor proiecte? Da, dar numai dacă diagrama Gantt poate afișa toate proiectele dvs. într-un singur loc. Asta se numește o foaie de parcurs de proiect. Arată ca o diagramă Gantt, doar că în loc să vizualizeze cronologia pentru un plan de proiect, arată toate proiectele tale de la început până la sfârșit, într-un singur loc.

Deoarece o foaie de parcurs arată toate proiectele dvs., vă este mai ușor să vedeți unde puteți partaja sau muta resurse pentru a obține mai mult profit. Șablonul nostru de foaie de parcurs pentru proiect este ideal pentru managerul de proiect însărcinat să conducă mai multe proiecte.

5 sfaturi esențiale pentru proiecte multiple mai bune

Instrumentele de gestionare a mai multor proiecte vă vor duce doar până acum în gestionarea mai multor proiecte. Instrumentele software de management de proiect sunt la fel de bune ca și persoana care le folosește. Prin urmare, obțineți instrumentul potrivit și apoi aplicați aceste cinci sfaturi pentru o mai bună gestionare a mai multor proiecte.

1. Planifică, planifică, planifică: Nu putem stresa suficient. Planificarea proiectelor este una dintre cele mai importante activități pe care le poate face un manager de proiect, indiferent dacă lucrează la unul sau la zeci de proiecte. Planificarea proiectelor vă oferă posibilitatea de a controla cât mai multe activități din proiectele dumneavoastră. Aceasta include managementul riscurilor, managementul resurselor, urmărirea timpului, planificarea capacității, comunicații, planuri de urgență și multe altele.
2. Aveți vizibilitate în toate proiectele: ceea ce doriți este vizibilitate în toate proiectele, programele sau portofoliul de proiecte într-un singur loc. Nu ar trebui să săriți de la o aplicație la alta pentru a planifica proiecte, a gestiona resurse și a comunica cu membrii echipei de proiect. Asta e o rețetă pentru dezastru. Cu siguranță vei pierde ceva esențial. Găsiți un instrument de gestionare a portofoliului care vă permite să vă gestionați toate proiectele într-un singur loc.
3. Prioritizează: trebuie să știi ce este important și ce nu. Totul ar putea părea important și într-o lume ideală, așa este. Dar atunci când gestionați mai multe proiecte, trebuie să cunoașteți sarcinile care trebuie îndeplinite pentru a vă atinge obiectivele proiectului. Vor fi unele pe care ați dori să le faceți și altele care probabil ar putea fi omise fără niciun impact asupra programului, bugetului sau calității proiectului.
4. Lucrul delegat: Managerii de proiect sunt planificatori grozavi, dar sunt și delegatori grozavi. Ei știu că nu pot face totul. De aceea, ei formează o echipă de management de proiect cu abilitățile și experiența necesare pentru a duce treaba la bun sfârșit. Acest lucru este agravat doar atunci când gestionați mai multe proiecte. Sarcina ta este de a supraveghea resursele și de a găsi eficiență între proiecte. Munca aglomerată poate merge către membrii echipei.
5. Aflați ce fac echipele dvs.: doriți să oferiți echipelor libertatea de a face ceea ce fac ei cel mai bine, dar cu supraveghere. Cum reușiți să faceți acest lucru fără să le microgestionați și fără a le eroda încrederea și, în acest fel, productivitatea? Aveți nevoie de instrumente de urmărire a timpului și de gestionare a resurselor pentru a avea ochii pe munca lor fără a le sta în cale. Vedeți la ce lucrează, care este starea acelor sarcini și dacă volumul lor de muncă este echilibrat pentru a-i menține să lucreze la capacitate maximă.

Cum ProjectManager ajută la gestionarea mai multor proiecte

Cel mai bun sfat pe care îl poate primi orice manager de proiect atunci când gestionează mai multe proiecte este de a obține un software de management de proiect care să le faciliteze toate lucrurile pe care trebuie să le facă. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care vă organizează proiectele și vă oferă instrumentele de gestionare a resurselor necesare pentru a menține fiecare proiect livrat la timp, în limita bugetului său și pentru a îndeplini așteptările de calitate ale părților interesate.

Cel mai robust management al sarcinilor de pe piață

Gestionarea sarcinilor între proiecte este ușoară cu funcțiile noastre de gestionare a sarcinilor. Puteți să atribui sarcini, să urmăriți timpul pe care echipa dumneavoastră îl petrece pe acele sarcini și să le oferiți instrumentele de care au nevoie pentru a colabora și a lucra mai bine împreună. Vizualizările multiple ale proiectelor se pretează echipelor hibride care lucrează diferit. Ei pot folosi lista de sarcini pentru a-și gestiona propria muncă. Managerii își pot vedea starea și pot urmări termenele scadente pentru a se asigura că îndeplinesc reperele.

Gestionați-vă echipa cu ușurință

Ține-ți echipa la vedere fără a-i bloca progresul cu instrumentele de management al echipei. Din nou, vizualizările multiple ale proiectului permit fiecăruia să lucreze cum dorește. Toate actualizările de stare sunt partajate prin software, astfel încât toată lumea să fie mereu pe aceeași pagină. Managerii au o vedere la nivel înalt a întregii echipe și a ceea ce lucrează, toate listate într-un singur loc pe pagina echipei. Ei pot vedea ce sarcini le sunt atribuite pentru a obține vizibilitatea de care au nevoie pentru a se asigura că fiecare proiect este pe drumul cel bun.

Planificați și urmăriți resursele pe diagramele volumului de muncă

Managementul resurselor este, de asemenea, cheie. Diagramele de sarcină de lucru oferă managerilor o vedere a volumului de lucru al echipelor lor într-o diagramă cu coduri de culori care face rapid și ușor să vedeți cine are prea multe sau prea puține sarcini atribuite. Apoi realocați acele sarcini direct din graficul volumului de lucru și mențineți volumul de lucru echilibrat. De asemenea, puteți urmări resurse non-umane pe Gantt.

Creați foi de parcurs pentru portofoliu

Caracteristicile noastre de gestionare a portofoliului sunt ideale pentru gestionarea mai multor proiecte. Există foaia de parcurs care vă arată toate proiectele pe o singură cronologie pentru a vă ajuta să alocați resursele mai eficient. Tabloul nostru de bord în timp real al portofoliului vă oferă o vedere la nivel înalt a valorilor pentru toate proiectele dvs. Există și rapoarte de portofoliu care pot fi generate cu un singur clic. Toate rapoartele noastre pot fi filtrate pentru a afișa doar datele de care aveți nevoie. Apoi împărtășiți-le cu părțile interesate pentru a le ține la curent și mulțumiți de progresul dvs.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să urmăriți și să raportați mai multe proiecte. Indiferent dacă gestionați unul sau zeci de proiecte, instrumentul nostru vă oferă date în timp real pentru a lua decizii mai bune și caracteristicile de care aveți nevoie pentru a le executa cel mai bine. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!