Cum se execută o evaluare a nevoilor

De ce are nevoie proiectul, afacerea sau organizația dvs.? Nu este o întrebare simplă. Cu toate acestea, să răspunzi la această întrebare nu ar trebui să te copleșească. Pur și simplu efectuați o evaluare a nevoilor pentru a identifica cu exactitate nevoile proiectului dvs.

Ce este o evaluare a nevoilor?

După cum s-a menționat mai sus, o evaluare a nevoilor este un proces pentru a identifica nevoile unei organizații sau ale unui proiect. Acest lucru se realizează prin identificarea unei stări curente și a stării dorite, similar unei analize de decalaj. Procesul de evaluare a nevoilor este un proces sistematic utilizat în multe industrii și discipline, cum ar fi asistența medicală, administrarea afacerilor, resursele umane și managementul proiectelor.

1. Iniţiere
2. Colectarea și analiza datelor
3. Producția finală

În managementul proiectelor, evaluarea nevoilor se poate adresa organizației și dacă proiectul este aliniat cu nevoile acesteia. Poate fi folosit și ca proces sistematic în cadrul unui proiect care urmărește să descopere cât de departe sunt condițiile actuale ale proiectului în comparație cu condiția necesară pentru finalizarea cu succes.

Înrudit: Cel mai bun software de management de proiect din 2022

Procesul de evaluare a nevoilor începe cu întrebări pentru a identifica nevoile proiectului, afacerii sau organizației dumneavoastră. Apoi, odată ce v-ați identificat nevoile, analiza decalajului determină apoi cum să reduceți decalajul dintre locul în care se află organizația în prezent și locul în care trebuie să fie la o dată ulterioară.

După ce ați făcut o evaluare a nevoilor, veți dori să transformați acele constatări într-o direcție pentru proiectul dvs. Utilizarea software-ului de management de proiect ajută la eficientizarea acestui proces. ProjectManager este un software de lucru și management de proiect bazat pe cloud, cu mai multe vizualizări ale proiectului. Puteți enumera întrebările de evaluare a nevoilor pe panourile noastre kanban și toate detaliile sunt capturate în vizualizarea Gantt, foaie, lista de activități și calendar, ceea ce face mai ușor să transformați răspunsurile la acele întrebări într-un plan de proiect. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Întrebări de evaluare a nevoilor

Puteți folosi aceste întrebări pentru a începe procesul de evaluare a nevoilor. Aceste întrebări exemple funcționează pentru orice industrie.

• Serviciile și/sau produsele dumneavoastră sunt livrate clienților la timp? Dacă răspunsul la această întrebare este nu, atunci trebuie să explorați de ce. Dacă răspunsul este da, veți dori să examinați procesul pentru a vedea dacă există zone în care puteți eficientiza și mai mult operațiunile pentru a economisi și mai mult timp.
• Este compania profitabilă sau își atinge obiectivele financiare anual? Dacă nu câștigați bani sau chiar nu atingeți obiectivele pe care vi le-ați stabilit, atunci trebuie să explorați zonele financiare ale afacerii dvs. pentru a afla de ce. Dacă ești, atunci întrebarea de pus este cum poți să faci și mai bine.
• Sunt clienți potențiali generați în mod regulat? Aceasta este o întrebare legată de vânzările afacerii tale, dar și de latura financiară. Aveți nevoie de un anumit număr de clienți potențiali pentru a face vânzări. Cu cât sunt mai multe clienți potențiali, cu atât este mai mare probabilitatea de a încheia tranzacții. Prin urmare, generarea de clienți potențiali este crucială și, dacă sunteți în urmă în acest sens, trebuie să aflați de ce.
• Există o viziune clară pentru companie? Declarația de viziune este documentul de ghidare pentru orice afacere. Dacă această viziune nu este clară, va avea un impact negativ asupra fiecărui aspect al muncii tale. Dacă este clar, atunci este posibil să doriți să revizuiți evaluarea nevoilor în mod regulat, deoarece viziunea ar putea fi actualizată pe măsură ce compania crește și se schimbă.
• Calitatea muncii este monitorizată continuu? Succesul oricărei afaceri se bazează pe calitatea muncii pe care o desfășoară. Dacă nu aveți un instrument care să monitorizeze acea calitate pentru a vă asigura că îndepliniți întotdeauna așteptările de calitate, va trebui să obțineți unul. Dacă aveți unul, poate că trebuie să fie actualizat.

De ce este importantă o evaluare a nevoilor?

După cum am exprimat mai devreme, poate fi dificil să discerneți nevoile unui proiect, mai ales când vă aflați în mijlocul unuia. Cu un proces sistematic care parcurge cu atenție planul de proiect bucată cu bucată, este mai probabil ca orice probleme care nu sunt îndeplinite să devină evidente. Apoi, decalajul dintre nevoie și starea actuală poate fi închis.

Există diferite tipuri de evaluare a nevoilor, fiecare dintre acestea putând descoperi o varietate de lacune; poate aborda o lacună în cunoștințe, practici, abilități sau instrumente. Evaluarea nevoilor ajută la arăta ce este și ce nu funcționează în proiect. Apoi, ceea ce nu funcționează poate fi reparat. Acest lucru ajută o organizație sau un proiect, prin faptul că îl face mai eficient.

Evaluarea nevoilor este un instrument de planificare puternic, deoarece nu evaluează doar nevoile de la un nivel al proiectului sau organizației, ci și la toate nivelurile. Obțineți o abordare holistică în care ambii văd nevoile de la un nivel înalt la unul granular. Acest lucru vă ajută să vă informați planul și să vă oferiți acțiuni specifice de luat pentru a aduce îmbunătățiri.

Tipuri de evaluare a nevoilor

Nu există un singur tip de evaluare a nevoilor, de fapt, există șapte. De exemplu, puteți face o analiză a decalajelor sau o analiză a discrepanțelor pentru a compara performanța cu ceea ce v-ați propus. Există, de asemenea, o reflecție asupra acțiunii și o reflecție în acțiune. Primul se uită înapoi pentru a identifica ce s-a făcut bine și ce ar putea fi îmbunătățit. Acesta din urmă este același, doar pe acțiunile care se întâmplă în prezent.

Puteți, de asemenea, să păstrați un jurnal, un jurnal, un jurnal de bord sau să faceți recenzii săptămânale ca parte a unei autoevaluări. Apoi, există evaluarea inter pares, care este alți profesioniști care se uită la munca și vă raportează cu feedback și sfaturi. Observarea este, de asemenea, importantă, pur și simplu urmărirea sarcinilor pe măsură ce acestea trec prin procesele de afaceri.

Există, de asemenea, ceva numit evaluarea incidentelor critice și auditarea evenimentelor semnificative, care pot identifica competențele unei companii pentru asigurarea calității. În cele din urmă, o revizuire a practicii este o revizuire de rutină a muncii care poate identifica nevoile și ceea ce trebuie îmbunătățit. Aceste șapte tehnici de evaluare a nevoilor nu sunt unice pentru managementul de proiect, dar se pot aplica multor industrii.

Cum să efectuați o evaluare a nevoilor în 7 pași

Pentru o evaluare completă a nevoilor care poate identifica lacunele și poate servi cel mai bine nevoilor proiectelor dvs., am identificat șapte pași. Acești pași sunt relevanți în aproape orice disciplină sau tehnică pe care o preferați.

1. Identificați sponsorul proiectului

Sponsorul proiectului nu este doar o parte interesată, ci un sponsor executiv, care este un lider senior în organizație. Această persoană va ajuta să ghideze evaluarea nevoilor și să o mențină aliniată cu obiectivele organizației mai mari.

De asemenea, sponsorul poate obține sprijin pentru evaluarea nevoilor. Aceștia se află într-o poziție suficient de înaltă în cadrul organizației pentru a-i aduce pe liderii departamentelor în conformitate cu procesul, ceea ce poate elimina obstacolele care pot bloca progresul. Sponsorul primește acceptul de la toți cei implicați oferind direcție și, mai important, finanțare pentru proiect. Ei se asigură că toată lumea are o miză în succesul procesului.

2. Creați modelul ROI

Prin definirea rentabilității investiției (ROI) și a modului în care proiectul va beneficia organizației, o evaluare a nevoilor justifică angajamentul financiar.

De asemenea, într-un sens mai larg, va arăta că proiectul în sine este de valoare. Proiectul merită efortul, timpul și costurile pe care le necesită, deoarece va aduce o rentabilitate semnificativă a investiției. O parte a acestui model de rentabilitate a investiției ar trebui, prin urmare, să includă un program de costuri, investiții de capital și cerințele de personal sunt pentru proiect.

3. Identificați fluxurile de lucru necesare

Acesta este momentul în care fiecare departament este analizat, inclusiv fluxurile de lucru și membrii echipei din acesta. Trebuie să existe transparență pentru ca acest pas să funcționeze.

Există fluxuri de lucru care sunt și în afara organizației, cum ar fi atunci când proiectele lucrează cu furnizori, contractori și alte organizații. Prin urmare, toate silozurile din proiect trebuie eliminate pentru ca acest pas să funcționeze.

4. Intervievați liderii fluxului de lucru

Odată ce ați identificat fluxurile de lucru care sunt legate de proiect, este timpul să vorbiți cu liderii fiecăruia dintre aceste fluxuri de lucru pentru a înțelege procesul lor. Veți dori să descoperi orice puncte dureroase pe care le întâmpină. De asemenea, vedeți cum această evaluare a nevoilor le va afecta munca. Aceste din urmă date vă vor ajuta atunci când rezolvați orice lacune în nevoi.

Prin deschiderea canalelor de comunicare între toate fluxurile de lucru care fac parte din proiectul mai mare, promovați o comunicare mai bună pe toată durata execuției proiectului. Acest lucru îi ajută pe manageri, dar și pe echipele care lucrează la proiect.

5. Întâlniți-vă cu echipele

V-ați întâlnit cu lideri din fluxul de lucru, acum este timpul să stabiliți întâlniri cu echipele lor. Vrei să vorbești cu fiecare membru al echipei, indiferent de locul în care lucrează în organizație. Echipele sunt trupele tale pe linia frontului și au experiență și perspectivă care adesea nu se reflectă în management.

Echipele vă pot oferi o imagine de bază a proiectului, care este locul în care apar mai întâi problemele. Ei pot oferi informații care sunt cheie pentru rezolvarea acestor probleme.

Înrudit: 8 pași pentru un management mai bun al problemelor

Sarcina ta este să clarificați scopurile și obiectivele proiectului. Lăsați timp membrilor echipei să pună întrebări și să-i implice într-o conversație. Lăsați membrii echipei să fie sinceri și să își asculte plângerile într-un spațiu sigur, fără judecată sau penalizare. Îți vor arăta zonele din proiect care trebuie remediate. Construiți-le încrederea, iar rezoluțiile sunt mai eficiente.

6. Generați o echipă și programați

Cu toate datele pe care le-ați compilat, acum este timpul să aduniți o echipă care să răspundă la problemele ridicate și să programați informațiile într-un mod care să aloce toate părțile diferite și să ofere responsabilitate care se bazează pe nevoile proiectului.

Acest program este partajat, stocat digital, astfel încât toți să îl poată accesa, precum și postat fizic în locurile publice în care se adună echipele. Îmbunătățirile trebuie comunicate eficient în toate departamentele și echipele.

7. Raportare pre-executivă

Acest ultim pas este atunci când datele și programul obțin aprobarea executivului. Fără aprobarea la nivel executiv, lacunele expuse în timpul unei evaluări a nevoilor nu vor fi închise. Odată ce toată lumea a căzut de acord asupra drumului de urmat, și numai atunci, aceasta poate fi implementată.

Exemplu de evaluare a nevoilor

Să ne imaginăm un exemplu ipotetic de evaluare a nevoilor pentru a obține o imagine mai clară despre ceea ce vorbim. În acest caz, ne vom imagina o companie de producție care întâmpină probleme în a livra produsul clienților la timp. Acesta ar fi primul pas, identificarea nevoii de afaceri, pe care o au. Cu toate acestea, ar fi putut trece printr-o analiză pentru a realiza că nu respectau termenele limită de producție.

Următorul pas ar fi efectuarea unei analize a decalajului pentru a vă face o idee despre situația actuală și decalajul dintre aceasta și starea dorită. Acest lucru ar putea duce la probleme cu metoda de producție, nevoile de instruire ale echipei dumneavoastră sau instrumente mai eficiente. Să presupunem că fabrica a modernizat recent instrumentele pe care le folosește pentru a-și produce produsele, dar echipa nu atinge potențialul noului echipament.

Înrudit: șablon de analiză a decalajului

Acest lucru duce la următorul pas, care este evaluarea opțiunilor de formare pentru a aduce echipele la curent cu noile instrumente. Va trebui să cercetați programele de formare, costurile, rentabilitatea investiției, conformitatea legală, timpul pe care îl va dura formarea și cum să rămâneți competitiv în timpul acestui proces de formare. În acest moment, veți crea un raport care explică nevoile de formare și veți recomanda o cale de urmat.

Șabloane de evaluare a nevoilor

Dacă doriți să faceți o evaluare a nevoilor, software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta, mai ales pe măsură ce vă implementați planul de îmbunătățire. Cu toate acestea, dacă nu sunteți pregătit să faceți acest pas, avem șabloane gratuite de management de proiect pentru a vă ajuta. Site-ul nostru conține zeci de șabloane de management de proiect pentru fiecare fază a proiectului dumneavoastră. Iată câteva care merg cu o evaluare a nevoilor.

Șablon de colectare a cerințelor
O evaluare a nevoilor înseamnă a captura o mulțime de date. Șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor pentru Word este un instrument excelent pentru a colecta toate aceste documente. Există o pagină de copertă pentru a identifica nevoia, o secțiune pentru planul de proiect despre cum să vă implementați planul pentru a reduce decalajul pe care l-ați găsit, un loc pentru a scrie părerile părților interesate cu privire la scopuri și obiective și multe altele.

Șablon de elemente de acțiune
Pe măsură ce treceți prin procesul de evaluare a nevoilor, veți veni cu sarcini. Șablonul nostru gratuit de elemente de acțiune pentru Excel este locul unde le puteți captura. Acum aveți o listă cu sarcinile pe care va trebui să le atribuiți echipei. Veți ști care este munca care trebuie făcută, care este termenul limită și multe altele. Cine, ce și când este începutul unui program.

Șablon de plan de proiect
Programul pe care l-ați început cu șablonul gratuit de elemente de acțiune vă va conduce la planul de proiect pentru a executa ceea ce ați învățat în evaluarea nevoilor. Șablonul nostru gratuit de plan de proiect pentru Word are locuri unde puteți pune tot ce aveți nevoie pentru a vă executa planul de proiect, de la obiective la activități și sarcini la resursele de care veți avea nevoie pentru a finaliza munca.

Cum ajută ProjectManager la o evaluare a nevoilor

Odată ce aveți un plan pentru a răspunde lacunelor pe care le-ați descoperit în evaluarea nevoilor dvs., acel plan poate fi configurat în ProjectManager, un software de management de lucru și proiecte bazat pe cloud. Vă ajutăm să vă planificați sarcinile și să programați munca pentru a obține ceea ce aveți nevoie din evaluarea nevoilor dvs.

Organizați sarcini pe diagrame Gantt interactive

Puneți-vă toate sarcinile în ordine atunci când planificați cum să vă satisfaceți nevoile cu diagrama Gantt online. Puteți lega sarcini dependente pentru a evita întârzierile, puteți adăuga etape pentru a urmări progresul și chiar puteți filtra pentru calea critică.

Acum vă puteți vedea întregul program pe o cronologie pentru a obține o imagine de ansamblu. Apoi setați o linie de referință și veți putea urmări efortul planificat față de efortul real în timp real pentru a respecta acel program.

Utilizați mai multe vizualizări ale proiectului pentru a lucra așa cum doriți

Atunci când atribui sarcinile echipei, acestea ar putea funcționa într-un mediu agil, care nu este potrivit pentru diagramele Gantt. De aceea oferim mai multe vizualizări ale proiectelor pentru a-i face pe toți fericiți.

Echipele agile pot folosi panouri kanban pentru a-și gestiona backlogul și a planifica sprinturile, în timp ce managerii pot vedea procesul lor pentru a realoca resursele după cum este necesar pentru a evita blocajele. Alți membri ai echipei ar putea dori să aibă o listă de activități sau o vizualizare a calendarului. Depinde de ei. Toate vizualizările sunt actualizate împreună, astfel încât există întotdeauna o sursă de semnal de adevăr.

Urmăriți progresul și performanța pe tablouri de bord în timp real

Chiar dacă echipele tale ar putea lucra la diferite vizualizări ale proiectelor, ar putea chiar să lucreze de la distanță, le poți monitoriza activitatea cu tabloul de bord în timp real. Nu există nicio setare ca în cazul instrumentelor ușoare și colectăm automat date în timp real, le calculăm și apoi afișăm rezultatele în grafice colorate care urmăresc șase valori ale proiectului.

Desigur, avem rapoarte de stare și multe altele doar la o apăsare de tastă, care pot fi filtrate și partajate cu părțile interesate. Personalizați fluxul de lucru pentru a vă simplifica procesele și adăugați aprobări de sarcini pentru a controla modificările de stare. În plus, colaborăm la bază, ajutând echipele să lucreze mai bine împreună. Puteți chiar să salvați toate documentele de evaluare a nevoilor pentru utilizare ulterioară, deoarece avem stocare nelimitată de fișiere.

ProjectManager este un software premiat de management al lucrărilor și al proiectelor care conectează echipe hibride, indiferent unde, când sau cum lucrează. Mai multe vizualizări ale proiectelor și o platformă de colaborare vă ajută echipa să lucreze mai productiv, în timp ce aveți transparență în acest proces pentru a le menține să lucreze la capacitate maximă cu instrumente de gestionare a resurselor. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.