Cum să faci o platformă de colaborare ca și echipele Microsoft
Publicat: 2021-10-05Software-ul de calitate este mai integrant pentru muncă acum ca niciodată. Aici, vom vorbi despre cum să creați o platformă de colaborare, despre costul construirii acestui tip de software și despre cum puteți aborda procesul.
Cum diferă instrumentele de colaborare pentru afaceri de platformele de comunicare?
Munca la distanță a crescut din ce în ce mai mult în popularitate de ani de zile, dar 2020 ne-a dat tuturor o lovitură în spate atât de greu încât vom avea whiplash de ani de zile. Cererea pentru tot felul de software pentru gestionarea echipelor la distanță a crescut în ultimele câteva luni mai mult decât în întregul 2019. Serverele sunt atât de încărcate încât încep să eșueze.
Cu sinceritate, avem nevoie de mai multe programe de comunicare pentru întreprinderi pentru momente ca aceasta și nu numai.
Software-ul de comunicare pentru întreprinderi este denumirea colectivă a unei game de instrumente, inclusiv instrumente de colaborare.
Platformele de comunicare precum Facebook Workplace sunt în esență rețele sociale. Acestea susțin numeroasele fațete ale comunicării legate de muncă. Aceasta înseamnă și comunicarea despre activități extracurriculare - împărtășirea intereselor, organizarea de întâlniri după muncă și multe altele. În cele din urmă, Facebook Workplace și platforme similare există pentru a unifica forța de muncă a unei companii prin apropierea oamenilor unii de alții și de companie.
Microsoft Teams, Trello și Slack , pe de altă parte, sunt instrumente de colaborare în echipă. Sunt mai puțin despre spiritul corporativ și mai mult despre munca reală. Și, deși ajutarea angajaților la formarea de obligațiuni este extrem de importantă, unele companii preferă să nu facă asta cu software-ul intern. Aceste companii aleg platforme precum MS Teams și Slack.
Doriți să știți cum să creați o platformă de colaborare precum Microsoft Teams? Iată un ghid general.
1. Începeți cu analiza de afaceri
Înainte de a începe dezvoltarea software-ului de colaborare, trebuie să efectuați cercetări și să analizați datele . Succesul produsului dvs. depinde de calitatea analizei dvs., motiv pentru care, dacă nu sunteți chiar dvs. un specialist, este logic să angajați unul. Dacă intenționați să externalizați dezvoltarea către o companie de dezvoltare software, multe astfel de companii au manageri de proiect și analiști care pot face acest lucru pentru dvs.
Analiza afacerilor este un subiect larg în sine și un proces care necesită timp și abilități profesionale. Puteți colecta informațiile de care aveți nevoie pentru a construi o platformă de comunicare și colaborare de succes într-un șablon numit Lean Canvas.
The Lean Canvas este o colecție de întrebări la care răspunsurile vă vor ajuta să vă faceți produsul cât mai bun - și apoi mai bun:
- Care este problema pe care încearcă să o rezolve produsul dvs.?
- Cum va rezolva problema produsul dvs.?
- Ce este unic la produsul dvs.?
- Cine sunt concurenții tăi?
- Există vreun avantaj pe care îl poți folosi pe care concurenții tăi nu îl pot face?
- Pentru cine îți construiești produsul?
- Cum intenționați să măsurați performanța produsului dvs.?
- Cum vă puteți promova produsul?
- Cum intenționați să obțineți venituri?
De obicei, este responsabilitatea managerului de proiect să colecteze și să organizeze toate acestea și câteva informații suplimentare. Aceste informații vă vor permite să faceți primele estimări aproximative ale timpului și costurilor pentru dezvoltare. Aceste estimări vor fi foarte aproximative și se vor schimba cel puțin o dată - când dvs. și echipa decideți asupra caracteristicilor de care aveți nevoie - dar probabil de mai multe ori, deoarece ideile noi pot apărea oricând, funcțiile vin și pleacă, iar noile tehnologii sunt introduse adesea . Cu toate acestea, este un început.
2. Decideți ce fel de instrumente de colaborare online doriți să construiți
Chiar și pe piața instrumentelor de colaborare, există diferite tipuri de platforme.
Microsoft Teams este un instrument recent de colaborare inclus în Microsoft 365. Cel mai mare avantaj al său este integrarea perfectă cu toate celelalte instrumente Microsoft, inclusiv Skype for Business.
Slack este, în primul rând, o aplicație de messenger. Este un instrument excelent pentru colaborarea în echipă, deoarece vă permite să creați canale și subcanaluri, fire și proiecte, stochează fișiere și vă puteți conecta la o gamă largă de alte instrumente pe care le-ați putea folosi deja.
Trello și Asana sunt instrumente de gestionare a proiectelor în care un șef de echipă poate adăuga sarcini, le poate atribui membrilor echipei și le poate muta între consilii (de exemplu, De făcut - În curs - Finalizat). Aceste platforme nu au chat în aplicație, dar utilizatorii pot lăsa comentarii cu privire la sarcini. Ambele oferă integrare cu Slack pentru comunicare.
Trebuie să știți ce tip de software de colaborare veți face înainte de a începe dezvoltarea, deoarece diferite tipuri vor avea caracteristici diferite.
3. Creați un concept de navigare
Un concept de navigație este o schiță a platformei dvs. creată de designerii UI / UX. Nu este încă un design - nu există scheme de culori, pictograme sau fonturi. O schiță este un set de ecrane, cât mai complete posibil, construite pentru a crea o vizualizare a platformei. Ce buton duce unde? Cum sunt plasate elementele? Ce se întâmplă după ce? Cum este conectat totul? Un concept de navigare vă ajută pe dvs. și echipa să intrați pe aceeași pagină și să vedeți produsul în mod similar.
4. Construiți prototipuri
Înainte de a merge și a arunca toți banii în produsul la scară largă, trebuie să validați ideea. Înarmat cu informațiile pe care le-ați colectat, puteți testa dacă ideea în sine este viabilă și dacă cineva are de fapt nevoie de produsul dvs. Puteți valida idei prin sondaje sau puteți utiliza prototipuri de fidelitate medie .
Acest tip de prototip are o vizualizare mai distinctă decât un concept de navigare și este conceput pentru a arăta grupului dvs. de testare de utilizatori ce va putea face software-ul și cum. Puteți utiliza datele obținute din feedback pentru a face ajustări la produs.
După ce v-ați validat ideea, puteți crea o strategie UX . Aceasta este ultima etapă de pre-dezvoltare. O strategie UX include o interfață detaliată și prototipuri de înaltă fidelitate. Aceste prototipuri nu sunt încă un design complet - sunt adesea alb-negru și au fonturi și butoane generalizate - dar oferă o înțelegere aprofundată a ceea ce se află unde și cum se conectează totul.
5. Alegeți un model de generare de bani
Dacă creați o clonă Slack sau Trello pentru propria dvs. utilizare internă, nu este nevoie să o monetizați. Cu toate acestea, companiile rareori construiesc acest tip de software doar pentru ele însele. Presupunerea noastră este că, dacă ați căutat cum să creați un site web sau o aplicație online de colaborare, este să îl oferiți ca serviciu pentru alte companii.
Când vine vorba de aplicații pentru serviciu, modelele de generare de bani sunt destul de standard. Utilizarea anunțurilor este puternic descurajată, deoarece vor distrage atenția oamenilor de la sarcinile lor. Se pot utiliza plăți unice, dar în general nu sunt recomandate. Cele mai utilizate opțiuni pentru câștigarea rentabilității investiției din instrumentele de colaborare și comunicare sunt :
- Model de abonament
- Modelul Freemium
Modelul de abonament implică plăți lunare sau anuale, de obicei cu o perioadă de probă. Modelul freemium este atunci când oferiți gratuit un set de caracteristici de bază și caracteristici suplimentare contra cost. Taxa pentru aplicațiile freemium poate fi o singură dată sau bazată pe abonament.
6. Construiți un MVP / MLP
Astăzi, piața este suprasaturată de aproape orice, inclusiv instrumente de colaborare pentru afaceri. Este important să lansați instrumentul de colaborare cât mai curând posibil pentru a începe să culegeți date suplimentare și să obțineți venituri timpurii. Pentru asta este un MVP sau un produs minim viabil . Este o platformă cu funcționalități de bază lansată între o pagină de destinație și un produs complet.
Cu toate acestea, există o alternativă - un MLP sau un produs minim adorabil. Diferența este că un MLP pune un accent puternic pe designul interfeței și pe utilizare, nu numai pe funcționalitate. Făcând produsul dvs. plăcut, îl ajutați să iasă din concurență.
7. Monitorizați valorile
După lansarea unui MVP sau MLP, este important să îi monitorizăm performanța . Monitorizând continuu comentariile și valorile pe care le-ați decis în timpul analizei de afaceri, veți ști ce este bun la produsul dvs. și ce necesită mai multă muncă. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să acordați prioritate următoarelor funcții de lansat.
Dezvoltarea platformei de colaborare: caracteristici obligatorii
În funcție de ce tip de instrument de colaborare construiți, caracteristicile vor diferi. Vom încerca să acoperim cele mai importante funcții din diferite aplicații pentru a crea o imagine mai completă.
conversație
Aplicații precum Trello și Asana nu au această caracteristică, așa cum am menționat, și aceasta este de fapt una dintre principalele reclamații pe care le au utilizatorii cu privire la aceste platforme. Funcționalitatea de chat din cadrul unei platforme de colaborare este esențială atunci când vine vorba de afaceri. Comunicarea simplă și ușoară crește performanța.
Pentru o comunicare mai ușoară, utilizatorii ar trebui să poată purta conversații private, precum și conversații de grup. De exemplu, Slack are #channels - chaturi dedicate subiectelor sau proiectelor separate la care oamenii se pot alătura și părăsi după caz. Discordia are un sistem similar.

Căutare
Utilizatorii trebuie să poată căuta un mesaj într-un chat sau o sarcină pe un forum. Acest lucru este de la sine înțeles, nu? Uneori, utilizatorii trebuie să găsească mesaje cu luni în urmă și, uneori, pot exista o mie de mesaje pe zi într-un chat. Căutarea este o necesitate pentru comunicarea și colaborarea în muncă.
Apeluri vocale și video
Este cunoscut faptul că oamenii gândesc mai repede și comunică mai eficient cu voce tare decât în scris. De aceea, multe companii au întâlniri zilnice sau săptămânale pentru a discuta problemele cu care se confruntă. Acest lucru este obișnuit în dezvoltarea de software, de exemplu - echipele care lucrează la același proiect se întâlnesc pentru a discuta probleme și a găsi soluții aruncând ideile cele mai sălbatice.
Când scriem, avem tendința de a regândi fiecare cuvânt, astfel încât să nu spunem nimic prost. Cu toate acestea, în rezolvarea problemelor, o soluție care pare ciudată sau prostească ar putea fi de fapt ceva care va împinge echipa în direcția corectă. De aceea, dacă doriți să dezvoltați o aplicație precum Slack sau Microsoft Teams, veți avea nevoie de o funcție de apelare.
Distribuire a unui fisier
Nu orice fel de muncă include schimbul de fișiere, iar cu servicii precum Documente Google și Foi de calcul Google, poate fi suficient să partajați un link într-un mesaj. Cu toate acestea, opțiunea de a plasa un fișier chiar în fereastra de chat este valoroasă pentru majoritatea utilizatorilor. Uneori este mai rapid.
Stocare partajată
Microsoft Teams permite colaborarea în documente și oferă o unitate partajată pentru stocare. Slack are file Fișiere și file salvate, unde utilizatorii pot accesa cu ușurință tot ceea ce nu este text simplu în mesaje. Dacă aplicația dvs. ar trebui să ofere doar acces la fișiere sau posibilitatea de a edita împreună documente fără a părăsi aplicația, va depinde de tipul de echipe care vor utiliza platforma dvs. de comunicare și colaborare.
Partajarea ecranului
Partajarea ecranului este cu adevărat valoroasă pentru colaborarea la distanță. În mare parte, face parte dintr-o funcție de apel video. Partajarea ecranelor permite membrilor echipei să susțină ceea ce spun cu imagini. În videoconferințe, este posibil să partajați ecrane atunci când faceți rapoarte și prezentări. În cadrul negocierilor și întâlnirilor online cu clienții sau partenerii, utilizatorii pot partaja diagrame și diagrame pentru a susține o declarație. Partajarea ecranului va fi utilă dacă prezentați un proiect investitorilor sau raportați progresul proiectului.
Atribuire / @ mențiuni
Atribuirea și menționarea caracteristicilor pot fi implementate într-un mod similar, motiv pentru care le-am pus împreună aici.
- Dacă doriți să dezvoltați un instrument de gestionare a proiectelor precum Trello, va trebui să implementați o caracteristică pentru a atribui sarcini membrilor echipei.
- În Google Docs, este posibil să invitați o persoană să verifice un document @ menționându-l într-un comentariu.
- Pentru un mesager de tip Slack, menționarea unui utilizator într-un chat de grup îi atrage atenția și, având în vedere funcționalitatea adăugată, poate fi utilizată pentru a găsi cu ușurință mesaje vizate de el.
Organigrama
Dacă creați software pentru echipe sau organizații mari, gândiți-vă să adăugați o organigramă. Acest lucru îi va ajuta pe noii angajați să știe cu cine vorbesc sau să găsească persoane cu care trebuie să vorbească despre anumite probleme. De exemplu, în calitate de scriitor IT, uneori am nevoie de ajutor din partea dezvoltatorilor iOS, Android, backend și frontend. Pot folosi o organigramă pentru a căuta cine este disponibil din departamentul de care am nevoie și pentru a le accesa cu mențiuni sau mesaje directe.
Moderarea administratorului
Când vine vorba de colaborarea în afaceri, trebuie să existe un anumit control asupra celor care se alătură grupurilor. Un sistem de permisiuni poate fi implementat pentru a permite conducerii companiei și liderilor de echipă să adauge sau să elimine membri, să fixeze mesaje și multe altele. Cea mai simplă versiune a acestei funcții este, la fel ca în cazul majorității mesagerilor, adăugând un administrator și mai mulți moderatori. O altă opțiune este configurarea mai multor administratori pentru întregul cont al companiei și un moderator pentru fiecare chat de grup. Acest lucru va face monitorizarea comunicării mai ușoară, deoarece va fi realizată de o echipă de oameni în loc de o singură persoană sau cine dorește.
Notificări
Când dezvoltați instrumente de colaborare pentru afaceri , nu uitați că utilizatorii nu își pot permite să rateze mesajele. Opțiunile de notificare sunt obligatorii în orice instrument de comunicare, dar într-unul orientat spre muncă, este una dintre cele mai importante caracteristici.
Dacă creați o aplicație mobilă, utilizați notificări push. Dacă dezvolți un site web colaborativ, folosește notificări pop-up, contoare de mesaje necitite evidențiate într-un meniu lateral sau o extensie de browser.
Integrări
Majoritatea companiilor lucrează astăzi cu diverse instrumente software și sunt reticenți să treacă la ceva complet diferit.
Cel mai mare avantaj al Slack este, fără îndoială, integrările sale de peste 800 . Utilizatorii Slack pot integra editori externi de documente în Slack. În loc de un calendar intern, există integrări cu Google Calendar și Outlook Calendar. Slack poate fi conectat la Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira și multe alte servicii.
Trello poate fi alimentat cu Google Drive, Dropbox, Slack, Jira și altele.
Microsoft Teams are, de asemenea, o serie de integrări, deși nu la fel de multe ca Slack. Pe de altă parte, Teams este software pentru utilizatorii Microsoft 365, ceea ce înseamnă că vine cu o serie de aplicații native pe care întreprinderile le folosesc de ani de zile, deci poate că nu are nevoie de atât de multe integrări.
În funcție de ideea și bugetul dvs., ar putea fi mai convenabil să utilizați integrări în loc să dezvoltați anumite caracteristici de la zero.
Securitate
Afacere înseamnă bani și date comerciale și personale sensibile. Este esențial să vă protejați platforma de comunicare și colaborare de afaceri împotriva hackerilor. Când lucrați cu o companie de externalizare, discutați ce protecție poate implementa echipa dvs. Platforma dvs. trebuie protejată de toate vulnerabilitățile cunoscute. Mesajele și fișierele trebuie să fie criptate și ar trebui să utilizați autentificarea cu mai mulți factori.
Backend puternic
Serverele sunt piatra de temelie a instrumentelor de colaborare și comunicare pentru afaceri. Mesajele și fișierele trebuie stocate mult timp, accesate rapid, sincronizate prin cloud între dispozitive și protejate temeinic.
Costul realizării unei platforme de colaborare
Dacă creați o aplicație asemănătoare Microsoft Teams, probabil că veți dori să începeți mai întâi cu o aplicație web sau cu o aplicație desktop și apoi să creați o aplicație mobilă mai târziu. Un serviciu precum Slack, pe de altă parte, ar putea fi mai întâi o aplicație mobilă și apoi o aplicație web. Cu toate acestea, din moment ce construiți o aplicație pentru lucru - atât la distanță, cât și la birou - sunt șanse să aveți de fapt nevoie atât de o aplicație mobilă, cât și de o aplicație web . Dar nu trebuie să le faci simultan, desigur. Efectuați cercetări și studiați publicul țintă pentru a determina care platformă este cea mai importantă pentru utilizatorii dvs.
Iată o gamă de specialiști de care aveți nevoie pentru o aplicație web:
- 1 manager de proiect
- 1 designer web
- 1 dezvoltator frontend
- 1-2 dezvoltator backend
- 1-2 specialist în asigurarea calității
Pentru o aplicație mobilă, echipa va arăta astfel:
- 1 manager de proiect
- 1 designer UI / UX
- 1 dezvoltator mobil pentru fiecare platformă (iOS și Android)
- 1-2 dezvoltator backend
- 1 specialist în asigurarea calității
Dacă alegeți atât o aplicație web, cât și o aplicație mobilă, nu veți avea nevoie de doi manageri de proiect; unul va fi suficient. Același lucru este valabil și pentru dezvoltatorii de backend și QA-uri, deoarece același server poate fi utilizat pentru aplicații mobile și web, iar QA-urile pot testa atât aplicații web cât și mobile. Cu toate acestea, testarea pentru mai multe platforme va dura mai mult timp, deci este posibil să doriți să angajați un alt QA pentru a vă putea lansa aplicația mai repede. De obicei, este nevoie de cel mai mult timp pentru a testa aplicațiile Android.
Costul pentru realizarea unui site web de colaborare va fi cel mai mic, la aproximativ 55.440 USD , iar lansarea unui site web durează cel mai puțin timp: așteptați ceva în jur de două până la patru luni.
Costul pentru realizarea unei aplicații de colaborare precum Microsoft Teams pentru o platformă mobilă va fi mai mare decât costul realizării unei aplicații web - în jur de 61.600 USD și cinci luni până la un an de dezvoltare, în funcție de complexitatea și numărul de caracteristici.
Potrivit cercetărilor efectuate de Buffer în 2019, munca la distanță este aici pentru a rămâne - chiar și atunci când lumea își revine de la pandemie. Oamenii se obișnuiesc rapid cu avantajele sale. Așadar, este momentul să investim în software de colaborare.
Aveți mai multe întrebări? Dacă aveți întrebări sau doriți o consultație și o ofertă, trimiteți-ne o linie și vă vom răspunde.