Cum să creați un plan operațional pe care îl veți folosi de fapt

Probabil că aveți un plan de afaceri care să vă ajute să creați un sistem de creștere și să oferiți o perspectivă financiară pentru viitor. Un plan de afaceri este adesea necesar dacă doriți să atrageți investitori sau să solicitați finanțare.

S-ar putea să aveți, de asemenea, un plan strategic care vă stabilește direcția pentru următorii câțiva ani. Dar ce zici de un plan operațional?

Un plan operațional este ca un manual de instrucțiuni care explică modul în care vă veți realiza planul strategic. Include:

• O listă de sarcini și procese din cadrul companiei dvs
• O explicație detaliată a rolurilor și responsabilităților pentru dvs. și angajații dvs
• O cronologie pentru îndeplinirea obiectivelor tale strategice

Diferența dintre planurile operaționale și cele strategice

Deși este ușor să confundați planurile strategice și operaționale, acestea lucrează mână în mână și oferă diferite beneficii. De exemplu:

• Un plan strategic definește obiectivele unei organizații, în timp ce un plan operațional subliniază ce trebuie făcut pentru a atinge aceste obiective. Pentru a crea un plan operațional, trebuie să aveți mai întâi un plan strategic.
• Un plan strategic este la nivelul întregii organizații, în timp ce un plan operațional este departamental. Diverse departamente au funcții unice pentru atingerea obiectivelor organizaționale. De exemplu, să presupunem că planul strategic este de a crește veniturile cu 10%. În acest caz, planul operațional al departamentului financiar poate presupune calcularea marjelor de profit, în timp ce departamentul de marketing execută campanii de creștere a vânzărilor.
• Un plan strategic acoperă o perioadă stabilită, de obicei cinci sau 10 ani. În schimb, un plan operațional detaliază acțiunile pentru a executa strategia respectivă în termene săptămânale, lunare, trimestriale sau anuale. De exemplu, planul departamentului de marketing ar putea include un program săptămânal de postare pentru rețelele sociale și o revizuire lunară a valorilor de implicare.

Cum un plan operațional ajută startup-urile să supraviețuiască și să se miște mai repede

Un plan poate părea ca o gândire inutilă despre viitor – doar mai creezi un document care se pierde în Dropbox sau Google Drive. Dar acesta este un semn al unui plan prost mai mult decât o critică a planificării.

Startup-urile pot crede că sunt prea mici pentru a avea nevoie de un plan operațional, iar unele justifică planificarea limitată sau lipsa ca „a fi agil”. Cu toate acestea, lipsa de planificare este printre principalele motive pentru care startup-urile eșuează, potrivit University Lab Partners, un proiect de cercetare independent format în parteneriat cu Universitatea din California, Irvine.

Fără un plan, proprietarii de afaceri trebuie să-și reconsidere și să rearanjeze eforturile companiei zilnic. Cel puțin, este consumator de timp; destul de des, duce la eforturi inconsecvente și chiar concurente, transformând o cale dreaptă către obiective strategice într-o linie ondulată, în buclă.

Un plan operațional poate, de asemenea, să îmbunătățească munca în echipă prin conturarea clară a responsabilităților și, prin urmare, a răspunderii. Fiecare membru al echipei își înțelege mai bine rolul și ce se așteaptă de la el. Fiecare își poate face partea și fiecare parte lucrează spre obiectivele strategice.

Un plan operațional ajută, de asemenea, la identificarea informațiilor izolate din alte domenii ale afacerii. De exemplu, un obiectiv strategic de creștere a marjelor de profit ar putea, în planul operațional, să solicite echipei de marketing să crească gradul de conștientizare pentru cele mai profitabile produse. Această solicitare acționează ca un stimulent natural pentru colaborarea cu echipele de vânzări sau de date, care dețin datele privind marjele pentru inventarul de produse.

În cele din urmă, un plan operațional poate îmbunătăți productivitatea. Angajații pot lucra mai repede pentru că știu exact ce trebuie să facă. Sarcinile care nu ajung la obiectivele operaționale și strategice pot aluneca de pe platourile lor.

Un studiu Gallup a constatat că claritatea așteptărilor este una dintre cele mai de bază nevoi ale angajaților și este vitală pentru performanță. Cu toate acestea, după cum a constatat un alt sondaj Gallup, doar aproximativ jumătate dintre angajați știu ce se așteaptă de la ei la locul de muncă. Un plan operațional bine scris traduce obiectivele și așteptările în scris.

Cum să scrieți un plan operațional care să merite efortul

Pentru a crea un plan operațional, mai întâi aveți nevoie de un plan strategic pentru a identifica obiectivele și termenele organizației dvs. Fiecare proiect și sarcină din planul operațional se leagă de „de ce” planului dumneavoastră operațional.

De exemplu, dacă obiectivul strategic este de a crește veniturile anuale cu 40% în doi ani, există multe proiecte – elemente ale planului operațional – care te-ar putea duce acolo. Cum decideți ce proiecte să urmați?

• Uită-te la datele tale. Unde sunt cele mai mari oportunități?
• Vorbește cu echipa ta. Care motive generează cele mai multe nu pentru vânzări sau provoacă cele mai multe bătăi de cap pentru asistența clienților?
• Citiți mai multe despre industria dvs. Unde sugerează studiile din industrie companiile să lase cei mai mulți bani pe masă? De exemplu, aproape 70% dintre coșurile de cumpărături din comerțul electronic sunt abandonate, iar e-mailurile cu coșuri abandonate au rate impresionante de deschidere și de clic.

Puteți identifica un set divers de proiecte potențiale care să vă ajute să vă atingeți obiectivele strategice, cum ar fi:

• Derularea unei campanii de marketing pe rețelele sociale
• Publicarea unui material descărcabil pentru a încuraja înscrierile prin e-mail
• Implementarea unui program de recomandare pentru clienții existenți
• Participarea la un târg al industriei

Prioritizează proiectele pe baza impactului lor probabil asupra obiectivului tău strategic, apoi atribuie responsabilități membrilor echipei, împărțind proiectul în sarcini acționabile.

În această etapă, identificați (sau întrebați!) dacă angajații au nevoie de resurse suplimentare. De exemplu, persoana care execută campania de socializare va avea nevoie de o platformă de automatizare pentru a programa postările în avans sau pentru a vedea statistici cumulate privind implicarea postării?

Împărțiți fiecare rezultat în sarcini individuale și atribuiți termene limită. De exemplu, pentru a crea o campanie de social media, defalcarea poate arăta astfel:

• Directorul de vânzări identifică produsele sau serviciile de promovat.
• Contabilul oferă un buget pentru campanie.
• Directorul de marketing scrie un brief creativ pentru a stabili liniile directoare de mesagerie și desemnează membrii echipei să execute activele creative.
• Copywriter-ul scrie trei versiuni de copy pentru a testa implicarea.
• Designerul grafic creează elemente grafice pentru campanie.

Dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, vă puteți ocupa de toate aceste roluri și responsabilități. Sau, dacă aveți doar câțiva angajați, o persoană poate aborda mai multe funcții. Lucrarea importantă este defalcarea și atribuirea sarcinilor.

Când vine vorba de stabilirea unor termene realiste, ajută la obținerea contribuției angajaților, mai ales dacă o persoană lucrează la mai multe proiecte sau la mai multe părți ale aceluiași proiect. Dar aveți grijă să acordați prea mult timp angajaților. Oamenii au tendința de a amâna atunci când au termene lungi, iar legea Parkinson sugerează că „munca se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea acesteia”.

Termenele vor fi ratate. Dar dacă aveți un termen limită, veți ști de îndată ce o sarcină nu reușește să se încheie la timp, astfel încât să puteți rezolva problema și să readuceți proiectul mai mare pe drumul cel bun. Un proiect defalcat în sarcini cu termene limită este un semn bun că ai un plan operațional solid.

Cum știi dacă planul tău operațional funcționează?

Odată ce planul dumneavoastră operațional este pus în aplicare, trebuie să graficați impactul eforturilor dumneavoastră – la nivel granular. De exemplu, dacă obiectivul dvs. strategic este să vă creșteți baza de clienți, iar planul dvs. operațional include o campanie de marketing prin e-mail, câțiva KPI-uri vă pot ajuta să măsurați succesul:

• Rata de deschidere a e-mailului, care reflectă în principal puterea liniei de subiect
• Rata de clic, care evaluează eficiența copiei și a ofertei
• Rata de conversie a paginii de destinație, care măsoară relevanța paginii de destinație

Adunarea tuturor, de la planul strategic la planul operațional la rezultate, sarcini și măsurători poate părea descurajantă. Unele cadre, cum ar fi obiectivele și rezultatele cheie sau OKR-urile, pot ajuta.

Cu OKR, obiectivele sunt obiectivele pe care compania dvs. dorește să le atingă, iar rezultatele cheie sunt modul în care măsurați progresul către aceste obiective. Puteți avea OKR la nivel de companie, departamental și individual - toate imbricate unul în celălalt - care ajută la conectarea muncii angajaților la obiectivele generale.

O privire în urmă pentru a vă evalua planul operațional și pentru a-l perfecționa pe următorul

Odată ce finalizați un proiect, programați o întâlnire post-mortem. În timpul întâlnirii, recapitulați proiectul, analizați rezultatele și determinați ce a funcționat și ce nu a funcționat.

Documentați exercițiul astfel încât să puteți identifica cele mai bune practici, precum și domeniile de îmbunătățire. Te-ai asumat prea mult? Sarcinile nu au fost defalcate suficient? A existat o nevoie acută de o resursă lipsă?

Aceste informații vă pot ajuta să construiți un plan operațional mai bun data viitoare. Pur și simplu poate face procesul de planificare operațională mai eficient. Ceea ce ar fi durat zile, poate dura doar ore, odată ce oamenii sunt familiarizați cu procesul.

Rezultatul? Un proces de care nimeni nu se teme, un plan care îi menține pe toți în sincronizare și cea mai bună șansă posibilă de a atinge obiective strategice ambițioase.

Ilustrație de Sjoerd van Leeuwen