Raportarea performanței pentru proiecte: un ghid rapid

Pentru un proiect de succes, aveți nevoie de o imagine de ansamblu a informațiilor despre performanța în muncă (WPI). Raportarea performanței oferă aceste informații punând în context datele de măsurare a performanței, asigurarea calității și responsabilitatea.

Rapoartele de performanță (cum ar fi un raport de stadiu al proiectului) fac mai mult decât să arate indicatorii cheie de performanță. De asemenea, aceștia pot indica locurile în care există loc de îmbunătățire și pot identifica riscurile proiectului. Software-ul de management al proiectelor poate ajuta la această raportare, dar mai întâi, să analizăm mai în profunzime raportarea performanței proiectului.

Ce este raportarea performanței?

Raportarea performanței este procesul de documentare și definire a proiectelor, produselor sau serviciilor pe care le realizează o companie și de măsurare a succesului acesteia cu un sistem de raportare care acoperă domeniul de aplicare, costurile, asigurarea calității și programul. Raportarea performanței este utilizată pentru a determina cât de bine se desfășoară compania și dacă își atinge scopurile și obiectivele.

Pentru a face acest lucru, culegeți date din anumite lucrări și le analizați. Odată ce analiza este finalizată, puteți face sugestii pentru a îmbunătăți procesul decizional în procesele dvs. de afaceri.

Există diferite ținte pentru raportarea performanței. De exemplu, un raport de performanță se poate concentra pe un singur proiect sau membru al echipei, dar poate fi, de asemenea, la fel de larg ca întreaga companie. Rapoartele de performanță tind să partajeze aceste puncte de date comune:

• Scopurile si obiectivele companiei
• Viziune pe cinci ani
• Indicatori cheie de performanță (KPI)
• Frecvența de măsurare a KPI
• Sursa datelor monitorizate

Înrudit: 5 șabloane gratuite de rapoarte de proiect

De ce este importantă raportarea performanței?

Raportarea performanței oferă o imagine asupra performanței unei afaceri și vă permite să vă urmăriți activitățile și să vă subliniați punctele forte și punctele slabe.

Un raport de performanță poate fi folosit și pentru a vă compara performanța în comparație cu concurenții dvs. Acest lucru vă permite să știți unde sunteți scurt și vă poate crește avantajul competitiv. Dar raportarea performanței vă poate monitoriza și forța de muncă.

Raportarea performanței vă permite să creați rapoarte anuale și să rămâneți conform, dacă afacerea dvs. este reglementată de cod și de regulile industriei. Dar majoritatea companiilor îl folosesc pentru a-și îmbunătăți performanța afacerii, precum și pentru a crea o comunicare clară și eficientă.

Puteți executa și organiza mai eficient datele colectate folosind software-ul de management al proiectelor. ProjectManager colectează date în timp real pentru a face raportarea mai precisă. Tabloul de bord live calculează automat aceste date și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit care arată valori ale proiectului, cum ar fi timpul, variația și multe altele. Nu este necesară nicio configurație. ProjectManager vă oferă un raport instantaneu de performanță. Încercați-l gratuit astăzi!

Cum să implementați raportarea performanței

Raportarea performanței poate varia de la companie la companie. Cu toate acestea, în general, procesul va urma pași similari. Utilizați aceste sfaturi pentru a vă crea propriul raport de performanță:

1. Cunoaște-ți publicul: care este publicul tău țintă pentru raport? În timp ce directorii sunt cei mai probabil oameni cărora le veți transmite rapoarte, acest lucru va afecta și angajații companiei. În funcție de cine este raportul de performanță, definiți dacă este general sau specific, astfel încât să le fie util.
2. Definiți obiectivele: Următorul pas este să știți ce doriți să facă raportul de performanță. Care este misiunea companiei dumneavoastră sau scopurile și obiectivele proiectului? Acest lucru vă permite să evaluați și să măsurați performanța pentru a vedea dacă îndepliniți aceste obiective.
3. Scrieți un rezumat executiv: Raportul de performanță va conține o mulțime de date, motiv pentru care doriți să-l începeți cu un rezumat executiv care să ofere cititorului o scurtă prezentare generală a detaliilor. Acest rezumat este important deoarece oferă un rezumat clar și concis al faptelor.
4. Distribuiți o evaluare a performanței: aici detaliați părțile afacerii sau proiectului pe care le evaluați. Aceasta poate include situația financiară a companiei sau a proiectului, comparații din industrie și date cantitative nefinanciare.
5. Faceți-l vizual: nimic nu-i adorm pe oameni mai repede decât o piatră funerară de text. Adăugarea de elemente vizuale nu numai că îmbunătățește pagina, ci oferă și date ușor de digerat, care pot fi înțelese dintr-o privire.
6. Nu uitați să dovediți: greșelile de ortografie, greșelile gramaticale sau alte greșeli de scriere va diminua impactul raportului și va arăta neprofesionist. Cel mai bine este ca o altă persoană să o corecteze, deoarece este mai probabil să prindă erori mici.

Tipuri de rapoarte

Utilizați un raport de performanță pentru a compara proiectul real cu planul. Puteți face acest lucru pentru diferite puncte de date. Cele șase tipuri comune de rapoarte de performanță includ următoarele:

• Raport privind starea proiectului: surprinde starea proiectului la acel moment al ciclului său de viață. Un raport de stare este un instantaneu al domeniului, timpului, costului și calității actuale a proiectului.
• Raport de progres: notează ceea ce a fost finalizat în proiect de la ultimul raport de progres.
• Raport de prognoză: estimează ceea ce se așteaptă să se întâmple într-un proiect, cum ar fi performanța viitoare și starea așteptată a proiectului la acel moment. Acesta este folosit pentru o mai bună utilizare a resurselor.
• Raport de tendință: compară performanța proiectului cu aceeași perioadă din raportul anterior. Acest lucru se poate face lunar, trimestrial, semestrial sau anual.
• Raport de variație: prezintă diferența dintre progresul real și cel planificat al unui proiect.
• Raportul valorii câștigate: integrează aria de aplicare, programul și performanța costurilor folosind tehnici de management al valorii câștigate. Acest raport face adesea parte din raportul de stare a proiectului.

Înrudit: șablon gratuit de raport de stare pentru Excel

Cum să analizați și să acționați asupra rapoartelor de performanță

Odată ce ați configurat raportarea performanței pentru organizația sau proiectul dvs., următorul pas este să analizați acele rapoarte și să luați măsuri. Managerii tind să fie cei însărcinați cu acest loc de muncă, deși adesea acesta este externalizat către analiști specializați care înțeleg business intelligence.

Datele pe care trebuie să le analizați pot fi cantitative, cum ar fi rezultatele vânzărilor și de marketing, sau calitative, cum ar fi răspunsurile pe care le obțineți la sondajele clienților. Indiferent de tipul de date pe care îl analizați, aveți nevoie de o structură care să detalieze procesul, începând cu stabilirea obiectivelor și terminând cu un plan de acțiune.

Este important să stabiliți o durată pentru analiza dvs., fie că este o lună, un trimestru sau un raport anual asupra proiectului sau companiei. Acest interval de timp ar trebui să fie suficient de lung pentru a putea identifica tendințele în date. Este util să aveți rapoarte care pot filtra date care nu se referă la analiza dvs.

Când examinați datele, căutați ceea ce se referă la scopul analizei dvs. Apoi, identificați și documentați tendințele pe care le vedeți, în special ceea ce este cel mai important și se aliniază cu obiectivele dvs. de analiză. Apoi, veți dori să rezumați rezultatele și să dezvoltați un plan de acțiune care să vă ajute să vă îmbunătățiți performanța.

Cum se difuzează informațiile

Odată ce ați făcut toată munca de raportare și analiză a performanței, trebuie să transmiteți acele informații.

Rapoartele trebuie făcute publice. Părțile interesate vor avea, evident, un interes în ceea ce a dezvăluit raportarea performanței. Dar pentru a face îmbunătățirile necesare către care te conduc datele, echipa ta trebuie să fie informată și ea.

Rezultatele analizei dvs. de raportare a performanței ar trebui să fie adaptate publicului dvs. Fie că este o notă, un e-mail sau chiar un raport asupra raportului, trebuie să decideți cel mai bun vehicul pentru a livra datele publicului dvs. Pentru a vă pune în aplicare mai bine planul de acțiune, este posibil să doriți să convocați o întâlnire.

Cum ajută ProjectManager la raportarea performanței

ProjectManager este un software bazat pe cloud care urmărește progresul proiectului în timp real. ProjectManager vă ajută să organizați sarcinile și resursele pentru a vă programa proiectul. De asemenea, are funcții pentru a măsura performanța și a împărtăși această perspectivă cu părțile interesate și cu echipa pentru a genera îmbunătățiri.

Creați programe de proiect pe diagrame Gantt

Înainte de a putea măsura performanța, trebuie să setați o linie de bază. Când creați un program de proiect, diagrama Gantt a ProjectManager vă permite să legați dependențe, să filtrați calea critică și să setați o linie de bază. Gantt vă va permite să verificați efortul planificat față de cel real și să creați rapoarte pentru a măsura variația proiectului.

Urmăriți timpul cu acuratețe pe foile de pontaj

Dacă măsurați performanța individuală a membrilor echipei, foile de pontaj securizate ale ProjectManager vă oferă date despre cât timp le ia acestora pentru a-și îndeplini sarcinile. De asemenea, foile de pontaj pot completa automat sarcinile care se repetă și pot simplifica și mai mult procesul de salarizare, blocând foile de pontaj odată ce sunt trimise pentru o mai mare securitate.

Creați rapoarte de performanță în câteva secunde

ProjectManager este tot ceea ce aveți nevoie pentru a crea rapoarte de performanță. Puteți genera rapoarte de stare și portofoliu, planuri de proiect, sarcini, foi de pontaj, disponibilitate, volum de muncă și variație. Toate rapoartele noastre sunt personalizabile, filtrăndu-se pentru a vedea doar datele pe care le doriți și pot fi salvate în format PDF, Excel sau CSV pentru a vă ajuta să analizați și să împărtășiți rezultatele cu părțile interesate și cu echipa.

ProjectManager este un software premiat care planifică, monitorizează și raportează performanța proiectului. Instrumentele de gestionare a resurselor mențin echipele să lucreze la capacitate maximă și, cu vizualizările noastre multiple de proiect, acestea pot funcționa așa cum doresc. Menține echipele productive și proiectele pe drumul cel bun, indiferent unde sau când, cu ProjectManager. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!