Un ghid pentru crearea calendarului perfect de relații publice pentru 2023

Una dintre cele mai importante componente ale relațiilor publice de succes este oportunitatea. Promptitudinea oferă mass-media și publicul lor un motiv să le pese de marca dvs. Lupta vine în alinierea a ceea ce este oportun pentru marca dvs., a ceea ce este oportun pentru instituțiile media țintă și a ceea ce este oportun pentru publicul tuturor - toate în același timp. Pentru a face acest lucru, trebuie nu doar să țineți pasul cu tendințele din industria dvs., ci să le vedeți venind înaintea aproape oricui altcineva. Un exemplu perfect de PR? Ghiduri de cadouri de sărbători. Cumpărătorii de obicei nu încep să se gândească la ele sau să le citească până în noiembrie, dar departamentele de PR și marketing lucrează la ele încă de primăvară sau vară. Aveți nevoie de timp pentru a vă pune la punct planul, pentru a prezenta instituții media și pentru a le obține tot ce au nevoie pentru a-și pregăti ghidul de cadouri până la începutul cumpărăturilor de sărbători. Acesta este motivul pentru care profesioniștii de PR de succes, ca tine, merită un mare cinci pentru că o fac să funcționeze. Cum poți să rămâi la curent cu tendințele, sezoanele, ce fac instituțiile media, ce se întâmplă compania ta și să faci totul să funcționeze împreună? Dacă sunteți ca oricare dintre profesioniștii de PR pe care îi cunosc, un calendar meticulos vă ajută cu siguranță - un calendar principal care combină calendarul sezonier cu calendarul de marketing al mărcii dvs. și calendarele editoriale ale media de la care doriți să vă acoperiți. Acest tip de calendar de conținut PR este mai mult decât o listă mare de date. Este o strategie și un proiect în sine, care elaborează tot ceea ce este necesar pentru acoperirea PR și lucrează înapoi de la acoperirea țintă, obiectivele și campaniile. Acest ghid vă va ajuta să vă creați unul propriu.

Ce este un calendar PR?

Un calendar de PR este un calendar sau un plan de proiect care prezintă toate componentele cheie necesare pentru a prezenta și asigura reflectarea PR sau media. De asemenea, le poate mapa în relație cu celelalte campanii importante de marketing și evenimente de afaceri, astfel încât să puteți vedea cum programul dvs. de PR se aliniază cu restul planului de afaceri. O notă importantă despre calendarul dvs. de PR este că nu este doar un calendar al datelor de publicare sau al termenelor limită finale. De fapt, descompune diferiții pași ai procesului și toate sarcinile asociate acestora într-o cronologie gestionabilă. Toate termenele limită minore, întâlnirile și numirile legate de campanie și solicitările de active din partea echipei de proiectare și ofertele de la directori. Toate sarcinile la care vă puteți gândi în avans sunt necesare pentru a obține o acoperire excelentă. Desigur, care activități sunt necesare vor varia în funcție de strategia de PR individuală a companiei dvs. O mostră a ceea ce ar putea apărea pe un calendar de PR include:

• Articolele cu date sau alte acoperiri media sunt difuzate în direct.
• Publicați datele pentru conținutul mărcii dvs. în jurul campaniei (adică un anunț de acordare, un comunicat de presă sau distribuirea de știri pe rețelele sociale).
• Termenele limită pentru cotațiile pe care tu, echipa ta sau directorii tăi le oferi jurnaliștilor.
• Datele de livrare pentru trimiterea mostrelor de produse către recenzenți și influenți.
• Termenele limită pentru propuneri și depuneri de premii.

Orice trebuie să faceți sau să vă amintiți pentru a obține acoperire este un joc corect.

De ce echipele de PR și marketing au nevoie de un calendar de PR?

Există deja calendare de afaceri, calendare de marketing, calendare de conținut și multe altele. De ce trebuie să existe și calendarele de PR și de ce ar trebui echipa ta să aibă unul? Este doar de dragul de a te simți organizat? Ei bine, da și nu. Nu reduceți impactul asupra performanței și productivității pe care îl poate avea asupra echipei dvs. de marketing. Dacă cineva nu știe ce se întâmplă sau ce trebuie făcut, poate crea confuzie care duce la întârzieri și erori ale proiectului. De aceea, a avea un calendar PR înseamnă mai mult decât organizarea și codificarea culorilor. Este despre:

Alinierea relațiilor publice cu alte activități de afaceri

Gândiți-vă la diferitele calendare din Google Calendar ca la diferite straturi ale PR și marketing. Fiecare arată o vedere separată, dar toate împreună, obțineți întreaga imagine. Calendarul general de afaceri este nucleul pe care ar trebui să se bazeze orice altceva. Calendarul de marketing este al doilea strat - modul în care comunicați calendarul dvs. principal clienților prin lucruri precum lansări și campanii. Calendarul de conținut poate fi un al treilea strat care arată conținutul pe care îl veți folosi pentru a implementa acele campanii. Considerați calendarul dvs. de PR ca un strat final; arătând cum veți folosi publicitatea și vizibilitatea pentru a vă amplifica mesajele de marketing. Privind-le pe toate, obțineți o înțelegere completă a modului în care relațiile publice se leagă de alte activități de afaceri și de marketing.

Planificarea PR în jurul Sărbătorilor și Tendințelor

Un alt mod în care un calendar de PR va ușura munca întregii echipe este prin capacitatea de a planifica în avans orice sărbători sau tendințe sezoniere pe care marca dumneavoastră ar dori să se alăture pentru publicitate. De exemplu, ghidurile de cadouri despre care am vorbit mai devreme. Acele campanii importante, sensibile la timp, vă pot ascunde rapid atunci când nu le aveți – și munca de pregătire de care au nevoie – planificate în avans. Cu un calendar, puteți bloca în prezent tendințele sezoniere sau evenimentele relevante pentru industria dvs. și le puteți adăuga în calendarul dvs. ca elemente anuale recurente - nu se vor mai strecura niciodată.

Colaborare internă și externă mai ușoară

În cele din urmă, atunci când colaborezi atât cât cer relațiile publice, ai o mulțime de oameni diferiți de care ești responsabil - colaboratori externi, cum ar fi jurnaliști și editori, colegi și colegi de muncă și freelanceri care lucrează cu compania ta. Un calendar de PR poate fi partajat cu toți cei implicați în proiecte și vă va ajuta să lucrați împreună și să comunicați mai ușor, fără a rata termenele externe care ar putea sacrifica acoperirea.

Rentabiliri de la an la an

În cele din urmă, un calendar de PR va da rezultate pentru anii următori. Primul calendar creat va începe în fiecare an după procesul de planificare cu un schelet de idei. Conținutul – comunicate de presă, postări pe blog, campanii etc. – poate fi reutilizat în mod creativ, economisind timp semnificativ. Așa că ești gata să te organizezi pentru echipa ta, contactele cu care lucrezi și pentru tine. De unde începi?

1. Alegeți formatul dvs

În primul rând, trebuie să decideți unde va locui calendarul dvs. de PR. Oricât de mult îmi plac calendarele și markerele de hârtie, nu le recomand pentru întregul plan de marketing și PR. Asta înseamnă că opțiunile tale sunt o foaie de calcul veche bună, un calendar digital de bază sau un instrument dedicat calendarului editorial. Există câteva avantaje și dezavantaje pentru fiecare opțiune, așa că luați în considerare nevoile propriei echipe.

2. Decideți asupra tipurilor dvs. de conținut

Odată ce ați decis unde va fi calendarul PR, este timpul să începeți să vă construiți campaniile și procesele în interiorul acestuia. Unul dintre primii pași de care veți avea nevoie este să identificați tipurile de conținut de care va trebui să implementați și să vă amplificați conținutul și acoperirea PR. Aceasta ar putea include:

• pitch-uri
• Evenimente
• Campanii de PR
• Conținut de blog
• Postări/campanii pe rețelele sociale
• Imprimați colateral

Dacă este PR, poate (și ar trebui) să fie planificat pe un calendar. O modalitate bună de a structura lucrurile este să oferi fiecărui format de conținut propria sa categorie, indiferent de instrumentul pe care îl utilizați.

3. Planificați-vă cadența de publicare

În continuare, veți dori să luați în considerare cât de „plin” va deveni calendarul dvs. Cuvinte cuvinte, cât de des doriți să fie publicat conținutul ca parte a strategiei dvs., indiferent dacă acesta este „câștigat” sau „deținut”. Când faceți acest lucru, doriți să luați în considerare câțiva factori diferiți. În primul rând, pentru cât de mult publică conținut deținut și pentru a câștiga acoperire are echipa ta? Mai ales dacă apelați la designeri pentru a crea active, directori pentru a oferi cotații și mai multă muncă de colaborare, trebuie să faceți termene limită pentru restul echipei dvs. De asemenea, doriți să lăsați suficient spațiu liber sau timp liber pentru a răspunde la tendințele și evenimentele mai oportune pe măsură ce apar. În al doilea rând, ce tendințe sau campanii sezoniere vor avea cel mai mare impact? Vrei să rămâi în fruntea minții pentru publicul tău țintă cât mai mult posibil, dar merită, de asemenea, să distanți conținutul în perioadele „mai liniștite”, în timp ce echipa ta lucrează în culise la un proiect mare în care compania scoate toate activitățile de PR și marketing. se oprește pentru o perioadă scurtă de timp. Odată ce cunoașteți constrângerile cu care lucrați, puteți stabili obiective pentru cadența conținutului dvs., cum ar fi videoclipuri lunare, postări săptămânale pe blog și acoperire de presă și postări zilnice pe rețele sociale.

4. Găsiți idei și adăugați idei de conținut

Odată ce ați stabilit structura și cadența calendarului dvs., puteți începe să faceți brainstorming de conținut și idei de PR și să le adăugați în spațiile goale ale calendarului. Veți dori să faceți brainstorming lucruri precum:

• Unghiurile poveștii pentru a prezenta mass-media
• Conținutul invitaților și conducerea gândirii
• Conținut pentru blogul companiei dvs
• Campanii de socializare și e-mail
• Conținut care promovează evenimente, premii și alte PR

De asemenea, veți dori să încercați să organizați lucrurile în jurul temelor relevante sau a tendințelor sezoniere cât mai mult posibil.

5. Adăugați conținut specific industriei

Calendarele PR se modifică în funcție de industrie. Conținutul necesar pentru o afacere poate fi complet inutil pentru alta. Atragerea atenției asupra conținutului specific industriei adaptează calendarul nevoilor dvs. Luați în considerare adăugarea următoarelor subiecte:

6. Includeți informații de contact

PR necesită colaborarea a numeroși oameni. Pentru a crea un flux constant de activități, includeți informațiile de contact pentru toate comunicările interne și externe necesare. Aceasta include:

7. Păstrați părțile în mișcare organizate

În cele din urmă, trebuie să folosiți și să vă întrețineți noul calendar. Sună evident, dar verificarea calendarului editorial când începeți să lucrați în fiecare zi este un nou obicei de construit. Iată câteva modalități prin care puteți face construirea acestui obicei mai ușoară:

• Stabiliți linii directoare pentru codificarea culorilor pentru a face informațiile ușor de digerat pentru „verificări rapide”.
• Blocați timpul pentru a actualiza calendarul în fiecare săptămână.
• Afișați calendarul în întâlnirile de echipă (sau direct după).

În plus, dacă utilizați un instrument de calendar editorial dedicat, cum ar fi calendarul de marketing CoSchedule, puteți planifica conținutul conectând calendarul la blogul dvs. WordPress, la profilurile de rețele sociale și la instrumentul de marketing prin e-mail. Acest lucru vă permite să redactați și chiar să programați conținutul trimis din același calendar. Instrumentele dedicate facilitează, de asemenea, împărțirea proiectelor în acțiuni specifice, folosind șabloane de proiecte și sarcini și alte caracteristici care ar putea să nu fie disponibile într-o foaie de calcul pe care o construiți singur. Un calendar de PR elimină sentimentele copleșitoare de a jongla mai multe proiecte în mai mulți pași. Însă doar atunci când un calendar este maximizat la maximum, obiectivele de PR pot fi atinse. Utilizați următoarele patru idei pentru a vă optimiza cel mai bine calendarul.

Fii fluid

Calendarul tău nu este gravat în piatră. Oportunitățile de PR pot apărea aleatoriu, anumite evenimente vor necesita acțiune ulterior, așa că fii fluid în abordarea ta. Întâmpinarea unei schimbări sau reacția la o situație provoacă adesea inovație.

Cont pentru timpul de livrare

Cel mai bun plan de PR nu se grăbește. Luați în considerare timpul adecvat de livrare între inițierea proiectului și finalizarea acestuia. O cronologie amplă permite respectarea comodă a termenelor limită și modificarea conținutului.

Utilizați hashtag-uri relevante

Utilizați hashtag-uri relevante pentru a lega conținutul la evenimentele curente. Crearea de conținut în avans economisește timp, dar utilizatorii se implică în tendințe. Păstrați conținutul actual adăugând un hashtag.

Evaluați activitățile anterioare de PR

Evaluarea activităților de PR din anii precedenți evaluează succesele, evidențiază zonele de îmbunătățire și arată cum să avansezi cel mai bine. Gândiți-vă la următoarele întrebări:

• Ce a funcționat bine pentru tine? Ce sa întâmplat?
• Ce idei au depășit așteptările? Cum pot fi extinse aceste idei?
• De unde ați primit atenția presei?
• De unde au primit concurenții cheie atenția presei?

De aici, folosește-ți răspunsurile pentru a-ți dezvolta sau schimba în mod atent calendarul PR.

Începeți acum

Un calendar de relații publice va elimina frecarea și sentimentele copleșitoare de a jongla mai multe proiecte în mai multe etape. Cu toate acestea, numai atunci când îl folosiți. Dacă nu ai încă un calendar pentru a dispută totul, este timpul să începi să introduci unul în strategia ta acum. Pentru ajutor pentru a-l construi, încercați șablonul nostru gratuit de calendar PR sau aruncați o privire la software-ul nostru astăzi. Această postare a fost publicată inițial la 1 iulie 2020. A fost actualizată pe 29 decembrie 2021 și din nou pe 20 decembrie 2022.