Implementarea procesului: un ghid rapid

Pe măsură ce o afacere crește, trebuie să se uite la noi procese sau modalități de a îmbunătăți procesele pe care le are. Poate că compania dorește să-și extindă și să-și susțină creșterea sau să crească productivitatea și eficiența. Oricare ar fi obiectivele, implementarea procesului este modul în care ating aceste obiective.

Dacă doriți să vă îmbunătățiți procesele de afaceri, trebuie să știți ce este implementarea procesului și de ce este atât de importantă. În plus, vom explica ce este un plan de implementare a procesului și pașii pentru a crea un proces de implementare. Apoi, veți afla cum software-ul de management de proiect vă poate ajuta să reduceți risipa și să economisiți timp.

Ce este implementarea procesului?

Implementarea proceselor este o abordare strategică pentru adoptarea de noi proceduri sau procese de afaceri într-o organizație. O afacere implementează schimbarea atunci când dorește să simplifice sarcinile, să devină mai eficientă, să reducă numărul de erori sau să stimuleze creșterea afacerii. Există doar câteva exemple, dar orice modificare a proceselor de afaceri necesită implementarea procesului.

După cum vă puteți imagina, acest lucru nu se face dintr-un capriciu. Obiectivele de afaceri sunt atinse printr-un plan structurat cu linii directoare clare pentru modul în care va fi executată strategia. Aceasta înseamnă listarea sarcinilor care vor fi efectuate pe parcursul operațiunii de zi cu zi a afacerii. Implică managementul schimbării și atinge fiecare departament, motiv pentru care sunt implicate resursele umane.

Unitățile de afaceri se tem de stagnare. Complezența este primul semn că o companie are probleme, deoarece concurenții caută mereu un avantaj de exploatat. Implementarea procesului este modul în care o afacere este capabilă să rămână competitivă având un cadru pentru a gestiona schimbarea.

Ce este un plan de implementare a procesului?

Pentru a atinge obiectivele strategice ale unei afaceri, trebuie să existe un plan de implementare a procesului. Este documentul care definește pașii care vor duce echipa de proiect de unde se află până la modul în care își pot atinge obiectivul comun. Se mai numește și plan strategic.

Planul de implementare a procesului include strategia, procesul și acțiunile necesare pentru atingerea scopului strategic. Aceste planuri sunt amănunțite și acoperă totul, de la domeniul de aplicare al planului de implementare până la costurile care îl vor finanța, cum ar fi bugetul. Toți pașii necesari sunt detaliați, inclusiv datele de început și de sfârșit și durata proiectului. Acest lucru este similar cu managementul schimbărilor, care controlează schimbările și le gestionează pe parcursul ciclului lor de viață.

A avea un plan de implementare a procesului comunică efortul echipei, astfel încât toată lumea să știe ce este de făcut, când se va face și cine va face ce. A avea un plan este esențială pentru o implementare fără probleme a procesului. Fără un plan pentru a transforma strategia în pași acționați, nu există o foaie de parcurs care să ghideze echipa de proiect de la început până la sfârșit.

Când vă asumați un efort atât de mare cu implicații majore de afaceri, este înțelept să utilizați software de management de proiect pentru a facilita munca. ProjectManager este un software premiat care permite echipelor să își planifice, să gestioneze și să urmărească planul de implementare a procesului în timp real. Diagramele Gantt organizează pașii pe o cronologie vizuală pentru a afișa proiectul într-un singur loc. Pot fi alocate echipe și pot fi stabilite o linie de bază pentru a urmări efortul planificat față de efortul real în timp real. Acum vă puteți asigura că respectați programul și nu depășiți bugetul. Obțineți ProjectManager astăzi gratuit.

De ce este importantă implementarea procesului?

Implementarea procesului este importantă din mai multe motive. Am schițat câteva mai sus, dar merită o privire mai atentă. În primul rând, este o modalitate excelentă de a vă ajuta să vă transformați resursele proiectului într-un produs de calitate superioară. Dacă sunteți producător, acest lucru vă poate ajuta să reduceți greșelile angajaților la locul de muncă. De asemenea, poate asigura o ieșire mai consistentă și mai fiabilă. Chiar dacă vorbiți doar despre documentare, implementarea procesului vă poate ajuta să vă asigurați că toată lumea semnează documentele.

De asemenea, puteți îmbunătăți eficiența procesului, fie prin procese repetabile, fie prin automatizare pentru sarcini recurente, care și eficientizați fluxurile de lucru. Acest lucru poate reduce risipa, permite echipelor să se concentreze pe locuri de muncă mai complexe și ajută la alocarea mai eficientă a resurselor. Angajații care sunt eliberați de a efectua sarcini simple care pot fi automatizate pot prelua mai multe locuri de muncă.

Dacă doriți să încurajați conformitatea cu standardele din industrie, implementarea procesului vă poate ajuta cu documentația pentru a vă menține să respectați orice legile vă reglementează afacerea. Vă poate ajuta să respectați regulile de calitate dacă documentația vă ghidează munca. Angajații pot înțelege mai bine acele procese organizaționale și rolurile lor în ele, ceea ce duce la o performanță mai bună.

Am menționat că implementarea proceselor facilitează scalarea unei companii, mai ales atunci când sarcinile necesită coordonare din partea multor oameni sau departamente. Noile procese pot ajuta la crearea unui sistem de lucru mai eficient. Acest lucru duce la alte îmbunătățiri atunci când procesele sunt evaluate și dezvoltate continuu. În cele din urmă, aceste îmbunătățiri includ o mai bună monitorizare și măsurare a performanței atunci când utilizați indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a determina succesul implementării procesului dumneavoastră.

Procesul de implementare în 7 pași

Pentru a beneficia de beneficiile noilor procese din afacerea ta, trebuie să știi cum să le implementezi. Următorii sunt șapte pași care vă vor ajuta să profitați de implementarea procesului.

1. Formați o echipă de proiect

Implementarea procesului este execuția unui plan. Majoritatea planurilor implică mai multe persoane, așa că primul pas este să-ți aduni echipa pe baza experienței și aptitudinilor celor implicați. Având oamenii potriviți înseamnă că îi puteți folosi pentru a gândi abordări mai bune. Cel mai probabil, veți lucra, de asemenea, în diferite departamente, ceea ce înseamnă că trebuie să aveți echipe care sunt abil să lucreze interfuncțional.

2. Definiți-vă procesul de afaceri

Cu echipa potrivită la bord, următorul pas este definirea obiectivelor. Puteți aplica tehnici precum maparea proceselor de afaceri, care ajută la implementarea sau îmbunătățirea proceselor pe care le vizați. De asemenea, va trebui să vă uitați la toate sarcinile din planul dvs. de implementare a procesului și să vă dați seama de resursele de care echipa va avea nevoie pentru a realiza și a livra proiectul cu succes. Echipa poate ajuta managerii să lucreze în colaborare în timp ce dezvoltă un plan de acțiune.

3. Stabiliți scopuri și obiective pentru implementarea procesului

Pe măsură ce definiți procesul de afaceri, veți avea scopuri și obiective de îndeplinit. Odată ce acestea au fost decise, este important să utilizați o analiză a decalajelor pentru a trasa calea către atingerea obiectivelor dvs. Analiza decalajului definește unde este afacerea dvs. și unde dorește să fie. Este esențial să stabiliți scopuri și obiective, astfel încât afacerea dvs. să înțeleagă cum să ajungă acolo unde își dorește.

3. Realizați un plan de implementare

După brainstorming cu echipa ta, definirea proceselor de afaceri și stabilirea obiectivelor și obiectivelor tale pentru implementarea de noi procese, este timpul să scrii planul. Ar trebui să aveți tot ce aveți nevoie, cum ar fi resursele necesare pentru a executa proiectul. Acum, trebuie să definiți sarcinile care vă vor duce de la început până la sfârșit. Includeți etapele proiectului, durata și calendarul, precum și rolurile și responsabilitățile tuturor celor implicați.

5. La bordul echipei tale

Pentru ca implementarea procesului să fie un succes, echipa trebuie să înțeleagă noile procese de afaceri. Aceasta include probabil formare, ateliere de lucru, seminarii, prezentări sau îndrumare și mentorat în echipă.

6. Implementați procesul de afaceri îmbunătățit

Acum sunteți gata să implementați procesele cu obiective clare și un obiectiv specific de îmbunătățire. În timpul acestui pas, veți dori să monitorizați procesul pentru a vă asigura că atingeți etapele de referință. Având indicatori KPI măsurabili, vă asigurați că vă atingeți strategia de implementare vizată.

7. Efectuați o evaluare post-implementare

După ce ați executat planul de implementare a procesului, veți dori să îl revizuiți pentru a vedea ce a mers bine și unde ați greșit. Acest lucru ajută la informarea noilor planuri de implementare a proceselor, dar poate fi util și în perfecționarea pașilor pentru a vă asigura că îndepliniți obiectivele pe care le-ați definit.

ProjectManager ajută la implementarea procesului

Gestionarea implementării unui proces necesită multe instrumente diferite. Trebuie să gestionați echipe, resurse, costuri și să vă monitorizați progresul și performanța pentru a vă asigura că respectați calendarul planului de implementare. ProjectManager este un software premiat care are caracteristicile de care aveți nevoie pentru a vă planifica, gestiona și urmări proiectul în timp real.

Utilizați mai multe vizualizări ale proiectului

Echipele interfuncționale necesită o suită de instrumente puternice, care sunt sincronizate între ele. Managerii realizează un plan de implementare pe o diagramă Gantt, care organizează sarcini, leagă toate cele patru tipuri de dependențe și poate chiar filtra după calea critică. Echipele vor folosi diferite instrumente pentru a executa acele sarcini. Dacă lucrează într-un mediu agil, vor dori să ne cartografieze sprinturile folosind vizualizarea de bord kanban pentru a-și gestiona întârzierile și a planifica sprinturile. Dacă sunt producători, ar putea prefera listele noastre robuste de sarcini. Indiferent de instrumentul pe care îl utilizați, toate datele sunt actualizate simultan în timp real, astfel încât toată lumea colaborează la aceleași informații actualizate.

Urmăriți progresul în timp real

Când aveți un plan de implementare pe diagrama Gantt, puteți seta o linie de bază. Aceasta surprinde planul și vă permite să-l comparați cu progresul real. Obțineți o vedere la nivel înalt a întregului proiect cu tabloul nostru de bord în timp real. Colectează date live și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit care arată timpul, costul, volumul de muncă și multe altele. Nu este nevoie de o configurație care necesită timp, ca în cazul software-ului ușor. Este gata când ești. Și dacă doriți mai multe detalii, utilizați instrumentele noastre de raportare personalizabile, care pot fi, de asemenea, partajate pentru a actualiza părțile interesate.

Pentru a vă asigura că implementarea procesului dumneavoastră funcționează cu resursele disponibile pentru a îndeplini obiectivele de afaceri, trebuie să gestionați fiecare pas al planului de implementare a procesului. Software-ul nostru are funcții de gestionare a sarcinilor, de gestionare a riscurilor și de gestionare a resurselor care vă ajută să vă îndepliniți obiectivele, fie că sunt pentru un proiect, implementarea unui proces sau un plan de management al schimbărilor.

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care dă putere echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească procesul de implementare. Platforma noastră de colaborare permite echipelor să partajeze fișiere, comentarii și multe altele, indiferent dacă se află în diferite departamente sau în diferite fusuri orare. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.