Contractare de achiziții: tipuri de contracte și bune practici

Modul în care asamblați elementele de care aveți nevoie pentru a executa proiectul se numește achiziție, care este un mod elegant de a spune cum obțineți bunurile și serviciile de care aveți nevoie pentru un proiect. Dacă nu aveți o aprovizionare constantă sau cel puțin gestionată a lucrurilor de care aveți nevoie pentru a executa proiectul, veți devia și amenința succesul proiectului.

Când aveți nevoie de provizii de la o terță parte, este important să încheiați un acord pentru a vă asigura că obțineți ceea ce aveți nevoie și că este livrat atunci când aveți nevoie. Toate aceste detalii sunt definite în ceea ce se numește contract de achiziție. Nu există proiect dacă nu există contractare de achiziții.

Elemente esențiale ale contractării de achiziții

Există multe tipuri de contracte în achiziții, dar înainte de a intra în asta, trebuie să avem o înțelegere solidă a ceea ce este achizițiile și de ce este crucială pentru succesul proiectului. Achizițiile se referă la tehnicile, metodele structurate și mijloacele pe care o organizație le folosește pentru a obține ceea ce are nevoie la un preț bun și în termen, construind în același timp relații puternice cu furnizorii și furnizorii.

În primul rând, trebuie să identificați bunurile sau serviciile de care aveți nevoie. Odată ce știți acest lucru, puteți începe să căutați o listă de furnizori care vă pot livra cerințele la un preț în limitele constrângerilor bugetului dvs. Apoi, intri în etapa de negociere pentru a te asigura că acele nevoi sunt îndeplinite. Când sunt, ambele părți finalizează o comandă de achiziție cu prețul, livrarea și procesul de plată definite.

Apoi, bunurile sunt livrate la data convenită, iar livrarea respectivă este auditată pentru a se asigura că este conformă cu acordul. Apoi păstrați înregistrări bune de administrare a contractului și salvați documentele, așa cum ați face cu orice tranzacție comercială. Cu cât acest proces este mai ușor, cu atât toți cei implicați vor fi mai fericiți și cu atât mai probabil se va construi o legătură între ambele părți pentru a se asigura că achizițiile viitoare vor merge și ele. Un contract solid este necesar pentru a livra un proiect de succes.

Ce este contractarea de achiziții?

Contractarea de achiziții este procesul de construire a unor acorduri obligatorii din punct de vedere juridic între contractori și furnizori în cursul gestionării unui proiect. Aceste contracte sunt necesare pentru proiecte pentru a obține materialele, consumabilele și serviciile necesare.

Utilizarea contractelor și achizițiilor ajută cumpărătorul și vânzătorul să ajungă la un acord cu privire la aceste materiale, bunuri și servicii. Acest acord include plata facturilor și îndeplinirea termenilor și condițiilor contractului. Un contract de achiziție este un document obligatoriu din punct de vedere juridic între cumpărător și vânzător care nu numai că definește relațiile așa cum sunt în ceea ce privește afacerea, ci și protejează ambele interese.

Parametrii contractării de achiziții includ selectarea vânzătorului și a produsului, verificarea vânzătorului, decizia asupra termenilor și condițiilor prin negocieri și gestionarea procesului prin comanda, plata și livrarea materialului, aprovizionării sau serviciului.

De ce este importantă contractarea de achiziții

Contractarea de achiziții este importantă deoarece servește la maximizarea profiturilor și la menținerea afacerilor solubile pe o piață competitivă. Contractul de achiziție oferă ambelor părți șansa de a lucra împreună cu încredere că niciuna nu profită de cealaltă. De asemenea, ajută afacerea să-și diversifice resursele pentru a lucra mai eficient prin externalizarea lucrărilor către terți, care o pot face mai rentabil.

Tipuri de contracte de achiziții

Când vine vorba de contracte, există mai multe modalități de a încheia un acord. Aceste tipuri diferite de contracte în achiziții oferă o varietate de riscuri pentru o parte sau cealaltă și sunt potrivite pentru proiectele de construcții în care domeniul de aplicare este mai mult sau mai puțin sigur încă de la început. Principalele trei tipuri de contracte de achiziție sunt următoarele:

• Contract cu preț fix: contractul cu preț fix sau cu sumă forfetară este atunci când suma plătită pentru materiale, bunuri sau servicii este stabilită în momentul semnării contractului și nu se modifică ulterior, indiferent dacă există impacturi externe sau interne. care cresc costurile sau întârzie programul. Avantajul acestui tip de contract este că subliniază în mod clar rolurile și responsabilitățile ambelor părți în ceea ce privește ceea ce urmează să fie livrat și cât va costa. Acestea sunt cele mai comune, simple și ușor de gestionat tipul de contract.
• Contract de rambursare a costurilor: un contract de rambursare a costurilor sau de control al costurilor este atunci când cumpărătorul este de acord să plătească pentru materiale și echipamente, precum și pentru orice costuri indirecte, cum ar fi salariile și utilitățile, care fac parte din realizarea produsului sau serviciului. Pentru ca acest lucru să merite pentru cumpărător, li se acordă o taxă fixă ​​sau un procent din profit peste prețul de cost. Acest lucru pune cea mai mare parte a riscului pe umerii vânzătorului. Aceștia vor fi rambursați numai după ce cheltuielile sunt verificate. Dacă domeniul de aplicare al proiectului se modifică, vânzătorul absoarbe orice costuri suplimentare. Pentru ca acest lucru să fie util pentru vânzător, aceștia vor acumula costuri suplimentare care mențin ajustările la minimum și își vor îmbunătăți profitul.
• Contract de timp și materiale : Contractele de timp și materiale rambursează vânzătorilor materialele pe care le folosesc și plătesc pentru timpul petrecut pentru proiect. Acest lucru îl face pe vânzător să se comporte ca și cum ar fi un angajat terț al contractantului. Acest contract funcționează cel mai bine atunci când domeniul de aplicare al proiectului este mai greu de definit, deoarece contractul permite o anumită flexibilitate. Cu toate acestea, atunci când folosește unul dintre aceste contracte, cumpărătorul va trebui să ofere mai multă supraveghere pentru a se asigura că proiectul rămâne în termen și nu depășește bugetul.

Procese cheie și bune practici pentru contractele de achiziții

Deși contractul este semnat, asta nu înseamnă că procesul este complet. Există, desigur, lucrarea care a fost contractată și care respectă termenii și condițiile contractului.

Subliniați transparența

Un lucru pe care îl puteți face pentru a vă asigura că lucrurile funcționează fără probleme este să acordați prioritate transparenței în procesul de achiziții. Obținerea unei mai mari vizibilități asupra performanței furnizorilor ajută la consolidarea acestor relații și contribuie la obținerea celor mai bune rezultate pentru toți cei implicați.

Monitorizați progresul

Veți dori să monitorizați îndeaproape și să gestionați termenii contractului, în special cheltuielile asociate lucrării, pentru a reduce costurile. În loc să utilizați foi de calcul care trebuie actualizate în mod constant și care riscă adesea să circule versiuni mai vechi, ați face mai bine să automatizați aceste procese cu un instrument digital.

Eficiențe identitare

Raționalizarea procesului de achiziții este, de asemenea, esențială. Colectarea și monitorizarea furnizorilor ajută la asigurarea îndeplinirii condițiilor contractuale. Utilizarea unui instrument de management de proiect online va reduce costurile prin evitarea erorilor manuale care pot încetini munca în timp ce lucrați pentru respectarea contractului.

Cum ajută ProjectManager la achiziții

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați achizițiile pentru proiect. Monitorizarea și urmărirea achizițiilor dumneavoastră vă asigură că costurile și programul respectă termenii și contriția contractului. Există modalități de a face acest lucru mai bine decât utilizarea unei foi de calcul.

Utilizați diagrama Gantt online pentru a vă gestiona contractele. Cronologia vizuală a lui Gantt vă permite să vedeți întregul ciclu de viață al contractului într-un singur loc și să urmăriți toate resursele și costurile asociate acestuia. Stabiliți datele de începere și de încheiere pentru contract. Când actualizările de stare sunt adăugate la instrument, puteți apoi să vă revizuiți progresul pentru a vedea dacă termenii contractului sunt respectați.

Adăugați costuri și resurse la Gantt și veți putea programa acele materiale de care aveți nevoie la un anumit moment al proiectului. Deoarece software-ul nostru este bazat pe cloud, toate informațiile despre proiect sunt în timp real, ceea ce vă permite să urmăriți datele în direct. De exemplu, tabloul de bord în timp real colectează informații și le calculează automat pentru a fi afișate pe grafice și diagrame ușor de citit pentru o vedere la nivel înalt a variației proiectului, costurilor, timpului și multe altele.

ProjectManager.com este un software bazat pe cloud care vă ajută să organizați și să gestionați achizițiile mai eficient. Urmăriți contractele cu stocare nelimitată de fișiere, faceți planuri de achiziții și monitorizați și urmăriți progresul acestora în timp real pentru a vă asigura că toți termenii și condițiile contractului sunt îndeplinite. Încercați gratuit ProjectManager astăzi.

.