10 sisteme de productivitate de încercat și care funcționează cu adevărat

Cine nu vrea să fie mai productiv?

Ei bine, o modalitate de a face acest lucru este implementarea unui sistem de productivitate. Și sunt multe din care să alegi!

Să aruncăm o privire la cele mai populare 10 sisteme de productivitate pe care le puteți încerca.

Ce este un sistem de productivitate?

Un sistem de productivitate este, practic, orice set de strategii, proceduri și filozofii concepute pentru a ajuta oamenii să fie mai productivi.

Ar putea fi un set simplu de reguli care, dacă sunt respectate, vă pot menține în sarcină sau o modalitate de a vă organiza lucrurile de făcut pentru a le face mai ușor de realizat (sau orice altceva).

Scopul final al „productivității”, în cadrul acestor sisteme, este o combinație de:

• Prioritizare. O parte din a fi mai productiv este să știi pe ce să te concentrezi. Dacă aveți 8 ore de lucru și 10 ore de sarcini, trebuie să vă dați seama ce 2 ore de sarcini să renunțați sau să delegați. În acest fel, maximizați valoarea celor 8 ore de lucru.
• Concentrează-te. Sistemele de productivitate încearcă, de asemenea, să vă îmbunătățească concentrarea. Dacă poți elimina distragerile și acorda atenție exclusiv muncii tale, vei ajunge să faci mai multe.
• Eficienţă. Legate de aceste concepte, sistemele de productivitate încearcă, de asemenea, să vă sporească eficiența generală. Cu alte cuvinte, unul dintre obiectivele tale este să crești viteza cu care poți îndeplini sarcinile într-un mod satisfăcător.

Sisteme de productivitate care funcționează

Fără alte prelungiri, haideți să aruncăm o privire la unele dintre cele mai bune sisteme de productivitate pe care le puteți urma în 2021:

1. Lista de bază de lucruri de făcut.

Este un vechi, dar un bun. Și nu-ți da ochii peste cap decât dacă ai încercat cu adevărat!

Lista de bază de lucruri de făcut este un clasic pentru un motiv. Ideea este simplă; împărțiți toate proiectele, obiectivele și responsabilitățile dvs. în sarcini ușor de digerat.

Creați liste cu aceste sarcini și setați priorități pentru ele - prioritățile A sunt urgente, prioritățile B pot aștepta câteva zile, iar prioritățile C pot rămâne pe backburner pentru un timp.

Acest sistem poate fi greu de menținut consistent și nu este ideal pentru toate stilurile de lucru sau pentru toate persoanele.

Cu toate acestea, este un loc minunat de a începe dacă nu ați încercat niciodată un sistem de productivitate înainte.

2. Tehnica Pomodoro.

Tehnica Pomodoro are origini umile în anii 1980, concepută de Francesco Cirillo. Ideea de bază este să folosiți un cronometru pentru a vă împărți ziua de lucru în sprinturi scurte, cu pauze între ele. De exemplu, puteți lucra timp de 25 de minute, puteți face pauză de 5 minute și repetați. După 3 iterații ale acestui ciclu, puteți face o pauză lungă (de la 20 la 30 de minute).

Diferite studii au arătat că diferite intervale de timp sunt „ideale”, iar preferințele individuale variază foarte mult. Așa că va fi nevoie de câteva experimente pentru a-ți da seama care tipar de muncă concentrată și alternanță de pauză funcționează cel mai bine pentru tine.

Acestea fiind spuse, să iei pauze frecvente și să rămâi concentrat în timpul tău de „concentrare” este grozav pentru a-ți crește performanța (și a-ți menține moralul destul de ridicat).

3. Matricea Eisenhower.

Matricea Eisenhower nu are sfaturi sau sugestii despre cum să lucrați mai eficient. În esență, este un sistem simplu de prioritizare. Dar dacă este folosit corect, vă poate ajuta să obțineți mult mai mult în fiecare zi.

Matricea Eisenhower este uneori numită matricea „urgent-important”, deoarece clasifică prioritatea sarcinilor atât în ​​termeni de urgență, cât și de importanță. Urgența unei sarcini se referă la cât de repede trebuie îndeplinită, în timp ce importanța ei este cât de impact are pentru obiectivele dumneavoastră pe termen lung.

O sarcină poate fi urgentă, dar nu importantă și importantă, dar nu urgentă.

Odată ce v-ați separat în mod corespunzător sarcinile în categorii în funcție de urgență și importanță, vă puteți concentra mai întâi toate eforturile asupra sarcinilor dvs. urgente și importante – și puteți face mai multe progrese în fiecare zi.

4. Sistemul Getting Things Done (GTD).

Inițial lansat de David Allen (și subiectul cărții sale populare cu același titlu), Getting Things Done este un sistem de productivitate conceput pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți productivitatea în timp.

GTD este în esență un proces în 5 pași:

Pasul 1 este Captura, în care veți nota tot ceea ce vă ocupa mintea (inclusiv toate sarcinile și grijile actuale).

Pasul 2 este Clarify, unde poți transforma acele gânduri haotice în sarcini și elemente de acțiune.

Pasul 3 este Organizare, unde veți prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță (sună familiar?).

Pasul 4 este Reflect, unde puteți face ajustările după cum credeți de cuviință.

Pasul 5 este Engage, unde puteți începe să vă îndepliniți sarcinile una câte una.

GTD încurajează, de asemenea, practicienii să separe sarcinile în 6 domenii în funcție de orizontul de timp:

• acțiunile curente
• proiecte curente
• zonele de focalizare
• Obiective de 1-2 ani
• viziuni pe termen lung
• și obiectivele generale de viață.

5. Sistemul Zen to Done (ZTD).

Creat de Leo Babauta si inspirat de GTD, sistemul Zen to Done (ZTD) urmeaza cateva principii similare.

ZTD se diferențiază de GTD deoarece se concentrează mai mult pe dezvoltarea personală și optimizarea obiceiurilor, decât pe sarcini și proiecte individuale.

În cadrul ZTD, veți urma un proces similar la GTD, conturând toate gândurile și, în cele din urmă, reducându-le la o mână de „cele mai importante sarcini” (MIT) pe care doriți să le îndepliniți în fiecare zi.

De-a lungul timpului, îți vei evalua și îmbunătăți obiceiurile, sistemele și comportamentele, respectându-ți rutinele și completând MIT-urile fără distragere.

6. Sistemul zilnic de trifectă.

Sistemul zilnic de productivitate trifecta este o modalitate de a simplifica și organiza obiectivele generale de lucru. Ideea este să te concentrezi pe 3 lucruri principale pe care vrei să le realizezi în fiecare zi; le puteți nota cu o seară înainte de serviciu sau dimineața.

Dacă faci toate cele 3 lucruri în timpul zilei, câștigi! Este atat de simplu.

Evident, această strategie are câteva puncte slabe. Nu toate sarcinile și obiectivele sunt egale în greutate și nu toate sunt ușor de cuantificat, așa că reducerea la „3” lucruri poate fi dificilă.

Cu toate acestea, este o modalitate excelentă de a vă limita concentrarea și de a vă simți bine în atingerea unui obiectiv zilnic.

7. Bullet Journaling.

Popular printre hipsterii cu ceva timp în urmă, jurnalul bullet este mai mult decât un proiect de artă pe care să-l arăți pe Instagram. Dezvoltat de Ryder Carroll ca o soluție pentru a rămâne concentrat și productiv în ciuda ADHD, puteți folosi bullet journaling pentru a obține mai multă productivitate în aproape orice domeniu al vieții.

Bullet Journaling se bazează de obicei pe scrisul de mână (și jurnalele literale) pentru a vă organiza gândurile.

Veți crea un index, vă veți contura obiectivele și veți exersa „înregistrarea rapidă”, care se bazează pe un sistem de simboluri și abrevieri pentru a crea o scriere și o comunicare concisă – și veți crea singur acest sistem.

Există mult loc pentru flexibilitate și adaptare personală aici. Nu este o soluție ideală pentru toată lumea, dar dacă îți place ideea de a scrie de mână și îți găsești gândurile împrăștiate mai des, ar putea fi perfect.

8. Abordarea „mănâncă broasca”.

Nu vă faceți griji. Nu mâncăm broaște adevărate în acest sistem. Dacă nu…

Mark Twain a spus odată: „Dacă treaba ta este să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci la prima oră dimineața. Și dacă treaba ta este să mănânci două broaște, cel mai bine este să o mănânci mai întâi pe cea mai mare.”

Întreaga idee a sistemului de productivitate „eat the frog” este să vă organizați sarcinile și prioritățile de la cele mai dificile la cele mai puțin dificile.

Dacă faci cel mai greu lucru din ziua ta, te vei asigura că ești la vârf de concentrare, productivitate și energie atunci când o faci – iar odată ce ai terminat, totul va părea mai ușor în mod implicit.

Este super simplu, dar funcționează (pentru unii dintre noi, cel puțin).

9. Sistemul de plăci Kanban.

O tablă Kanban este concepută pentru a vă ajuta să vă organizați vizual sarcinile. Puteți crea diferite coloane pentru a reprezenta diferitele etape ale unui anumit proces, cum ar fi „brainstorming”, „pregătire”, „execuție” și „urmărire”.

Apoi, puteți crea carduri care să reprezinte diferiți clienți, proiecte sau sarcini și să mutați acele carduri pe fiecare coloană pe măsură ce atingeți noi etape.

Este avantajos pentru că este vizual – și poate fi făcut public, făcându-l util pentru a rămâne organizat ca o echipă.

Cu toate acestea, nu toate sarcinile pot fi reduse cu ușurință la formă de card și coloană, ceea ce o face mai potrivită pentru sarcini și proiecte abstracte.

10. Sistemul de productivitate Seinfeld.

Da, acel Seinfeld.

Potrivit unui raport, Jerry Seinfeld a contribuit la promovarea și popularizarea unui sistem de productivitate bazat pe consecvență. Ideea este simplă.

Pentru a se încuraja să scrie, Seinfeld a investit într-un calendar mare de perete și a pus un X roșu pe fiecare zi în care reușea să scrie. De-a lungul timpului, aceasta a produs un efect psihologic profund; și-a construit un obicei repetabil și nu a îndrăznit „să rupă lanțul”.

În fiecare zi în care se gândea la scris, avea să fie motivat să-și atingă obiectivul - dacă nu pentru alt motiv decât să pună un X roșu pe calendar și să mențină succesul.

Există multe moduri prin care ai putea fi creativ cu această abordare. Te-ai putea recompensa intr-un mod anume. Puteți folosi altceva decât un calendar pentru a vă urmări progresul.

Dar dacă sunteți investit în a face ceva în mod consecvent, făcând-o în fiecare zi și vizualizarea și/sau sărbătorirea lui poate facilita stabilirea acestui obicei.

Valoarea sistemelor de productivitate

De ce ai nevoie de un sistem de productivitate? De ce nu poți să te închizi și să muncești mai mult?

Ei bine, ca să fiu corect, probabil că poți munci mai mult. Dar tastarea tastelor de la tastatură cu mai multă forță și petrecerea mai multor ore la birou te va duce până acum.

Sistemele de productivitate vă oferă mai multe avantaje, printre care:

• Probabil că deja muncești cât poți de mult. Deci, ce poți face pentru a lucra mai bine, cu adevărat? Sistemele de productivitate vă oferă un sentiment de direcție. Îți oferă noi strategii de încercat, noi priorități de urmat și noi obiective potențiale de stabilit pentru tine.
• Deoarece veți urma acest sistem în mod regulat, veți beneficia și de consecvență. În loc să intri în ziua de lucru fără un plan și cu priorități care se schimbă rapid, vei avea ceva obișnuit pentru a te ancora.
• Unitatea de echipă. Dacă conduceți o echipă, sistemele de productivitate sunt și mai valoroase. Deoarece puteți coordona întreaga echipă în jurul unui singur sistem, îi puteți menține pe toți pe aceeași pagină – și, eventual, puteți încuraja și mai multă colaborare.
• Valori de succes/eșec. Cum știi dacă îți atingi obiectivele de productivitate? Cum poți să-ți dai seama dacă faci lucrurile bine? Sistemele bune de productivitate au valori clare pentru succesul și eșecul dumneavoastră; ar trebui să fie evident dacă urmăriți sistemul corect și dacă faceți progrese în cadrul sistemului respectiv.

Indiferent dacă vă hotărâți să rămâneți cu un singur sistem de productivitate sau doriți să încercați mai multe în secvență, un lucru este sigur; este greu să știi dacă sistemul tău de productivitate funcționează.

Faci mai mult decât de obicei? Mai puțin decât de obicei? Aceeași?

Dacă nu aveți o măsură consecventă și obiectivă pentru urmărirea progresului dvs., nu veți putea niciodată să răspundeți definitiv la această întrebare...

De aceea am creat EmailAnalytics.

Conectați-vă la EmailAnalytics – durează doar un minut. Când o faceți, veți putea începe să vă urmăriți întreaga activitate prin e-mail, inclusiv orele și datele cele mai aglomerate, numărul de e-mailuri trimise și primite, timpul mediu de răspuns și multe altele.

Este, fără îndoială, cea mai bună modalitate de a vă monitoriza productivitatea, volumul de muncă și zeci de alte valori legate de locul de muncă. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită astăzi și vedeți-l în acțiune!