Cum să faci un plan de management al programului

Un program este o colecție de proiecte care au legătură între ele și, prin urmare, sunt gestionate împreună pentru a obține eficiență maximă. Avantajele gestionării acestor proiecte similare îi fac să stea mai bine împreună decât singuri.

Cu toate acestea, asta nu înseamnă că programele nu necesită aceeași concentrare laser pe planificare pe care o necesită proiectele individuale. Un plan de management al programului funcționează similar oricărui plan de proiect, prin aceea că definește politici, proceduri și procese de urmat și de a atinge scopurile și obiectivele programului.

Management de program vs management de proiect

Înainte de a explica ce este un plan de management de program, este important să înțelegem clar diferența dintre managementul programului și al proiectului. În multe privințe, sunt similare, cu excepția unei diferențe fundamentale.

Diferența constă în faptul că, în managementul proiectelor, efortul dumneavoastră este îndreptat exclusiv spre producerea rapidă a unui livrabil final, fără a afecta calitatea și menținerea timpului și bugetului convenite. Managementul programului, cu toate acestea, urmărește starul principal de a crea beneficii pentru organizație cu sinergie din co-managementul mai multor proiecte.

O altă diferență este că proiectele pot fi contractate. Organizația care conduce proiectul lucrează pentru o parte interesată, care poate sau nu face parte din acea organizație. O companie imobiliară care ridică un zgârie-nori este probabil să caute oferte de la antreprenorii de construcții, mai degrabă decât să execute proiectul intern.

Cu toate acestea, programele sunt gestionate aproape întotdeauna în cadrul unei organizații. Adică, managerul de program nu este un lucrător contractual, ci o parte a afacerii mai mari; iar managerul de program este atașat integral de scopurile și obiectivele lor strategice.

Pentru a rezuma, proiectele sunt temporare și oferă un serviciu sau un produs, iar programele sunt un grup de proiecte conexe care sunt gestionate colectiv pentru a obține beneficii care nu pot fi realizate individual.

Ce este un plan de management al programului?

A gestiona orice necesită un plan, iar acest lucru este cu siguranță valabil pentru programe.

Un plan de management al programului există pentru a gestiona, executa și controla programul și scopurile și obiectivele acestuia. Prin urmare, planul de program, ca orice plan, va contura imaginea de ansamblu și strategia programului. Pentru a face acest lucru, programul trebuie să fie clar definit și domeniul său de aplicare subliniat.

Planul este elaborat de un manager de program, care înțelege strategia și obiectivele programului. Un plan de program se preocupă mai mult de beneficii decât de rezultate. Parametrii săi de succes nu sunt la fel ca un proiect, deoarece nu are neapărat nevoie de un produs de calitate la timp și în limita bugetului. Pentru un plan de program, succesul constă în modul în care programul satisface nevoile și beneficiile organizației.

Elementele cheie ale unui plan de management al programului

Orice program va avea dependențe și constrângeri. Planul de program trebuie să le identifice și să le includă în plan. Aceasta include modul în care beneficiile programului vor fi realizate prin gestionarea acestuia.

Deoarece un program este o colecție de multe proiecte, este util să includeți o foaie de parcurs în plan. O foaie de parcurs este de obicei configurată ca o cronologie pe care sarcinile care compun proiectul sunt puncte, cu date de început și de sfârșit. Cu toate acestea, deoarece acesta este un program, există mai multe proiecte mapate de-a lungul cronologiei, ceea ce ajută la elaborarea strategiei și colaborarea.

Planul va include guvernanța, o structură organizațională și procesul utilizat pentru planificarea, controlul și executarea planului de program. Aceasta include un program, un plan de comunicare, achiziții, risc, procedură de închidere și toate celelalte aspecte generale ale creării oricărui plan de proiect.

Va trebui să definiți rezultatele cheie. Chiar și un program are livrabile, deoarece este alcătuit din proiecte. Rezultatele pot să nu fie motivul principal pentru program, dar sunt repere importante care trebuie înțelese.

Sfaturi pentru crearea unui plan de management al programului

Atunci când faceți un plan de management al programului, există anumite lucruri pe care trebuie să le aveți în vedere. Acestea tind să fie asemănătoare cu crearea unui plan de management de proiect, dar sunteți conștienți de diferențele dintre cele două. Amintiți-vă, un plan de proiect este îndreptat către rezultatul său, dar programele au un obiectiv mai strategic pentru PMO.

Enumerați scopuri și obiective

Acestea fiind spuse, primul lucru pe care trebuie să-l facă oricine care face un plan este să definească ceea ce încearcă să realizeze. Enumerați scopurile și obiectivele pentru a vă asigura că planul dvs. rămâne în acei parametri. Nu vă puteți atinge obiectivele dacă nu sunt clare.

Prin urmare, comunicarea, ca în toate proiectele, este primordială. Fără un canal desemnat, frecvență și ținte determinate, către cine sunt adresate mesajele tale, vor apărea probleme.

Planificați comunicarea

Comunicarea include menținerea la curent a părților interesate. În cazul programelor, părțile interesate sunt cei din organizația dumneavoastră, de obicei la nivel executiv, care doresc să vadă rentabilitatea investiției lor reflectată în raportarea programului dumneavoastră. Planul de program trebuie să sublinieze acele comunicări, cât de des și cu ce materiale, inclusiv definirea așteptărilor acestora.

Faceți o cronologie

În continuare, va trebui să vă ocupați de cronologia și domeniul de aplicare a tuturor proiectelor din programul dvs. Aceasta înseamnă bugetul dvs. general și modul în care acesta domnește în domeniul de aplicare al programului dvs. Va trebui să găsiți un echilibru între aceste două aspecte ale programului. Deși nu aveți un program care se încheie cu un livrabil de calitate, aveți o serie de termene limită mai mici inerente fiecărui proiect care trebuie gestionate în planul dvs. de program.

Includeți părțile interesate

Asigurați-vă că planificați nu numai cu părțile interesate, ci și cu echipa dvs. Transparența este importantă. Echipa se află în prima linie a proiectului dumneavoastră și vă va oferi date valoroase prin implicarea și observarea lor. La rândul lor, doriți ca ei să cunoască planul programului, astfel încât să poată face alegeri educate atunci când sunt forțați să acționeze.

Odată ce v-ați întâlnit cu părțile interesate și cu echipele responsabile cu executarea diferitelor proiecte, aveți atât o vedere macro, cât și o vedere micro a proiectului. Aceasta vă va informa planul de program pe măsură ce îl finalizați.

Cum ajută ProjectManager cu planurile de management al programului

Nu uitați că toată această planificare poate fi facilitată de un instrument online de gestionare a programelor, precum ProjectManager. Instrumentul nostru online vă asigură că aveți cele mai actuale informații pentru a lua decizii mai bune, bazate pe date.

Gestionarea unui program este dificilă, dar este și mai dificilă dacă treci de la proiect la proiect pentru a aduna date. Cu vizualizarea Prezentare generală a proiectelor, obțineți o listă a fiecărui proiect din programul dvs. Veți vedea titlul proiectului, cine îl gestionează, echipa care îl execută și starea. Din această vizualizare de nivel înalt vă puteți gestiona programul.

Creați tablouri de bord personalizate pentru programe

Din vizualizarea Prezentare generală a proiectelor, vă puteți organiza și grupa proiectele. Când selectați anumite proiecte și le grupați într-un dosar, puteți apoi filtra după acest grup în Tabloul de bord Prezentare generală, care arată șase diagrame care urmăresc valorile programului, cum ar fi starea de sănătate, volumul de muncă și progresul. Cu această vizualizare la nivel înalt a progresului și performanței programului dvs., puteți detecta probleme și puteți face modificări pentru a ajusta eficacitatea programului dvs.

Urmăriți-vă proiectele cu o foaie de parcurs

Un alt instrument puternic este foaia de parcurs al programului, care colectează toate proiectele din programul dvs. și le afișează pe o cronologie diagramă Gantt. Puteți vedea toate programele dvs. până la nivelul sarcinii într-un singur loc și cum se leagă între ele și dacă există dependențe. Dar aceasta nu este o vedere statică. Filtrați după cesionar, manager de proiect sau client, vedeți durata, datele planificate de început și de sfârșit și multe altele. Afișați părților interesate valorile cheie în timpul prezentărilor.

Pentru a potrivi resursele cu capacitatea programului dvs., avem un management robust al resurselor pentru întregul dvs. program. Funcțiile vă ajută să urmăriți, să gestionați și să raportați resursele din programul dvs. Pagina noastră de sarcină de lucru vă oferă instrumentele pentru a echilibra volumul de lucru al echipelor dvs. pentru a crește productivitatea.

ProjectManager este un instrument online premiat care ajută programele să se organizeze pentru a-și maximiza profitabilitatea. Tabloul nostru de bord în timp real, foile de parcurs dinamice și raportarea cu un singur clic vă oferă instrumentele pentru a gestiona, urmări și raporta progresul și performanța pentru a vă menține programul aliniat cu obiectivele strategice generale. Vedeți cum vă putem ajuta planul de gestionare a programului, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.