Un ghid rapid pentru cartele proiectelor

Proiectele necesită aprobare înainte de a putea fi executate. O carte de proiect este un document de planificare a proiectului care vinde proiectul părților interesate și sponsorilor. Dacă reușiți să-i arătați viabilitatea și rentabilitatea investiției, lucrările vor primi undă verde pentru a merge mai departe.

Dar există o mulțime de elemente ale oricărui proiect de succes. Dacă sunteți nou în managementul proiectelor, un șablon de carte de proiect vă poate configura pentru a vă asigura că atingeți toate punctele majore. Am inclus un ajutor gratuit pentru șablon de proiect ca exemplu a ceea ce ar trebui să includă o carte de proiect.

Deci, ce este o carte de proiect, mai exact? Următorul ghid rapid vă va ajuta să înțelegeți mai deplin, astfel încât atunci când vă prezentați următorul proiect să aveți tot ce aveți nevoie pentru a obține succesul.

Ce este o carte de proiect?

O carte de proiect este o declarație privind domeniul de aplicare, obiectivele și persoanele care participă la un proiect. Începe procesul de definire a rolurilor și responsabilităților acelor participanți și conturează obiectivele și scopurile proiectului. Carta identifică, de asemenea, principalele părți interesate și definește autoritatea managerului de proiect la începutul planului de proiect.

Înrudit: șablon gratuit de carte de proiect pentru Word

Urmați ghidul nostru rapid pentru redactarea și executarea documentului de management al proiectelor de mai jos.

Elementele cheie ale unei carte de proiect

Carta de management de proiect servește ca document de referință. Ar trebui să definească aceste trei puncte principale.

1. Care este esența proiectului? Care sunt scopurile și obiectivele proiectului? Cum plănuiți să atingeți și să atingeți aceste scopuri și obiective?
2. De ce există acest proiect? Oferiți o înțelegere comună a proiectului. Carta trebuie să-și comunice valoarea și/sau motivul existenței fiecărei persoane care are o parte în ea, de la echipă până la managerul de proiect, părți interesate, sponsori etc.
3. Putem fi de acord cu acest proiect? Carta acționează ca un contract între sponsorul proiectului, părțile interesate cheie și echipa de proiect. Notând responsabilitățile fiecărei părți implicate în proiect, fiecare are clar care sunt îndatoririle sale.

Cum se creează o carte de proiect

Așadar, acestea sunt liniile mari și, deși o declarație de proiect nu trebuie să intre în detalii, există mult mai multe elemente cheie pentru aceasta decât aceste declarații generale. Amintiți-vă, secțiunile prezentate mai jos ar trebui să fie scurte, deoarece se referă la documente de planificare a proiectului mai detaliate, cum ar fi o declarație de domeniu de aplicare, buget de proiect, plan de management al riscului sau cerere de propunere.

1. Indicați informațiile despre proiect

Această primă secțiune din carta proiectului este locul în care veți include informațiile generale ale proiectului, cum ar fi numele, descrierea și cine sunt sponsorul proiectului, managerul de proiect, membrii echipei și părțile interesate.

2. Definiți rolurile și responsabilitățile echipei de proiect

O funcție importantă a unui proiect este de a documenta cine sunt membrii echipei și care sunt rolurile și responsabilitățile acestora. De asemenea, ar trebui să identificați principalele părți interesate. Este întotdeauna esențial să notați părțile interesate din orice proiect, deoarece aceștia sunt cei cărora le veți raporta și, într-un fel, le veți gestiona așteptările. Cu cât știi mai devreme cine sunt aceștia, cu atât mai repede poți construi un plan productiv de management al părților interesate.

3. Identificați scopurile și obiectivele proiectului

Este important ca managerii de proiect să facă diferența între acestea două. Obiectivele proiectului sunt beneficiile de nivel înalt pe care proiectul ar trebui să le genereze, în timp ce obiectivele proiectului sunt reperele specifice sau pașii necesari pentru a le îndeplini. Dacă nu aveți o țintă clară, proiectul dvs. va rata obiectivul.

4. Prezentați un caz de afaceri

O carte de proiect are nevoie de un caz de afaceri pentru că, în esență, precizează motivele pentru care este întreprins proiectul. Ajută managerii de proiect să explice care sunt nevoile de afaceri pe care proiectul le va satisface și care sunt beneficiile financiare așteptate și rentabilitatea investiției pentru părțile interesate din proiect. O modalitate bună de a vinde proiectul este să ai o idee despre ce bine le va aduce proiectul sponsorilor și părților interesate. Aflați care sunt aceste beneficii și enumerați-le aici.

5. Subliniați domeniul de aplicare al proiectului

Care sunt elementele din domeniul de aplicare și din afara domeniului de aplicare? Sfera de aplicare este limitele proiectului dvs., cum ar fi data de începere și momentul încheierii acestuia. Deci, care sunt elementele din domeniul de aplicare, cum ar fi acele părți ale procesului de proiect, spre deosebire de sarcini sau acțiuni care se află în afara procesului pas cu pas al proiectului? Subliniați rezultatele și etapele cheie ale proiectului dvs. Mai târziu, în timpul fazei de planificare, va trebui să creați o declarație privind domeniul de aplicare care să descrie domeniul de aplicare a proiectului în detaliu.

6. Creați o cronologie a proiectului

O cronologie a proiectului este o versiune simplificată a programului dvs. de proiect. Această cronologie a proiectului ar trebui să arate rezultatele cheie, etapele de referință și etapele proiectului, astfel încât părțile interesate să înțeleagă imaginea de ansamblu.

7. Construiți bugetul proiectului

Deși veți intra în mai multe detalii atunci când creați bugetul proiectului, aici doriți să obțineți o cifră de bază despre costurile proiectului la care vă așteptați. Definiți bugetul pentru proiect și cine va avea autoritatea de cheltuieli. Includeți costurile estimate pentru sarcinile pe care le-ați definit, dar rețineți că noile cerințe și sarcini ale proiectului vor necesita ajustarea acestui buget.

8. Rețineți ipotezele și constrângerile cheie

Este important să notați toate ipotezele sau constrângerile care pot avea un impact asupra dezvoltării sau execuției planului dvs. de proiect. Notarea ipotezelor cheie este foarte importantă pentru managementul părților interesate, deoarece stabilirea așteptărilor clare este cheia succesului. De asemenea, doriți să aveți cel puțin o schiță a modului în care veți face față constrângerilor proiectului. Dacă nu îl acoperiți acum, va trebui să jucați mai târziu.

9. Înregistrați riscurile cheie ale proiectului

Identificați toate riscurile potențiale care ar putea apărea în proiect, astfel încât să nu fiți luat prin surprindere. Aici veți dori să evidențiați riscurile cele mai probabile sau cu impact, astfel încât părțile interesate să le cunoască din timp. Acest lucru ar trebui să fie urmat de un registru al riscurilor și un plan de management al riscului în planul dvs. de proiect, în care detaliați cum veți rezolva aceste riscuri și cine din echipă este responsabil pentru capturarea și remedierea acestora.

10. Definiți cerințele proiectului și criteriile de succes

Echipa de management al proiectului și părțile interesate din proiect trebuie să ajungă la un acord în ceea ce privește criteriile de succes. Cele mai comune aspecte pentru a determina succesul proiectului sunt elementele de constrângere triplă, timpul, costul și domeniul de aplicare. Dar, în funcție de proiect, pot exista multe cerințe ale proiectului, cum ar fi nivelurile de toleranță la risc și standardele de calitate.

Model și exemplu de cartă de proiect

Scrierea unei carte de proiect necesită timp și efort și poate fi o provocare dacă sunteți nou în planificarea proiectelor. Dar nu trebuie să vă faceți griji, puteți utiliza șablonul nostru gratuit de carte de proiect pentru a începe. Folosiți-l ca exemplu de carte de proiect pentru a lucra.

Software-ul vă poate ajuta să vă organizați charterul

Chiar și cu ajutorul unui șablon, o carte de proiect a necesitat multă muncă. Software-ul de planificare a proiectelor vă poate ajuta să organizați toate informațiile necesare pentru a construi o carte.

ProjectManager are o vizualizare dinamică a listei care face mai mult decât alte instrumente software care doar digitalizează lista de sarcini. Atașați fișiere la fiecare articol din listă, setați prioritatea și adăugați etichete pentru a fi mai ușor de găsit. Păstrați-vă pe drumul cel bun stabilind termene limită pentru fiecare articol. Vă arătăm procentajul complet. Construiți-vă charterul corect și la timp, folosind ProjectManager gratuit astăzi.

Care sunt utilizările unei carte de proiect?

Există o mulțime de documente necesare pentru a derula un proiect. Înainte de a începe, sunt multe pe care trebuie să le creați, de la un plan de proiect la un buget de proiect și multe altele. Toate aceste documente aprofundează în detaliu elementele pe care le-ați detaliat în general în declarația dvs. de proiect. Deci, de ce ai nevoie de alt document, nu este redundant?

Deși este adevărat că vei acoperi acest teren la un nivel granular, aceasta este prima ta trecere și există un motiv pentru care este mai general și vine înainte de orice altceva. Următoarele sunt trei utilizări principale ale documentului:

1. Aveți nevoie de el pentru a vă autoriza proiectul. Acesta este documentul care vinde proiectul părților interesate și definește în linii mari care va fi rentabilitatea investiției acestora. Este ca un pitch cu lift, așa că trebuie să vândă proiectul.
2. Acesta servește ca document de vânzare primar. Când prezentați acest lucru părților interesate, aceștia au acum un rezumat de distribuit sau prezentat atunci când sunt abordați despre alte proiecte, astfel încât să își poată concentra resursele acolo unde este nevoie.
3. Acesta este un document care rămâne cu tine pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Vă veți referi la el pe tot parcursul, fie la întâlniri, fie pentru a ajuta la gestionarea domeniului de aplicare. Carta acționează ca o foaie de parcurs fără toate detaliile care să vă distragă atenția de la alte materiale ale proiectului.

Sfaturi pentru scrierea unei carte de management de proiect

Există un proces pentru scrierea unei carte de proiect, care începe cu a ști care este viziunea proiectului. Acea declarație de viziune nu poate fi vagă, dar trebuie să surprindă scopul proiectului dvs., definind scopul final pentru echipa de proiect.

Viziune

Odată ce aveți vederea clară, atunci o puteți descompune în părți mai practice.

• Obiectiv. Enumerați trei până la cinci obiective ale proiectului, fiți SMART: specific, măsurabil, realizabil, realist și limitat în timp.
• Domeniul de aplicare. Acum descrieți limitele formale ale proiectului, descriind modul în care afacerea se poate schimba sau modifica prin livrarea proiectului dvs., notați, de asemenea, ce este relevant pentru domeniul de activitate și ce nu. Acesta este modul în care mențineți un control mai bun asupra proiectului.
• Produse livrate. Descrieți fiecare dintre rezultatele pe care proiectul este însărcinat să le producă. Odată ce le-ați înlăturat pe toate, aveți un punct de sprijin pe charter și sunteți gata să mergeți mai departe. Puteți utiliza un șablon WBS pentru a vă ajuta să vă identificați livrabilele.

Organiza

Când construiți o structură pentru charter, există patru subseturi pe care va trebui să le identificați. Acest lucru se face prin enumerarea următoarelor:

1. Clienți/Utilizatori finali. Pentru a completa această listă, întrebați-vă: Ce este un client și/sau utilizator final în contextul acestui proiect? Cine sunt clienții proiectului? Există o anumită persoană sau entitate responsabilă pentru acceptarea livrabilelor proiectului?
2. Părțile interesate. După cum sa menționat mai devreme, identificarea părților interesate din proiect este crucială. Ei sunt persoana sau entitatea din interiorul sau din afara proiectului cu un interes cheie specific în acel proiect. Ar putea fi un controlor financiar care supraveghează costurile sau CEO-ul, dar oricine ar fi acesta va avea un accent ușor diferit în funcție de rolul lor.
3. Roluri. Trebuie să atribuiți rolurile și responsabilitățile cheie celor implicați în livrarea proiectului, de la sponsorul proiectului, consiliul de proiect și managerul de proiect. După fiecare intrare scrie un scurt rezumat care definește rolul lor și care sunt responsabilitățile lor în proiect.
4. Structura. Acum trebuie să definiți liniile de raportare între aceste diferite roluri din proiect. Utilizați o organigramă a proiectului pentru a face acest lucru. Acesta diagramează structura unei organizații și relațiile și rolurile celor implicați în proiect.

Diagramele Gantt sunt instrumentul tradițional de planificare pentru proiecte. Îți transformă sarcinile și termenele limită în cronologie vizuale. ProjectManager are o diagramă Gantt online și alte instrumente de planificare care vă permit să atribuiți sarcini, să urmăriți progresul în timp real. Mai mult decât atât, puteți filtra rapid calea critică, apoi puteți seta linia de bază pentru a compara efortul planificat cu efortul real. Respectați programul și respectați bugetul dvs. utilizând ProjectManager.

Implementarea

Ai o viziune și ai organizat diferitele părți ale proiectului tău. Acum trebuie să dezvoltați un plan pentru a le implementa. Există patru părți în acest sens:

1. Plan. Dacă intenționați să implementați, atunci aveți nevoie de un plan de implementare. Aceasta este o modalitate de a dezvolta o atmosferă de încredere pentru clienții și părțile interesate prin enumerarea fazelor, activităților și intervalelor de timp ale ciclului de viață al proiectului.
2. Repere. Etapele marchează faze majore ale proiectului și colectează sarcini mai mici în bucăți mai mari de muncă. Proiectul ar trebui să aibă doar câteva dintre ele, de aceea sunt repere, dar sunt o modalitate importantă de a recunoaște finalizarea unui livrabil cheie.
3. Dependente. Enumerați toate dependențele cheie și care este importanța acestora pentru proiect. Acestea sunt sarcini sau activități care sunt legate între ele, deoarece vor avea un impact asupra proiectului pe parcursul ciclului său de viață.
4. Planul de resurse. Ce resurse sunt implicate în proiect? Împărțiți această listă în forță de muncă, echipamente și materiale. Acesta este modul în care veți ști de ce aveți nevoie înainte de a avea nevoie de el și vă veți putea estima bugetul mai precis. Pe măsură ce proiectul progresează și se introduc modificări, va trebui să vă adaptați planul de resurse. ProjectManager oferă instrumente de gestionare a sarcinilor de lucru și a resurselor care vă permit să vedeți rapid volumul de lucru al tuturor, astfel încât să puteți reatribui sarcinile după cum este necesar. Acest lucru îi împiedică pe toți să fie supra sau subangajați.

Riscuri, probleme și buget

Aproape am terminat, dar nicio charter nu este completă fără a colecta potențialele riscuri și probleme care pot deraia un proiect. Aceasta include ipoteze și constrângeri legate de proiect.

Un risc este o problemă potențială care se poate întâmpla sau nu într-un proiect. Riscul nu este întotdeauna negativ, deoarece există riscul pozitiv și ar trebui să vă pregătiți și pentru asta.

O problemă este ceva care a apărut deja în proiect. Practic, riscul este la timpul viitor și o problemă este la timpul prezent, dar trebuie să fiți pregătit pentru orice eventualitate atunci când creați o carte de management de proiect.

În cele din urmă, cu toate informațiile de mai sus, puteți schița o cifră aproximativă despre cât va costa livrarea proiectului în intervalul de timp permis. Apoi îți prezinți charterul, iar odată ce este aprobat și semnat, începe munca adevărată.

Faceți următorul pas în planificare cu ProjectManager

Carta pune bazele proiectului. Oferă o viziune și determină unde vor fi amplasate toate piesele. Este un cadru grozav, dar nu este un plan. Carta conduce la planificarea proiectului, iar ProjectManager este software-ul premiat de management de proiect de care aveți nevoie pentru a vă gestiona proiectul de la început până la sfârșit.

Diagrame Gantt pentru planificare

Transformarea unei carte într-un plan necesită un instrument suficient de flexibil pentru a răspunde și a se adapta la numeroasele sarcini implicate. Vizualizarea online a proiectului diagramă Gantt preia sarcini și populează o cronologie a proiectului, unde dependențele pot fi legate, pentru a evita blocajele mai târziu. Stabiliți repere, editați rapid datele și chiar atribuiți munca membrilor echipei.

Colaborați la sarcini

Când atribuiți echipe, este esențial să li se ofere instrucțiuni clare. Managerii de proiect au prea multe de făcut pentru a petrece timp microgestionându-și echipele.

ProjectManager face alocarea ușoară, dar și cu stocarea nelimitată a fișierelor, puteți atașa cât mai multe documente și imagini sunt necesare pentru instruire. Comentariile pot fi făcute la nivel de sarcină, astfel încât există întotdeauna un canal deschis între membrii echipei pentru a comunica și a colabora.

Raport despre Totul

O fereastră puternică în proiect este funcția de raportare, care creează rapoarte aprofundate ale proiectului cu doar câteva clicuri. Managerii pot filtra rapoartele pentru a arăta exact ceea ce trebuie să vadă, cum ar fi progresul sarcinii sau variația proiectului. Aceste rapoarte monitorizează proiectul pentru a-l menține pe drumul cel bun, dar pot fi, de asemenea, partajate cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

Odată ce ați scris carta proiectului și ați primit aprobarea părților interesate, atunci veți avea nevoie de instrumentele potrivite pentru a gestiona domeniul de aplicare, sarcinile și resursele proiectului, pentru a vă asigura că îl aduceți sub buget și în termen. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care raportează instantaneu atunci când stările sunt actualizate, astfel încât să știți unde este proiectul dvs. și cum să-l mențineți în mișcare către finalizarea cu succes. Încercați acum software-ul nostru premiat cu această încercare gratuită de 30 de zile.