5 pași pentru închiderea proiectului (lista de verificare inclusă)

Sunt puse atât de mult timp și efort în planificarea unui proiect, încât se uită adesea că sfârșitul unui proiect – închiderea proiectului – este la fel de important. Este multă muncă implicată chiar și odată ce un proiect este finalizat din punct de vedere tehnic.

De exemplu, există multe sarcini pe care încă trebuie să le finalizați. S-ar putea să fie procedurale, dar asta nu le face mai puțin importante. Există aprobări, semnături, plăți, toate acestea ar putea părea ca împingerea documentelor pentru tine, dar spune-i asta membrului echipei care așteaptă să fie plătit.

Ca să nu mai vorbim că, atunci când încheiați un proiect, probabil că planificați altul. Prin urmare, doriți să obțineți sprijin pentru tranziție pentru această schimbare. Va trebui să eliberați resurse, să arhivați documente și să nu uitați să recunoașteți succesul proiectului cu o petrecere sau un anumit tip de sărbătoare. Și asta e important.

Șablonul nostru gratuit de închidere a proiectului este o resursă excelentă pentru a vă ajuta să vă amintiți ce mai rămâne de făcut.

Ce este închiderea proiectului?

Închiderea proiectului este ultima fază a unui proiect. Este atunci când managerul de proiect verifică dacă clientul, partea interesată sau clientul a acceptat rezultatele proiectului. Dacă proiectul sau produsul este în desfășurare după proiect, atunci trebuie configurată întreținerea.

Managerul de proiect va revizui, de asemenea, întregul proiect înainte de a-l închide, va evalua performanța și o va compara cu valoarea de bază. Echipa de proiect va face parte din acest proces, oferindu-și observațiile și feedback-ul, care este colectat într-un document al lecției învățate. Aceasta oferă îndrumări pentru proiecte viitoare.

Importanța închiderii proiectului este mai mult decât doar semnarea tuturor documentației, îndeplinirea oricăror contracte cu furnizorii și eliberarea echipei pentru a participa la alte proiecte. Se asigură că obiectivele inițiale ale proiectului au fost îndeplinite și leagă orice capăt, cum ar fi riscul sau problemele care au rămas deschise.

Pași pentru închiderea unui proiect

Încheierea proiectului este faza finală a jobului dvs., este ultima tură a ciclului de viață al proiectului și, ca orice alt aspect al unui proiect, necesită un proces. Următorii sunt cinci pași pe care ar trebui să-i faceți pentru a vă asigura că ați punctat toate I-urile și ați trecut toate T-urile, precum și că ați profitat din plin de experiență.

1. Aranjați un post-mortem

Gestionarea unui proiect nu se referă doar la sarcini și resurse, buget și termene limită, este o experiență din care poți învăța constant. Deși ar fi trebuit să înveți pe tot parcursul proiectului, acum este un moment grozav să te uiți înapoi fără presiunea și distragerile care ți-ar fi putut reduce concentrarea.

Adunați echipa de bază pentru a invita feedback despre ceea ce a funcționat și ce nu a funcționat. Încurajează onestitatea. Documentând greșelile și succesele proiectului, construiți un catalog care oferă date istorice. Puteți să vă întoarceți și să căutați informațiile precedente atunci când planificați noi proiecte.

Proiectele nu sunt niciodată lucruri de sine stătătoare, ci fac parte dintr-un continuum, unde specificul poate varia, dar metodele generale rămân de obicei aceleași. Există o mulțime de cunoștințe produse după încheierea oricărui proiect.

2. Completați documentele

După cum sa menționat, proiectele generează o mulțime de documente. Aceste documente vor trebui să fie aprobate și aprobate de părțile interesate. Totul are nevoie de atentie si trebuie semnat pentru, care este dovada legala ca de fapt aceste acte s-au incheiat. Aceasta include închiderea tuturor contractelor pe care le-ați fi încheiat cu parteneri sau furnizori interni sau orice alte resurse cu care ați contractat.

Aceasta include abordarea tuturor plăților restante. Vrei să te asiguri că toate facturile, comisioanele, taxele, bonusurile, ce ai, sunt plătite. Completați toate costurile implicate de proiect. Nu se face dacă nu este plătit.

Software-ul de management de proiect vă poate ajuta să organizați toate aceste documente. ProjectManager acționează ca un hub pentru toate fișierele de proiect. Le puteți urmări în vizualizarea noastră listă, care este mai mult decât aplicația obișnuită pentru liste de activități. În primul rând, puteți vedea procentajul complet pentru fiecare articol din listă. Acum știți dacă acel contractant a fost plătit și dacă puteți semna contractul. Puteți chiar să configurați notificări pentru a vă asigura că plățile sunt livrate la timp. Încercați-l singur cu această încercare gratuită.

3. Eliberați resurse

Adunați o echipă pentru proiect, iar acum trebuie să le desfaceți. Este un proces formal și crucial, care îi eliberează pentru următorul proiect. Fiecare echipă este reunită pentru amestecul de abilități și experiență pe care le aduc unui proiect. Proiectul determină membrii echipei cu care veți dori să lucrați și fiecare proiect va fi puțin diferit, ceea ce se va reflecta în echipa angajată pentru a-l executa.

Acest lucru este valabil atât pentru resursele interne, cât și pentru cele externe. Cele externe ar putea fi mai evidente, pe măsură ce ai contractat cu ei, iar acel contract va avea o durată. Când se termină, asigurați-vă că toți sunt plătiți integral, astfel încât să se poată semna și să plece. Dar resursele interne rămân, așa că trebuie să vă amintiți că timpul lor pe proiect este, de asemenea, limitat și s-ar putea să blocați proiectele altor echipe dacă nu vă eliberați resursele odată ce proiectul este finalizat.

4. Documente de arhivare

Există lecții de învățat din proiectele vechi, motiv pentru care vă întâlniți cu echipa în mod regulat în timpul proiectului și vă uitați înapoi asupra procesului ulterior. Cu toate acestea, dacă nu aveți o arhivă în care să extrageți vechile înregistrări, atunci orice cunoștințe pe care le obțineți se pierde din cauza organizării și managementului slab. Ai muncit din greu pentru a avea o documentație excelentă a proiectului, nu o pierde.

Înrudit: Ce este un jurnal de decizie de proiect?

Înainte de a închide un proiect, arhivați toate documentele și orice notă și date care s-ar putea dovedi utile. Chiar dacă nu îl accesați niciodată, este necesar să păstrați o evidență pe hârtie a muncii efectuate în orice proiect pentru alte persoane din organizație. Aceasta ar putea include echipe juridice sau echipe de resurse umane sau chiar succesorul dvs. Nu știi niciodată când cineva ar putea fi nevoit să se întoarcă și să răspundă la o întrebare sau să dorească să afle cum a fost rezolvată o problemă veche. Consideră-l ca și cum ai pune deoparte proviziile pentru iarnă.

5. Sărbătorește succesul

Dacă ți se pare aiurea, atunci nu îți faci treaba. Nu e nimic prostesc în a-ți recompensa echipa pentru a recunoaște o muncă bine făcută. Creează închidere, despre care se referă această parte a proiectului, dar plantează și o sămânță care va înflori în proiectele ulterioare atunci când lucrezi cu membrii vechii echipe.

Lista de verificare a închiderii proiectului

Pentru a vă asigura că închideți corect proiectul, urmați această listă de verificare pas cu pas pentru închiderea proiectului.

1. Începeți de la început cu documentul de aplicare a proiectului pe care l-ați creat și asigurați-vă că ați îndeplinit toate cerințele enumerate acolo.
2. Asigurați-vă că toate livrabilele au fost predate și semnate de părțile interesate, obținând aprobarea și satisfacția acestora.
3. Alte documente de proiect trebuie, de asemenea, semnate de persoana corespunzătoare, aceasta include orice contracte și acorduri restante cu vânzătorii și alți contractori.
4. Odată ce documentele sunt semnate, procesați-le și plătiți toate facturile și închideți orice contracte legate de proiect.
5. Adăugați toate documentele împreună, inclusiv finalizarea tuturor rapoartelor de proiect, apoi organizați-le și arhivați-le ca date istorice pentru a fi utilizate pentru referințe viitoare.
6. Utilizați documentele colectate pentru a identifica și documenta lecțiile învățate pe parcursul proiectului, inclusiv orice feedback din partea părților interesate, astfel încât să nu faceți aceleași greșeli în proiectele viitoare.
7. Desemnați o persoană de sprijin în tranziție care să conducă proiectul după finalizare, astfel încât închiderea proiectului să fie completă.
8. Eliberați sau realocați resursele proiectului, care includ echipa dvs. și alt personal al proiectului și orice echipament sau închiriere de site utilizate pentru proiect.
9. Dacă nu ați folosit un software de management de proiect, obțineți unul, deoarece vă ajută să controlați nu numai ciclul de viață al proiectului, ci și procesul de închidere a proiectului.
10. În sfârșit, dar poate cel mai important, sărbătorește împreună cu echipa de proiect. Ei au făcut treaba și merită credit și o oportunitate de a se stinge până la începerea următorului proiect.

Șabloane gratuite pentru a ajuta la închiderea proiectului

Sunt multe de urmărit când închideți un proiect. Nu doriți să pierdeți niciun pas critic și să lăsați unele documente nesemnate sau să nu discutați despre lecțiile învățate pentru a evita aceleași greșeli la următorul proiect. ProjectManager este un software grozav, dar și site-ul online de premieră pentru orice management de proiect. Aceasta include zeci de șabloane gratuite. Iată câteva pentru a vă ajuta să faceți toate lucrurile mici necesare pentru închiderea corectă a proiectului.

Șablon de închidere a proiectului

Tot ce trebuie să capturați atunci când închideți un proiect este prezentat în șablonul nostru gratuit de închidere a proiectului pentru Word. Vă puteți asigura că părțile interesate au semnat fiecare document, contractanții au fost plătiți și contractele lor s-au închis și echipa dvs. a fost eliberată din proiect, astfel încât să poată începe cu următorul.

Șablon de lecții învățate

Este nevoie de multă muncă administrativă pentru a închide un proiect, dar ar trebui să fie și un moment de reflecție. Șablonul nostru gratuit pentru lecții învățate pentru Excel este un instrument excelent pentru a surprinde câștigurile și problemele care au apărut pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Descrieți ce s-a întâmplat, cum a afectat proiectul și ce veți face diferit în proiectele viitoare pentru a evita repetarea acestor greșeli. Este un document clasic de închidere a proiectului.

Șablon de elemente de acțiune

Șablonul gratuit pentru elemente de acțiune pentru Excel este un loc grozav pentru a prelua lecțiile învățate pe care le-ați adunat în șablonul de mai sus și pentru a le transforma într-un plan. Odata ce vezi greselile pe care le-ai facut in trecut iti poti formula un plan de actiune pentru a nu le repeta. Acest șablon gratuit vă permite să creați sarcini, să le atribuiți membrilor echipei, să adăugați prioritate, astfel încât să știți care este primul și chiar să furnizați termene limită și să urmăriți starea.

Proiectul tău este închis – Folosește ProjectManager pentru următorul tău!

Acum știm că închiderea corectă a proiectului vă va ajuta să începeți următorul proiect cu piciorul potrivit. Dacă vă planificați și gestionați proiectele într-un software de management de proiect centralizat, cum ar fi ProjectManager, veți avea acces la toate proiectele dvs. anterioare.

În acest fel, atunci când planificați un nou proiect, puteți revizui rapid documentele, sarcinile, comentariile și șabloanele vechi din sistem. Face și integrarea pentru următorul proiect mai simplă, deoarece membrii echipei ar trebui să fie deja în sistem.

Creați rapoarte pentru posteritate

Software-ul de raportare automată poate fi de mare ajutor în timpul acestui proces. ProjectManager le permite managerilor să creeze rapoarte cu un singur clic. Acestea includ rapoarte precum rapoartele de pontaj, astfel încât să puteți vedea rapid orele lucrate de un membru al echipei de-a lungul duratei proiectului. De asemenea, puteți crea mai multe rapoarte specifice părților interesate, cum ar fi rapoarte de stare, rapoarte de variație sau rapoarte de plan de proiect. Totul este automatizat în software-ul nostru de management al proiectelor, ajutându-vă să ajungeți la sfârșitul proiectului și mai repede.

Economisirea timpului și a avea un avans atunci când începeți un nou proiect este modul în care reduceți în mod eficient timpul și costurile. ProjectManager eficientizează proiectul pentru tine de la început până la sfârșit.

O parte din închiderea unui proiect este acela de a-l planifica și executa. Aici intervine ProjectManager. Ca software bazat pe cloud, vă permite dvs. și echipei dvs. să obțineți date în timp real atunci când monitorizați și raportați proiectul. În plus, documentația dvs. este mai accesibilă și mai sigură. Vedeți singuri, luând această probă gratuită de 30 de zile.