Cum să utilizați un jurnal de decizie de proiect pentru rezultate optime

Proiectele sunt o serie de decizii. În mod ideal, fiecare decizie ar trebui să fie rezultatul unei cercetări amănunțite, consiliere din partea echipei și date istorice. Managerii de proiect folosesc un jurnal de decizie pentru a menține părțile interesate la curent cu privire la cine a autorizat o decizie și cum a luat-o.

Un jurnal de decizie este un instrument de comunicare esențial pe care toți managerii de proiect trebuie să-l înțeleagă. Puteți utiliza software de management de proiect, șabloane sau pur și simplu un blocnotes pentru a urmări deciziile. Dar înainte de a ajunge la cum să facem unul, să înțelegem mai bine definiția unui jurnal de decizie de proiect.

Ce este un jurnal de decizie?

Un jurnal de decizie este o înregistrare a deciziilor care duc la o alegere pe care o faceți în timpul unui proiect. Poate fi informații despre întâlnire, o înregistrare sau un document al proiectului - totul este compilat într-un jurnal de decizie și transmis sponsorului proiectului.

Problemele de comunicare sunt moartea unui proiect. Un jurnal de decizie servește ca instrument de comunicare care furnizează informații de sprijin părților interesate. Deciziile nu se întâmplă doar în întâlnirile programate: ele pot fi luate și în întâlniri ocazionale sau între câțiva membri ai echipei. Un jurnal de decizie documentează toate aceste informații.

Prin urmare, un jurnal de decizie este o listă de decizii critice care au fost convenite pe parcursul proiectului. Deși jurnalul de decizie de proiect nu este folosit de toți cei implicați în managementul proiectului, cu siguranță a câștigat popularitate.

De ce aveți nevoie de un jurnal de decizie?

Deciziile pot face sau distruge un proiect. Părțile interesate au un interes personal în deciziile care au fost luate. Așa cum sunt actualizate în mod regulat cu prezentări ale părților interesate și rapoarte de stare, un jurnal de decizie explică de ce au fost luate deciziile și cine le-a autorizat.

Documentarea este esențială pentru proiecte și, deși lumea principală a managementului de proiect s-ar putea să nu fi acceptat încă pe deplin jurnalul de decizie, au folosit o documentație amănunțită pentru totdeauna. Documentația oferă date istorice necesare pentru a planifica proiecte viitoare și, de asemenea, acționează ca parte a unui plan de management al riscului atunci când se analizează decizii.

Un jurnal de decizie poate fi doar un memento al cursului de acțiune. Există multe decizii luate pe parcursul ciclului de viață al unui proiect și, uneori, oamenii din echipa de proiect au nevoie de un memento pentru a evita conflictele inutile. De asemenea, explică cine a luat acea decizie și de ce, ceea ce poate ajuta la împiedicarea echipei să nu fie de acord.

A avea un jurnal de decizie de proiect să fie singura sursă de adevăr, accesibil tuturor și ușor de împărtășit cu părțile interesate este esențial pentru derularea unui proiect de succes. ProjectManager este un software bazat pe cloud care conectează echipe hibride, manageri și părți interesate cu un instrument de gestionare a muncii în timp real.

Păstrați jurnalul de decizii de proiect, jurnalul de modificări, jurnalul de probleme, jurnalul de risc, jurnalul de acțiuni, jurnalul de raid, registrul de risc sau orice jurnal pe care îl utilizați în vizualizarea listei de activități a software-ului nostru. Puteți atașa fișiere, le puteți partaja cu echipa și puteți primi notificări pe măsură ce sunt adăugate elemente noi. Alăturați-vă celor peste 35.000 de utilizatori din întreaga lume și începeți gratuit cu ProjectManager astăzi.

Elementele unui jurnal de decizie

Un jurnal de decizie ajută la analiza schimbărilor, deoarece captează date cheie de luare a deciziilor. Practic, este ca o foaie de calcul. Fiecare coloană notează o parte specifică a deciziei. Iată câteva dintre elementele care ar trebui incluse în orice jurnal de decizie:

• Numele proiectului: păstrează împreună toate deciziile luate în proiect
• Manager de proiect: persoana responsabilă
• Număr de identificare: Atribuiți câte unul fiecărei decizii pentru a facilita consultarea
• Titlul deciziei: Titlul unei decizii o diferențiază de altele luate pe parcursul ciclului de viață al proiectului
• Data: când ați luat decizia și orice termene limită legate de aceasta
• Zona: ce aspect al proiectului discutați
• Descriere: O prezentare generală a deciziei pe care ați luat-o
• Motivație: Motivul deciziei și orice comentarii sau dezacorduri citate
• Alternative: Alte opțiuni pe care le-ați discutat, dar nu ați decis
• Impactul așteptat: subliniați pe scurt ce credeți că se va schimba decizia
• Colaboratori: enumerați pe toți cei care au contribuit la decizie
• Semnătura de aprobare: aprobarea , de obicei din partea managerului de proiect

Exemplu de jurnal de decizie

Să inventăm un caz teoretic pentru a parcurge procesul. Pentru exemplul nostru de jurnal de decizie, să ne gândim la un șantier de construcții care se întreabă dacă să folosească oțel sau lemn atunci când încadrează o clădire mai mică cu o clădire mai mare.

Jurnalul de decizie ar avea toate datele detaliate mai sus, cum ar fi numele proiectului, numele managerului de proiect, un ID și titlul ar putea fi ceva de genul „Backhouse Frame”. Persoanele implicate ar fi cel puțin managerul de proiect, arhitectul și antreprenorul.

Discuția ar putea fi despre preț versus siguranță. Colectați aceste avantaje și dezavantaje și adăugați-le în jurnalul de decizii ale proiectului. Explorați impactul și alternativele, cum ar fi modul în care oțelul ar afecta bugetul și lemnul ar putea necesita elemente de stabilizare suplimentare. Este o modalitate de a parcurge cele mai bune practici și de a vedea care este cel mai potrivit pentru proiect.

Luați o decizie, notați-o în jurnal și cereți-l pe managerul de proiect să semneze. Apoi, predați documentul părților interesate din proiect, spune proprietarul proprietății care a contractat lucrarea. Acest lucru oferă părților interesate context pentru discuție și decizie, precum și ghidează subcontractanții atunci când realizează structura.

Cum să utilizați un jurnal de decizie

Utilizați un jurnal ori de câte ori există o decizie luată în proiect. Asta nu înseamnă neapărat decizii minore, dar cu cât mai multe, cu atât mai bine. Includeți orice decizie care are un impact asupra proiectului. Sunt șanse ca părțile interesate să se supere la un moment dat și să solicite să știe de ce s-a făcut asta, aceea sau alta. Jurnalul de decizie este o modalitate de a comunica cu ei și, de asemenea, de a sprijini decizia.

Prin urmare, un jurnal de decizie de proiect nu este important în momentul în care îl scrieți, ci mai mult atunci când sunteți pus în situația de a vă apăra decizia. Dacă sunteți contestat sau o decizie este pusă la îndoială, jurnalul este acolo pentru a vă susține.

Dacă un jurnal de decizie este revizuit, acesta trebuie notat în registrul de decizie. Vrei să documentezi și această decizie. Explicați de ce a fost luată decizia și de ce a fost schimbată. Apoi, actualizați jurnalul și creați unul nou care să reflecte modificarea.

Șabloane de jurnal de decizie

Puteți face singur un jurnal de decizie pe orice foaie de calcul sau chiar aplicație de procesare a textului, dar există o mulțime de șabloane gratuite de jurnal de decizie care îl prezintă pentru dvs., dacă este mai ușor. Iată câteva dintre cele mai populare pe care le-am găsit online.

SampleTemplates

SampleTemplates are peste nouă șabloane diferite de jurnal de decizie pentru PDF și Word. Acestea traversează o serie de industrii diferite, așa că ar trebui să puteți găsi șablonul care se potrivește nevoilor dumneavoastră specifice.

WordTemplatesOnline

WordTemplatesOnline are șabloane gratuite de jurnal de decizie pentru Excel, Word și un PDF. Ele oferă o varietate de șabloane de jurnal diferite pentru diferite tipuri de întâlniri de afaceri, cum ar fi liniile directoare și principiile pentru planurile de pensionare, unul care surprinde deciziile și riscurile cheie, altele care includ prioritatea, statutul și multe altele.

Desigur, șabloanele sunt statice și nu pot fi folosite pentru o colaborare eficientă. În loc să utilizați un șablon de jurnal de decizie, este mai bine să utilizați software pentru a vă gestiona deciziile și a urmări modificările proiectului.

Cum ajută ProjectManager cu jurnalele de decizie

ProjectManager este un software de management al muncii bazat pe cloud care conectează echipe hibride și le ajută să lucreze mai productiv. Cu mai multe vizualizări ale proiectelor pentru a se potrivi stilului de lucru al fiecăruia și date în timp real pentru a stimula colaborarea și a monitoriza mai bine proiectele, ProjectManager este, de asemenea, o modalitate excelentă de a urmări procesul decizional.

Utilizați tablouri de bord pentru a urmări KPI-urile

Înainte de a putea lua o decizie, aveți nevoie de date pentru a vă oferi o perspectivă mai bună asupra problemei. Tabloul de bord în timp real al ProjectManager și rapoartele cu un singur clic colectează automat valorile proiectului. Tabloul de bord urmărește timpul, costul, volumul de muncă și multe altele, oferindu-vă un raport instantaneu de stare.

Creați fluxuri de lucru vizuale cu panouri Kanban

În loc să utilizați un șablon static ca jurnal de decizie, utilizați vizualizarea panoului kanban. O tablă kanban este un instrument vizual care arată fluxul de lucru. Puteți configura fiecare coloană ca una dintre categoriile din jurnalul de decizie, iar cardurile pot captura datele relevante. Apoi, puteți utiliza funcția pentru a atribui și urmări progresul acelei modificări după ce a fost autorizată.

Urmează-ți planul pe diagramele Gantt

De fapt, puteți planifica toate modificările aduse proiectului dvs. cu diagrama Gantt a ProjectManager. Comutați doar de la kanban la vizualizarea diagramă Gantt și veți vedea lucrarea prezentată pe cronologia unui proiect. Acum puteți adăuga dependențe, filtra după calea critică și puteți stabili o linie de referință pentru a urmări efortul planificat față de efortul dvs. real.

ProjectManager este un software premiat care conectează echipe hibride, indiferent unde se află, în ce departament lucrează sau nivelul lor de calificare și le oferă instrumentele pentru a lucra mai bine împreună. Software-ul nostru de gestionare a muncii are instrumente de gestionare a resurselor, foi de pontaj și multe altele pentru a vă ajuta să lucrați mai eficient. Alăturați-vă echipelor NASA, Nestles și Siemens care folosesc deja software-ul nostru. Începeți acum cu ProjectManager.