Design de proiect în managementul proiectelor: un ghid rapid

Faza de proiectare a proiectului este primul pas în planificarea unui proiect. Acesta stabilește scena pentru inițierea proiectului și faza de planificare a proiectului și documente importante precum carta de proiect și planul de proiect.

Ce este proiectarea de proiect?

Proiectarea proiectului este un proces de brainstorming în care echipa de management al proiectului începe să se gândească la proiect dintr-o perspectivă la nivel înalt, subliniind obiectivele, metodologiile, resursele și criteriile de succes pentru a stabili o abordare a proiectului care va fi prezentată părților interesate pentru a începe apoi cu inițierea proiectului. și fazele de planificare a proiectului. În această etapă a proiectului se iau deciziile cu privire la modul de gestionare și guvernare.

Apoi, după faza de proiectare a proiectului, se pot crea o propunere de proiect, o carte de proiect și un plan de proiect. Aceste documente de proiect vor fi apoi utilizate pentru a gestiona faza de execuție a ciclului de viață al proiectului.

Gândirea care are loc în timpul designului proiectului, însă, nu se concentrează atât de mult pe detalii, cât funcționează la un nivel superior în ceea ce privește gestionarea proiectului. Software-ul de planificare a proiectelor poate ajuta la organizarea atât a strategiei de nivel înalt, cât și a detaliilor specifice ale designului unui proiect.

ProjectManager, de exemplu, are diagrame Gantt pentru realizarea de programe detaliate, dar și panouri kanban pentru o colaborare ușoară pentru aspectul strategic al designului proiectului. Gestionați-vă strategia, planificați, programați, execuția și raportarea într-un singur software de management de proiect ușor de utilizat. Încercați-l gratuit astăzi.

Care este scopul procesului de proiectare a proiectului?

Designul proiectului definește metodologia generală a proiectului care va fi utilizată și o prezentare generală a proiectului. Descrie principalele livrabile, produse sau caracteristici care vor fi finalizate. Designul proiectului estimează, de asemenea, în general bugetul și prezintă modul de monitorizare și evaluare a progresului. Pot fi prezentate mai mult de un design părților interesate, care pot alege apoi care cred că se potrivește cel mai bine nevoilor lor.

De ce este importantă faza de proiectare a proiectului?

Proiectarea proiectului este un prim pas major spre un proiect de succes. Un proiect de proiect este o organizare strategică de idei, materiale și procese în scopul atingerii unui obiectiv. Managerii de proiect se bazează pe un design bun pentru a evita capcanele și pentru a oferi parametri pentru a menține aspecte cruciale ale proiectului, cum ar fi programul și bugetul.

Procesul de proiectare a proiectului: Cum să proiectați un proiect pas cu pas

Există pași de urmat pentru definirea proiectelor și dezvoltarea unei strategii de implementare. Sunt cei mai importanți pași într-un proiect. Prin urmare, doriți să vă implicați echipa și părțile interesate în proces pentru a vă asigura că acoperiți toate bazele. Fă-ți timp pentru a parcurge această etapă complet.

1. Definiți-vă viziunea proiectului

Care este viziunea ta pentru proiect? Aceasta nu este o plăcintă în speranța cerului, ci o declarație de viziune, care prevede o problemă care trebuie rezolvată. Asta înseamnă clarificarea motivului proiectului. Declarația de viziune este un document formal care precizează potențialul proiectului. Este prezentat părților interesate pentru a arăta viabilitatea proiectului și beneficiile acestuia.

Nu este un document lung, detaliat. Puteți avea o viziune scurtă, idealistă în ceea ce privește rezultatul proiectului; la urma urmei, așa vinzi proiectul. Deci, pictați o imagine a succesului proiectului și plasați-l într-un context mai larg.

2. Spuneți problema pe care o va rezolva proiectul dvs

Pentru a susține acel document de viziune, trebuie să identificați o problemă care trebuie rezolvată. Prin urmare, este adesea necesară o evaluare a nevoilor, astfel încât să puteți vedea obstacolele cu care se confruntă afacerea. Acest lucru va alinia problema pe care o abordați cu organizația și strategia acesteia. De asemenea, vă va oferi datele necesare pentru a proiecta o soluție optimă pentru problemă.

Pentru început, ce informații adunați? Ce surse există pentru aceste informații și cum veți aduna apoi informațiile? Apoi, analizați și determinați problemele pe care proiectul dvs. este creat pentru a le rezolva. Colectați acele rezultate într-un document.

3. Estimați resursele proiectului care vor fi necesare

Apoi, trebuie să recunoașteți resursele necesare pentru a finaliza proiectul. Resursele sunt orice, de la oameni la echipamente până la facilitățile necesare pentru a finaliza proiectul cu succes.

O modalitate bună de a afla resursele este aceeași modalitate în care jurnaliștii abordează o știre, cu cele cinci W: cine, ce, unde, când și de ce. De cine aveți nevoie pentru a executa proiectul, ce instrumente de gestionare a resurselor sunt necesare, unde se va desfășura munca, când va începe și se va termina proiectul și de ce sunt necesare aceste resurse?

4. Subliniază-ți obiectivele proiectului

Nu vă puteți atinge obiectivele dacă nu le-ați identificat mai întâi. Un obiectiv este ceva la sfârșitul proiectului care este atât observabil, cât și măsurabil. Un scop coincide cu rezolvarea unei probleme.

Creați o declarație de obiectiv care explică modul în care obiectivele sunt abordate în proiect. Pentru a face acest lucru bine, aplicați metoda SMART, care înseamnă specific, măsurabil, realizabil, realist și relevant pentru timp. Fiecare obiectiv ar trebui definit prin acești termeni.

5. Structurați-vă strategia de proiect

Pentru a atinge obiectivele proiectului trebuie să existe o strategie. O strategie este un proces de atingere a obiectivelor proiectului în limitele constrângerilor proiectului, cum ar fi resursele, programul, bugetul, etc. Cum poate fi creată o strategie pentru a atinge obiectivele proiectului?

Luați în considerare precedentul și priviți în urmă la proiecte similare din trecut și la ceea ce ar fi putut demonstra acestea în ceea ce privește avantajele și dezavantajele strategiilor aplicate. Cele mai bune practici pentru managementul proiectelor sunt întotdeauna o bază bună și apoi construiți o strategie în mod progresiv, creând o cale către succes.

6. Pregătiți un plan de urgență

Orice manager de proiect știe că foarte puține lucruri se desfășoară conform planului. Trebuie să existe un plan de rezervă pentru a răspunde rapid și corect la problemele pe măsură ce apar într-un proiect. Prin urmare, acest lucru trebuie inclus în designul proiectului dumneavoastră.

Căutați riscurile negative inerente proiectului. Acestea sunt încorporate în diverse locuri, cum ar fi echipele, cărora le-ar putea lipsi abilitățile, au absențe inevitabile, fluctuații, etc. Programele pot fi afectate de întârzieri. Sfera de aplicare ar fi putut fi prost definit. Costurile sunt subestimate sau fondurile se usucă. Aveți un plan pentru a aborda aceste riscuri.

7. Stabiliți un plan de evaluare

Un proiect trebuie să fie întotdeauna în curs de evaluare. Un plan de evaluare vă va ajuta să monitorizați proiectul și poate chiar să vă avertizeze când acesta începe să se îndepărteze. Utilizați acest plan pentru a analiza componentele proiectului, rezultatele și impacturile.

Rezultatele sunt schimbări măsurabile, în timp ce impacturile sunt cât de bine sunt atinse obiectivele proiectului. Prin urmare, planul de evaluare este un document detaliat care definește criteriile pentru a determina eficacitatea și eficiența proiectului prin urmărirea progresului pe toate aspectele proiectului.

8. Estimați costurile și creați un buget de proiect

Bugetul prezintă resursele financiare care conduc proiectul. Un buget va atribui un cost pentru fiecare dintre cerințele proiectului. Crearea unui buget de proiect înseamnă formalizarea resurselor financiare care vor fi alocate proiectului. Aceasta începe cu alegerea unei modalități de estimare a costurilor, identificarea impactului și raportarea evaluării.

9. Creați o propunere de proiect

Toate acestea conduc la o propunere de proiect care să explice de ce proiectul ar trebui executat și care sunt beneficiile acestuia. Pașii anteriori sunt rezumați, scriind viziunea proiectului și o scurtă descriere a problemei despre care se referă. Apoi precizați obiectivele proiectului și schițați strategia care va fi utilizată pentru atingerea acestor obiective.

Exemplu de proiectare a proiectului

Managerii de proiect folosesc instrumente de management de proiect, cum ar fi diagramele Gantt, pentru a-și structura proiectul. Iată un exemplu simplu de proiectare a proiectului care arată cum ideile de proiectare sunt adăugate la acest instrument de planificare a proiectului.

Pentru acest exemplu de proiectare, să aruncăm o privire asupra unui proiect de construcție. După cum puteți vedea în imaginea de mai jos, în timpul fazei de proiectare a proiectului, managerii de proiect pot folosi diagramele Gantt pentru a adăuga sarcinile și livrabilele majore, precum și pentru a construi structura de defalcare a lucrărilor unui proiect pentru a contura fazele execuției proiectului.

Diagramele Gantt ale ProjectManager au două părți majore. În partea stângă există o foaie de calcul care permite managerilor de proiect să introducă informații care vor fi folosite pentru a genera automat o cronologie a proiectului în partea dreaptă. Această cronologie nu va afișa doar sarcinile proiectului, ci și reperele, dependențele sarcinilor și termenele limită pentru livrabilele proiectului.

Ce poate face ProjectManager pentru a vă ajuta să proiectați proiectul

Proiectarea unui proiect necesită multă muncă, dar utilizarea instrumentelor de management de proiect facilitează procesul de creare a unei schițe care detaliază aceste diferite părți ale proiectului. Pe lângă utilizarea diagramelor Gantt pentru a vă organiza ideile de proiectare într-o cronologie a proiectului, puteți utiliza și panouri kanban pentru a gestiona fluxul de lucru folosind ProjectManager.

Planificați fluxurile de lucru cu panouri Kanban

ProjectManager are o caracteristică kanban care a fost creată pentru a vizualiza fluxurile de lucru. Faza de proiectare a proiectului implică colaborarea între membrii echipei de management de proiect care vor trebui să partajeze fișiere și să comunice în timp real, ceea ce poate fi realizat cu panourile kanban ale ProjectManager, care permit echipelor de proiect să comunice și să structureze mai bine proiectul.

Este ușor să vedeți cum vă poate servi acest proces pe parcursul designului proiectului, pe măsură ce colectați mai multe documente pentru a vă defini proiectul. Apoi, odată ce executați corect, puteți utiliza tablourile de bord în timp real ale ProjectManager pentru a urmări progresul proiectului.

Urmăriți proiectele cu tablouri de bord în timp real

Tablourile de bord în timp real ale ProjectManager îi ajută pe managerii de proiect să țină evidența costurilor, calendarului și progresului proiectului, odată ce proiectul devine realitate. Aceste tablouri de bord puternice pot fi folosite pentru a urmări mai multe proiecte dintr-un portofoliu.

Numai un software robust de management de proiect poate gestiona toate datele necesare pentru un proiect bun. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care are caracteristici, cum ar fi diagrama Gantt online, pentru a ajuta la programare, precum și altele, pentru a ajuta la alocarea bugetului și a resurselor. Vedeți cum vă poate ajuta luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.