Tehnici de estimare a proiectelor: un ghid rapid

Un proiect de succes începe cu o estimare de succes. Pentru a programa corect lucrările pentru a vă executa proiectul, trebuie să cunoașteți calendarul, costurile, domeniul de aplicare, riscul și multe altele. Toate aceste considerații fac parte din tehnicile de estimare a proiectelor.

Tehnicile de estimare sunt utile pentru a lua decizii cu privire la viabilitatea proiectului dumneavoastră. Dacă decideți să mergeți mai departe, acestea sunt esențiale pentru a prognoza proiectele cu precizie. Să definim tehnici de estimare a proiectului, inclusiv o listă de verificare a ceea ce necesită estimare și să oferim câteva dintre tehnicile mai populare pe care le puteți implementa.

Ce sunt tehnicile de estimare a proiectelor?

Tehnicile de estimare a proiectelor sunt instrumente care îi ajută pe managerii de proiect să prognozeze costurile, timpul și alte variabile în legătură cu un proiect viitor. Aceste tehnici de estimare permit o prognoză mai precisă a elementelor cheie din fiecare proiect și includ costul, timpul, domeniul de aplicare, riscul, resursele și calitatea. Estimările de alocare a resurselor tind să fie utilizate mai mult în operațiunile IT agile.

Scopul tehnicilor de estimare a proiectelor este de a ajuta clienții să înțeleagă investiția necesară pentru a livra proiectul. Managerul de proiect trebuie să vândă proiectul clientului și să-l convingă că vor obține o rentabilitate a investiției. Dacă proiectul este aprobat, managerul de proiect are nevoie de aceste tehnici de estimare pentru a găsi un plan fezabil pentru a livra proiectul la timp și în limita bugetului.

Mai exact, tehnicile de estimare a proiectelor includ un calcul aproximativ al prețului, al timpului sau al altor aspecte măsurabile ale proiectului. Aceste tehnici de estimare sunt necesare pentru clienți, părțile interesate și pentru procesul de planificare a proiectului, deoarece, fără ele, faci o presupunere. În schimb, tehnicile de estimare a proiectelor vă permit să calculați un număr realist.

Software-ul de management de proiect poate ajuta atunci când utilizați tehnici de estimare. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care nu numai că vă ajută să estimați costul proiectului, timpul, resursele și multe altele, dar are și caracteristicile de care aveți nevoie pentru a planifica, monitoriza și raporta asupra proiectului respectiv. Diagramele noastre Gantt vă permit să estimați timpul, costurile și resursele pentru a vă ajuta să vă construiți programul proiectului, inclusiv o structură de defalcare a activității, conectând sarcini dependente pentru a evita blocajele și chiar filtrarea pentru calea critică. Când setați o linie de bază, veți putea calcula automat variația pe măsură ce executați proiectul pentru a rămâne pe drumul cel bun. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Lista de verificare pentru estimarea proiectului

Am analizat elementele esențiale care ar trebui să facă parte din tehnicile dvs. de estimare a proiectelor, dar este util să aflați mai multe despre acestea în mod individual. După cum sa menționat mai sus, există șase domenii principale care ar trebui estimate atunci când cercetați sau planificați un proiect. Acestea sunt costul, timpul, domeniul de aplicare, riscul, resursele și calitatea. Să ne uităm mai atent la fiecare dintre aceste elemente ale proiectului.

1. Cost

Costul este ceea ce cred majoritatea oamenilor când se gândesc la tehnicile de estimare. Acest lucru este de înțeles deoarece majoritatea proiectelor sunt discutate în dolari și cenți. Proiectele sunt o investiție și dacă nu puteți obține o rentabilitate a investiției, nu ați livrat un proiect de succes.

Dacă sunteți familiarizat cu managementul de proiect, atunci cunoașteți tripla constrângere: cost, domeniu și timp. Acestea sunt cele trei forțe principale care influențează orice proiect. Costul este pur și simplu bani; fie nu ai suficient pentru a finaliza proiectul, fie cheltuiești prea mult și proiectul ajunge să coste mult mai mult decât era prevăzut. Niciun scenariu nu este ideal.

Esti important pentru clientul și părțile interesate să prognozați cu exactitate cât va costa proiectul înainte de execuție. Această cifră determină adesea dacă merg mai departe cu proiectul sau nu. De asemenea, vă ajută să gestionați așteptările clientului dvs. cu privire la proiect, așa că aflarea de cât veți avea nevoie și când veți avea nevoie sunt estimări critice ale proiectului.

2. Timpul

Un alt pilon al triplei constrângeri este timpul. Aceasta se referă la timpul total necesar pentru a finaliza proiectul și sarcinile însoțitoare. Dacă știți cât timp va dura echipa dvs. pentru a-și îndeplini sarcinile, acele sarcini pot fi incluse pentru a oferi o estimare a timpului destul de precisă.

Acest lucru este de o importanță vitală pentru managerul de proiect, deoarece încep să formuleze planul și programul proiectului. În timp ce managerii de proiect vor să știe cât durează un proiect și părțile interesate de proiect sunt cu siguranță interesați de termene limită, există și alte motive pentru care timpul este o estimare crucială a proiectului.

Așa cum banii dictează finanțarea proiectului, știind cât timp va dura proiectul îi permite managerului de proiect să programeze resursele necesare. Coordonarea resurselor depinde de cronologia dezvoltată. Timpul informează, de asemenea, când vor fi primite principalele livrabile.

3. Domeniul de aplicare

Ultima constrângere triplă este domeniul de aplicare. Scopul proiectului este pur și simplu tot ceea ce trebuie făcut în proiect pentru ca acesta să fie livrat cu succes. Cu alte cuvinte, managerii de proiect trebuie să estimeze cât de multă muncă este implicată pentru a primi livrabilul final. Făcând acest lucru, inclusiv ce sarcini sunt implicate, veți cunoaște materialele necesare executării proiectului.

Scopul se potrivește bine cu timpul și costul pentru a crea tripla constrângere și o bază pe care trebuie să se bazeze orice tehnici precise de estimare a proiectului. De fapt, domeniul de aplicare, timpul și costul sunt atât de interdependente încât sunt esențiale pentru gestionarea unui proiect.

Dacă, de exemplu, un proiect necesită mai mult timp, atunci fie scopul, fie costul va trebui să se schimbe. Același lucru este valabil dacă apar costuri suplimentare. Este ca un act de echilibru, succesul proiectului fiind susținut de aceste trei picioare. Dar asta nu înseamnă că sunt singurele estimări necesare pentru tehnicile de estimare.

Înrudit: șablon gratuit pentru domeniul de aplicare al proiectului pentru Word

4. Risc

În afara constrângerii triple, dar nu mai puțin impactant, este riscul proiectului. Riscul este tot ceea ce nu se așteaptă să se întâmple, care se întâmplă și are impact asupra proiectului. Riscul poate fi rău și este considerat în mare parte negativ, dar există riscuri pozitive care pot fi oportunități.

Indiferent dacă doriți să reduceți sau să profitați de un risc, trebuie să estimați ce s-ar putea întâmpla, astfel încât să fiți pregătit. Tehnicile de estimare a riscului implică identificarea a ceea ce s-ar putea întâmpla și elaborarea unui plan de răspuns la acesta. Acest lucru poate să nu acopere toate bazele, dar te pune într-o poziție mai bună de a acționa.

Acesta este începutul unui plan de management al riscului. De asemenea, vor exista membri ai echipei care sunt responsabili pentru identificarea riscului, iar dacă apare o problemă, vor exista membri ai echipei care o dețin. Aceasta înseamnă că sunt responsabili pentru urmărirea progresului acestuia pe măsură ce este atenuat sau utilizat în avantajul proiectului.

5. Resursă

Resursele sunt tot ce aveți nevoie pentru a finaliza proiectul, inclusiv echipa, materialele, echipamentele și așa mai departe. Desigur, resursele au nevoie și de tehnici de estimare. Nu doriți să începeți să executați un proiect fără să știți de câți subcontractanți veți avea nevoie sau ce software va folosi echipa dvs.

Gestionarea resurselor vă ajută să știți de ce aveți nevoie și când aveți nevoie, astfel încât să nu existe întârzieri, deoarece echipele așteaptă echipamente atunci când lucrează la sarcini. De asemenea, trebuie să știți cine este disponibil și când, astfel încât să li se poată atribui o muncă. Este important să știți cui i se atribuie ce muncă pentru a vă asigura că echilibrați alocarea acestora.

Este clar că, în timp ce tripla constrângere prezintă trei dintre cei mai importanți factori pentru a duce un proiect la un final de succes, aceștia nu sunt singuri. Desigur, resursele sunt critice. Ele ar putea fi chiar mai dificil de estimat, deoarece provin adesea de la o varietate de furnizori, furnizori și persoane din afară, care sunt în afara controlului managerului de proiect.

6. Calitate

În cele din urmă, proiectul nu este un succes decât dacă sunt îndeplinite așteptările de calitate. Puteți livra proiectul la timp și chiar sub buget, dar fără a îndeplini cerințele stabilite de clienții sau părțile interesate ale clientului dvs., acesta este un proiect eșuat.

Calitatea corespunde anumitor reglementări sau așteptări, în funcție de proiect. Pot exista restricții de mediu sau produsul trebuie să funcționeze așa cum este anunțat. Oricare ar fi constrângerile de calitate, acestea pot duce la mai mult timp și bani investiți în proiect.

Efectuarea unei estimări precise a nivelului de calitate așteptat informează celelalte cinci estimări de mai sus. Într-un fel, toate aceste șase estimări ale proiectelor sunt legate sau, cel puțin, interconectate. Indiferent de estimările de calitate pe care le obțineți, cu siguranță vă vor afecta costurile și timpul, posibilul domeniu de aplicare, riscul și resursele.

Tipuri de tehnici de estimare a proiectelor

Acum că înțelegem ce estimăm, să ne uităm la unele dintre cele mai populare tehnici de estimare a proiectelor. Proiectele vor folosi probabil unul sau mai multe dintre acestea atunci când fac estimări și cu cât folosiți mai mult, cu atât este mai probabil ca estimările dvs. să fie corecte.

1. Estimare de sus în jos

Estimările de sus în jos sunt o tehnică de estimare care începe cu un timp total pentru proiect și apoi îl descompune în faze, care sunt apoi defalcate în sarcini. Aceasta este o tehnică clasică de estimare care utilizează un aspect precum structura de descompunere a lucrărilor (WBS).

Acesta este folosit în mod obișnuit atunci când un client cere ca proiectul să fie finalizat într-un anumit interval de timp. Această tehnică de estimare a proiectului funcționează bine pentru acest scenariu, deoarece aveți un bloc de timp și îl puteți împărți în activități pentru a respecta termenul limită.

2. Estimare de jos în sus

Aceasta este inversul tehnicii de estimare de mai sus. În loc să împărțiți cronologia în sarcini, estimați fiecare sarcină și le combinați într-o estimare pentru întreg proiectul.

Aceasta este o metodă mai precisă, deoarece utilizarea sarcinilor mai mici pentru a construi un program mai mare vă va oferi o estimare mai bună a timpului necesar pentru finalizarea proiectului. Problema este că această tehnică de estimare necesită mai mult timp.

3. Estimare analogă

Estimarea analogă este o tehnică în care managerul de proiect se uită la un proiect anterior, similar și studiază variabilele acestuia pentru a veni cu o estimare pentru timpul și costul proiectului curent. Această comparație funcționează cel mai bine atunci când există mai multe date care conduc la mai multă acuratețe.

Aceasta este o tehnică de estimare de sus în jos, deoarece managerul de proiect estimează mai întâi costurile proiectului și apoi îl descompune în părți mai mici. Este util să utilizați această tehnică de estimare atunci când aveți resurse limitate de estimare.

4. Estimarea parametrică

Aceasta este o altă tehnică de estimare care profită de datele proiectelor anterioare. În această tehnică de estimare, există încercări de a ajusta datele pentru a reflecta diferențele dintre proiectul trecut și cel nou pe care îl estimați.

Luând detaliile dintr-un proiect anterior și evaluându-l proporțional, managerul de proiect poate estima proiectul curent mai precis. Aceasta este uneori denumită modelare parametrică.

5. Estimarea în trei puncte

Adesea, atunci când se estimează de jos în sus, se va folosi estimarea în trei puncte. În acest caz, în loc de a estima durata unei singure sarcini, se aplică trei estimări. Una este estimarea optimistă, cealaltă este una pesimistă și, în cele din urmă, cea mai probabilă presupunere. Media acestora va fi utilizată ca estimare reală.

Este posibil să fiți familiarizat cu estimarea în trei puncte dacă ați folosit vreodată programul, tehnica de evaluare și revizuire (PERT). De asemenea, folosește ceea ce se numește o medie ponderată ca tehnică de estimare pentru a prognoza mai precis.

6. Judecata expertului

Căutarea ajutorului experților sau celor cu experiență în gestionarea tipului de proiect este de departe cea mai comună tehnică de estimare. Cu siguranță este mai rapid și mai ușor decât să faci calcule. Oamenii tind să aibă încredere în alții care au trecut printr-o experiență similară.

Este o tehnică de estimare flexibilă, deoarece o puteți utiliza pentru estimarea de sus în jos sau de jos în sus. În unele cazuri, experții și experiențele nu se aliniază cu proiectul dvs. actual. Experții pot fi totuși de ajutor, dar opiniile lor ar trebui temperate de alte tehnici de estimare.

Tehnici de estimare și manager de proiect

ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să transformați tehnicile de estimare în planuri și programe de proiect. Software-ul nostru oferă date în timp real, astfel încât managerii de proiect să poată urmări progresul și performanța pe măsură ce se întâmplă. Utilizarea software-ului este cel mai bun instrument din arsenalul dvs. pentru ajustarea planurilor atunci când estimările sunt oprite. Tehnicile de estimare sunt presupuneri educate, dar datele în timp real sunt fapte.

Monitorizați costurile în timp real

Este dificil să vă asigurați că estimările sunt corecte și că nu cheltuiți în exces. A nu putea urmări aceste costuri poate însemna probleme pentru succesul proiectului. De aceea, avem tablouri de bord în timp real care vă oferă o vedere la nivel înalt a proiectului, calculând și afișând automat șase metrici, inclusiv costurile. Pentru o scufundare mai profundă, există foi de pontaj și rapoarte despre foile de pontaj, costuri și multe altele care pot fi personalizate pentru a se concentra doar pe ceea ce doriți să vedeți.

Urmăriți domeniul de aplicare

Același lucru este valabil și pentru domeniul de aplicare al proiectului dvs. Ați făcut o estimare exactă, dar proiectul ține la ea? Avem instrumente de gestionare a resurselor care vă permit să urmăriți volumul de muncă al echipei de proiect. Dacă sunt supraalocați sau subalocați cu sarcini, asta ar putea însemna probleme. O privire rapidă asupra diagramei de volum de lucru cu coduri de culori și este clar să vedeți cine ce face. Puteți apoi echilibra volumul de muncă din grafic pentru a vă menține echipa productivă și a rămâne pe drumul cel bun.

Tehnicile de estimare sunt importante. Managerii de proiect pot folosi diagrama noastră Gantt sau vizualizarea foaie pentru a planifica proiectul și a calcula costurile, timpul, domeniul și multe altele. Dar odată ce proiectul începe, atunci cauciucul ajunge pe drum. Mai bine aveți un instrument de management de proiect care vă poate monitoriza în timp real și vă poate urmări timpul, domeniul și costurile pentru a obține succes.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați proiecte pe parcursul ciclului lor de viață. Platforma noastră de colaborare înseamnă că puteți partaja cu ușurință fișiere și puteți colabora, indiferent dacă vă aflați la birou, pe teren sau lucrând de la distanță. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care folosesc deja instrumentul nostru. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.