Top 10 strategii de execuție a proiectelor

Organizația dumneavoastră nu reușește să îndepărteze decalajele dintre strategie și execuția proiectului? Aceasta nu este o sarcină ușoară.

Din fericire, există strategii (și instrumente!) pe care le poți folosi pentru a depăși aceste lacune și nu ești singur în această provocare. Să aflăm cum strategiile și instrumentele potrivite vă pot ajuta să eliminați golurile pentru a promova execuția cu succes a proiectului. Vom auzi de la experți și vom analiza aspectele cheie pe care liderii de proiect le pot pune imediat în practică în programele și proiectele lor.

Ce este execuția proiectului?

Pe parcursul celor cinci grupuri de procese ale ciclului de viață al proiectului, există mai multe obiective și rezultate pentru fiecare fază. După inițierea proiectului și procesele de planificare, începe execuția proiectului.

Directorii executivi de succes Ram Charan și Larry Bossidy definesc execuția în cartea lor Executive: The Discipline of Getting Things Done: „Execuția este un set specific de comportamente și tehnici pe care companiile trebuie să le stăpânească pentru a avea un avantaj competitiv. Este o disciplină proprie.”

Execuția proiectului este a treia fază a ciclului de viață al proiectului și una dintre cele mai vitale dintre fazele proiectului. În această fază, vă veți construi livrabilele și le veți prezenta clienților și părților interesate cheie. Aceasta este de obicei cea mai lungă fază a ciclului de viață al proiectului și, probabil, cea mai solicitantă.

Scopul cheie al execuției proiectului este de a finaliza munca definită în planul de management al proiectului și de a îndeplini obiectivele cheie ale proiectului. În această fază, un lider de proiect se concentrează asupra acestor procese cheie:

• Gestionarea oamenilor
• Urmărirea proceselor
• Comunicarea informațiilor tuturor părților interesate cheie, sponsorilor și membrilor echipei

Când executați un proiect, trebuie să gestionați multe lucruri: resurse, costuri, program și multe altele. ProjectManager este un software de gestionare a lucrărilor și a proiectelor care are mai multe vizualizări de proiect care pot face acest lucru mai eficient. Creați diagrame Gantt, atribuiți sarcini și urmăriți progresul pentru a partaja date cu părțile interesate și pentru a menține echipa de proiect conectată în timp real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Etapele de execuție a proiectului

Execuția proiectului, ca și în cazul managementului de proiect, este împărțită în pași pentru a vă asigura că nu neglijați nimic esențial. Cei opt pași ai proiectului pot diferi ușor în funcție de proiect și de modul în care funcționează organizația dvs., dar am subliniat elementele de bază mai jos.

1. Executați Scopul proiectului

Ați planificat domeniul de aplicare al proiectului, ați colectat cerințe și l-ați definit folosind o structură de defalcare a lucrărilor. Odată ce acest domeniu de aplicare a fost validat, este timpul să îl puneți în acțiune. Aceasta implică și controlul domeniului de aplicare, care face parte din fazele de monitorizare și control ale unui proiect.

2. Gestionează-ți echipa

Atribuirea sarcinilor echipei este doar începutul; trebuie să le monitorizați munca și să vă asigurați că produc la capacitate maximă, monitorizând volumul de lucru și eliminând orice blocaj care le-ar putea bloca progresul.

3. Efectuați modificări

Acest lucru duce la schimbările care sunt necesare pentru fiecare proiect. Indiferent cât de bun este planul tău, vor exista modificări care îți vor afecta programul și bugetul. Trebuie să monitorizați proiectul, să recomandați modificări și să luați măsuri corective pentru a rămâne pe drumul cel bun.

4. Actualizați părțile interesate

Părțile dvs. interesate sunt investite în proiect și trebuie să le gestionați așteptările. O modalitate de a face acest lucru este comunicarea regulată cu ei. Gestionați aceste comunicări descoperind cât de des doresc să fie actualizate și cum preferă să primească acele actualizări.

5. Efectuați exerciții de formare a echipei

Execuția corectă are loc numai atunci când echipele lucrează împreună. Acea colaborare implică multe lucruri, cum ar fi instrumente pentru a le conecta, dar și încredere. Exercițiile de team-building sunt o modalitate de a începe încrederea, în special pentru echipele noi care nu au multă experiență comună.

6. Sărbătorește reperele

Unii ar putea dori să salveze sărbătorile până la livrarea finală, dar a avea repere, a le recunoaște și a recompensa echipa pe tot parcursul fazei de execuție este modul în care îți menții moralul sus, ceea ce influențează productivitatea.

7. Întâlnește-te în mod regulat

Pentru a vă menține la curent părțile interesate, trebuie să aveți o imagine clară a performanței și progresului proiectului. Există instrumente care monitorizează și raportează performanța, dar trebuie să vă întâlniți în mod regulat cu echipa de proiect și să obțineți rapoarte de stare și feedback.

8. Modificări ale documentelor

După cum am menționat, schimbarea face parte dintr-un proiect. Ați putea fi tentat să identificați și să răspundeți rapid la schimbare, ceea ce este important. Dar fără a documenta aceste modificări ale planului de proiect, te pregătești pentru probleme. Aceste documente de management al schimbării oferă date istorice pentru proiectele viitoare, dar explică și acțiunile din cel actual.

Provocări în execuția proiectului

Există mai multe probleme decât am subliniat, deoarece lucrurile pot merge prost sau se pot îndepărta de planul proiectului. De aceea, monitorizarea și urmărirea în timpul execuției sunt atât de importante. Iată câteva probleme obișnuite pe care trebuie să le urmăriți.

Sfera de aplicare este atunci când domeniul de aplicare al proiectului depășește obiectivele sale originale. Acest lucru se poate întâmpla din cauza părților interesate care doresc schimbări, probleme legate de lanțul de aprovizionare și multe altele. Este datoria ta să revizuiești fiecare schimbare și să le prioritizezi sau să le ignori în consecință.

Pentru a avea o echipă de încredere, toată lumea trebuie să fie responsabilă pentru munca lor. Fără responsabilitate, veți avea întârzieri mari și costuri mai mari. Responsabilizarea echipei face parte din gestionarea cu succes a echipei.

Ar fi trebuit să dezvolți un plan de management al riscului în faza de planificare și acesta va fi util pe măsură ce executați proiectul. Acest lucru vă permite să identificați problemele pe măsură ce apar și să răspundeți rapid la ele.

Lacune de execuție

Organizațiile care implementează o strategie executivă pentru a transforma obiectivele strategice în valoare de afaceri vor descoperi „sistemul mai mare” pentru succes – directorii executivi, managementul mediu, managerul de proiect și echipa de proiect.

La începutul acestui an, a fost lansată o altă carte numită Filling Execution Gaps de Todd Williams. Cartea lui Williams face un pas mai departe pentru a identifica în mod clar „șase lacune de execuție” pentru a le închide pentru a obține succesul repetabil al proiectului.

Conform celui mai recent PMI Pulse of the Profession 2017, „C-suite continuă să se concentreze în mare parte pe formularea și execuția strategiei de legătură și pe abordarea tehnologiei și a perturbărilor de afaceri”. Cercetările lui Williams dezvăluie golurile pe care le-am lipsit.

Cercetarea lui Williams identifică șase lacune principale care împiedică execuția cu succes a proiectului:

• Absența înțelegerii comune
• Sponsorii executivi dezactivați
• Nealinierea cu obiectivele strategice
• Management slab al schimbării
• Guvernanță corporativă ineficientă
• Conducere slabă

Realitatea este că repararea fiecărui decalaj individual nu este soluția. Adevărata provocare este găsirea de soluții, dezvoltarea planurilor de acțiune și implementarea strategiilor pentru a remedia toate cele șase lacune. Potrivit lui Williams, nu este știință rachetă, dar înțelegerea modului în care fiecare decalaj vă afectează inițiativele programului este cheia pentru cea mai critică fază a proiectului dumneavoastră: execuția.

Închiderea decalajului de execuție

Există două piese pentru a reduce decalajul:

• Alinierea scopurilor și obiectivelor planului strategic cu un plan de implementare
• Executarea în program și proiect a rezultatelor care îndeplinesc aceste obiective

Reducerea acelui decalaj de execuție, cunoscut și sub denumirea de decalaj de strategie, este una dintre cele mai frustrante provocări cu care se confruntă liderii de afaceri astăzi. Decalajul de execuție este un decalaj perceput între strategiile și așteptările unei companii și capacitatea acesteia de a îndeplini acele obiective și de a pune ideile în practică.

Șablon de plan de execuție a proiectului

Dacă sunteți în căutarea unui șablon de execuție a proiectului, avem un șablon gratuit de plan de acțiune pentru Excel, care prezintă pașii de acțiune pe care trebuie să-i faceți. Acesta enumeră cine este repartizat sarcinii, termenul limită, ce resurse sunt necesare și multe altele. Este un document static, dar dacă nu sunteți pregătit să faceți upgrade la software-ul de management de proiect, îl veți găsi util.

Sfaturi strategice pentru a îmbunătăți execuția proiectului

Să trecem în revistă câteva strategii pentru a promova execuția cu succes a proiectului.

1. Începeți cu Sfârșitul în minte

Este o idee bună să luați în considerare alinierea strategiei dvs. la rezultatele finale proiectate. O mare problemă cu trecerea de la concept la implementare este pur și simplu lipsa unor scopuri și obiective clar definite. Directorii care nu pot defini ceea ce doresc să realizeze cu greu se pot aștepta ca liderii de proiect să-și înțeleagă strategia și să-și conducă proiectele cu orice nivel de contribuție semnificativă.

2. Obțineți un buy-in din partea echipei dumneavoastră de bază

Un proiect bine definit vă ajută să obțineți acceptarea echipei și a părților interesate. Explicarea viziunii din spatele deciziilor strategice oferă acestei echipe de bază o înțelegere mai profundă a modului în care cunoștințele și munca lor vor contribui la întregul ansamblu. Utilizarea software-ului de management de proiect colaborativ este o modalitate ideală de a-i menține pe toți să lucreze în echipă, ținând cont de obiectivele principale.

3. Liderii de proiect își trec proiectele peste linia de sosire

Pentru a vă asigura că strategiile sunt puse în mișcare, asigurați-vă că aveți talentul cu abilitățile potrivite de conducere de proiect pentru a gestiona proiectul. Inteligența emoțională și conștientizarea de sine continuă să fie seturi de abilități esențiale pentru liderii de proiect.

4. Construiți o echipă de înaltă performanță

Urmăriți-vă să construiți o echipă înalt calificată care vă poate ajuta la definirea strategiilor și aliniamentelor potrivite pentru programele și proiectele dvs. Liderii de proiect care își pot alinia viziunea și pot lucra cu echipele lor vor livra cu succes programe și proiecte cheie, iar alinierea viziunii și strategiei la implementare vă va ajuta să eliminați aceste lacune.

5. Monitorizați progresul și performanța prin responsabilitate

Implementarea oricărei strategii presupune întâlniri pentru a discuta diferitele proiecte și programe care sunt necesare. Întâlnirile sunt esențiale pentru a ajuta la reunirea concentrării în această fază pentru a face următoarele:

• Gestionați oamenii
• Urmăriți procesele
• Comunicați informații tuturor părților interesate cheie, sponsorilor și membrilor echipei

Întâlnirile sunt o modalitate excelentă de a consolida acordurile, de a documenta elemente care pot fi acționate, de a identifica riscurile/problemele și de a ține echipa responsabilă pentru a le urma și a produce rezultate.

Păstrați linia de comunicare deschisă pe tot parcursul proiectului. Asigurați-vă că urmăriți înainte, în timpul și după întâlniri cu privire la acțiunile, problemele și riscurile restante. Evitați micromanagementul și ajustați-vă stilul de conducere în funcție de situație și de membrul echipei.

Mai multe șabloane de management de proiect pentru a ajuta la execuția proiectului

Ați văzut șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel, dar acesta este doar unul dintre zecile de șabloane de proiect pe care le oferim. Există șabloane gratuite pentru fiecare fază a proiectului, inclusiv faza de execuție. Iată câteva pentru a ajuta la execuție.

Șablon de tablou de bord al proiectului

O parte a executării unui proiect este să vă asigurați că acesta vă îndeplinește programul și constrângerile bugetare. Șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel urmărește valori precum sarcini, volum de muncă, costuri și multe altele. Desigur, trebuie să introduceți datele, dar dacă nu utilizați un software de management al proiectelor bazat pe cloud, este cel mai bun pariu.

Șablon de urmărire a sarcinilor de proiect

O altă modalitate de a vă asigura că sarcinile dumneavoastră decurg conform planului este cu șablonul nostru gratuit de urmărire a sarcinilor de proiect pentru Excel. Vă permite să vedeți efortul planificat față de efectul real, astfel încât să puteți detecta orice anomalie și să le rezolvați rapid. Este un instrument excelent de gestionare a sarcinilor care poate fi folosit și ca listă de verificare a sarcinilor, șablon de urmărire a proiectelor și analiză a sarcinilor.

Șablon de foaie de pontaj

O altă parte importantă a fazei de execuție este gestionarea echipei. Șablonul nostru gratuit de foaie de pontaj pentru Excel vă permite să urmăriți timpul petrecut la locul de muncă, calculând costul pe oră, concediu și orele suplimentare. Urmăriți cât timp își petrec sarcinile și obțineți o altă viziune asupra proiectului pentru a vă ajuta să-l mențineți pe drumul cel bun.

Utilizarea ProjectManager pentru execuția proiectului

Strategia și teoria vă vor duce doar atât de departe când vine vorba de execuție: aveți nevoie de instrumentele potrivite pentru a vă asigura că planul dvs. de proiect devine un succes. ProjectManager are o suită puternică de instrumente pentru a vă ajuta să vă executați planul de proiect.

Urmăriți execuția proiectului în timp real

Obțineți o vedere la nivel înalt a proiectului dvs. cu tablouri de bord în timp real. Nu este necesară nicio configurare ca și în cazul altor software-uri ușoare. Instrumentul nostru colectează și calculează automat date live și le afișează în grafice colorate. Vedeți șase valori ale proiectului care monitorizează progresul și performanța, de la timp și cost până la volumul de muncă și starea de sănătate.

Gestionați sarcinile mai eficient

Tabloul de bord permite managerilor să monitorizeze proiectul, în timp ce instrumentele noastre de gestionare a sarcinilor îi ajută pe membrii echipei să execute sarcinile zilnice. Software-ul nostru premiat are mai multe vizualizări ale proiectelor, inclusiv o vizualizare listă în care membrii echipei pot vedea toate sarcinile atribuite, prioritatea sarcinilor și data scadenței. Este ușor să actualizați progresul, să adăugați comentarii și să atașați fișiere sarcini, astfel încât toată munca să rămână centrată pe proiect. Transparența este esențială pentru o bună execuție, iar ProjectManager o are la dispoziție.

Dacă sunteți în căutarea unui instrument care să vă ajute să implementați aceste strategii pe măsură ce vă executați proiectul, există ProjectManager. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud oferă date în timp real, astfel încât să puteți vedea ce se întâmplă în timp ce se întâmplă. Încercați-l gratuit cu această perioadă de încercare de 30 de zile.