Cum se creează un document de inițiere a proiectului (Șablon inclus)

Înainte de a putea începe un proiect – chiar înainte de a-l putea planifica – trebuie mai întâi să definiți proiectul în detaliu. Acest lucru îi permite managerului de proiect să obțină acceptul de la părțile interesate cheie ale proiectului și să se asigure că toate cercetările au fost făcute pentru a trece în faza de planificare fără niciun sughiț.

De aceea este atât de important un document de inițiere a proiectului (PID). Pentru a înțelege de ce, să definim termenul și să-l comparăm cu alte documentații ale proiectului. Vom explora importanța acestuia și cum să creăm un document de inițiere a proiectului, inclusiv toate componentele sale. Puteți chiar să descărcați un șablon gratuit de document de inițiere a proiectului pentru Word pentru a vă ajuta să începeți.

Ce este un document de inițiere a proiectului (PID)?

Un document de inițiere a proiectului (PID) este utilizat pentru a defini proiectul în detaliu. Este similar cu o carte de proiect, dar mai aprofundat. Este folosit în principal în metodologia PRINCE2, care este un acronim care înseamnă PROjects IN Controlled Environments. Un PID este liniar și se bazează pe proces, împărțind un proiect în etape definite și este folosit mai ales în Marea Britanie.

În timp ce documentul de inițiere a proiectului este ultima parte a fazei de inițiere a proiectului, el poate fi privit ca baza planului de proiect care apare în etapa următoare. De asemenea, ajută la obținerea acceptului pentru proiect din partea părților interesate cheie și informează echipa de proiect despre ceea ce urmează.

Un document de inițiere a proiectului este un document viu care este revizuit și revizuit frecvent pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Lucrurile se schimbă și acele schimbări trebuie să se reflecte în documentul de inițiere a proiectului. Este un document incredibil de important din aceste motive și multe altele, la care vom ajunge în curând.

De asemenea, poate fi considerat pistolul de pornire în cursa pentru finalizarea proiectului. Odată ce ați trasat calea cu documentul de inițiere a proiectului, atunci aveți nevoie de vehicul pentru a o trece eficient. ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat care vă preia PID-ul și îl transformă într-un plan de proiect viabil. Diagrama noastră Gantt robustă vă ajută să planificați și să programați sarcinile și resursele proiectului, să legați toate cele patru tipuri de dependențe de sarcini pentru a evita întârzierile costisitoare și chiar filtre pentru calea critică pentru a identifica sarcinile esențiale. Odată ce planul dvs. este pus în aplicare, setați linia de bază pentru a captura efortul planificat și comparați-l cu efortul dvs. real în timp real. Acest lucru vă ajută să vă mențineți proiectul în termen și în bugetul său. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este important să creezi un document de inițiere a proiectului?

Există atât de multe moduri în care un document de inițiere a proiectului este important. Este probabil cel mai important document de proiect creat în faza de inițiere deoarece colectează majoritatea celorlalte documente de proiect din acea fază. În acest fel, documentul de inițiere a proiectului asigură că proiectul este înțeles pe deplin înainte de a-l duce la consiliul de proiect și de a cere sprijinul financiar al acestuia.

Un alt aspect important al documentului de inițiere a proiectului este că acesta acționează ca bază. Consiliul de proiect și managerul de proiect se pot referi la acesta și pot urmări progresul lor. Ei fac acest lucru prin colectarea datelor despre procesul real și comparându-le cu documentul de inițiere a proiectului. De asemenea, poate ajuta la identificarea problemelor care ar putea apărea și care pot avea un impact asupra sferei, costului sau timpului proiectului.

Documentul de inițiere a proiectului este, de asemenea, un instrument excelent pentru a aduce la curent noii membri ai proiectului. Ei pot afla tot ce trebuie să știe despre proiect într-un singur loc, cum ar fi despre ce este vorba despre motivul proiectului, justificarea afacerii, riscuri, cum este gestionat și multe altele.

Ce ar trebui să fie inclus într-un document de inițiere a proiectului?

Am vorbit mult despre ce este un document de inițiere a unui proiect și de ce este important, dar încă nu am intrat în detaliu despre ce include el. Aceasta ar putea fi cea mai importantă parte a discuției noastre. Aici, vom sublinia diferitele secțiuni ale documentului de inițiere a proiectului și ceea ce fac acestea.

Definirea proiectului

Pentru început, documentul de inițiere a proiectului rezumă pe scurt proiectul și intră într-o scurtă descriere a celor de mai jos.

• Scop: motivul proiectului, fie că este un produs nou, umplerea unei nișe de piață etc.
• Scopuri și obiective: Definiți scopurile, rezultatele pe termen lung și obiectivele, rezultatele pe termen scurt ale proiectului.
• Criterii de succes: explicați cum veți măsura proiectul pentru a determina dacă are succes sau nu.
• Ipoteze și constrângeri: enumerați ceea ce presupuneți că este adevărat și ceea ce ați dovedit că este adevărat în ceea ce privește ceea ce poate avea impact asupra proiectului.

Caz de afaceri

Cazul de afaceri este documentul care justifică proiectul. Este similar cu ceea ce este discutat în definiția proiectului, dar intră în mai multe detalii. Acesta va defini lucruri precum beneficiile proiectului, costul și riscul acestuia etc.

Domeniul proiectului

Aici descrii tot ce trebuie făcut pentru a finaliza proiectul, inclusiv definirea obiectivelor, constrângerilor și gestionarea fluxului de lucru.

Bugetul proiectului

Aici veți face cea mai precisă estimare posibilă a costurilor proiectului. Acest lucru se face printr-o serie de tehnici diferite, deoarece doriți să fiți cât mai aproape de costul real posibil pentru a evita pierderea banilor. Prin urmare, utilizați opiniile experților, datele istorice și împărțiți proiectul în sarcini și estimați costurile asociate cu acele sarcini pentru a vă obține bugetul.

Cronologia proiectului

Dacă aveți toate livrabilele, activitățile și sarcinile enumerate vă va ajuta să programați proiectul. Fiecare sarcină ar trebui să aibă o dată de început și o dată de încheiere. Apoi, veți dori să plasați sarcinile pe o cronologie vizuală, astfel încât să puteți vedea întregul proiect așezat pe o singură pagină.

Înrudit: 12 cele mai bune șabloane de planificare a proiectelor pentru Excel

Defalcarea proiectului

Pentru a evita trecerea cu vederea accidentală a unei sarcini din cronologia proiectului, utilizați o structură de defalcare a activității. Acesta este o diagramă arborescentă ierarhică cu livrabilul final în partea de sus și toate celelalte livrabile care vă duc acolo ramificați de acolo. Cunoașterea tuturor rezultatelor dumneavoastră vă va ajuta să determinați toate sarcinile necesare pentru a le produce.

Planul de resurse

Resurse sunt toate lucrurile de care aveți nevoie pentru a executa proiectul, care include echipa dvs., echipamentele, materialele etc. Acest document va enumera toate acele resurse, cât de mult aveți nevoie și când veți avea nevoie de ele. Acest efort va fi coordonat pentru a fi cât mai eficient posibil.

Plan de risc

Riscul este inerent în toate proiectele, indiferent dacă este pozitiv sau negativ, și trebuie luat în considerare. Planul de risc va identifica aceste riscuri și ce să faceți cu ele dacă devin probleme în proiect. Veți dori să desemnați un membru al echipei care să le răspundă și să stabiliți o prioritate, impact și probabilitate de apariție.

Planul de management al schimbării

Schimbarea este o altă dată într-un proiect, care este locul în care planul de management al schimbării intră în joc. Acesta creează un proces de gestionare a acestor modificări, astfel încât acestea să poată fi revizuite și aprobate sau respinse. Dacă este aprobat, planul va detalia și modul în care modificarea va fi comunicată și implementată în proiect.

Rolurile și responsabilitățile echipei de proiect

Acest document va defini rolurile și responsabilitățile tuturor celor implicați în proiect. De asemenea, va explica cui să raportați și cine din echipă va răspunde la orice întrebări pe care le-ar putea avea membrul echipei. Acest lucru va fi comunicat în mod clar tuturor înainte de începerea proiectului.

Controale de proiect

Pentru a menține proiectele în termen, managerii trebuie să le monitorizeze progresul și performanța. Controalele proiectului sunt utilizate pentru a se asigura că proiectul se aliniază cu planul și bugetul său, funcționează conform așteptărilor și îndeplinește standardele de calitate.

Plan de comunicare

Părțile interesate trebuie ținute informate, dar nu trebuie să intre în buruienile proiectului. Planul de comunicare definește cine trebuie să știe ce, cât de des ar trebui să fie actualizate și care este metoda lor preferată de a obține date. Planul de comunicare poate include, de asemenea, informarea tuturor celor din echipa de proiect.

Șablon de document de inițiere a proiectului

Deci nu trebuie să creați unul de la zero, am inclus un șablon gratuit de document de inițiere a proiectului pentru Word. Acesta prezintă toate secțiunile pe care le-am definit mai sus și este complet personalizabil, astfel încât să puteți adăuga sau elimina secțiuni după cum credeți de cuviință. Atașarea tuturor documentației dvs. de sprijin va face acest șablon gratuit de inițiere a proiectului de neprețuit.

Document de inițiere a proiectului vs. plan de proiect

Documentul de inițiere a proiectului poate suna mult ca un plan de proiect. După cum vom vedea când îl descompunem în diferite componente, există unele elemente care sunt aceleași. De exemplu, ambele vor avea un calendar al proiectului, se vor ocupa de resurse și de un buget. Dar, în timp ce cele două sunt similare, nu sunt la fel.

În primul rând, documentul de inițiere a proiectului este mai la nivel înalt decât un plan de proiect. Planul de proiect este conceput special pentru a sublinia pașii care vor lua un proiect de la început până la sfârșit, rezultând un livrabil. Este folosit mai mult ca foaie de parcurs, în timp ce documentul de inițiere a proiectului este o prezentare detaliată a întregului proiect, inclusiv motivul existenței acestuia.

O altă diferență între documentul de inițiere a proiectului și un plan de proiect este că PID face parte din PRINCE2. Este puțin probabil să găsiți o astfel de documentație într-un proiect condus de altă metodologie. Luați o abordare în cascadă, ar avea un document similar, dar îl numește carta de proiect, care acoperă o mare parte din același teren.

Document de inițiere a proiectului vs. Brief de proiect

Un brief de proiect este similar cu un document de inițiere a proiectului în ceea ce privește domeniul de aplicare, dar diferă din nou în ceea ce privește detaliile. În timp ce PID primește informații de la consiliul de proiect, care va lua decizia dacă să aprobe sau nu proiectul, un brief al proiectului este o scurtă descriere a elementelor cheie ale proiectului.

Managerul de proiect sau conducătorul de proiect creează documentul de inițiere a proiectului. De obicei, ei vor începe să creeze PID-ul după ce brief-ul proiectului a fost elaborat și convenit. Într-un fel, inițiază documentul de inițiere a proiectului. Acest lucru evită nevoia de a face o mulțime de lucrări detaliate care sunt respinse de consiliul de proiect sau de părțile interesate.

ProjectManager vă ajută să gestionați proiectul

Șabloanele sunt grozave, dar sunt documente statice care necesită actualizări manuale. Când gestionați un proiect, doriți eficiență. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă oferă toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru a trece de la faza de inițiere a proiectului la execuție, monitorizare și control. Stocarea noastră nelimitată de fișiere vă oferă un hub central pentru a păstra toate documentele de sprijin ale proiectului din documentul dvs. de inițiere a proiectului, astfel încât acestea să fie întotdeauna la îndemână. Dar acesta este doar începutul a ceea ce software-ul nostru poate face pentru tine.

Monitorizați-vă proiectul cu tablouri de bord în timp real

Odată ce un proiect este executat, managerii sunt profund implicați în monitorizarea și controlul acelui proiect pentru a se asigura că acesta este aliniat cu programul și bugetul proiectului. Tablourile de bord ale proiectelor în timp real oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt asupra progresului și performanței proiectelor. Ei captează date live și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit care arată timpul, costul, volumul de muncă și multe altele. Spre deosebire de instrumentele ușoare, nu este necesară configurarea. Este gata când ești.

Păstrați echipele productive cu funcțiile de gestionare a resurselor

O modalitate de a vă asigura că țineți cursul este gestionarea resurselor. Cea mai importantă resursă a ta este, desigur, echipa de proiect. Puteți salva disponibilitatea acestora, inclusiv PTO și vacanțele globale, pentru a le facilita atribuirea sarcinilor. Apoi utilizați graficul de volum de lucru codat în culori pentru a vă asigura că nimeni nu este supraalocat. Dacă unele sunt, pur și simplu realocați resursele direct din diagramă pentru a-și echilibra volumul de muncă și a le menține să lucreze la capacitate și productivitate.

Există multe alte caracteristici care ajută la gestionarea sarcinilor, cum ar fi vizualizările noastre multiple de proiect, care permit membrilor echipei să lucreze cu instrumentele pe care le doresc și cu funcții de gestionare a riscurilor care identifică și urmăresc problemele până când acestea sunt atenuate. Fluxurile de lucru automate adaugă eficiență și setările de aprobare a sarcinilor asigură furnizarea numai de calitate. Un document de inițiativă a proiectului stabilește proiectul să reușească, iar ProjectManager se asigură că o face.

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care conectează echipe indiferent unde se află sau când lucrează. Partajați fișiere, comentați la nivel de sarcină și multe altele pentru a stimula o colaborare mai bună. Alăturați-vă echipelor de la companii precum Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a livra proiecte cu succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.