Inițierea proiectului: Cum să vă începeți proiectul corect

Marile proiecte încep adesea cu mari speranțe și așteptări. Dar dacă faza de inițiere a proiectului nu are succes, proiectul se poate îndrepta spre dezastru. Trebuie să vă ancorați proiectul de la început, oferindu-i o structură. Ideile sunt numeroase, dar a avea un plan de proiect și a-l executa îți permite să actualizezi acele speranțe și idei.

Desigur, există și alte faze de management al proiectelor, dar inițierea proiectului este primul și adesea cel mai important pas. Cu o fază puternică de inițiere a proiectului, sunteți pe cale de a finaliza proiectul la timp și în limita bugetului.

Ce este inițierea proiectului?

Inițierea proiectului este prima fază a ciclului de viață al unui proiect. În acest moment se identifică oportunitatea sau motivul proiectului și se dezvoltă un proiect pentru a profita de acea oportunitate. Tot în această etapă, proiectele sunt aprobate sau respinse de părțile interesate cheie, așa că va trebui să efectuați studii de fezabilitate și o analiză cost-beneficiu pentru a vă asigura că proiectul are valoare comercială.

Inițierea proiectului este o fază aglomerată a proiectului în care va trebui să faceți multă planificare și cercetare, astfel încât ideea dvs. de proiect să devină realitate. ProjectManager este un software de management de proiect care oferă mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban și tablouri de bord ale proiectelor, astfel încât să puteți ține evidența riscurilor, sarcinilor, timpului și resurselor.

Care este importanța fazei de inițiere a proiectului?

Faza de inițiere a proiectului este importantă din mai multe motive. Motivul principal este că în această etapă, managerii de proiect formează o echipă de proiect și creează documentația proiectului pentru a convinge părțile interesate de valoarea proiectului. Odată ce acești factori interesați de proiect decid să avanseze cu proiectul, echipa de management al proiectului poate continua cu fazele de planificare, execuție și monitorizare a proiectului până la finalizarea proiectului. Proiectele pur și simplu nu pot începe fără o fază adecvată de inițiere a managementului de proiect.

Documentația de inițiere a proiectului

După cum am menționat, documentația de inițiere a proiectului ajută proiectele să treacă de la concepție la realitate. Iată cele mai frecvent utilizate documente de inițiere a proiectului pentru a vă ajuta să evidențiați beneficiile proiectului și să construiți bazele planului de proiect.

În această fază se formează o echipă și se creează un caz de afaceri pentru a defini proiectul în detaliu.

Caz de afaceri

Un caz de afaceri este folosit pentru a explica motivul începerii unui proiect. Cazul de afaceri arată cum utilizarea resurselor financiare și a altor resurse sprijină nevoile unei afaceri. Un caz de afaceri va fi adaptabil, potrivindu-se mărimii și riscului propunerii de proiect, dar structural va fi același pentru toate proiectele. Nu se ocupă de probleme tehnice, ci de preocupările de afaceri ale proiectului și trebuie să fie cuprinzător.

În mod ideal, cazul de afaceri ar trebui să fie ușor de înțeles, logic și relevant. Aspectele cheie trebuie urmărite, măsurate și justificate. De asemenea, trebuie să existe responsabilitate și angajament pentru livrarea și costurile implicate.

Structura unui caz de afaceri ar trebui să urmeze astfel:

• Prefaţă
• Cuprins
• Informare executivă, care include ce este proiectul, care vor fi rezultatele proiectului respectiv și de ce ar trebui întreprins
• O introducere care explică factorii determinanți ai afacerii, domeniul de aplicare al proiectului și situația financiară
• O estimare preliminară a costurilor, cum ar fi un ordin brut de mărime
• Analiză cu ipoteze și care vor fi costurile și beneficiile, inclusiv riscul
• Concluzie menționând care vor fi următorii pași
• Apendice

Carta Proiectului

O carte de proiect subliniază scopul proiectului și modul în care va fi structurat și executat. În acesta sunt detaliate viziunea, obiectivele, domeniul de aplicare și livrabilele proiectului. De asemenea, sunt descrise responsabilitățile pentru echipa de proiect și părțile interesate.

Acest pas următor ajută la identificarea clară a viziunii și a obiectivelor proiectului. Acesta definește domeniul de aplicare al proiectului și enumeră rezultatele.

Carta proiectului enumeră, de asemenea, rolurile și responsabilitățile echipei de proiect și identifică clienții și părțile interesate ale proiectului. În acest moment, proiectul este organizat structural, documentând planul proiectului și enumerând toate riscurile, problemele și ipotezele.

Carta echipei

O carte de echipă este similară cu o carte de proiect, doar că se concentrează pe rolurile și responsabilitățile unei echipe de proiect. Scopul principal al acestui document este de a ajuta echipele să înțeleagă mai bine cum pot lucra împreună pentru a-și atinge obiectivele.

Document de inițiere a proiectului (PID)

Un document de inițiere a proiectului este utilizat la gestionarea proiectelor cu un cadru PRINCE2. Un document de inițiere a proiectului este utilizat pentru a defini elementele proiectului care necesită aprobarea părților interesate, cum ar fi cazul de afaceri, domeniul de aplicare, riscurile, criteriile de succes și alte aspecte importante de inițiere a proiectului.

Etapele cheie ale fazei de inițiere a proiectului

După cum sa menționat mai sus, faza de inițiere a proiectului poate fi împărțită în câțiva pași simpli. Iată 5 pași de inițiere a proiectelor pentru a începe majoritatea proiectelor. Simțiți-vă liber să ajustați acest proces de inițiere a proiectului pentru a se potrivi mai bine nevoilor echipei dvs.

1. Creați documentele de inițiere a proiectului

După cum sa menționat mai sus, documentele de inițiere a proiectului reprezintă unul dintre principalele rezultate ale acestei faze. Cu o carte de proiect, un caz de afaceri, un document de inițiere a proiectului și alte documente de sprijin ale proiectului, vă pregătiți proiectul pentru succes.

2. Efectuați un studiu de fezabilitate

Odată ce cazul de afaceri a fost aprobat, următorul pas este realizarea unui studiu de fezabilitate, care documentează potențialele soluții la oportunitatea sau problema de afaceri pe care proiectul se propune să o abordeze. Vă direcționează către modul corect de abordare a proiectului.

Un studiu de fezabilitate cercetează oportunitatea și documentează ceea ce este necesar pentru a finaliza un proiect de succes. De asemenea, va identifica orice alte soluții, dacă sunt disponibile. Riscurile și problemele sunt subliniate în acest moment, precum și care va fi soluția propusă pentru fiecare în cazul în care vor apărea.

3. Formați o echipă de proiect

Un proiect nu poate fi inițiat fără o echipă: aceasta este o parte cheie a dezvoltării proiectului. Așadar, urmează fișele postului pentru persoanele care vor implementa planul de proiect, inclusiv obiectivele și responsabilitățile acestora.

Crearea unei echipe de proiect necesită definirea cât mai clară a rolurilor fiecărui membru, pentru ca munca să se desfășoare fără probleme. Începeți prin a enumera toate responsabilitățile pentru o poziție și cui va raporta persoana în acel rol.

Realizarea unei organigrame detaliate poate ajuta. Enumerând abilitățile și experiența necesare pentru fiecare poziție, este mai ușor să ocupați postul respectiv. De asemenea, este util să rețineți dacă sunt necesare calificări. Desigur, trebuie definit și un criteriu de performanță, salariu și condiții de muncă.

4. Obțineți aprobarea fazei de inițiere a proiectului

Examinați documentele de inițiere a proiectului pentru a vă asigura că nu au fost ratați pași înainte de a solicita aprobarea părților interesate. De asemenea, este important să priviți riscurile care au fost identificate și să vedeți dacă lipsește ceva. Verificați dacă ipotezele și constrângerile dvs. s-au schimbat înainte de a trece la etapa următoare.

Doar incepand corect un proiect il poti incheia cu succes. Având o fază amănunțită de inițiere a proiectului, definiți clar domeniul de aplicare și construiți o echipă grozavă pentru a duce proiectul la o finalizare cu succes.

5. Pregătește-ți echipa cu o întâlnire de lansare a proiectului

După ce a fost aprobată carta proiectului, va trebui să organizați o întâlnire de lansare a proiectului cu echipa de proiect și clientul proiectului. În timpul acestei întâlniri de lansare, vor fi stabilite obiective și așteptări comune cu privire la domeniul de aplicare al proiectului, calendarul și livrabilele, printre altele. Acest lucru garantează o tranziție lină la fazele de planificare și execuție a proiectului.

6. Configurați biroul de management al proiectelor (PMO)

Un birou de management de proiect este un spațiu fizic din birou sau șantier în care se află managerul de proiect și personalul de asistență în timpul proiectului. Acesta găzduiește infrastructura de comunicații și orice tehnologie este necesară pentru proiect.

Primul lucru de făcut este să vă dați seama unde ar trebui să fie biroul de proiect și apoi să vă asigurați că infrastructura este configurată corespunzător cu instrumentele și echipamentele PMO potrivite.

Acum este timpul să subliniem rolurile și responsabilitățile celor din biroul de proiect și să stabilim standardele și procesele adecvate. În acest moment, biroul de proiecte poate oferi servicii proiectelor aflate în grija sa.

Șabloane de management de proiect pentru a ajuta la faza de inițiere a proiectului

Am creat zeci de șabloane de management de proiect pentru a vă ajuta să economisiți timp atunci când vă creați documentația de inițiere a proiectului. Iată câteva dintre ele.

Șablon de caz de afaceri

Cazul de afaceri este unul dintre instrumentele principale pentru a arăta părților interesate ale proiectului că beneficiile proiectului dvs. depășesc riscurile sau constrângerile potențiale ale acestuia. Un bun caz de afaceri este fundamental pentru a trece proiectele de la idei la finalizare.

Șablon de carte de proiect

Carta de proiect este pasul inițial către crearea unui plan de management de proiect complet dezvoltat. Acest șablon vă ajută să culegeți informații importante pentru a crea cu ușurință o carte de proiect.

Șablon de carte de echipă

O carte de echipă îi ajută pe managerii de proiect să aducă claritate membrilor echipei lor cu privire la modul în care este structurată echipa și care sunt rolurile și responsabilitățile lor, ceea ce este cheia succesului în managementul echipei.

Șablon de foaie de parcurs pentru proiect

Acest șablon de foaie de parcurs de proiect vă ajută să creați cu ușurință o cronologie vizuală care poate fi inclusă ca parte a documentelor de inițiere a proiectului. Aceasta este o modalitate ușoară de a partaja rapid cronologia proiectului dvs. dintr-o vedere la nivel înalt.

Utilizarea ProjectManager dincolo de inițierea proiectului

Acum că ați terminat faza de inițiere a proiectului, este timpul să vă faceți planul proiectului. Încercați ProjectManager, software-ul nostru de management de proiect premiat. Veți avea acces la o suită de instrumente puternice care vă pot ajuta să planificați, să urmăriți și să raportați proiecte.

Diagrame Gantt pentru planuri

Utilizați diagramele noastre Gantt online pentru a trece proiectul dvs. de la faza de inițiere la faza de planificare. Hartați-vă sarcinile și conectați sarcinile care au dependențe. Stabiliți termene limită și atribuiți sarcini membrilor echipei, astfel încât toată lumea să-și cunoască responsabilitățile de proiect. Puteți chiar să adăugați comentarii și atașamente la sarcini, astfel încât membrii echipei să aibă tot ce au nevoie pentru a începe.

Instrumente de gestionare a resurselor pentru a menține proiectul pe drumul cel bun

Dacă un membru al echipei este bolnav sau supraîncărcat, managerii au chiar puterea de a reatribui sarcini și de a redistribui volumul de lucru cu un clic pe un buton cu instrumentele noastre de gestionare a resurselor. Aceste caracteristici puternice vă ajută să vă asigurați că toată munca pe care ați făcut-o în fazele de inițiere se va realiza.

Continut Asemanator

• Cel mai bun software de management de proiect pentru 2023
• Ghid de management de proiect
• Grupuri de procese de management de proiect: un ghid rapid
• Tripla constrângere în managementul proiectelor: timp, scop și cost
• Cele 10 domenii de cunoaștere a managementului de proiect (PMBOK)

Sunt multe de planificat și monitorizat atunci când inițiezi un proiect. Un software online de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, oferă instrumente de planificare și urmărire precum diagramele Gantt, tablouri de bord în timp real și liste de sarcini pentru a gestiona un proiect de la inițiere până la închidere. Vezi cum te poate ajuta ProjectManager cu proiectele tale, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.