Bazele managementului de proiect: definiții, metode și instrumente

Bine ați venit la managementul proiectelor 101. Managementul proiectelor poate părea o disciplină descurajantă, dar odată ce înțelegeți elementele fundamentale și le combinați cu o anumită intuiție, veți fi pe cale să conduceți proiecte de succes, indiferent de situația dvs.

Poate că ați fost desemnat în mod neașteptat să conduceți un proiect și o mare promovare este pe cale, sau poate că sunteți un membru al echipei care dorește să-și înțeleagă mai bine rolul în proiect. Indiferent, vă vom oferi o scurtă prezentare generală a detaliilor majore implicate în managementul proiectelor pentru informații utile.

Dacă aveți nevoie de mai mult ajutor cu managementul de proiect, consultați toate resursele și instrumentele noastre de management de proiect pentru a vă atinge întregul potențial. ProjectManager este un software puternic de management de proiect, care poate fi folosit atât de managerii de proiect experimentați, cât și de cei începători și de membrii echipei pentru a gestiona proiecte. Începeți gratuit astăzi.

Primul element de bază al managementului de proiect este definirea unui proiect, ceea ce ne permite să înțelegem ce este managementul de proiect și de ce este atât de important pentru orice tip de organizație.

Ce este un proiect?

Un proiect este o succesiune de sarcini care conduc la un obiectiv unic. Proiectele au limite, cum ar fi timpul, oamenii și resursele necesare pentru a finaliza proiectul. Toate acestea depind de ce rezultate vrei să obții și când vrei să le obții.

Aceste rezultate sunt rezultatul tău, care produce rezultate. Sunt orice produs sau furnizat datorită proiectului. Livrabilele pot fi atât rezultatul proiectului în sine, dar și rezultatele procesului proiectului, cum ar fi planul proiectului, rapoartele sau alte documente. Proiectele sunt alcătuite din termene limită. Fiecare sarcină și fază a proiectului are o dată scadentă, ceea ce înseamnă că proiectul dvs. are un program.

Bugetele fac și ele parte dintr-un proiect. Aveți nevoie de bani pentru a plăti resursele necesare pentru a răspunde cerințelor proiectului în timpul alocat. Resursele tipice includ forța de muncă, materialele de lucru și echipamentele. Un buget de proiect conturează aceste cheltuieli. Acum că am stabilit ce este un proiect, putem defini managementul de proiect ca o disciplină.

Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect este o disciplină care constă în utilizarea metodologiilor, instrumentelor și tehnicilor de management de proiect pentru a gestiona ciclul de viață al proiectului, care este un set de etape care sunt comune fiecărui proiect. Deși există mai multe roluri de management de proiect în cadrul unei echipe de proiect, managerul de proiect este de obicei responsabil de supravegherea procesului de planificare, execuție și monitorizare a proiectelor de la început până la sfârșit.

Să trecem în revistă patru concepte fundamentale de management de proiect care modelează disciplina managementului de proiect: ciclul de viață al proiectului, tripla constrângere a managementului de proiect, domeniile de cunoștințe de management de proiect și unele dintre diferitele metodologii de management de proiect pe care le poți folosi ca manager de proiect.

Ciclul de viață al proiectului

Ciclul de viață al proiectului descrie cele cinci faze prin care trec toate proiectele. Iată o scurtă prezentare generală a fiecăruia.

1. Inițierea: Aici este să stabilești domeniul de aplicare al proiectului, obiectivele, organizarea proiectului, cazul său de afaceri, constrângerile sale, cine sunt părțile interesate, care sunt riscurile, controalele proiectului, cadrul de raportare etc.
2. Planificare: Aici construiți foaia de parcurs pentru a vă duce de la punctul A la punctul B, ceea ce înseamnă crearea unui program cu sarcinile, termenele limită și resursele necesare pentru a finaliza totul la timp.
3. Execuție: Proiectul începe și planul proiectului este pus în aplicare.
4. Monitorizare și control: pentru a vă asigura că proiectul se desfășoară conform planului, trebuie să configurați mecanisme de monitorizare a progresului. Dacă proiectul nu decurge conform planificării, lucrați pentru a controla și rezolva problemele înainte ca acestea să devină probleme.
5. Închidere: proiectele sunt eforturi temporare, așa că în cele din urmă ajung la sfârșit și trebuie să fie închise oficial. Dar nu este la fel de simplu ca producerea de livrabile; există documente de semnat, resurse de realocat și alte capete libere de legat.

Tripla Constrângere

Indiferent de metoda pe care o utilizați pentru a gestiona un proiect, înțelegerea triplei constrângeri este esențială. Toate proiectele sunt realizate cu anumite constrângeri. Acestea sunt costul, timpul și domeniul de aplicare. Adică, proiectele trebuie să se încadreze în buget, să fie livrate la timp și să îndeplinească domeniul de aplicare convenit.

Dacă vă gândiți la constrângerea triplă ca la un triunghi, atunci dacă gestionați costul, timpul și domeniul de aplicare, triunghiul este calitate. Deci, dacă gestionați costul, timpul și domeniul de aplicare al proiectului, atunci veți îndeplini cerințele de calitate ale clientului.

Dar tripla constrângere este mai mult decât atât; este ca balastul de pe o navă și menține proiectul echilibrat, indiferent cât de agitate devin apele. De exemplu, dacă aveți nevoie de mai mulți bani, atunci va trebui să ajustați timpul sau domeniul de aplicare al proiectului. În consecință, dacă aveți scurt timp, atunci bugetul sau domeniul de aplicare va trebui să se schimbe.

Dacă țineți cont de tripla constrângere în timp ce vă gestionați proiectul, împreună cu fazele proiectului și instrumentele de management, atunci aveți mijloacele necesare pentru a face ajustările necesare care pot menține proiectul pe drumul cel bun. Este formula succesului.

Domenii de cunoștințe privind managementul proiectelor

Zonele de cunoștințe de management de proiect pot fi definite pur și simplu ca categorii care descriu diferitele tipuri de muncă efectuate de managerii de proiect și membrii echipei pentru a finaliza proiectele cu succes. Managerii de proiect ar trebui să cunoască foarte bine fiecare dintre aceste 10 domenii de cunoștințe de management de proiect, astfel încât să poată ghida echipele prin ciclul de viață al proiectului și să se asigure că tripla constrângere este bine echilibrată.

1. Managementul integrării proiectelor
2. Managementul domeniului proiectului
3. Managementul timpului de proiect
4. Managementul costurilor de proiect
5. Managementul Calității Proiectului
6. Managementul resurselor umane de proiect
7. Managementul comunicațiilor de proiect
8. Managementul riscului de proiect
9. Managementul proiectelor de achiziții
10. Managementul părților interesate din proiect

Dacă sunteți interesat de acest subiect, puteți consulta blogul nostru de cunoștințe privind managementul proiectelor pentru mai multe informații despre aceste principii cheie ale managementului de proiect.

Metodologii de management de proiect

Există multe moduri de a structura procesul unui proiect, iar managerii de proiect sunt experți în unul sau mai multe dintre ele. Cea mai tradițională se numește Cascada, care urmează o abordare liniară a gestionării unui proiect, defalcând proiectul într-o secvență foarte structurată.

O abordare diferită care câștigă popularitate se numește Agile, care provine din dezvoltarea de software. Este un proces care funcționează în faze sau cicluri mici numite „sprinturi” și se pretează echipelor mici. Ca și numele său, procesul îmbrățișează schimbarea și este flexibil și își schimbă în mod continuu direcția în funcție de feedback-ul clienților.

De ce este important managementul de proiect?

Fiecare afacere, non-profit sau orice alt tip de organizație trebuie să execute proiecte, ceea ce face ca managementul de proiect să fie important pentru orice organizație.

Managementul eficient al proiectelor nu va însemna doar că echipa dumneavoastră va livra proiecte la timp și sub buget, ci va aduce și alte beneficii la nivelul întregii organizații, cum ar fi productivitate crescută, costuri reduse, conducere mai bună și angajați motivați.

Pe scurt, managementul de proiect ajută organizațiile să devină mai eficiente prin planificarea și monitorizarea sarcinilor, obiectivelor și performanței echipei.

Ce este un manager de proiect?

Un manager de proiect este persoana responsabilă de proiect. Este clar, dar ar putea fi o explicație prea simplă. Managerul de proiect conduce proiectul prin fiecare etapă. Aceasta înseamnă că ei sunt responsabili pentru vânzarea proiectului către părțile interesate, apoi pentru planificarea și definirea domeniului de aplicare al proiectului.

Ce face un manager de proiect?

Managerii de proiect își dau seama de toate sarcinile necesare pentru a atinge obiectivele proiectului, apoi ordonează acele sarcini într-un program. Acelor sarcini și calendare li se oferă apoi resursele necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului. Asta înseamnă adunarea unei echipe, obținerea instrumentelor de care au nevoie, consumabile, securizarea unui șantier și orice resurse sunt necesare.

Managerul de proiect este, de asemenea, persoana care creează bugetul proiectului pentru a plăti acele resurse. Aceștia sunt responsabili pentru gestionarea întregii documentații, iar apoi arhivarea acelor documente la sfârșitul proiectului. De asemenea, gestionează riscul și monitorizează progresul proiectului pentru a se asigura că oamenii lucrează fără obstacole și în cadrul programului și bugetului.

Deci, în esență, orice legat de proiect se află în competența managerului de proiect. Ei sunt liderii proiectului și gestionează echipele care execută planul de proiect. Cu toate acestea, ei nu sunt șeful. Managerul de proiect a vândut ideea proiectului unui sponsor sau unei părți interesate și le-a raportat despre progresul proiectului.

Prin urmare, un manager de proiect este o persoană foarte bine organizată, una care este orientată spre obiective și pasionată de proces. Un manager de proiect trebuie să lucreze bine sub presiune, să ofere leadership și să știe să motiveze oamenii să facă tot ce le poate. Dincolo de abilitățile oamenilor, abilitățile de comunicare sunt primordiale. Și trebuie să cunoască metodele și tehnicile care ajută la realizarea proiectelor cu succes.

Instrumente de management de proiect

După cum probabil ați observat, proiectele pot fi complicate. Planificați, programați și monitorizați pentru a vă asigura că toate elementele proiectului funcționează fără probleme. Cu cât mai multe instrumente în mână, cu atât proiectul și sarcinile dvs. sunt mai ușor de gestionat. Software-ul de management de proiect poate conține toate instrumentele necesare pentru a ajuta managerii de proiect și membrii echipei cu fiecare aspect al proiectelor lor.

Când acel software de management de proiect este bazat pe cloud, datele și colaborarea pot avea loc în timp real, ceea ce oferă o imagine mai precisă a proiectului și ajută la luarea deciziilor. În plus, software-ul de management al proiectelor conține adesea multe dintre instrumentele majore pentru gestionarea proiectelor, cum ar fi cele discutate mai jos.

Tablouri de bord

Tablourile de bord ale proiectului adună valori din toate părțile proiectului. Aceste numere sunt apoi afișate în diagrame și grafice ușor de citit, oferind unui manager sau unui membru al echipei o privire live asupra progresului și datelor proiectului. Tablourile de bord pot ajuta, de asemenea, la raportare. Derularea unui proiect înseamnă a raporta sponsorilor proiectului despre progresul proiectului. Graficele și diagramele pot fi filtrate pentru a furniza doar datele de care aveți nevoie pentru rapoartele vizate.

Diagramele Gantt

Diagramele Gantt online sunt instrumente excelente pentru planificare, deoarece vă afișează grafic lista de sarcini pe o cronologie. Fiecare sarcină are un termen limită, care creează o linie care marchează începutul și sfârșitul sarcinii respective. Sarcinile pot fi apoi legate, dacă depind.

În mod ideal, puteți partaja Gantt-ul echipei dvs. și puteți urmări progresul acestora pe măsură ce își actualizează starea. Cu unele diagrame Gantt, bara dintre datele de început și de sfârșit se va completa pe măsură ce echipa lucrează la sarcinile lor și, dacă trebuie să modificați programul, puteți pur și simplu să glisați și să plasați bara pentru a reflecta noua dată scadentă.

Instrumente de management al sarcinilor

Există instrumente de gestionare a sarcinilor care vă permit să creați liste de activități pentru dvs. și să atribuiți sarcini membrilor echipei. Aceste sarcini pot avea uneori note, fișiere, link-uri și imagini atașate care se referă la sarcină, iar membrii echipei pot dialoga și colabora la nivel de sarcină. De asemenea, puteți automatiza notificările prin e-mail pentru a ști când o sarcină este finalizată și pentru a reaminti oamenilor termenele limită iminente.

Foile de pontaj și instrumentele de sarcină de lucru

În ceea ce privește gestionarea oamenilor care lucrează la proiect, care poate fi un proiect în sine, există foi de pontaj. Acestea sunt documente online care facilitează urmărirea și înregistrarea orelor lucrate pentru fiecare angajat și pot fi depuse managerului când sunt finalizate pentru semnare.

Când vine vorba de gestionarea volumului de muncă, instrumentele de alocare a resurselor vă permit să vedeți dintr-o privire dacă v-ați alocat corect resursele în cadrul proiectului, astfel încât toată lumea să lucreze și volumul de muncă să fie echilibrat. În unele cazuri, puteți rula rapoarte și din software-ul dvs. de gestionare a sarcinii de lucru.

Șabloane de management de proiect

Oferim zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru a vă ajuta să economisiți timp și să vă eficientizați proiectele. Iată câteva documente esențiale de management de proiect pe care le puteți descărca gratuit.

Șablon de plan de proiect

Un plan de proiect este documentul care explică totul despre proiectul tău. De la modul în care este programat, până la modul în care va fi executat și finalizat. Acest șablon gratuit de plan de proiect vă va ajuta să începeți proiectele dvs.

Șablon de buget de proiect

Fiecare proiect are nevoie de resurse precum oameni, materiale și echipamente. Aceste resurse costă bani, așa că va trebui să estimați toate costurile proiectului pentru a crea un buget al proiectului. Acest șablon gratuit este ideal pentru managerii de proiect începători.

Șablon de cronologie a proiectului

Este important să creați o cronologie a proiectului care să prezinte modul în care va fi desfășurată munca la proiect, inclusiv datele de început și de sfârșit pentru toate sarcinile dvs. Acest șablon gratuit de cronologie a proiectului vă ajută să faceți acest lucru.

Ce este un software de management de proiect?

Software-ul de management de proiect face munca grea pentru a permite managerilor să planifice, să programeze și să urmărească cu ușurință proiectele într-un mod mult mai rapid și eficient decât metodele tradiționale, cum ar fi elaborarea manuală a programelor de proiect.

Software-ul de management de proiect poate fi definit ca un tip de software care încorporează instrumentele de management de proiect menționate mai sus, împreună cu alte caracteristici precum foile de pontaj, colaborarea în echipă în timp real sau stocarea nelimitată a fișierelor, astfel încât managerii de proiect și echipele să poată ține evidența proiectelor în o platformă centrală.

Cu toate acestea, nu toate programele de management de proiect funcționează în același mod. Există multe opțiuni pe piață și, deși unele sunt ușor de utilizat, este posibil să nu vă ofere toate instrumentele de planificare, programare și urmărire de care aveți nevoie.

ProjectManager este un software robust de management de proiect care este echipat cu toate instrumentele de management de proiect de care ar avea nevoie orice manager de proiect, indiferent de nivelul de expertiză. ProjectManager este un instrument puternic care dă putere echipelor de proiect să își planifice, să gestioneze și să urmărească munca lor în timp real și oferă managerilor transparența de care au nevoie pentru ca membrii echipei să lucreze la capacitate maximă.

Cum ajută ProjectManager la managementul proiectelor

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să gestionați fiecare aspect al proiectelor dvs. Software-ul de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, este ceea ce face gestionarea unui proiect gestionabilă.

Stocarea documentelor

Toate documentele generate în timpul fazei de inițiere a proiectului pot fi salvate în ProjectManager. În acest fel, puteți colecta totul într-un singur loc, făcându-vă ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie. Nu vă faceți griji cu privire la încărcarea fișierelor și imaginilor mari, ProjectManager are spațiu de stocare nelimitat pentru fișiere.

Planificați și programați munca

Când vă planificați proiectul, ProjectManager se ocupă de munca grea. O diagramă Gantt online vă ajută să vă planificați prin maparea tuturor sarcinilor pe o cronologie a proiectului. Acum puteți lega dependențe, puteți stabili etape și chiar puteți începe să atribuiți membri ai echipei.

Monitorizați progresul

Pe măsură ce echipele își execută sarcinile, ProjectManager vă oferă instrumentele pentru a le monitoriza și controla progresul. Funcțiile de gestionare a resurselor asigură că niciun membru al echipei nu poartă întreaga sarcină și volumul lor de lucru este echilibrat. În plus, tabloul nostru de bord în timp real poate urmări progresul, costul, sănătatea și multe altele.

Desigur, în managementul de proiect există mai mult decât acest articol Project Management 101. Devine adânc. Și este în continuă evoluție. Cu toate acestea, există o constantă în ochiul uraganului care gestionează un proiect: instrumentele. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, cu tablouri de bord în timp real, diagrame Gantt online și funcții pentru a gestiona volumul de lucru, resursele, programele și fiecare aspect al proiectului dumneavoastră. Vedeți cum vă poate ajuta să reușiți, luând astăzi această probă gratuită de 30 de zile!