Urmărirea rapidă a managementului proiectelor: Cum să urmăriți rapid un program

Urmărirea rapidă în managementul proiectelor este o modalitate de a gestiona timpul, programul și activitățile. Această metodă respinge metodologiile tradiționale de management de proiect pentru a funcționa într-un mod care permite o execuție mai rapidă a proiectului.

Dar accelerarea este potrivită pentru tine și proiectul tău? Citiți mai departe pentru a afla exact ce înseamnă accelerarea unui proiect și cum diferă de alte tehnici în abordarea programului proiectului și a domeniului său de aplicare.

Ce este urmărirea rapidă în managementul proiectelor?

Urmărirea rapidă în managementul proiectelor implică executarea activităților în același timp, mai degrabă decât secvenţial. Aceasta se numește performanță în paralel. Spre deosebire de o activitate după cealaltă, deoarece majoritatea proiectelor sunt finalizate, accelerarea nu așteaptă ca o activitate să se încheie înainte de a începe alta.

Unele activități depind de altele și nu pot începe sau opri până când alta începe sau se oprește. Urmărirea rapidă în managementul proiectelor va funcționa numai dacă toate activitățile se pot suprapune unele cu altele. Cu toate acestea, dacă activitățile proiectului nu se suprapun, accelerarea este o alternativă viabilă, deoarece de obicei nu adaugă costuri suplimentare.

Acestea fiind spuse, rearanjarea activităților din proiectul dvs. pentru a le accelera poate crește riscul. Deoarece acum executați toate activitățile simultan, managerii de proiect ar putea fi nevoiți să reproiecteze proiectul. Rearanjarea proiectului dvs. va duce probabil la pierderea de timp și la nevoia să vă depășiți termenul final.

Prin urmare, accelerarea în managementul proiectelor ar putea să nu fie pentru toată lumea. Există, desigur, și alte tehnici care pot fi folosite la executarea proiectului. Un manager de proiect trebuie să ia decizia cu privire la care dintre acestea este cea mai bună pentru proiect și părțile interesate.

Ce este comprimarea orarului în managementul proiectelor?

Comprimarea programului în managementul proiectelor este o tehnică de scurtare a duratei proiectului, dar menținerea neschimbată a domeniului proiectului. Este folosit în mod obișnuit pentru a ajusta programul proiectului atunci când rămâneți în urmă sau când trebuie să finalizați un proiect mai devreme decât vă așteptați.

Fast-tracking este una dintre tehnicile folosite de managerii de proiect atunci când au nevoie de compresie de program. O altă tehnică pe care managerii de proiect se numește project crashing. Mai multe despre asta într-o clipă.

Indiferent de tehnica pe care o utilizați, controlul programului, în special manipularea acestuia pentru a fi realizat rapid, va necesita un software de management de proiect. Majoritatea programării proiectelor se realizează pe o diagramă Gantt.

ProjectManager are o diagramă Gantt interactivă care face mai mult decât să organizeze activități, să lege dependențe și să arate întregul proiect pe o linie temporală. În primul rând, puteți filtra pentru calea critică, care este esențială atunci când utilizați compresia programului. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.

Ce este blocarea proiectului în managementul proiectelor?

Prăbușirea proiectului este o tehnică prin care se adaugă mai multe resurse la proiect, încercând să nu crească foarte mult costurile.

Aceste modificări de cost și program sunt analizate pentru a obține compresia maximă pentru cel mai mic cost pentru proiect. Cu toate acestea, prăbușirea va adăuga costuri la proiect, deoarece implică creșterea resurselor.

Analiza compromisurilor de cost și program se bazează pe cel mai mic cost al accidentului pe unitatea de timp. Acest lucru oferă echipelor o perspectivă asupra activităților care au cea mai mare valoare, fără a genera costuri prea mari. Rezultatele unei astfel de analize sunt partajate ca un grafic de blocare. Graficul de blocare arată activitățile care economisesc cel mai mult timp cu cea mai mică creștere a costurilor.

Prăbușirea proiectului este viabilă numai atunci când adăugarea de resurse va finaliza proiectul mai devreme. Resursele suplimentare pot include ore suplimentare, stimulente și multe altele. Costurile suplimentare ale atingerii acestui obiectiv sunt revizuite.

Urmărirea rapidă a proiectelor vs blocarea proiectului

Comprimarea programului este utilizată pentru a scurta durata proiectului. Acest lucru poate fi realizat prin două tehnici, accelerarea și blocarea proiectului. Ambele au avantajele și dezavantajele lor, așa că haideți să aruncăm o privire mai atentă la ambele și să vedem cum se compară.

Urmărirea rapidă înseamnă executarea activităților proiectului dumneavoastră în același timp. Prăbușirea proiectului înseamnă adăugarea de resurse. Prin urmare, ambele vă pot ajuta să recuperați timpul pierdut, dar rapid-tracking nu este probabil să vă afecteze bugetul, în timp ce prăbușirea proiectului va necesita costuri suplimentare.

După cum s-a menționat, există mai multe riscuri asociate cu accelerarea și mai multe costuri în cazul prăbușirii unui proiect. Aceste diferențe nu o fac pe una mai bună sau mai proastă decât pe cealaltă. Sunt cu adevărat diferite și ar trebui folosite din motive diferite. Pe scurt, depinde de proiect.

Dacă alegeți accelerarea proiectului, asigurați-vă că păstrați acele activități la care lucrați în paralel pentru a fi cele care se află pe calea critică. Dacă calea critică nu poate fi scurtată, atunci nu există nicio șansă să puteți scurta durata proiectului.

Ar trebui să urmăresc rapid programul meu de proiect?

Când accelerați un program de proiect, mai întâi trebuie să vă puneți cinci întrebări. Dacă răspundeți da la următoarele, înseamnă că vă puteți accelera proiectul:

1. Este programul tău realist, cu toate sarcinile și activitățile identificate?
2. Îți cunoști sarcinile dependente?
3. Puteți defini cerințele, obiectivele și prioritățile proiectului?
4. Lucrezi bine cu părțile interesate?
5. Are proiectul guvernanță, supraveghere și management al problemelor?

Cum să urmăriți rapid un program de proiect

Odată ce ați stabilit că proiectul dvs. poate beneficia de accelerare, atunci este timpul să urmați acești șapte pași.

1. Primul pas este să definiți care sunt obiectivele și capacitățile dvs. atunci când faceți un proces rapid. Nu poți avansa fără o imagine clară a capacităților tale și o înțelegere a obiectivului proiectului.
2. În continuare, va trebui să identificați orice dependențe de activitate din proiect. Nu puteți lucra în paralel dacă aveți sarcini care trebuie să se termine sau să înceapă înainte ca alta să se poată opri sau începe.
3. Apoi doriți să vă uitați peste programul proiectului și să vedeți unde există oportunități de accelerare, cum ar fi activitățile care pot fi realizate simultan fără a avea un impact negativ asupra proiectului.
4. De asemenea, veți dori să notați toate alternativele viabile la program. Ce poate fi ajustat și ce nu se poate schimba?
5. Având în vedere aceste alternative, veți dori să începeți să luați decizii cu privire la programul proiectului și ce poate fi accelerat și ce nu.
6. Aceste decizii nu ar trebui luate în vid. Căutați consensul din partea echipei și a părților interesate înainte de a merge mai departe. Doriți să obțineți acceptare și să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină înainte de a începe.
7. În cele din urmă, ca în orice proiect, trebuie să monitorizați și să urmăriți progresul și performanța. Pe măsură ce apar probleme, identificați-le și lucrați rapid pentru a le rezolva.

Beneficiile urmăririi rapide

Urmărirea rapidă nu este lipsită de riscurile sale, la care vom ajunge. De fapt, accelerarea vă va crește șansele de apariție a riscurilor. Dar există beneficii în ceea ce privește accelerarea — sau managerii de proiect nu s-ar apela la ea atunci când trebuie să-și restrângă programul.

Unul dintre motivele pentru care managerii de proiect vor accelera un proiect este că acesta crește productivitatea în planificarea utilizării resurselor proiectului. Desigur, proiectele accelerate vă vor ajuta să recuperați timpul pierdut sau să finalizați proiectul mai devreme dacă este necesar.

Este posibil să fie nevoie să încheiați proiectul mai devreme decât era planificat din cauza schimbărilor de circumstanțe care fac imposibilă respectarea programului inițial. De asemenea, va permite îndeplinirea unor priorități specifice care ar fi putut fi imposibile cu programul inițial.

Care sunt riscurile urmăririi rapide a unui proiect?

Urmărirea rapidă a unui proiect va crește riscul. Motivele sunt evidente - nu mai lucrați în succesiune, ci toate odată. Munca în paralel este pur și simplu mai greu de gestionat, deoarece încerci să controlezi totul deodată.

De asemenea, atunci când gestionați toate activitățile dintr-un proiect în același timp, mai trebuie să gestionați tripla constrângere pentru a livra calitatea, scopul și a rămâne în limita bugetului. Acest lucru este greu atunci când lucrezi câte o activitate și devine exponențial mai dificil pe măsură ce accelerezi.

Urmărirea rapidă necesită o atenție suplimentară în planificare din cauza nivelului de risc crescut. Dacă nu ești atent, proiectul devine prea riscant pentru a încerca accelerarea. Orice beneficii pe care le-ați putea obține ar fi umbrite de probleme și probleme care pot devia proiectul sau mai rău.

Cum vă poate ajuta software-ul de management de proiect cu urmărirea rapidă?

Planificarea este cheia succesului rapid-tracking în managementul proiectelor. Nu numai să planificați, dar trebuie să monitorizați și să urmăriți îndeaproape proiectul pentru a identifica riscurile atunci când acestea apar și pentru a le rezolva rapid. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care vă oferă date în timp real pentru a lua decizii mai bune mai rapid, pentru a vă ajuta să vă mențineți proiectul pe drumul cel bun.

Urmăriți valorile cheie ale proiectului pe tablouri de bord

Am explicat deja cum vă puteți planifica accelerarea pe diagrama Gantt, care filtrează după calea critică, dar odată ce ați programat rapid, trebuie să vă asigurați că acesta se menține pe drumul cel bun. Aici intervine tabloul de bord în timp real. Spre deosebire de alte instrumente, tabloul de bord nu trebuie configurat. Este gata de funcționare, colectând și calculând automat date live care sunt apoi afișate în diagrame și grafice ușor de citit. Este ca un raport instantaneu de stare ori de câte ori ai nevoie.

Lucrați cum doriți să lucrați

Echipele dvs. trebuie să execute toate activitățile deodată, dar este puțin probabil că vor dori să folosească o diagramă Gantt. Vizualizările noastre multiple de proiect permit echipelor să lucreze cum doresc. Cu liste robuste de sarcini, panouri kanban care vizualizează fluxul de lucru sau un calendar care păstrează datele importante în prim plan, echipele pot lucra cum doresc. Toate datele sunt actualizate simultan în fiecare instrument, astfel încât toată lumea lucrează la cele mai recente date. Acest lucru este util în special pentru echipele hibride care ar putea lucra în locații diferite.

Generați rapoarte instantanee

Platforma noastră de colaborare vă menține echipele conectate și productive, dar trebuie și să actualizați părțile interesate. Nu vor avea nevoie de aceleași informații granulare de care echipele au nevoie pentru a executa activități, motiv pentru care caracteristica de raportare a ProjectManager poate fi filtrată pentru a afișa doar datele pe care părțile interesate doresc să le vadă. Obțineți rapoarte despre costuri, sarcini, volum de muncă și multe altele. Toate sunt ușor de partajat cu părțile interesate, indiferent dacă doresc un PDF sau o imprimare.

ProjectManager este un software premiat care organizează munca pentru a vă menține productiv și organizat. Controlați-vă programul cu diagrame Gantt, monitorizați în timp real și realocați cu ușurință resursele pentru a vă ajuta să urmăriți rapid proiectele și să le primiți din timp, fără a înlocui calitatea sau a vă rupe bugetul. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!