Planificarea managementului de proiect: cele mai bune practici și componente cheie

În lumea marketingului digital, trebuie să-ți trasezi cursul. Aici intervine un plan de proiect cuprinzător, eficient și eficient.

Vă amintiți povestea campaniei „FCK” a KFC din Marea Britanie, în 2018? Când KFC a rămas fără pui și a transformat această gafă într-un triumf de marketing? Nu a fost un accident fericit. A fost o capodopera atent orchestrata.

Ce este în joc? Potrivit Harvard Business Review , 60% dintre organizații recunosc că nu leagă eficient strategia cu execuția.

Spre norocul dvs., managerul nostru senior de proiect, Chloe Oman, este aici pentru a vă oferi cele mai bune practici și componente cheie pentru a vă asigura că executați fiecare strategie cât mai bine.

Componentele cheie ale unui plan de proiect eficient

Când porniți în elaborarea unui plan de proiect, în esență stabiliți șinele de cale ferată pe care să le urmați trenul dvs. de marketing digital.

Iată cum să vă asigurați că șinele sunt bine construite și trenul nu deraiează:

1. Definiți-vă în mod clar scopurile și obiectivele: înainte de a pune ceva în mișcare, identificați ceea ce încercați să realizați. Obiectivele dvs. ar trebui să fie SMART: specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp. În domeniul marketingului digital, acest lucru ar putea însemna creșterea traficului, creșterea ratelor de conversie sau creșterea gradului de conștientizare a mărcii.

2. Domeniul de aplicare și cerințele detaliate ale proiectului: Înțelegerea lărgimii și profunzimii proiectului dvs. este crucială. Specificați publicul țintă, canalele pe care le veți folosi și tipurile de conținut pe care le veți produce. De exemplu, dacă vizați profesioniști ocupați, podcasturile sau postările pe LinkedIn pot fi mai potrivite decât articolele de lungă durată.

3. Alocarea resurselor și bugetarea: Prezentați resursele disponibile, inclusiv personalul, instrumentele și bugetul. Vă recomandăm alinierea resurselor cu obiectivele strategice pentru a maximiza rentabilitatea investiției. Alocați cu înțelepciune și nu vă fie teamă să pivotați dacă anumite elemente ale campaniei nu își asumă greutatea.

4. Acordați atenție termenelor și termenelor limită: construiți o cronologie care să prezinte cursul proiectului dvs. de la început până la finalizare. Marketingul digital este un peisaj în continuă schimbare, iar agilitatea este cheia. Cu toate acestea, echilibrați viteza cu calitatea prin stabilirea de repere și termene limită pentru a menține proiectele pe drumul cel bun și părțile interesate informate.

5. Managementul riscurilor și planificarea pentru situații de urgență: Conform unui raport de la Deloitte, 85% dintre organizațiile agile și rezistente au rezistat furtunii în perioadele de instabilitate economică. Aceasta presupune a avea un plan de urgență și adaptarea atunci când apare un neașteptat. Identificați riscurile potențiale, cum ar fi modificările algoritmului sau schimbările în comportamentul consumatorilor și formulați strategii pentru a le atenua.

Cele mai bune practici pentru crearea unui sistem cuprinzător și eficient

Pentru a construi un plan de proiect care este atât cuprinzător, cât și eficient, gândiți-vă la el ca la orchestrarea unei simfonii. Ai nevoie de instrumentele potrivite, de compoziția perfectă și, bineînțeles, de capacitatea de a te adapta pe măsură ce spectacolul se desfășoară.

Iată cele mai bune practici pentru a vă asigura că planul dvs. de proiect atinge toate notele corecte:

Implicați toate părțile interesate în procesul de planificare: obținerea de contribuții de la toate părțile interesate - de la expertul creativ la guru analitic - vă asigură că planul dvs. ține cont de diverse perspective și expertiză. Implicarea activă a părților interesate sporește semnificativ ratele de succes ale proiectelor. Este vechea zicală în acțiune: două (sau mai multe) capete sunt mai bune decât unul.

Efectuați o analiză amănunțită a nevoilor: care sunt nevoile de bază care conduc proiectul dvs.? Analizarea factorilor precum cererea pieței, punctele dureroase ale clienților și strategiile concurenților vă va oferi informații valoroase.

Împărțiți proiectul în sarcini gestionabile: proiectele complexe trebuie împărțite în sarcini de dimensiuni mici. Această abordare, cunoscută sub numele de Work Breakdown Structure (WBS), este un pilon principal al planificării managementului de proiect. În contextul unei campanii de marketing digital, aceasta ar putea însemna segmentarea proiectului dvs. în faze precum cercetarea, crearea de conținut și distribuția.

Examinați și actualizați în mod regulat planurile de proiect: planul dvs. de proiect nu este o relicvă care să fie pusă în piatră. Este o entitate vie, care respira, care trebuie să se adapteze la fluxurile și refluxurile pieței. Revizuirea și perfecționarea în mod regulat a planului poate duce la corecții de curs care sunt în timp util și informate.

Instrumente și software pentru planificarea proiectelor în marketing digital

Imaginați-vă că sunteți bucătar într-o bucătărie high-tech. Ai toate ingredientele, dar ai nevoie de ustensile și aparate potrivite pentru a crea o capodoperă culinară. Același lucru este valabil și pentru instrumentele de planificare a proiectelor de marketing digital.

Instrumentele și software-ul potrivite vă pot duce proiectul de la un concept brut la o campanie bine executată. Iată o detaliere a tipurilor de instrumente pe care ar trebui să le luați în considerare:

Software de management de proiect

Asana: Cunoscut pentru interfața sa ușor de utilizat, Asana vă permite să organizați sarcini, să stabiliți termene limită și să atribuiți responsabilități. Este ca tabla ta digitală, unde poți planifica totul vizual.

Asana – Planificarea managementului de proiect

Trello: sistemul bazat pe carduri al lui Trello este excelent pentru cei cărora le place să se organizeze cu Post-its, dar doresc o soluție digitală. Este flexibil, intuitiv și, după cum subliniază raportul Atlassian, este adoptat pe scară largă atât de întreprinderi, cât și de echipele mai mici.

Trello

Airtable: Picture Excel pe steroizi. Airtable combină structura foilor de calcul cu flexibilitatea unei baze de date. Este deosebit de util pentru calendarele de conținut, urmărirea campaniilor și analiza datelor.

Airtable pentru managementul proiectelor

Instrumente de colaborare și comunicare

Să ai aceste instrumente în arsenalul tău de planificare a proiectelor este ca și cum ai fi acel bucătar bine echipat gata să servească o masă fără cusur. Alegeți-le pe cele care se potrivesc fluxului de lucru al echipei dvs. și veți fi pe cale de a orchestra o campanie de marketing digital de succes.

Slack: pentru echipele care se bucură de comunicare, Slack este răcitorul de apă virtual. Capacitatea sa de a se integra cu o multitudine de alte instrumente și de a crea canale pentru diferite subiecte îl face de neprețuit pentru a rămâne conectat și sincronizat.

Slack pentru comunicare

Google Workspace: Când vine vorba de editarea în colaborare a documentelor, foilor de calcul și prezentărilor, Google Workspace este regele. Colaborarea în timp real este ușoară și este aproape un dat că părțile interesate sunt deja familiarizați cu aceasta.

Aplicații Google Workspace

Figma: Dacă proiectul dvs. implică elemente de design, Figma este un instrument de proiectare colaborativ care permite mai multor membri ai echipei să lucreze la același fișier de design simultan. Gândiți-vă la asta ca Google Docs, dar pentru design.

Figma – Instrument de management de proiect

Software de urmărire a resurselor și a bugetului

Harvest: Cu funcții de urmărire a timpului și de facturare, Harvest este perfect pentru a urmări resursele cheltuite pentru diferite aspecte ale proiectului și pentru a vă asigura că aveți un buget.

Instrument de urmărire a timpului de recoltare

Smartsheet: Dacă gestionarea resurselor și urmărirea bugetului necesită o abordare mai centrată pe proiect, Smartsheet oferă o suită de instrumente pentru a planifica, urmări și raporta finanțele și resursele proiectului într-un singur loc.

Smartsheet – Soluții de management

Quickbooks: Când aveți nevoie de contabilitate hardcore cu bugetul dvs., QuickBooks este o soluție de încredere. Este deosebit de util dacă proiectul dumneavoastră implică un management financiar complex.

Caracteristici Quickbooks

Exemple de formate de plan de proiect de marketing digital

Când vine vorba de structurarea unui șablon de plan de proiect de marketing digital, varietatea este condimentul vieții. Diferite proiecte ar putea necesita abordări diferite.

Mai jos sunt trei tipuri comune de planuri de proiect care s-au dovedit eficiente în marketingul digital.

1. Diagrama Gantt

Diagramele Gantt sunt renumite și eficiente. O diagramă Gantt este în esență o cronologie vizuală care arată durata sarcinilor și modul în care acestea se suprapun.

Exemplu: Imaginați-vă că lansați un produs nou și aveți nevoie de o campanie de marketing integrată. Diagrama Gantt ar putea afișa cronologie paralele pentru crearea de conținut, promovarea în rețelele sociale și marketingul prin e-mail.

Este mai ușor să identifici reperele cheie, arătând cum aceste activități se interconectează, cum ar fi când să lansezi un videoclip teaser sau să inițiezi o campanie de e-mail.

Instrumente: Microsoft Project este un clasic pentru crearea diagramelor Gantt, deși TeamGantt oferă funcții de colaborare mai ușor de utilizat, adaptate special pentru diagramele Gantt.

2. Abordarea listei de verificare

O listă de verificare împarte proiectul dvs. într-o serie de sarcini, fiecare cu o casetă de selectare gata de bifat la finalizare.

Exemplu: dacă desfășurați o campanie de marketing pentru influenți, lista dvs. de verificare ar putea include: identificarea potențialilor influenți, contactarea acestora, confirmarea colaborărilor, crearea și distribuirea de briefs ale campaniei, monitorizarea progresului campaniei și analiza rezultatelor campaniei.

Pe măsură ce fiecare sarcină este finalizată, este bifată, indicând clar progresul.

Instrumente: Todoist este un instrument simplu, dar puternic pentru crearea listelor de verificare, în timp ce Asana poate fi, de asemenea, configurată pentru a servi ca o listă de verificare mai elaborată.

3. Consiliul Kanban

Inspirat de procesul de fabricație Toyota din anii 1940, panoul Kanban este un instrument de management vizual care vă ajută să clasificați sarcinile în coloane de obicei etichetate „De făcut”, „În curs” și „Terminat”.

Exemplu: dacă gestionați o campanie de marketing de conținut, panoul Kanban vă poate ajuta să țineți evidența diferitelor piese de conținut pe măsură ce trec prin etape cum ar fi ideea, scrierea, editarea și publicarea. Acest lucru asigură un flux continuu de conținut și ajută la identificarea blocajelor.

Instrumente: Trello este copilul poster pentru panourile Kanban, dar Jira este, de asemenea, utilizat pe scară largă, mai ales dacă adoptați metodologii agile.

Succes în marketing digital prin planificarea managementului de proiect

• Componente cheie: Asigurați-vă că planul de proiect are scopuri și obiective clar definite și că înțelegeți domeniul și cerințele.Păstrați un ochi vigilent asupra resurselor și bugetului dvs. și stabiliți termene și termene realiste. Și amintiți-vă, un căpitan bun are întotdeauna un plan de urgență pentru neașteptat.
• Cele mai bune practici: Implicați toate părțile interesate în procesul de planificare și efectuați o analiză aprofundată a nevoilor pentru a înțelege ce este necesar pentru călătoria care urmează.Împărțiți sarcina uriașă care urmează în sarcini gestionabile și revizuiți și actualizați-vă în mod regulat planul pentru a răspunde la schimbări.
• Instrumente și software: echipați-vă nava cu cele mai bune instrumente disponibile.De la software de management de proiect precum Asana și Trello până la instrumente de comunicare precum Slack și software de urmărire a resurselor precum Harvest, este crucial să vă asigurați că aveți la bord tehnologia potrivită.