Grupuri de procese de management de proiect: un ghid rapid

Proiectele sunt complicate. Există o mie de lucruri care influențează în mod constant proiectul și vă cer să realocați resurse pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Pentru a vă respecta programul și a gestiona costurile, trebuie să colectați și să procesați datele de proiect în cadrul celor cinci grupuri de management de proiect PMBOK.

Care sunt cele 5 grupuri de procese de management de proiect PMBOK?

Pentru început, să ne uităm la cele cinci grupuri de procese de management al proiectelor definite în Project Management Book of Knowledge (PMBOK), publicat de Project Management Institute (PMI), cel mai important grup comercial din industrie.

Managerii de proiect folosesc cele cinci faze de management de proiect pentru a structura proiectele și a le conduce de la început până la sfârșit. Fiecare dintre aceste faze servește unui scop specific, iar managerii de proiect trebuie să le controleze pentru a se asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun. Software-ul de management de proiect îi ajută pe managerii de proiect să rămână în fruntea fiecăruia dintre aceste grupuri de procese.

Grupurile de procese de management de proiect sunt următoarele.

Faza de inițiere

PMBOK definește faza de inițiere a proiectului ca fiind „procesul de recunoaștere oficială a faptului că există un nou proiect sau că un proiect existent ar trebui să continue în faza următoare”.

În această fază, managerii de proiect discută despre valoarea de afaceri a proiectului, precum și dacă proiectul este fezabil. De asemenea, explorați impactul asupra părților interesate. Dacă proiectul este considerat viabil și valoros, acesta este urmărit. Dacă nu este, este abandonat.

În această fază, trebuie să creați și un caz de afaceri care să răspundă la aceste întrebări. Cazul de afaceri include costurile și beneficiile estimate ale proiectului. Există, de asemenea, un studiu de fezabilitate pentru a vedea dacă proiectul are sens pentru organizație și părțile interesate. Acesta este urmat de o carte de proiect, care răspunde la cine, ce și unde a proiectului.

Există, desigur, mai multe, cum ar fi:

• Analiza părților interesate
• Selectarea echipei
• Definirea rolurilor și responsabilităților
• Selectarea biroului de proiect
• Alegerea instrumentelor, echipamentelor și infrastructurii de comunicații potrivite

Odată ce proiectul a fost semnat și este gata de a merge mai departe, are loc o întâlnire de lansare. Folosiți o întâlnire de lansare pentru a pune pe toți membrii echipei de proiect pe aceeași pagină, astfel încât proiectul să poată începe corect.

Faza de planificare

Odată ce inițierea proiectului este finalizată și proiectul are undă verde pentru a merge mai departe, faza de planificare a proiectului poate începe. Procesul de planificare este atunci când părțile interesate și echipa de proiect învață cum să realizeze rezultatul final al proiectului sau serviciului.

În acest moment, documentați planul proiectului, precum și definiți rezultatele și cerințele proiectului. Creați un program de proiect, conceput pentru a gestiona timpul, costul, calitatea, schimbările, riscul și orice probleme legate de proiect.

De asemenea, profitați de această ocazie pentru a controla resurse, cum ar fi echipe, furnizori externi, materiale și echipamente. De asemenea, definiți roluri, responsabilități și locul în care se află membrii echipei în structura proiectului.

Există și crearea unui registru al părților interesate. Acesta este un document crucial care enumeră toți părțile interesate cheie și sponsorii de proiect într-un proiect. Face parte din managementul părților interesate și poate include cum și când actualizați părțile interesate despre progresul proiectului.

Managerul de proiect este responsabil pentru conducerea fazei de planificare a proiectului și de a face estimări precise la timp, buget și resurse. În această fază a proiectului, planificați domeniul de aplicare, utilizați o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru a organiza sarcinile, a face planuri de achiziții și a defini canalele și frecvența de comunicare.

Când faceți un plan de management de proiect, este util să aveți software de management de proiect pentru a vă organiza munca. ProjectManager are liste robuste de sarcini care fac mai mult decât colectarea sarcinilor. Vizualizarea listei de activități (una dintre cele cinci vizualizări diferite de proiect care permit echipelor hibride să lucreze cum doresc) poate stabili prioritatea, atașa fișiere, adăuga descrieri, poate fi atribuită membrilor echipei și poate urmări starea. Încercați gratuit ProjectManager astăzi.

Faza de executare

În acest moment, sunteți gata să construiți produsul sau serviciul pentru care v-ați planificat. Prin urmare, această fază tinde să fie cea mai lungă din proiect. Este locul în care vă dedicați cea mai mare parte a energiei și a resurselor pe măsură ce mențineți proiectul pe drumul cel bun împotriva diferitelor constrângeri ale proiectului.

Faza de execuție este profund legată de următoarea fază a proiectului, monitorizare și control. Managerul de proiect are sarcina de a urmări performanța și progresul pentru a se asigura că efortul real este aliniat cu efortul planificat.

Faza de monitorizare și control

În timpul executării planului de proiect, managerul de proiect monitorizează și controlează performanța pentru a menține activitatea conform programului și în limitele bugetului. Managerii de proiect măsoară continuu valorile pentru a se asigura că își îndeplinesc reperele.

Unele dintre sarcinile cheie asociate cu această fază a proiectului sunt:

• Verificarea domeniului de aplicare și controlul modificărilor
• Controlul programului
• Controlul costurilor
• Control de calitate
• Raportarea performanței
• Controlul riscurilor
• Administrare contract

Faza de inchidere

Predarea livrabilului final la timp, în limitele bugetului și a așteptărilor de calitate ale părților interesate este importantă, dar nu este sfârșitul proiectului. Mai trebuie să legați niște capete libere. Toate activitățile se încheie în acest moment și proiectul este închis, ceea ce înseamnă că trebuie să semnați documentele și să îndepliniți contractele.

Se recomandă o autopsie a proiectului. În timpul unei autopsie, managerul de proiect și echipa analizează ce a funcționat și ce nu pentru a afla cum pot îmbunătăți procesele în următorul proiect. Ei fac acest lucru listând cele mai bune practici și lecțiile pe care le-au învățat.

Apoi, îți poți elibera echipa și să sărbătorești succesul proiectului. Ultima parte poate să nu pară crucială, dar este! Menținerea moralului echipei ridicate prin validarea muncii lor grele va avea un impact pozitiv asupra proiectelor viitoare.

Diferența dintre grupurile de procese de management de proiect PMBOK și zonele de cunoaștere

Am detaliat cele cinci grupuri de procese în managementul proiectelor, toate fiind supuse procesului de control în managementul proiectelor. Pentru a gestiona acele grupuri de procese de management de proiect, trebuie să utilizați domeniile de cunoștințe ale managementului de proiect.

Cele zece domenii de cunoaștere a managementului de proiect

Există 10 domenii de cunoștințe de management de proiect. Sunt:

• Managementul integrarii proiectelor
• Managementul domeniului proiectului
• Managementul timpului de proiect
• Managementul costurilor proiectului
• Managementul calitatii proiectelor
• Managementul resurselor proiectului
• Managementul comunicațiilor de proiect
• Managementul riscului de proiect
• Managementul achizițiilor de proiecte
• Managementul părților interesate din proiect

Domeniile de cunoștințe de management de proiect nu sunt aceleași cu grupurile de procese de management de proiect. Diferența majoră este că grupurile de procese subliniază ceea ce trebuie să facă un manager de proiect, în timp ce domeniile de cunoștințe sunt ceea ce trebuie să știe un manager de proiect.

Mai precis, zonele de cunoștințe sunt utilizate în cadrul grupurilor de proces de management al proiectelor. Zonele de cunoaștere sunt alcătuite din procese. Au intrări, instrumente, tehnici și ieșiri. Sunt funcții de management de proiect care ajută la realizarea proiectelor de succes.

Când utilizați domeniile de cunoștințe privind managementul proiectelor?

Zonele de cunoștințe funcționează în cadrul tuturor grupurilor de procese de management de proiect. Grupurile de procese sunt cele în care despărțiți și clasificați un proiect. Este succesiunea proiectului de la început până la sfârșit. Puteți utiliza zonele de cunoștințe pe parcursul fiecărei etape a procesului.

O modalitate bună de a înțelege diferența este că zonele de cunoștințe clasifică procesele, în timp ce grupurile de procese de management de proiect sunt etape sau faze ale proiectului. Zonele de cunoștințe nu au o relație logică, dar grupurile de procese de management de proiect conduc de la unul la altul.

Atât grupurile de procese de management de proiect, cât și zonele de cunoștințe funcționează mai bine împreună atunci când sunt alimentate de software de management de proiect. Software-ul de management de proiect vă va ajuta să controlați grupurile de procese și vă va conduce la un proiect de succes.

Cum ajută ProjectManager cu grupurile de procese PMBOK

ProjectManager este un software bazat pe cloud care oferă managerilor de proiect date mai perspicace pentru a lua decizii mai bune, echipând în același timp echipele hibride cu mai multe vizualizări ale proiectelor pentru a lucra așa cum ar prefera ei. Există caracteristici care ajută în fiecare fază a procesului. De la stocarea nelimitată a fișierelor pentru un centru central de documentare la inițiere până la revizuirea a ceea ce a funcționat și nu a funcționat în timpul închiderii.

Începeți cu piciorul potrivit în grupul Procesul de planificare

Planificarea este una dintre cele mai complexe grupuri de procese. Aveți nevoie de un instrument care vă poate organiza sarcinile, lega dependențele și poate stabili etape. Vizualizarea proiectului diagramă Gantt a ProjectManager face asta și multe altele. Puteți filtra după calea critică în loc să fiți nevoit să faceți calcule consumatoare de timp. Apoi, setați o linie de bază și urmăriți efortul planificat față de efortul real.

Finalizați-vă faza de execuție cu diferite vederi ale proiectului

ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectului. Managerii pot folosi vizualizarea Gantt sau Sheet, în timp ce echipele își pot gestiona propriul volum de lucru pe panouri kanban, liste de sarcini și calendare. Acest lucru conectează echipele hibride, indiferent unde se află. Tabloul kanban vizualizează fluxul de lucru în timpul fazei de execuție, permițând membrilor echipei să își gestioneze întârzierile și să planifice sprinturile. Între timp, managerii obțin transparența necesară pentru a aloca cu acuratețe resursele și pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă.

Urmăriți progresul în grupul de procese de monitorizare și control

În timpul grupului de procese de monitorizare și control, datele în timp real sunt utile. Datele oferă managerilor o fereastră asupra progresului și performanței proiectului. Tablourile de bord live ale ProjectManager calculează valori precum variația proiectului, costurile și multe altele pentru un raport instantaneu de stare, fără a fi nevoie să-ți ia timp pentru a configura instrumentul, ca și în cazul altor instrumente.

ProjectManager este un software premiat cu funcții pentru organizarea, monitorizarea și raportarea proiectului dumneavoastră. Funcțiile de raportare cu un singur clic filtrează datele detaliate și pot fi partajate cu ușurință cu părțile interesate, iar software-ul de gestionare a resurselor se asigură că fiecare are ceea ce are nevoie atunci când are nevoie de el pentru a-și finaliza munca. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!