Cum să echilibrezi cu succes triunghiul managementului de proiect?

Ai o idee și vrei să faci o aplicație uimitoare.

Dreapta?

Dar pentru a vă vedea ideea concretizându-vă într-un produs robust necesită o strategie, adunarea echipei potrivite și organizarea unei întâlniri de lansare .

Dar încă nu s-a terminat. Întâlnirea de lansare implică faptul că tocmai ați început.

Crearea unei aplicații mobile este un proces lung. În timp ce sesiunea de scoping și faza de descoperire a dezvoltării aplicației au fost suficient de accentuate, gestionarea eficientă a proiectului are un impact uriaș asupra succesului unui produs.

Potrivit unui studiu PwC , 97% dintre organizații cred că managementul proiectelor este esențial pentru performanța afacerii și succesul organizațional.

Indiferent de cât de simplă sau complexă este ideea ta, managementul de proiect joacă un rol fundamental în dezvoltarea aplicației. Managementul eficient al proiectelor asigură respectarea termenelor limită la timp și un flux de livrabile în timp util.

Așadar, dacă doriți să rămâneți pe drumul cel bun cu proiectul dvs. de dezvoltare a aplicației, fie că este vorba de program sau de obținere a aplicației pe care o doriți, pe lângă comunicarea regulată cu agenția de dezvoltare, tehnici eficiente de management de proiect sunt o necesitate.

Și mai ales managerul tău de proiect trebuie să aibă grijă de triunghiul managementului de proiect.

Ce este Triunghiul Managementului de Proiect?

Triunghiul Managementului Proiectului, denumit și Triunghiul de Fier sau Tripla Constrângere a Managementului Proiectului, definește constrângerile de bază în care operează un proiect, și anume Scop, Timp și Cost.

Triunghiul de Fier, așa cum sugerează și numele, este relația dintre trei forțe cruciale într-un proiect. Este numit astfel deoarece nu puteți schimba un aspect al triunghiului fără a afecta alte dimensiuni cheie.

Introducerea modificărilor la oricare dintre cele trei aspecte ale triunghiului de management al proiectelor este destul de dificilă.

De exemplu, să presupunem că sunteți manager de proiect și clientul insistă să adauge mai multe funcționalități produsului. Creșterea domeniului de aplicare al proiectului implică faptul că timpul necesar pentru construirea produsului va crește și asta ar crește în cele din urmă costul unui proiect.

Deci, pentru a vă asigura că costurile proiectului nu depășesc bugetul și produsul este livrat în intervalul de timp cu funcționalitatea potrivită, este esențial să înțelegeți dependența reciprocă a celor trei constrângeri.

Dacă nu cunoașteți tripla constrângere a managementului de proiect, vă poate expune riscul de a lua decizii greșite și poate avea un impact negativ asupra succesului proiectului dumneavoastră.

De ce este important să existe echilibru într-un triunghi de management de proiect?

Menținerea triplelor constrângeri ale Triunghiului de management al proiectelor în timp ce conduceți un proiect vă va ajuta să vă adaptați la cerințele în schimbare, asigurând în același timp că proiectul este livrat la timp și nu depășește bugetul.

Conceptul de triunghi al managementului de proiect își găsește referința în metodologia Agile , iar agilitatea ne permite să salutăm schimbările. Nu putem ignora cu adevărat schimbările din procesul de dezvoltare, ele sunt obligate să apară.

Prin urmare, managementul proiectului, timpul costului, calitatea și gestionarea inteligentă a triunghiului de fier este crucială. Pregătirea asigură că orice modificare nu afectează sau pune în pericol întregul proiect.

Așadar, înainte de a extinde domeniul de aplicare sau de a muta termenul limită, ar trebui să știți cum vă poate afecta proiectul.

Pentru a vă oferi o idee și înțelegere clară, să explorăm câteva scenarii și să ne aprofundăm în dimensiunile triunghiului și să măsurăm consecințele și să proiectăm o analiză a constrângerii triple a deplasării triunghiului către una sau două dimensiuni.

Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare se referă la amploarea, dimensiunea și spectrul muncii care trebuie realizată într-un proiect. Aceasta presupune toată munca care trebuie făcută și toate serviciile care trebuie furnizate în ceea ce privește funcționalitățile produsului.

Creșterea domeniului de aplicare a proiectului are un impact asupra timpului și bugetului. Adăugarea mai multor funcționalități sau extinderea celor existente necesită resurse care ar putea să nu fi fost luate în considerare la planificare.

Atunci când apar solicitări de resurse suplimentare, un manager de proiect trebuie să ia în considerare o mulțime de factori care pot crește costurile proiectului sau pot prelungi procesul de dezvoltare.

De asemenea, un buget restrâns și termene stricte vă oferă puțină sau deloc flexibilitate în ceea ce privește extinderea domeniului de aplicare al proiectului.

Cu toate acestea, există o abordare care vă va permite să adăugați funcționalități fără a extinde domeniul de aplicare al unui proiect.

Și aici intră în imagine conceptul de MVP. Un produs minim viabil este prima versiune a unui produs cu un set de bază de caracteristici. Determină dacă produsul are sau nu potențialul de a reuși.

Un MVP este lansat pe piață în cel mai scurt timp posibil pentru a stabili dacă stârnește interesul utilizatorilor. După generarea de feedback neprețuit al utilizatorilor și validarea cu utilizatori reali, noua funcționalitate este adăugată treptat.

Este o modalitate grozavă de a testa apele. Produsele care sunt complet funcționale ca MVP pot adăuga treptat mai multe funcționalități. Accentul dvs. ar trebui să se concentreze în esență pe găsirea unei potriviri produs-piață.

Potrivirea produsului-piață este măsura în care un produs satisface o cerere puternică de pe piață. Găsirea potrivită a produsului-piață este considerată primul pas pentru construirea unei întreprinderi de succes.

De cele mai multe ori, mulți clienți solicită extinderea domeniului de activitate în timp ce produsul este în curs de dezvoltare. Adăugarea de noi funcționalități fără a face compromisuri în ceea ce privește timpul și bugetul pare imposibil.

Cu excepția, în unele cazuri, chiar nu este.

Adăugarea de noi funcționalități prin eliminarea caracteristicilor planificate inițial nu afectează atât de mult constrângerile triple. Când construiți un nou produs sau aplicație, este recomandabil să mențineți domeniul de aplicare la minimum - includeți numai caracteristicile „must have” și lăsați caracteristicile „plăcut de a avea”. Un MVP ar trebui să includă doar funcționalitatea de bază și să caracterizeze propunerea de valoare. Astfel, poți evita irosirea bugetului pe ceva de care utilizatorii nici măcar nu au nevoie.

În timp ce gestionați proiecte complexe care se adresează piețelor extrem de competitive, uneori adăugarea de noi funcționalități devine o necesitate. În cazurile în care schimbările pot face o diferență uriașă pentru utilizator și afacere, acestea ar trebui să fie adaptate printr-o comunicare deschisă și onesta între managerul de proiect și părțile interesate cheie.

Factori de care trebuie să fiți atenți pentru provocările de aplicare, astfel încât să nu vă confruntați cu nicio problemă:

• Cerințe incerte
• Solicitări de funcții suplimentare
• Modificarea specificațiilor

Timp

Perioada de timp estimată a unui proiect este decisă de câțiva factori, cum ar fi domeniul de activitate, complexitatea proiectului, disponibilitatea resurselor și expertiza echipei.

În timp ce constrângerile de timp în managementul proiectelor implică timpul de care aveți nevoie pentru a finaliza sarcinile, factorul de viteză măsoară cât de multă muncă este realizată într-un interval de timp dat.

Deoarece oamenii nu lucrează cu aceeași viteză și eficiență în fiecare zi, viteza tinde să varieze de-a lungul zilelor și săptămânilor

Estimarea intervalului de timp devine dificilă din cauza modificărilor vitezei.

De aceea, într-un mediu agil, metodologia de lucru scrum este considerată o abordare ideală pentru a se asigura că proiectul este finalizat în intervalul de timp dat.

Cu o comunicare eficientă între membrii echipei, stand-up-uri zilnice, planificare de sprint și retrospective, este ușor să mapați volumul de lucru al echipei, să lucrați la obstacole și să păstrați factorul viteză sub control la fiecare pas.

În mod ideal, după finalizarea a trei sprinturi, este ușor să stabiliți dacă sunt necesare mai multe resurse în proiect sau dacă termenul limită trebuie mutat.

Timpul este un activ foarte important, prin urmare, pentru a evita orice întârzieri, ar trebui să fiți conștienți de provocările de timp precum:

• Întârzieri interne și externe:
• Prea mult optimism
• Lacune de echipă
• Prea multă presiune de lucru

Cost

A treia dimensiune cheie, Costul, include bugetul proiectului și numărul de membri ai echipei necesari pentru a livra un produs.

Pentru a ține sub control factorul de cost, este recomandabil să se prioritizeze elementele din domeniul de aplicare al proiectului care trebuie să fie livrate și să se aloce resursele în mod corespunzător în toate fazele de dezvoltare.

Estimarea costurilor și resurselor necesare unui proiect nu este la fel de ușoară, mai ales când este un proiect complex. Un manager de proiect bun fie face estimări pe baza datelor colectate din proiecte similare realizate în trecut, fie face o presupunere adecvată pe baza interacțiunii detaliate cu clientul.

După efectuarea estimării inițiale, planificarea proiectului pentru PM include controlul și gestionarea bugetului pe tot parcursul ciclului de dezvoltare.

Totul are o limitare, prin urmare, iată câțiva factori de care puteți avea grijă, care ar putea duce la stricarea bugetului proiectului:

• Lipsa de responsabilitate
• Subestimarea costurilor
• Creșterea costurilor cu personalul
• Întârziere în proiect

Cum să echilibrezi triunghiul de fier?

Triunghiul de Fier nu există pentru a ne ajuta să detaliem toate elementele unui management de proiect - sfera, timp și cost. Mai degrabă, continuă să arate modul în care aceste constrângeri sunt împletite în mod complex.

Gestionarea și echilibrarea triunghiului cost-timp este destul de asemănătoare cu jonglarea și cu siguranță nu este ușor.

Managerii de proiect împart întregul proiect în etape și sarcini pentru a echilibra eficient triunghiul. Prioritățile pentru echipă sunt definite și există întotdeauna o comunicare deschisă cu clientul pentru a răspunde cerințelor unice ale acestuia.

Triunghiul de fier este un echilibru de compromis pe care managerul de proiect trebuie să-l domine controlând variabile și factori. Împreună, echilibrarea managementului proiectului și a acestor trei cerințe poate ajuta la deciderea calității întregului proiect.
De exemplu, dacă un proiect ar trebui să fie finalizat într-un anumit timp, domeniul de aplicare poate necesita diminuarea sau creșterea costurilor pentru a solicita resurse suplimentare sau timp suplimentar. Sau, pe de altă parte, dacă un proiect nu poate depăși un buget, atunci managerul de proiect poate fi nevoit să prelungească timpul pentru a reduce timpul suplimentar utilizat.

Iată câteva dintre cele mai bune practici ale noastre pentru gestionarea eficientă a triplelor constrângeri:

Ateliere de descoperire:

La începutul fiecărui proiect, desfășurăm ateliere de descoperire a produselor cu clienții noștri. Aceste ateliere sunt desfășurate pentru a defini scopul proiectului, a stabili domeniul de aplicare al proiectului, a contura funcționalitățile de bază și pentru a eficientiza o foaie de parcurs pentru realizarea lucrării. Oferă clientului claritate cu privire la ceea ce trebuie făcut.

Estima:

După o înțelegere cuprinzătoare a tuturor aspectelor proiectului, oferim o estimare detaliată a calendarului proiectului și a bugetului necesar pentru dezvoltarea cu succes a produsului.

Plan:

Managerii noștri de proiect planifică strategic sarcinile de lucru ale echipei în conformitate cu etapele de referință. Practicând cadrul Scrum, menținem viteza sub control și există un flux în timp util de livrabile. Ne ajută să eliminăm obstacolele de la început și să îndeplinim munca în termenul limită dat.

Echipă:

Alocam o echipă multifuncțională pentru a ne asigura că livrăm cea mai bună soluție posibilă la timp și în limita bugetului. O echipă interfuncțională reunește oameni cu expertiză funcțională diferită . Prin expertiza comună și explorarea reciprocă a perspectivelor unui proiect, împreună atingem un obiectiv comun.

Comunicare:

În procesul de dezvoltare a produsului , comunicarea deschisă între echipă și părțile interesate cheie este crucială. Sistemul nostru de livrare asigură actualizări proactive, ceea ce înseamnă că clientul nostru nu este niciodată în întuneric. Discutăm în avans orice posibile modificări ale dimensiunilor cheie, ceea ce face ca echipa să se adapteze rapid la schimbări.

Echilibrarea triunghiului de fier este o parte crucială. Potrivit unui articol al Institutului de Management de Proiect intitulat „ Dincolo de Triunghiul de Fier ”, managerii de proiect ar trebui să gândească și să ia în considerare factori delicati precum așteptările sociale (întâlniri și spațiu analitic) și motivația personală. Acești factori interni sunt capabili să influențeze proiectele la fel de mult ca și cele trei constrângeri principale.

Concluzie

În timp ce echilibrarea triunghiului managementului de proiect seamănă mult cu jonglarea, este, de asemenea, o reamintire constantă a modului în care schimbarea unei constrângeri va avea un impact asupra întregului proiect.

Este un instrument valoros care pregătește managerul de proiect să gândească strategic, să ia decizii mai înțelepte și să gestioneze eficient proiectul.