10 întâlniri de proiect pentru a vă ghida echipa de management de proiect

Întâlnirile de proiect se simt adesea ca și cum ar fi în calea muncii tale. Dacă nu lucrați dintr-o agendă sau nu gestionați acele întâlniri, poate fi adevărat. Dar întâlnirile sunt esențiale pentru planificarea proiectelor și colaborarea în echipă. De aceea, există atât de multe întâlniri de proiect și fiecare are propriul ei focus și importanță. Să aruncăm o privire la 10 tipuri diferite de întâlniri de management de proiect și să le definim și vom începe cu definiția a ceea ce este o întâlnire de proiect.

Ce sunt întâlnirile de proiect?

O întâlnire de proiect este un eveniment care are loc în mod regulat în care o parte sau toată echipa de proiect și părțile interesate se adună pentru a discuta despre proiect. Există multe tipuri de întâlniri de proiect de-a lungul ciclului de management al proiectului. Unele întâlniri de management de proiect au loc zilnic, în timp ce altele sunt mai departe. Totul depinde de urgența și tipul întâlnirii care se ține. Asta nu înseamnă că o întâlnire este doar pentru a împărtăși actualizări, cu excepția cazului în care este vorba de părțile interesate. Întâlnirile de proiect pentru echipe reunesc grupul pentru a rezolva o problemă sau a îmbunătăți progresul pentru a îndeplini anumite obiective și așteptări. O întâlnire ar putea fi folosită și pentru a construi o mai bună muncă în echipă, ceea ce duce la o productivitate și un moral mai mari.

Tipuri de întâlniri de proiect

În ceea ce privește întâlnirile de management de proiect, există mai multe tipuri diferite. Unele dintre cele obișnuite includ un raport de progres, discutarea scopului proiectului sau generarea de idei, vorbirea despre probleme care au apărut pe parcursul proiectului și aprobarea sau respingerea ideilor. Există, de asemenea, întâlniri care gravitează în jurul persoanelor care participă. Acestea pot include întâlniri regulate ale echipei și întâlniri ale părților interesate, care sunt mai generale și țin doar părțile interesate la curent cu etapele de referință.

Indiferent de tipul de întâlnire, managerul de proiect îi va conduce, motiv pentru care abilitățile de comunicare sunt atât de importante pentru acea poziție. Întâlnirile sunt mai productive cu date în timp real care le conduc. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care generează rapoarte cu date live. Puteți crea rapid un raport de stare pentru o prezentare generală, un raport de progres pentru a vedea cum vă descurcați, un raport de variație pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun și multe altele. Toate rapoartele sunt personalizabile, astfel încât să le puteți filtra pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Apoi le puteți partaja cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

10 întâlniri cheie ale proiectului

Întâlnirile de management de proiect sunt evenimente de comunicare și comunicarea clară este ceea ce menține proiectele pe drumul cel bun. Prin urmare, există multe tipuri diferite de întâlniri de proiect care au loc în mod repetat pe parcursul ciclului de viață al unui proiect. Iată 10 dintre cele mai importante.

1. Întâlnirea de lansare a proiectului

Întâlnirea de lansare poate să nu fie chiar prima întâlnire a proiectului, dar este prima întâlnire semnificativă. Aici sunt prezentati managerul de proiect, clientul și echipa de proiect și sunt exprimate obiectivele proiectului. Întâlnirea de lansare a proiectului începe cu introduceri, trecerea în revistă a experienței clientului și vorbirea despre domeniul de aplicare al proiectului. Sunt discutate și rolurile și responsabilitățile echipei de proiect, precum și pașii următori.

2. Întâlnirea privind stadiul proiectului

Întâlnirea raportului de stadiu al proiectului este atunci când membrii echipei furnizează date pe care managerul de proiect le folosește pentru a revizui unde se află proiectul într-o anumită perioadă de timp. Acest lucru nu este doar pentru a-l ține informat pe managerul de proiect, ci și pentru a trage la răspundere echipa de proiect. Veți dori să vorbiți despre ceea ce a fost realizat și despre ceea ce este încă în așteptare, precum și despre reperele viitoare. De asemenea, veți dori să revizuiți bugetul, să evaluați riscul și să programați întâlnirile viitoare pentru a vă asigura că totul a fost rezolvat.

3. Întâlnirea de revizuire a proiectului

O întâlnire de revizuire a proiectului se mai numește și întâlnire post-mortem și are loc odată ce proiectul a fost finalizat. Indiferent dacă a fost un succes sau un eșec, o întâlnire de revizuire este utilă, deoarece enumeră ce a funcționat și ce nu a funcționat. Autopsia este deosebit de utilă, deoarece le oferă managerilor de proiect șansa de a se asigura că aceleași greșeli nu se mai repetă. Întâlnirea începe prin repetarea obiectivelor proiectului și deschiderea discuției către echipă, care ar trebui să aibă voie să critice sincer munca, blocajele și riscurile. De asemenea, veți dori să vorbiți despre buget, ce a fost și nu a fost folosit și de ce. În același timp, ar trebui să existe o sărbătoare pentru un proiect de succes.

4. Întâlnirea tuturor mâinilor

Adunarea tuturor mâinilor sau primăria adună totul în companie. Sunt implicați toți angajații, inclusiv liderii de echipă, echipa executivă, părțile interesate etc. Aceste întâlniri sunt pentru a discuta chestiuni care vor implica întreaga organizație, cum ar fi veniturile, strategia etc. Pentru un proiect, aceasta include întreaga echipă de proiect, de la managerul de proiect la părțile interesate și toți cei care se află între ele. Acestea pot fi ținute pentru a partaja actualizări, a conduce alinierea, a sărbători etapele de referință sau pentru a deschide răspunsul la întrebări.

5. Întâlnirea de planificare a sprintului

Scrum este un mod agil de lucru în care proiectele sunt împărțite în blocuri, care se numesc sprinturi. Acestea sunt de obicei doar 2-4 săptămâni. Întâlnirea de planificare a sprintului implică Scrum Master, Scrum Product Manager și echipa Scrum. Ei se întâlnesc pentru a analiza elementele restante și pentru a decide care dintre acestea vor fi gestionate în primăvara viitoare. Acesta este un efort de colaborare numit ceremonie scrum. Înainte de întâlnire, scrum master și managerul de produs revizuiesc capacitatea echipei, cronologia și folosesc informațiile din sprinturile anterioare pentru a-l defini pe cel nou.

6. Reuniunea Comitetului Director

Comitetele de conducere sunt un tip de guvernanță care implică părțile interesate care sunt responsabile de supravegherea proiectului și de acordarea de sprijin. Un alt termen pentru un grup care lucrează pentru a ajuta proiectul să-și atingă obiectivele este consiliul părților interesate, conducerea superioară, grupul de lucru al proiectului sau comitetul de supraveghere a proiectului. Frecvența întâlnirilor de angajare a conducerii variază în funcție de proiect, deși va avea loc de obicei după ce a fost atins un punct de referință.

7. Întâlnirea părților interesate

Întâlnirea părților interesate este folosită pentru a prezenta părțile interesate dintr-un proiect unul altuia. Este folosit pentru a obține acceptarea și, de asemenea, definește obiectivele proiectului. Este, de asemenea, un moment în care pot avea loc interviuri cu părțile interesate pentru a obține informații despre obiectivele și perspectivele lor, despre modul în care doresc să primească actualizări și multe altele. Managerii de proiect se vor întâlni, de asemenea, cu părțile interesate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, pentru a le ține la curent cu progresul.

8. Reuniunea de planificare pentru situații de urgență

Un plan de urgență este un scenariu care se întâmplă dacă proiectul are probleme sau probleme care necesită modificarea domeniului, programul sau bugetul. Aceste probleme pot fi de mediu, tehnice etc. Aceasta înseamnă că o întâlnire de planificare pentru situații de urgență este o oportunitate de a face brainstorming cu echipa de proiect și cu părțile interesate relevanți pentru a identifica riscurile și, dacă acestea oferă, cum să le răspundem. Apoi, ați dori să determinați gravitatea și probabilitatea apariției acestor riscuri și modul în care ar putea avea impact asupra proiectului. Acest lucru va duce la crearea de către managerul de proiect a unui plan de urgență.

9. Schimbarea ședinței Consiliului de Control

Panoul de control al schimbărilor este configurat pentru a examina cererile de modificare care au loc într-un proiect. Acestea sunt apoi evaluate și aprobate, amânate sau respinse. Acest proces are loc în timpul unei reuniuni a consiliului de control al schimbării. Cu toate acestea, dacă echipa de proiect și sponsorul au remarcat deja importanța schimbării, este puțin probabil ca consiliul de control al schimbării să fie împotriva sugestiei lor în întâlnirea lor.

10. Întâlnirea zilnică Scrum

O întâlnire zilnică de scrum are loc în fiecare zi a sprintului. Aceste întâlniri au loc de obicei în aceeași locație și în aceeași oră, deși, în mod ideal, acel moment ar fi începutul zilei pentru a stabili lucrările care urmează. Întâlnirile zilnice scrum sunt scurte, nu durează mai mult de 15 minute, pentru a menține conversația relevantă. Întâlnirea a numit și o întâlnire zilnică standup, include membrii angajați ai echipei care fac primăvara, maestrul scrum și, în cele mai multe cazuri, proprietarul produsului. Acestea nu sunt întâlniri de rezolvare a problemelor, dar răspund la trei întrebări: ce s-a făcut ieri? Ce este de făcut astăzi? Există impedimente?

Ce șabloane de management de proiect pot ajuta la întâlnirile de proiect?

Întâlnirile de proiect sunt importante și toate au un scop în managementul proiectului. Pentru a vă asigura că întâlnirea dvs. se desfășoară corect, avem câteva șabloane gratuite pe care le puteți descărca. ProjectManager este un software de management de proiect, desigur, dar are și o suită completă de șabloane gratuite de management de proiect pentru fiecare fază a proiectului dvs., inclusiv aceste șabloane de întâlnire de management de proiect.

Șablon de proces-verbal de ședință

Procesele-verbale de întâlnire surprind punctele pertinente în tipărire și asigură-te că acele concluzii sunt executate după încheierea ședinței de management de proiect. Șablonul nostru gratuit de proces-verbal de întâlnire pentru Word facilitează colectarea și distribuirea acestor informații, precum și ordinea de zi, punctele de acțiune și detalii despre următoarea întâlnire.

Șablon de raport privind starea proiectului

Când planificați o întâlnire privind starea proiectului, utilizați șablonul nostru gratuit de raport privind starea proiectului pentru a aduna datele de care aveți nevoie. Vă ajută să comunicați cu părțile interesate cu informații precum rezumatul proiectului în perioada de raportare, starea de sănătate a proiectului și chiar o privire asupra riscurilor și blocajelor care au apărut.

Șablon de tablou de bord al proiectului

Indiferent de întâlnirea de proiect pe care o ai, un tablou de bord oferă date vitale. Tablourile de bord oferă o vedere la nivel înalt a proiectului. Folosirea șablonului nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel vă permite să introduceți date despre sarcini, volumul de lucru, duratele sarcinilor și costurile, care sunt apoi redate automat sub formă de grafice colorate care sunt ușor de digerat în întâlnirile de management de proiect.

ProjectManager vă ajută să gestionați întâlnirile de proiect

Șabloanele sunt utile, dar limitate. Acestea trebuie să fie imputate manual, de exemplu, în timp ce ProjectManager este un software online care actualizează datele în timp real. Puteți chiar să programați întâlniri de proiect și să vă invitați echipa pentru o anumită oră și dată. Adăugați fișiere și alte informații și chiar setați întâlnirile ca fiind recurente dacă se repetă pe tot parcursul proiectului. Dar acesta este doar vârful aisbergului în ceea ce privește software-ul nostru bogat în funcții.

Transformați elementele de acțiune în sarcini

Întâlnirile de management de proiect sunt importante, dar și mai important este acționarea pe baza concluziilor. Software-ul nostru are mai multe vederi de proiect care permit echipelor din departamente să folosească instrumentele cu care se simt confortabil. Aceștia pot captura elementele de acțiune din listele de activități, panourile kanban sau vizualizările calendarului. În timp ce managerii probabil preferă să-și actualizeze diagramele Gantt online. Indiferent de vizualizarea de proiect pe care o utilizați, toate datele sunt partajate prin intermediul software-ului și sunt actualizate în timp real pentru ca toată lumea să lucreze la cele mai actuale informații.

Utilizați tablouri de bord în timp real

În loc de un șablon de tablou de bord, tablourile de bord în timp real sunt actualizate în mod constant. Ele calculează automat numerele și afișează rezultatele în grafice și diagrame ușor de citit care urmăresc timpul, costul și multe altele. Utilizați tabloul de bord în timp real în întâlnirile de proiect ca un ajutor vizual care vă oferă întotdeauna date live. Spre deosebire de alte instrumente software, nu este necesară configurarea în timp util. Tablourile noastre de bord sunt în funcțiune, astfel încât să le puteți utiliza imediat. Adevărata muncă începe odată ce părăsiți întâlnirea de proiect. Software-ul nostru are caracteristici de gestionare a riscurilor, sarcinilor și resurselor care vă pot menține pe drumul cel bun și vă pot menține productiv, indiferent de ceea ce vă va arunca proiectul. Platforma noastră de colaborare înseamnă că toată lumea este conectată, indiferent dacă este în alt departament sau fus orar. Ei pot întotdeauna să comenteze la nivel de activitate și să partajeze fișiere pentru a lucra mai bine împreună.

Conținut legat de întâlnirea proiectului

Dacă încă mai căutați să aflați mai multe despre întâlnirile de management de proiect, iată câteva link-uri care vă pot duce acolo. Publicăm săptămânal bloguri, ghiduri, videoclipuri și, desigur, șabloane pentru fiecare fază a ciclului de viață al managementului de proiect. Acesta este doar un gust al conținutului gratuit pe care îl veți găsi pe site-ul nostru.

• 6 pași pentru planificarea întâlnirilor
• 25 de jocuri distractive Icebreaker pentru întâlniri
• 7 sfaturi pentru o întâlnire virtuală fără probleme
• Idei pentru întâlniri ale personalului: 7 tactici creative pe care echipa ta le va iubi

ProjectManager este un software premiat care dă putere managerilor și echipelor lor să își planifice, să gestioneze și să urmărească mai bine proiectele. Profitați la maximum de întâlnirile de proiect și aplicați-l pentru a vă executa munca mai eficient. Creșteți productivitatea așa cum au echipele de la Avis, Nestle și Siemens folosind software-ul nostru. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.