Monitorizarea și controlul proiectului: instrumente și pași

Proiectele sunt împărțite în faze pentru a le face mai ușor de gestionat. Toate sunt importante, în special monitorizarea proiectelor. Monitorizarea și controlul proiectului este modul în care un manager de proiect se asigură că planul pe care îl implementează împreună cu echipa de proiect se derulează fără probleme.

Controlul proiectului implică o mulțime de pași pentru a monitoriza cu atenție programul, resursele și costurile proiectului. Există instrumente de monitorizare a proiectelor, desigur, dar, ca tot în managementul de proiect, există un proces pe care îl vom explica.

Ce este monitorizarea și controlul proiectelor?

Înainte de a trece la pașii pentru a vă monitoriza proiectul, să punem conceptul în context. Există cinci faze în procesul de management al proiectului: inițierea, planificarea, execuția, monitorizarea și controlul și închiderea. Monitorizarea și controlul proiectului au loc în tandem cu faza de execuție din ciclul de viață al proiectului.

Monitorizarea și controlul proiectului este o fază de management al proiectului care este dedicată măsurării performanței proiectului și să se asigure că acesta respectă ceea ce a fost stabilit în planul de proiect. Managerii de proiect vor urmări îndeaproape progresul și performanța proiectului, vor analiza starea proiectului, vor identifica potențialele probleme și vor implementa acțiuni corective atunci când sunt necesare pentru a menține proiectul în termen și în buget.

Pentru a găsi probleme în proiect, aveți nevoie de software de management de proiect care poate monitoriza progresul și performanța pe măsură ce se desfășoară. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a monitoriza și controla proiectele în timp real. Managerii de proiect pot obține o vedere la nivel înalt a proiectului lor prin comutarea la tabloul de bord în timp real. Acesta colectează automat date de proiect cu privire la valori precum timpul, costul, volumul de muncă și multe altele, care sunt afișate în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de software-ul ușor, nu este necesară o configurare care necesită timp. Tabloul nostru de bord este gata atunci când sunteți. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este importantă monitorizarea și controlul proiectelor?

Monitorizarea și controlul proiectelor sunt atât de importante pentru managementul de proiect, încât este unul dintre cele cinci procese de management de proiect. După cum s-a menționat, monitorizarea proiectului merge mână în mână cu execuția proiectului pentru a se asigura că, pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, acestea respectă programul și se respectă bugetul proiectului.

Pe lângă menținerea unui proiect în termen și evitarea cheltuielilor excesive, monitorizarea proiectului este, de asemenea, o modalitate excelentă de a gestiona riscul și de a evita modificarea domeniului de aplicare. Urmărind diferite valori, un manager de proiect poate identifica riscul mai devreme atunci când acesta apare în proiect ca o problemă. Detectarea mai devreme înseamnă atenuare mai devreme. Același lucru este valabil și cu scope creep. Atunci când se aplică modificări proiectului, procedurile de control, cum ar fi cererile de modificare, le pot ajuta să nu afecteze negativ programul.

A neglija monitorizarea și controlul proiectului înseamnă să vă lăsați proiectul în mâinile destinului. Poate că totul se va aduna, poate nu. Dar nu asta ar trebui să facă un manager de proiect. Ei nu numai că planifică proiectul și atribuie echipa, dar sunt și responsabili pentru a se asigura că echipa își execută sarcinile în conformitate cu programul proiectului, fără a adăuga costuri inutile.

Înrudit: 12 cele mai bune șabloane de planificare a proiectelor pentru Excel

Etape de monitorizare a proiectului

Odată ce managerul de proiect a programat sarcinile și a creat un plan de proiect pe care sponsorii proiectului îl aprobă, este timpul să trecem la faza de execuție a proiectului. După cum s-a definit mai sus, monitorizarea proiectului se face împreună cu execuția proiectului pentru a se asigura că proiectul este executat conform programului și bugetului. Mai jos sunt cei opt pași de urmat pentru a vă asigura că monitorizați corect proiectul.

1. Creați o linie de bază pentru domeniul de aplicare al proiectului

Domeniul de aplicare al unui proiect definește așteptările și cerințele părților interesate ale proiectului. Este folosit pe tot parcursul proiectului pentru a monitoriza progresul. O linie de referință a domeniului de aplicare al proiectului surprinde acele așteptări și cerințe și poate fi utilizată pentru a măsura efortul planificat în raport cu efortul real pentru a se asigura că execuția proiectului este aliniată cu planul proiectului. Linia de referință a domeniului de aplicare poate fi revizuită și revizuită în timpul proiectului, dar numai printr-un proces formal de control al schimbării, pentru a evita variarea domeniului de aplicare.

2. Realizați o linie de bază pentru planificarea proiectului

Când programul dvs. a fost aprobat de părțile interesate cheie, salvați-l. Asta se numește un program de referință al proiectului. Apoi, acesta poate fi folosit pe tot parcursul proiectului ca o linie de referință a domeniului de aplicare, dar în acest caz, este folosit pentru a compara progresul real cu procesul planificat. Acest lucru permite managerilor de proiect să urmărească variația proiectului și să ia măsuri corective pentru a readuce proiectul pe drumul cel bun. De asemenea, ajută la comunicarea cu părțile interesate, deoarece aceștia sunt întotdeauna interesați dacă proiectul este în termen. Un program de referință al proiectului este un alt control necesar al proiectului.

3. Estimați costurile proiectului și definiți un buget de proiect

Cu cât costurile proiectului sunt mai precise, cu atât bugetul proiectului este mai precis. Odată ce ați depus un buget și acesta a fost aprobat de părțile interesate, ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să solicitați mai multe fonduri pentru a livra proiectul. Există diverse tehnici pe care le puteți folosi pentru a estima cu acuratețe costurile și pentru a vă planifica bugetul în consecință. Acum, veți dori să monitorizați toate cheltuielile proiectului și să utilizați sisteme de control al modificărilor pentru a urmări costurile proiectului și a răspunde oricăror discrepanțe. De asemenea, puteți face o linie de bază a bugetului pentru a o utiliza pentru a compara costurile reale cu cele planificate, ca o modalitate de a monitoriza cheltuielile.

4. Utilizați un jurnal de risc

Unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le căutați atunci când monitorizați un proiect este riscul. În timpul fazei de planificare, puteți crea un jurnal de risc care colectează riscurile despre care credeți că ar putea apărea în proiect. Apoi puteți observa impactul potențial al riscului asupra proiectului și cine este responsabil pentru identificarea și atenuarea acestuia. De asemenea, puteți stabili priorități pentru a determina riscurile care trebuie tratate imediat sau dacă pot aștepta. În timp ce monitorizați proiectul, jurnalul de risc vă va ajuta să rămâneți atenți la problemele care ar putea avea un impact asupra proiectului, în bine sau în rău. Dacă se identifică o problemă, puteți răspunde rapid și eficient.

5. Utilizați un jurnal de modificări

Monitorizarea proiectului se referă la detectarea schimbării. Când o faci, vei avea nevoie de un jurnal de modificări pentru a-l controla. Un jurnal de modificări este un document care listează cronologic modificările care au fost aduse proiectului. Acesta acționează ca un rezumat al modificărilor pe care le-ați făcut și permite managerilor de proiect să urmărească și să comunice toate modificările care au avut loc. Acest lucru oferă, de asemenea, managerilor de proiect un alt instrument de comunicare pentru a informa părțile interesate de proiect, astfel încât să înțeleagă schimbările care au avut loc și că acestea au fost gestionate corespunzător.

6. Stabiliți proceduri de control al calității

Se discută adesea despre importanța livrării proiectelor la timp și în limita bugetului, dar nu neglijați importanța calității. Dacă produsul sau serviciul nu corespunde așteptărilor de calitate, este un eșec. Procedurile de control al calității asigură că produsul sau serviciul este testat și îndeplinește standardul stabilit în planificarea proiectului. De asemenea, funcționează pentru a reduce erorile. Prin urmare, stabilirea procedurilor de control al calității este o parte cheie a oricărei monitorizări amănunțite a proiectului.

7. Utilizați instrumente de monitorizare a proiectelor

Instrumentele de monitorizare a proiectelor sunt esențiale pentru monitorizarea proiectului. Software-ul de management de proiect are multe caracteristici care oferă managerilor de proiect o fereastră către proiect, fie că sunt costuri, resurse sau timp. Există tablouri de bord care oferă o vedere la nivel înalt a progresului și performanței proiectului, rapoarte detaliate de stare și alte tipuri de raportare pentru a obține mai multe informații și chiar funcții de gestionare a resurselor pentru a urmări performanța echipei dvs. Asigurați-vă că căutați un software de management de proiect care are aceste caracteristici și este bazat pe cloud, astfel încât să obțineți date în timp real pentru o monitorizare mai perspicace.

8. Creați rapoarte de proiect

Am atins doar rapoartele de proiect, dar ele merită mai multe detalii. Rapoartele de proiect oferă o descriere a stării curente a proiectului. Rapoartele de stare captează date pentru o anumită perioadă de timp, în timp ce rapoartele de stare a portofoliului fac același lucru, dar pentru mai multe proiecte. Cu toate acestea, există mai multe rapoarte despre variația proiectului, volumul de muncă și multe altele. Toate rapoartele sunt importante pentru monitorizarea proiectului și ar trebui să fie partajate cu părțile interesate pentru a le actualiza cu privire la proiect.

ProjectManager este un software robust de monitorizare a proiectelor

ProjectManager este un software de management de proiect online cu instrumentele pe care managerii de proiect le doresc să-și monitorizeze și să-și controleze proiectele. Software-ul nostru oferă date în timp real, astfel încât să vedeți proiectul așa cum este, nu așa cum a fost. În plus, platforma noastră de colaborare îi menține pe toți conectați, fie că sunt la birou, pe teren sau oriunde între ele. Acest lucru facilitează comunicarea și problemele sunt identificate și rezolvate rapid pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.

Raport personalizabil

Tablourile de bord sunt grozave atunci când aveți nevoie de o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului, dar când doriți să aprofundați date, utilizați rapoartele noastre personalizabile. Doar câteva apăsări de taste generează rapoarte despre starea proiectului sau portofoliului, volumul de lucru, variația și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai informațiile pe care doriți să le vedeți. Nu numai că managerii de proiect își pot monitoriza proiectele, dar fiecare raport poate fi partajat într-o varietate de formate sau tipărit pentru prezentările părților interesate.

Urmăriți resursele dvs

Monitorizarea resurselor dumneavoastră, fie că este vorba despre echipa, materiale sau echipamente, este o parte importantă a procesului de monitorizare a proiectului. Instrumentele noastre de gestionare a resurselor au o diagramă a volumului de lucru cu coduri de culori pentru a vedea cu ușurință cine este supraalocat. Puteți realoca sarcini din acea diagramă și puteți echilibra volumul de lucru al echipei pentru a le menține să lucreze la capacitate maximă. Productivitatea echipei vă ajută să vă mențineți programul. Puteți utiliza, de asemenea, instrumentul nostru securizat de pontaj pentru mai mult decât simplificarea salarizării, dar și pentru a vedea orele înregistrate ale echipei și pentru a vă asigura că respectă planul de proiect.

ProjectManager are mai multe vizualizări de proiect care permit tuturor să lucreze la instrumentul pe care îl preferă. Fie că este vorba despre diagrama Gantt, panoul kanban, lista de sarcini sau vizualizarea calendarului, toate datele sunt actualizate în timp real, permițând tuturor să lucreze împreună. Avem, de asemenea, funcții de gestionare a riscurilor pentru a vă ajuta să identificați și să urmăriți riscul proiectului pentru a evita deplasarea programului.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat, care dă echipelor putere să planifice, să gestioneze și să urmărească proiectele lor în timp real. Numeroasele noastre funcții de monitorizare și control înseamnă că managerii de proiect sunt mereu la curent cu schimbările și le gestionează pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.