Managementul achizițiilor de proiecte: un ghid rapid

Fiecare afacere are nevoie de resurse precum forța de muncă, materii prime, echipamente și alte inputuri. Echipa ta folosește resurse pentru a executa o varietate de proiecte, cum ar fi realizarea de produse sau furnizarea de servicii. Aceste resurse trebuie să fie achiziționate de organizația dvs., iar procesul de achiziție trebuie planificat și executat cu atenție. Despre asta se referă managementul achizițiilor.

Ce este managementul achizițiilor?

Managementul achizițiilor se referă la toate acțiunile și strategiile legate de ciclul de identificare, evaluare și selectare a furnizorilor de inputuri de producție. Aceasta implică crearea unui plan de management al achizițiilor, testarea calității, gestionarea contractelor de achiziții, executarea achizițiilor și orice altă activitate care este necesară pentru a controla modul în care sunt efectuate achizițiile în organizația dvs.

ProjectManager este ideal pentru a urmări planurile dvs. de producție, astfel încât să puteți estima mai bine când va trebui să achiziționați echipamente, materiale, piese sau orice este necesar pentru proiectele dvs. Utilizați diagramele noastre Gantt pentru a mapa sarcinile din procesul dvs. de producție, pentru a automatiza fluxurile de lucru cu panouri kanban și pentru a ține evidența costurilor cu diagrame de volum de lucru și fișe de pontaj. Începeți gratuit astăzi.

Termenul de management al achizițiilor este confundat cu managementul achizițiilor de către majoritatea oamenilor, dar există o mare diferență care este foarte importantă atât în ​​afaceri, producție și management de proiect. Iată cum diferă aceste două concepte similare.

Managementul achizițiilor vs. Managementul achizițiilor

Managementul achizițiilor este doar o mică parte a managementului achizițiilor, care este mai mare și mai strategică. Managementul achizițiilor este pur și simplu ansamblul de documente, instrumente și proceduri care sunt utilizate pentru a gestiona procesul de achiziție, cum ar fi cererile de achiziție, cererile de oferte și comenzile de achiziție.

Ce este managementul achizițiilor de proiecte?

Achiziția, în ceea ce privește managementul proiectelor, este atunci când trebuie să cumpărați, să închiriați sau să contractați cu o resursă externă pentru a vă îndeplini obiectivul proiectului. Aceste relații, ca orice proces din proiect, au nevoie de management.

Gestionarea acestor relații înseamnă obținerea de cea mai bună calitate de la furnizorii externi angajați de companie pentru a ajuta la desfășurarea afacerilor. Există constrângeri de gestionare a furnizorilor care gravitează în jurul costurilor și timpului. Managementul achizițiilor este o modalitate de a gestiona mai eficient și mai productiv procesul de aprovizionare, rechiziționare, comandare, expediere, inspectare și reconciliere a achizițiilor.

Cu toate acestea, înainte de a face parteneriate sau achiziții, trebuie să se răspundă la întrebarea dacă bunurile și serviciile sunt solicitate de la furnizori externi. Cântărește avantajele și dezavantajele producției interne a bunurilor sau serviciilor și contractării antrenamentului. Este relația cu companii externe necesară și rentabilă pe termen lung? Odată ce a fost luată o decizie în cunoștință de cauză, abia atunci puteți merge mai departe cu încredere că pașii pe care îi luați sunt sănătoși din punct de vedere financiar și se potrivesc cu intervalul de timp.

Ce este un plan de management al achizițiilor?

Un plan de management al achizițiilor subliniază cerințele de achiziție, liniile directoare și procesul general care vor fi urmate de o organizație pentru un anumit proiect. Nivelul de complexitate și detaliu al unui plan de management al achizițiilor variază de la o organizație la alta, dar la un nivel de bază, planul dvs. de management al achizițiilor ar trebui:

• Definiți criteriile de evaluare pentru selectarea furnizorilor
• Descrieți procesul de licitație
• Identificați metodologia de cost care trebuie utilizată
• Includeți o analiză cost-beneficiu
• Explicați de ce sunt necesare activități de achiziții și modul în care acestea se aliniază cu obiectivele strategice ale organizației.
• Stabiliți un calendar pentru activitățile de achiziții
• Identificați părțile interesate din managementul achizițiilor
• Definiți KPI pentru activitățile de achiziții
• Enumerați orice constrângeri de resurse sau ipoteze ale proiectului care ar putea afecta activitățile de achiziții
• Definiți condițiile legale și de plată generale
• Explicați diferitele roluri și responsabilități în managementul achizițiilor
• Includeți costurile estimate pentru proiectul de achiziție
• Enumerați riscurile potențiale care ar putea afecta achiziția și orice strategii de atenuare
• Includeți contractele de achiziții și documentația, cum ar fi cererile de achiziție, comenzile de achiziție, cererile de propuneri și cererile de oferte

Documente de achizitie

Există mai multe documente care sunt necesare pentru procesul de achiziție. Iată câteva dintre cele mai importante.

Solicitare de informații (RFI)

Acest document este utilizat pentru un proces formal de colectare a informațiilor. Este îndreptat către acei furnizori de bunuri și servicii cu care ați putea dori să contractați. RFI îi ajută pe managerii de achiziții să găsească furnizorul care va livra ceea ce au nevoie și când au nevoie de el, la un preț cu care sunt confortabili.

Cerere de propunere (RFP)

Atunci când o organizație caută să încheie un contract cu un furnizor sau un antreprenor, va trimite o cerere de propuneri care explică ce vrea să facă. Documentul surprinde apoi descrierea și prețul efectuării acestei lucrări de către o varietate de entități, de unde poate fi aleasă una, deoarece oferă cea mai bună ofertă completă.

Solicitare de ofertă (RFQ)

Acest proces este folosit pentru a cere unui furnizor sau vânzătorilor să-și trimită ofertele de preț pentru articolele care vor fi utilizate într-un proiect sau într-un alt proiect. Acest lucru permite expeditorului să compare prețurile cu alți potențiali furnizori care concurează pentru job. Este o parte esențială a luării deciziei corecte cu privire la cine să contractați.

Procesul de management al achizițiilor

Odată ce sunteți gata să achiziționați bunuri de la un furnizor, managementul achizițiilor de proiect este împărțit în patru procese.

1. Planificați managementul achizițiilor

Achizițiile sunt identificate mai întâi în faza de planificare a proiectului. Pentru fiecare contractant extern, trebuie să existe o declarație de lucru (SOW) care să servească drept document care descrie lucrările contractate.

Înainte de contract, totuși, există o cerere de propunere în care mai mulți antreprenori ajung să liciteze la locul de muncă, iar managerul de proiect poate determina din ofertele lor cine va obține contractul.

Aceste solicitări sunt bine gândite, deoarece funcționează ca documente directoare pe tot parcursul proiectului. Cu cât este mai specific, cu atât mai bine. Acest lucru evită confuzia ulterioară și ajută la dezvoltarea unor planuri mai precise. Acest proces este colectat în planul de management al achizițiilor, care include documentele cerințelor, registrul de risc, cerințele de resurse ale activității, graficul proiectului, estimările costurilor activității și multe altele.

Pentru a ghida aceste decizii există instrumente și tehnici, cum ar fi analiza make-or-buy, care ajută la determinarea dacă activitatea are nevoie de un furnizor extern sau poate fi realizată în interior. Căutarea ajutorului de la experți, efectuarea de cercetări de piață și întâlnirea cu părțile interesate ajută, de asemenea, la ghidarea acestei decizii.

2. Efectuați achiziții

După terminarea documentației primei faze, faza de desfășurare a achiziției este atunci când studiați ofertele care revin și stabiliți pe care să le acceptați. Înainte de a decide, totuși, ar trebui să existe un criteriu pentru a decide care ofertă este cea mai bună pentru proiect și se potrivește managementului dumneavoastră logistic. Acordurile sunt apoi semnate și planul de management al proiectului este actualizat.

Decideți câștigătorul printr-o conferință cu ofertanții, având tehnici de evaluare a propunerilor și având estimări independente pentru a vă asigura că ofertele sunt în limitele normale. Nu strica să ceri sfatul experților din domeniile pe care le contractezi pentru a le obține perspectivele.

Există și tehnici analitice pe care le puteți aplica. Publicitatea este o modalitate bună de a vă asigura că distribuiți cea mai largă rețea posibilă, astfel încât să puteți decide pe baza tuturor potențialilor ofertanți. Apoi, sunt negocieri de achiziții care vor fi necesare pentru a ajusta contractele finale pentru a satisface nevoile dumneavoastră și ale contractantului. Ar trebui să utilizați o comandă de achiziție pentru a documenta prețul, cantitatea, perioada de livrare și termenii de plată a bunurilor/serviciilor pe care le comandați. Este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care asigură că dvs. și furnizorul dvs. sunteți pe aceeași pagină. Șablonul nostru de comandă de achiziție vă poate ajuta să creați unul care se potrivește proiectului dvs.

3. Controlul achizițiilor

Odată semnate contractele, managementul acelor contractanți trebuie să fie integrat în responsabilitățile generale de management. Antreprenorii pot avea un impact negativ asupra bugetelor și programelor, ceea ce poate duce la deplasarea sau mai rău ca un proiect.

Prin urmare, sunt necesare actualizări regulate de stare pentru a revizui acordurile contractorilor, pentru a obține actualizări de progres și pentru a revizui performanța lucrărilor pentru a vă asigura că antreprenorii îndeplinesc cerințele prezentate în contractele lor. Deși angajați contractori pentru că sunt experți în ceea ce fac, trebuie totuși să le monitorizați și să urmăriți munca lor pentru a vă asigura că se desfășoară conform planului.

Cel mai bine este să contractați un sistem de control al schimbărilor și să aveți evaluări regulate ale performanței achizițiilor, inclusiv inspecții și audituri pentru a vă asigura că munca merge corect. Raportarea performanței îi ajută și pe manageri să fie informați. Trebuie să existe un sistem de plată, precum și un sistem de administrare a daunelor și un sistem de gestionare a înregistrărilor. Comenzile de lucru trebuie să includă toate detaliile despre lucrările efectuate de antreprenori pentru a facilita monitorizarea performanței.

4. Închideți achizițiile

Așa cum există un proces pentru a începe achiziția, este nevoie de unul care să o finalizeze. Ceea ce constituie lucrarea finalizată ar trebui să fie detaliat în acordul inițial cu antreprenorul, astfel încât să nu existe confuzie din partea niciuna dintre ele cu privire la momentul terminării lucrării.

De asemenea, asigurările și obligațiile necesită o eliberare oficială de răspundere. Acest lucru asigură că nu există modificări restante legate de valoarea și data de finalizare a contractului.

Auditurile de achiziții ajută la acest proces, precum și negocieri structurate de achiziții. De asemenea, va fi necesar un sistem de management al înregistrărilor pentru a gestiona toate documentele care vor fi implicate în această etapă a procesului de achiziție.

Care este rolul managerului de proiect în achiziții?

Managerul de proiect este implicat în achiziții, la fel ca orice alt aspect pe care îl controlează în procesul de management al proiectului. Cu toate acestea, acesta este un proces pe care s-ar putea să nu îl dețină cu aceeași autoritate ca și alte părți ale proiectului.

În timp ce managerul de proiect are autoritatea de a încheia acorduri cu contractanții în numele companiei, managerul de proiect nu este adesea persoana care administrează acel contract odată încheiat. Indiferent, este important ca managerul de proiect să fie la curent.

Aceasta înseamnă cunoașterea celor șase procese din domeniile de cunoștințe privind managementul achizițiilor de proiecte, așa cum este subliniat în Corpul de cunoștințe privind managementul proiectelor (PMBOK). Primul este planul de achiziții și achiziții, adică de a determina ce resurse externe sunt necesare pentru proiect. Managerul de proiect deține controlul asupra acestui lucru, deoarece cunoaște mai bine nevoile generale ale proiectului.

Contractarea planului este crearea de cerințe pentru orice produse sau servicii sunt necesare, inclusiv pentru companiile care oferă aceste produse sau servicii. Ei solicită răspunsuri vânzătorilor prin restrângerea companiilor la o mână și apoi selectând vânzătorii, care este de obicei furnizorul departamentului de achiziții.

Administrarea contractului este gestionarea contractului cu furnizorul. Managerul de proiect lucrează zilnic cu managerul de cont al furnizorului. Când contractul este îndeplinit, are loc închiderea contractului. Acest lucru se ocupă de obicei de departamentul de achiziții.

Cum poate ajuta ProjectManager la achiziții

Ca orice parte a unui proiect, deținerea instrumentelor potrivite poate face achiziționarea managementului de proiect mai eficientă. ProjectManager oferă o diagramă Gantt online care vă permite să planificați contractul achizițiilor dvs., notând când încep și când este planificat să se încheie. Actualizările de stare sunt reflectate instantaneu și puteți urmări progresul contractorilor pentru a vă asigura că proiectul rămâne în termen. Diagrama Gantt poate ajuta, de asemenea, la programarea materialelor dacă acestea trebuie să vină la bord la un anumit moment al proiectului.

Deoarece ProjectManager este online, toate actualizările de stare, inclusiv plățile pentru achiziții, se reflectă instantaneu pe tabloul de bord în timp real. Tabloul de bord în timp real preia apoi acele numere și analizează acele date, care sunt furnizate în grafice și diagrame ușor de citit. Acum puteți vedea dacă proiectul este pe drumul cel bun și puteți gestiona orice achiziție a fost făcută pentru proiect.

Continut Asemanator

• Managementul achizițiilor: un ghid cu cele mai bune practici
• Șablon de inventar
• Cum să faci un plan de management al achizițiilor

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care are diagrame Gantt online pentru a ajuta la programare și un tablou de bord în timp real care vă oferă o imagine actualizată a progresului proiectului. Gestionarea achizițiilor pentru proiecte nu a fost niciodată mai simplă. Încercați-l singur luând o perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.