12 cele mai bune șabloane de planificare a proiectelor pentru Excel

Programarea proiectelor poate fi dificilă, dar software-ul îl poate face mai ușor de gestionat. Dacă nu sunteți pregătit să faceți saltul către un software de planificare a proiectelor online, atunci șabloanele de planificare a proiectelor pentru Excel pot fi un înlocuitor decent pentru a începe.

ProjectManager are zeci de șabloane gratuite de management de proiect pe care le puteți descărca pentru a ajuta la gestionarea fiecărei etape a proiectului. Iată câteva șabloane de planificare a proiectelor pentru a vă ajuta să începeți imediat.

Dar dacă sunteți în căutarea unui software de planificare a proiectelor care vă poate duce la următorul nivel de programare, atunci doriți ProjectManager. Software-ul nostru bazat pe cloud poate planifica, monitoriza și raporta programul proiectului dvs. de la început până la sfârșit. Asigurați-vă că îndepliniți aceste repere cu tabloul de bord în timp real, care, spre deosebire de șabloane sau alt software, nu necesită configurare. Începeți astăzi gratuit.

Cele mai bune șabloane de planificare a proiectelor pentru Excel

Microsoft Excel nu este în mod natural un instrument bun de planificare a proiectelor. Cu toate acestea, aceste șabloane gratuite de programare a proiectelor vă pot ajuta să construiți un program și să vă respectați. Fără ele, îți va fi greu să-ți demarezi proiectul; cu ei, ești pe drumul tău către un proiect de succes. Transformați-vă foile de calcul cu aceste șabloane de programare Excel.

1. Șablon de diagramă Gantt

Programele de proiect sunt alcătuite din sarcini — o mulțime de sarcini. Pasul crucial în programarea oricărui proiect este organizarea acestor sarcini. Trebuie să estimați durata acestora și să setați o prioritate pentru fiecare, astfel încât echipa dvs. să știe ce să facă și când să o facă. O listă de sarcini poate începe acest proces, dar te vei trezi repede lovind un perete, dacă nu folosești o diagramă Gantt.

Diagramele Gantt sunt instrumente vizuale care preiau fiecare sarcină a proiectului și le plasează pe o linie temporală. Puteți vedea fiecare sarcină în relație cu celelalte, deoarece acestea sunt reprezentate ca bare. Șablonul nostru de diagramă Gantt vă ajută să setați datele de început și de sfârșit, arată dependențele dintre sarcini și despart fazele proiectului dvs. după culoare pentru a le diferenția cu ușurință una de alta. Este un șablon ideal de planificare a proiectului.

Puteți discuta despre construirea Gantt-ului cu echipa dvs., care vă va ajuta să estimați mai bine duratele. Apoi, după ce ați creat programul pe Gantt, partajați diagrama cu părțile interesate. Acesta va oferi o hartă a proiectului și va ajuta la orientarea acestora atunci când le actualizați în mod regulat pe parcursul execuției.

2. Șablon de structură de defalcare a lucrărilor

Înainte de a vă putea programa, trebuie să știți ce vă programați. O structură de defalcare a muncii este un instrument care surprinde toate livrabilele dvs. Este o diagramă arborescentă cu livrabilul final deasupra și apoi o defalcare a fiecărui livrabil sau sarcină care v-a adus acolo. Este un instrument esențial de programare.

Șablonul nostru gratuit de structură de defalcare a muncii are tot ce aveți nevoie pentru a vedea toți pașii necesari pentru a vă programa pentru a vă finaliza proiectul. Mai întâi, faceți o listă detaliată de sarcini împărțită în fazele proiectului dumneavoastră. A doua parte a șablonului este diagrama arborescentă, cu proiectul deasupra și livrabile din ce în ce mai mici dedesubt. Acum știi tot ce trebuie să adaugi la programul tău de proiect.

3. Șablon de program de lucru

Programul dvs. de proiect este doar o colecție de date dacă nu îl coordonați cu resursele dvs. Resursele sunt tot ceea ce aveți nevoie pentru a duce treaba la bun sfârșit - acestea includ echipamente, materiale și, cel mai important, echipa dvs. Organizarea acestor resurse pentru a lucra cu programul dvs. și a duce proiectul la finalizarea cu succes la timp este locul în care un program de lucru este util.

Șablonul nostru de program de lucru vă permite să colectați toți oamenii din echipa sau organizația dvs. și să desemnați locul în care se află (dacă lucrează de la distanță), inclusiv orele de lucru și de ce lucru sunt responsabili. Toate acestea sunt stabilite pe o perioadă de timp, de obicei peste o săptămână sau lună.

Flexibilitatea acestui șablon de program de proiect provine din capacitatea sa de a se adapta la diverse programe de lucru. Există tradiționalul de la 9:00 la 17:00, de luni până vineri. Dar unele proiecte sau organizații lucrează toată săptămâna, non-stop. Aceste schimburi pot fi fixe sau setate ca rotative. Indiferent dacă lucrătorii dvs. sunt cu normă parțială sau cu normă întreagă, acest șablon de program de lucru vă va ajuta să-i mențineți organizați.

Dacă utilizați ProjectManager, veți putea face mult mai mult în ceea ce privește programarea. Șabloanele pot merge doar atât de departe. Vedeți cum arată un program pe software-ul de management al proiectelor bazat pe cloud. Urmărește videoclipul încorporat mai jos.

4. Șablon de urmărire a sarcinilor

Odată ce ai un program de proiect și resursele tale sunt organizate, începe adevărata distracție. Când vă executați sarcinile, este important să aveți mijloacele necesare pentru a monitoriza progresul și să vă asigurați că progresul real corespunde progresului planificat. Șablonul nostru de urmărire a sarcinilor vă permite să vă surprindeți munca și vă ajută să vă respectați programul.

Acest șablon de program de proiect servește mai mult decât o listă de activități, dar mai puțin decât ceea ce poate face software-ul de gestionare a sarcinilor. Cu toate acestea, șablonul vă va permite să urmăriți starea, prioritatea, timpul și resursele sarcinii dvs. Urmărește sarcinile de-a lungul ciclului său de viață, de la gata la atribuit, terminat sau expirat, redirecționat la finalizat sau eșuat.

Dacă sunteți în căutarea unui instrument mai dinamic pentru a vă urmări sarcinile și a vă menține în program, atunci veți dori să faceți upgrade la un software de management de proiect online. Veți obține vizualizări la nivel înalt ale progresului cu un tablou de bord și date mai aprofundate din diferitele funcții de raportare. De asemenea, veți dori funcții pentru a vă gestiona resursele și pentru a vă edita cu ușurință programul pe măsură ce apar modificări.

5. Schimbați șablon de jurnal

Neprevăzutul se întâmplă chiar și celor mai bine planificate proiecte. Programul dvs. de proiect este un document viu care trebuie să poată răspunde solicitărilor de modificare din partea părților interesate. Sau, alte variabile precum vremea, membrii echipei bolnavi sau problemele din lanțul dvs. de aprovizionare vă pot întrerupe progresul. Trebuie să aveți un jurnal de modificări care să țină evidența acestor modificări.

Utilizarea șablonului nostru de jurnal de modificări vă ajută să identificați și să urmăriți schimbarea pe măsură ce se deplasează prin proiectul dvs. Acest lucru vă asigură că nimic nu cade prin fisuri și vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a controla și gestiona acea schimbare. Jurnalul de modificări oferă vizibilitate asupra procesului. Desemnați pe cineva din echipa dvs. să rezolve problema, ceea ce vă permite să stabiliți responsabilitatea.

De asemenea, puteți prioritiza schimbarea, deoarece nu orice schimbare este egală ca importanță. Apoi, puteți urmări schimbarea de la început până la sfârșit. Șablonul are un loc unde puteți numerota modificarea, când a fost identificată pentru prima dată, cui deține și starea sa actuală. Fiecare rând al foii de calcul surprinde o modificare, astfel încât aveți un document ordonat pentru a gestiona procesul.

6. Model Plan de proiect

Un program de proiect face parte din planul de proiect mai mare. Trebuie să funcționeze în congres cu toate celelalte aspecte ale proiectului dvs., cum ar fi alocarea resurselor, costuri și multe altele. Planul de proiect include o mulțime de documente de ghidare care vă vor informa despre program, de la cazul de afaceri până la carta proiectului.

Șablonul gratuit de plan de proiect pentru word vă ajută să organizați toate lucrările importante necesare pentru a planifica și programa un proiect. Puteți atașa toate fișierele pertinente, cum ar fi studiul dvs. de fezabilitate, și apoi să subliniați domeniul de aplicare al proiectului. Odată ce ați finalizat planul de proiect, vă puteți finaliza programul de proiect.

7. Model de raport privind starea proiectului

Starea proiectului este un raport care surprinde unde se află proiectul la un moment dat. Puteți vedea că este sănătatea și progresul. Acesta poate fi folosit pentru a actualiza părțile interesate, dar este și un atu valoros pentru managerii de proiect. Ei pot folosi planul de stare pentru a vedea dacă respectă programul.

Utilizarea șablonului gratuit de raport de stare a proiectului pentru Excel captează toate valorile de care aveți nevoie pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun. Există informații generale, un rezumat al stadiului proiectului, starea de sănătate a proiectului, o prezentare generală a managementului riscului și recomandări și preocupări. Acest șablon gratuit este vital pentru a vă livra proiectul la timp.

8. Șablon de plan de resurse

Resursele reprezintă o parte importantă a oricărui program de proiect. Ei sunt oamenii și lucrurile de care veți avea nevoie pentru a finaliza sarcinile din proiectul dvs. Alocarea acestora funcționează în paralel cu programul dvs. de proiect. Trebuie să știi ce și când ai nevoie de resursă.

Folosirea șablonului nostru gratuit de plan de resurse pentru Excel vă ajută să vă organizați toate resursele pentru proiect. Puteți enumera toți membrii echipei pe o parte și apoi îi puteți defini în funcție de departamentul în care lucrează. Apoi puteți adăuga tariful, costul și disponibilitatea acestora. Este șablonul gratuit de programare a proiectelor de care aveți nevoie pentru a urmări disponibilitatea resurselor dvs.

9. Șablon de tablou de bord al proiectului

Pentru a vă asigura că programul dvs. este corect odată ce echipa începe să-l execute, trebuie să îi monitorizați progresul și performanța. Raportul de stare este un astfel de instrument. Un altul este un tablou de bord al proiectului, care măsoară mai multe valori ale proiectului și le afișează în grafice și diagrame.

Șablonul gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel este un instrument puternic care vă permite să urmăriți starea sarcinilor dvs., volumul de lucru al echipei dvs., durata și costurile sarcinilor. Cu toate acestea, toate aceste date trebuie introduse manual în șablon și actualizate, în timp ce software-ul funcționează pentru dvs.

10. Șablon de estimare

O altă parte a creării unui program de proiect este estimarea. Cu cât puteți estima mai precis costurile proiectului, cu atât mai precis va fi programul proiectului. Estimarea necesită strângerea de date și apoi calcularea acelor date pentru a stabili care va fi bugetul proiectului dvs., ceea ce vă informează programul proiectului.

Pentru a face previziuni mai bune cu privire la costurile proiectului care vor avea un impact asupra programului dvs. de proiect, avem un șablon gratuit de estimare. Acest șablon de programare este împărțit în faze ale proiectului. Sub fiecare dintre acestea este o listă de sarcini care are spațiu pentru a adăuga vânzătorul sau antreprenorul, costurile cu forța de muncă și materialele și apoi un total. Când însumați toate costurile sarcinilor dvs., veți avea o idee clară despre ceea ce va necesita financiar proiectul.

11. Șablon de registru de risc

Nimic nu te poate scoate din program mai repede decât atunci când apar probleme în proiectul tău. Când planificați un program, trebuie să fiți conștienți de ce riscuri pot apărea, astfel încât să le puteți identifica rapid și să le rezolvați înainte ca acestea să aibă un impact negativ asupra proiectului. Pentru asta ai nevoie de un registru de risc.

Un șablon gratuit de registru al riscurilor vă permite să colectați toate problemele potențiale care ar putea afecta proiectul dvs. Puteți descrie riscul în coloana din stânga, apoi în coloana următoare scrieți cum ar avea impact asupra proiectului. În continuare, există o coloană pentru a nota răspunsul dumneavoastră, nivelul riscului și cine este responsabil pentru identificarea și rezolvarea acestuia.

12. Model de buget de proiect

Bugetul este unul dintre elementele cele mai de impact ale planului de proiect asupra programarii dvs. Nu poți continua să lucrezi dacă nu ești finanțat. Prin urmare, un manager de proiect trebuie să știe care sunt costurile proiectului înainte de a putea programa lucrările care urmează să fie finalizate până la termenul limită.

Cu șablonul de buget de proiect pentru Excel, aveți spațiu pentru a enumera toate costurile cu forța de muncă și materialele, pentru ce sarcini sunt utilizate și cine este desemnat să facă acea lucrare. Există și alte elemente rând, cum ar fi cheltuieli de călătorie, închiriere de echipamente și articole fixe, în care suma este stabilită și nu se modifică. Surprindeți costul proiectului dvs. cu șablonul nostru gratuit.

ProjectManager ajută la programarea proiectelor

Puteți programa un proiect folosind aceste șabloane gratuite, cu toate acestea, vă veți găsi suprasolicitat și mereu în urmă. Ceea ce aveți nevoie este un software de management al proiectelor care să aibă date în timp real pentru a planifica proiectul, dar și pentru a-l monitoriza pe măsură ce este executat, pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun. ProjectManager este bazat pe cloud, ceea ce vă ajută să vă planificați programul proiectului, să monitorizați progresul acestuia și să urmăriți performanța echipei dvs., astfel încât să vă puteți respecta termenele limită.

Planificați-vă programul pe diagrame Gantt interactive

Este complicat ca toate sarcinile, resursele și costurile proiectului să vină la timp. Diagramele Gantt sunt un instrument excelent pentru a organiza toate acele activități și pentru a le vedea pe o cronologie care vă arată întregul proiect într-un singur loc. Puteți lega dependențe pentru a evita întârzierile și chiar filtrați pentru calea critică. Apoi setați o linie de referință și veți putea urmări variația proiectului pentru a vă asigura că respectați programul.

Utilizați mai multe vizualizări ale proiectului

Managerii iubesc diagramele Gantt, dar echipele nu trebuie să vadă programul proiectului cu acest nivel de detaliu. Ei vor să știe ce sarcini le sunt atribuite și când sunt datorate. Toate datele programate pe Gantt apar simultan în celelalte vizualizări ale proiectelor noastre, cum ar fi vizualizarea foaie, lista de activități, kanban și calendar. Există o singură sursă de adevăr care îi ține pe toți să lucreze pe aceeași pagină, dar echipele își pot urmări sarcinile în calendare pentru date importante viitoare, liste robuste de sarcini sau fluxul de lucru vizual al unui kanban.

Urmăriți progresul echipei dvs. în sarcini

După cum am menționat mai sus, puteți obține o vedere la nivel înalt a proiectului cu tabloul nostru de bord în timp real. Totuși, pentru a vedea cum progresează fiecare membru al echipei în sarcinile care i-au fost atribuite, puteți vizualiza foile de pontaj sau puteți genera un raport de pontaj. Vedeți cât de mult a progresat echipa dvs. în îndeplinirea sarcinilor și aflați dacă respectați programul sau dacă trebuie să realocați resurse pentru a reveni pe drumul cel bun. Foile de pontaj sunt sigure și, de asemenea, eficientizează procesul de salarizare.

Foile de pontaj sunt doar unul dintre numeroasele rapoarte pe care le puteți crea cu o apăsare a tastei. Obțineți rapoarte la timp, costuri și multe altele pentru a vă ajuta să vă respectați programul. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți și apoi partajate cu ușurință cu părțile interesate pentru a le menține actualizate. Software-ul nostru nu numai că vă ajută să respectați programul, dar are gestionarea sarcinilor și a resurselor, automatizarea fluxului de lucru și multe altele. Este singurul software de care veți avea nevoie pentru a vă gestiona proiectele.

ProjectManager este un software premiat care planifică, programează și controlează fiecare aspect al proiectului dumneavoastră. Platforma noastră de colaborare conectează echipele hibride și le ajută să lucreze mai bine împreună, indiferent de unde, când sau cum lucrează. Alăturați-vă echipelor de succes de la NASA, Siemens și Nestles care folosesc instrumentul nostru pentru a livra proiecte la timp. Începeți astăzi gratuit.