Declarație privind scopul proiectului: includeți aceste 7 lucruri

Domeniul de aplicare al proiectului — este o țintă în mișcare și una pe care doriți să o observați înainte de a vă planifica planul de management al proiectului . Definit ca suma tuturor lucrărilor de proiect, domeniul de aplicare al proiectului este limita în care există întregul proiect.

Dar domeniul de aplicare al unui proiect nu este doar despre managementul muncii. Pentru a-l defini, va trebui să înțelegeți obiectivele proiectului, structura de defalcare a activității, cerințele, printre altele. Apoi, după ce ați definit domeniul de aplicare al proiectului, puteți crea o declarație de domeniu.

Ce este o declarație privind scopul proiectului?

O declarație de scop este un document care definește toate elementele domeniului de aplicare al proiectului, precum și ipotezele, cerințele proiectului și criteriile de acceptare. Declarația dvs. privind domeniul de aplicare al proiectului va acționa ca instrument principal pentru părțile interesate și colegii de echipă la care să se refere și să le folosească ca ghid pentru a măsura cu exactitate succesul proiectului.

O declarație privind domeniul de aplicare al proiectului face parte din planul de management al domeniului de aplicare, un document mai amplu care conține toate strategiile, regulile și procedurile pentru a gestiona domeniul de aplicare al proiectului. În același mod, planul de management al domeniului de aplicare este o componentă importantă a planului de proiect.

Aceste trei documente de proiect sunt foarte importante pentru succesul proiectului dumneavoastră și, în calitate de manager de proiect, trebuie să le urmăriți. Pentru a face acest lucru, este important să utilizați un software robust de planificare a proiectelor, cum ar fi ProjectManager. ProjectManager este echipat cu instrumente profesionale de planificare a proiectelor, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban, liste de sarcini și multe altele.

Descrierea scopului proiectului

Acum că știm ce este o declarație privind domeniul de aplicare al unui proiect, să învățăm cum să scriem acest document important de management al proiectului. Similar celor cinci W-uri ale jurnalismului – Cine, Ce, Când, Unde, De ce – pentru a avea o declarație a domeniului de aplicare a proiectului dumneavoastră subliniată în mod corespunzător, trebuie să abordați aceste șapte lucruri:

1. Scopuri și obiective ale proiectului

Scopurile și obiectivele proiectului sunt cele care definesc scopul unui proiect. Obiectivele proiectului sunt pașii mai mici care duc la obiectivele proiectului, care sunt mai largi. Începeți declarația privind scopul proiectului explicându-le. Aceste scopuri și obiective ar trebui să fie documentate și într-o carte de proiect.

2. Cerințe ale proiectului

Managerii de proiect și părțile interesate trebuie să ajungă la un acord cu privire la sfera proiectului și alte cerințe ale proiectului, cum ar fi calitatea așteptată, riscul, beneficiile și costul, printre altele.

3. Descrierea domeniului proiectului

Poate suna destul de ușor, dar acesta este cel mai important pas. Aici veți defini domeniul de aplicare al proiectului, care este toată munca care trebuie făcută pentru a finaliza proiectul. Iată câțiva pași simpli pentru a vă ajuta să definiți domeniul de aplicare al proiectului.

• Utilizați o structură de defalcare a activității pentru a vizualiza toate sarcinile, livrabilele și etapele de referință ale proiectului.
• Enumerați ceea ce este în domeniul de aplicare al proiectului dvs. și ce este în afara domeniului de aplicare. Tot ceea ce nu este inclus în domeniul de aplicare al proiectului este cunoscut sub numele de excluderi de proiecte.
• Identificați constrângerile proiectului, care sunt toate limitările, cum ar fi timpul sau costul.
• Creați o linie de bază pentru a vă compara progresul real cu domeniul planificat al proiectului.

Excluderile și constrângerile proiectelor sunt foarte importante deoarece ajută la stabilirea limitelor pentru ca proiectul să existe. De asemenea, gestionează așteptările/inputul părților interesate și oferă membrilor echipei tale limitări creative în care să lucreze.

4. Excluderi de proiecte

Deși este imperativ să definiți limitele în jurul a ceea ce include proiectul de la început, este, de asemenea, extrem de important să enumerați ceea ce nu include acest proiect. De exemplu:

• Actualizări ale aplicației care sunt planificate pentru un proiect ulterior și nu sunt incluse în mod intenționat în acest proiect
• Accesul clientului restricționat sau reprogramat la anumite linii de asistență/funcții de produs

5. Constrângeri ale proiectului

Constrângerile proiectelor fac ca gestionarea proiectelor să fie un astfel de puzzle de rezolvat. Primele trei constrângeri pentru gestionarea oricărui proiect sunt de obicei timpul, banii și domeniul de aplicare, cunoscute sub numele de tripla constrângere a managementului de proiect. Ele sunt interconectate, ceea ce înseamnă că, dacă trageți o pârghie pe „scope”, se va mișca și o altă pârghie pe „bani” sau „timp”.

Dar există constrângeri suplimentare de proiect care pot apărea în orice moment, inclusiv riscuri, resurse, organizare, metodă, clienți și multe altele. Enumerați toate constrângerile pe care le prevăzuți în proiectul dvs., astfel încât să puteți încerca să aveți soluții gata să fie lansate atunci când este necesar.

6. Ipotezele proiectului

Ipotezele proiectului dvs. se învârt de obicei în jurul lucrurilor care ajung să fie constrângeri, inclusiv timpul, banii și domeniul de aplicare. De exemplu, în această secțiune veți enumera „echipa de dezvoltare front-end va fi disponibilă în această perioadă de timp a proiectului” sau „echipa de asistență pentru clienți va primi instruire pentru produse noi până la x timp”. Este important să le enumerați, deoarece acest lucru nu numai că va spune părților interesate cheie care sunt resursele dumneavoastră primare pentru a derula proiectul, dar vă va oferi și o perspectivă rapidă cu privire la unde se află cei mai mari factori de risc.

7. Rezultatele proiectului

Enumerați rezultatele pe care membrii echipei dvs. trebuie să le producă pentru a îndeplini obiectivele de afaceri. Acestea pot include produsul în sine, manuale de instrucțiuni și instalare, materiale de marketing, comunicate de presă, campanii de publicitate și multe altele.

Conturul declarației privind domeniul de aplicare al proiectului vă va ajuta să acționați ca un marker pe măsură ce vă construiți declarația de aplicare completă. Pentru că, deși prezicerea viitorului proiectului este imposibilă la un nivel atât de înalt, acesta este primul pas pentru a vă apropia proiectul cât mai aproape de rezultat. Începând cu cele șapte afirmații cheie de mai sus, puteți obține un avans într-un proiect de succes.

Diagramele Gantt sunt calitățile de lucru ale managementului domeniului. Cu toate acestea, majoritatea software-ului Gantt este extrem de limitat în ceea ce privește funcționalitatea sa. ProjectManager are diagrame Gantt online dinamice care organizează, prioritizează și conectează dependențe și adaugă etape. Dar, spre deosebire de alte instrumente, puteți filtra după calea critică. Când setați linia de bază, puteți compara progresul real cu ceea ce ați planificat. Nu există o modalitate mai bună de a monitoriza domeniul de aplicare al proiectului.

Șablon de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului

Șablonul nostru gratuit pentru domeniul de aplicare al proiectului este instrumentul perfect pentru a crea o declarație de scop pentru proiectele dvs. Pur și simplu completați câmpurile pe care tocmai le-am examinat mai sus și începeți să gestionați munca.

Declarația de aplicare a proiectului vs. Scopul lucrării

Există câteva lucruri cu care declarațiile privind domeniul de aplicare al proiectului se confundă de obicei, inclusiv domeniul dvs. de activitate. Ele pot suna similare, dar iată diferențele principale dintre acestea două.

Domeniul dumneavoastră de activitate este un acord de lucru, de obicei între consultant și client, care detaliază acordul de lucru care urmează să fie efectuat, inclusiv, dar fără a se limita la:

• Livrabile/produse/rezultate
• Cronologia proiectului
• Etape de proiect
• Raportează pentru catalogarea progresului proiectului

În timp ce sfera dvs. de lucru poate consuma mult timp pentru a scrie, acesta prezintă proiectul în sine și nu neapărat planul care trebuie urmat. Declarația de aplicare a proiectului, la rândul său, îndeplinește acest rol prin detalierea și maparea exactă la ce să se aștepte cu planul de proiect și cu proiectul în sine.

Declarația privind domeniul de aplicare al proiectului vs. planul de management al domeniului proiectului

S-ar putea să sune asemănător, iar rezultatul proiectului poate fi similar, dar o declarație privind domeniul de aplicare al proiectului este diferită de planul dvs. de management al domeniului proiectului. Un plan de management al domeniului de aplicare al proiectului este ceea ce urmează declarației domeniului de aplicare al proiectului, care detaliază procesul de management al domeniului de aplicare de la începutul până la sfârșitul ciclului de viață al proiectului.

În plus, ajută la definirea activității care trebuie făcută pe parcursul proiectului și controlează și monitorizează acele procese. De asemenea, documentează și urmărește etapele pentru a evita modificarea domeniului de aplicare și ajută la închiderea proiectului, inclusiv un audit al rezultatelor și evaluarea rezultatului proiectului pentru factorii de succes.

Declarația dvs. privind domeniul de aplicare nu este la fel de implicată - este doar umbrela peste planul dvs. de management al domeniului de aplicare al proiectului, acționând ca o rubrica pe care să o urmeze părțile interesate și membrii echipei.

Cele mai bune practici pentru un proiect de succes

Iată cele mai bune practici de luat în considerare atunci când scrieți declarația privind domeniul de aplicare al proiectului:

• Evitați să folosiți un limbaj bogat în jargon. Veți vorbi cu mai multe persoane din mai multe departamente și specializări, așa că păstrați limba consecventă și clară.
• Ține-l pe scurt. Deoarece acesta este un document care solicită acceptarea părților interesate, probabil că vor fi multe editări de făcut înainte de a fi finalizat și va trebui să fie un ghid de referință rapid pentru mai târziu. Așadar, păstrați-l simplu și salvați verbiajul pentru planul dvs. complet de proiect.
• Feriți-vă de declarații generale. Nu doriți să vă angajați prea mult resursele în proiect înainte ca acesta să înceapă.
• Asigurați-vă că răspunde la întrebări , cum ar fi:
  • Care sunt beneficiile afacerii pe termen lung?
  • Ce oferă clienților noștri care nu există deja?
  • Este acesta mai bun decât ceea ce oferim în prezent pe piață?

ProjectManager & Project Scope Management

Lansările majore ale proiectelor pot solicita atât timp, cât și energie. Nu-l lăsa să te copleșească înainte de a începe. Pentru început, puteți utiliza software-ul nostru de diagrame Gantt pentru a crea un WBS și pentru a obține o imagine vizuală a livrabililor, precum și a sarcinilor necesare pentru a fi finalizate înainte de a trimite declarația de sfera de aplicare a proiectului.

De acolo, puteți încerca ProjectManager și puteți utiliza funcțiile noastre de gestionare a sarcinilor pentru a obține toate sarcinile necesare organizate, prioritizate și sortate în funcție de faza proiectului. Puteți chiar să cereți contribuția altor persoane: membrii echipei pot comenta direct sarcinile, astfel încât comunicarea să rămână organizată și la obiect.

Urmăriți resursele, sarcinile și livrabilele dvs. și multe altele, astfel încât să vă puteți menține proiectul pe drumul cel bun. Cu ProjectManager, puteți exersa trasarea cronologiei proiectului folosind diagrama noastră Gantt, enumerarea livrabilelor folosind lista de sarcini sau instrumentul kanban și invitând membrii echipei să revizuiască cronologia înainte de a trimite declarația de aplicare către părțile interesate cheie. Începeți încercarea gratuită de 30 de zile astăzi.