Scopul proiectului 101

Definirea domeniului de aplicare al proiectului este o parte critică a procesului de planificare a proiectului. Acest lucru se datorează faptului că domeniul de aplicare al proiectului definește limitele a ceea ce va și nu va face parte din activitatea proiectului, ceea ce este foarte important atunci când se face bugetul și programul proiectului.

Deci, firesc, managementul domeniului este un domeniu foarte important al managementului de proiect și sunt multe de învățat despre el. Dar înainte de a trece la asta, să începem cu definiția domeniului de aplicare al proiectului.

Ce este domeniul de aplicare al proiectului?

Sfera de aplicare a proiectului este cantitatea totală de muncă care trebuie făcută pentru a finaliza un proiect. Este, de asemenea, una dintre triplele constrângeri ale managementului de proiect. Definirea domeniului de aplicare face parte din procesul de planificare a proiectului și îi ajută pe managerii de proiect să determine care sunt obiectivele proiectului, rezultatele, sarcinile, costurile și termenele limită.

Sfera de aplicare a proiectului este de obicei definită într-un document numit declarație de scop, în timp ce planul de management al domeniului de aplicare explică modul în care va fi controlat. Să învățăm despre aceste documente importante de management de proiect.

Declarația de aplicare a proiectului

După cum sa menționat mai sus, declarația de aplicare este documentul de management al proiectului care descrie domeniul de aplicare al unui proiect. De obicei, include următoarele elemente:

• Scopuri și obiective ale proiectului: cerințele proiectului sau criteriile de acceptare.
• Rezultatele proiectului: rezultatele sarcinilor proiectului.
• Excluderi și constrângeri de proiect: în calitate de manager de proiect, trebuie să explicați ce nu se poate face și de ce.
• Ipotezele proiectului: Câteva ipoteze inițiale pe care le are echipa de management al proiectului înainte de a executa lucrarea.
• Etape ale proiectului: Acestea marchează momente importante din ciclul de viață al proiectului, cum ar fi sfârșitul unei faze.
• Linia de bază a domeniului de aplicare: domeniul dvs. de aplicare inițial așa cum ați planificat-o. Linia de bază a domeniului de aplicare vă permite să comparați rezultatele reale cu ceea ce este în declarația dvs. de domeniu.

Declarația de aplicare este, de asemenea, un ghid pentru managerul de proiect. Îi ajută să ia decizii cu privire la cererile de schimbare pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Schimbarea este o parte inevitabilă a oricărui proiect, indiferent cât de amănunțit este planul dvs. de proiect, așa că doriți să includeți probabilitatea schimbării în declarația dvs. de scop pentru a o gestiona mai bine mai târziu.

Șablonul nostru gratuit de declarație privind domeniul de aplicare al proiectului este instrumentul perfect pentru a vă defini domeniul de aplicare al proiectului. Este ușor de personalizat, astfel încât să îl puteți ajusta la nevoile proiectului dvs. Apoi puteți încerca ProjectManager pentru o experiență robustă de gestionare a sarcinilor.

Planul de management al domeniului de aplicare

Planul de management al domeniului de aplicare este un element al planului de proiect. Acesta include declarația scopului, precum și planul de acțiune pe care echipa de proiect îl va lua pentru a monitoriza și controla domeniul de aplicare al proiectului.

Cum se definește domeniul de aplicare al proiectului

Definirea domeniului de aplicare al proiectului înseamnă mai mult decât identificarea tuturor sarcinilor, livrabilelor, etapelor și dependențelor. Urmați acești pași pentru a avea o vedere mai holistică a domeniului de aplicare al proiectului.

1. Definiți Scopurile și Obiectivele Proiectului

Obiectivele proiectului și obiectivele proiectului nu sunt aceleași lucruri. Obiectivele sunt la un nivel mai înalt decât obiectivele, care sunt mai specifice. Acestea trebuie definite într-o carte de proiect în timpul fazei de inițiere a proiectului.

2. Colectați cerințele proiectului

Cerințele proiectului pot fi găsite și în carta proiectului. Părțile interesate au cerințe de calitate, financiare și alte tipuri de proiecte. Aceste cerințe vă vor ajuta să definiți ce poate și ce nu poate fi inclus în domeniul dvs.

3. Excluderi și constrângeri ale proiectelor

Excluderile proiectelor se referă la orice nu se va face. Determinarea acestui lucru este la fel de importantă ca și definirea domeniului de aplicare. Acest lucru vă va ajuta să evitați orice neînțelegeri cu părțile interesate ale proiectului. De asemenea, este important să rețineți orice constrângeri importante, cum ar fi costurile, care ar putea afecta domeniul de aplicare al proiectului.

4. Definiți sarcinile și livrabilele

O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) este un instrument de planificare care îi ajută pe managerii de proiect să vizualizeze toate sarcinile necesare pentru a finaliza un proiect, să le organizeze pe ierarhii și să identifice dependențe și rezultate.

5. Realizați un plan de management al resurselor

Acum că ați identificat sarcinile proiectului, este timpul să determinați ce resurse vor fi necesare pentru a le executa. Aceasta include membrii echipei, echipamentele și materialele. Va trebui să alocați acele resurse pentru a îndeplini fiecare sarcină din domeniul de aplicare al proiectului. Estimați aceste costuri și adăugați-le la bugetul proiectului.

6. Procesul de control al schimbării

Sfera proiectului poate fi afectată negativ atunci când schimbări, cum ar fi noile cerințe ale proiectului, trec neobservate. Asta pentru că creează muncă suplimentară care nu este luată în considerare. Asta se numește scope creep. Pentru a evita acest lucru, trebuie să modificați procedurile de control, cum ar fi cererile de modificare, astfel încât echipa de proiect să poată ajusta planul de management al domeniului de aplicare.

Acum că ați definit domeniul de aplicare al proiectului, ați finalizat primul pas în procesul de gestionare a domeniului.

Procesul de management al domeniului proiectului

Managementul domeniului de aplicare este unul dintre cele mai critice domenii ale managementului de proiect, deoarece gestionarea unui proiect înseamnă într-adevăr gestionarea domeniului său de aplicare. Asta pentru că managementul scopului constă în atingerea obiectivelor proiectului în termenul și bugetul aprobat de părțile interesate. Dar acele decizii nu sunt neapărat obligatorii. Lucrurile se schimbă, desigur, dar trebuie să vă asigurați că acele schimbări sunt aliniate cu obiectivele de proiect ale părților interesate.

Gestionarea domeniului de aplicare înseamnă încă de la început că tu și părțile interesate aveți o linie clară de comunicare. Trebuie să le cunoști viziunea pentru a ști la ce se așteaptă la un proiect. În acest fel, atunci când se produce o schimbare, o puteți direcționa pentru a îndeplini obiectivele proiectului, menținând totodată proiectul general pe drumul cel bun. Dar acesta este doar începutul.

Pentru a gestiona domeniul de aplicare al proiectului, trebuie să faceți cinci lucruri:

1. Definiți domeniul de aplicare al proiectului
2. Scrieți o declarație de scop
3. Creați un plan de management al domeniului de aplicare
4. Definiți o linie de bază pentru domeniul de aplicare pentru a controla domeniul
5. Monitorizați și controlați domeniul de aplicare al proiectului în timpul ciclului de viață al proiectului

Sfat profesionist: Managementul domeniului de aplicare este definit ca o zonă de cunoștințe privind managementul proiectelor de către institutul de management al proiectelor (PMI).

Cum să gestionați domeniul de aplicare a proiectului cu ProjectManager

ProjectManager are o mulțime de instrumente care îi ajută pe manageri să își urmărească domeniul de aplicare al proiectului. În primul rând, din perspectiva unui manager de proiect, este diagrama Gantt online. Utilizați diagrama Gantt pentru a crea un plan de proiect, în care toate sarcinile dvs. sunt programate cu desemnați și termene limită. În plus, diagramele noastre Gantt prezintă bare de progres care se actualizează în timp real pe măsură ce membrii echipei își termină sarcinile, astfel încât să aveți cea mai mare transparență.

Funcții de gestionare a sarcinilor pentru a face munca

ProjectManager vine cu trei vederi diferite pentru a lucra la sarcini. Gantt, despre care am menționat, panouri kanban și liste de sarcini. Toate cele trei vederi pot fi folosite pentru a lucra la același proiect, ceea ce înseamnă că membrii echipei pot lucra la sarcinile proiectului în felul lor. Această flexibilitate îmbunătățește productivitatea în întreaga echipă, asigurându-vă că evitați temutul scăpare a domeniului de aplicare.

Tablouri de bord ale proiectelor pentru o urmărire mai bună

Tablourile de bord sunt cele mai bune prietene ale dvs. atunci când încercați să observați scăderea domeniului. Tabloul nostru de bord al proiectului în timp real vă oferă o privire în timp real asupra valorilor esențiale din proiectul dvs. Aceste date în timp real vă permit să identificați blocajele și problemele mai repede decât ați fi crezut că este posibil. În plus, totul este afișat în grafice simple care pot fi partajate cu ușurință părților interesate sau membrilor echipei.

Cel mai bun mod de a gestiona domeniul de aplicare al unui proiect este de a avea un instrument online de management al proiectelor care vă oferă date în timp real, astfel încât să puteți acționa atunci când apar probleme și înainte ca acestea să devină probleme. ProjectManager se bazează pe cloud, așa că atunci când echipa dvs. își actualizează statuile, de oriunde s-ar afla și în orice moment, acele informații sunt actualizate imediat și puteți monitoriza progresul proiectului cu mai multă acuratețe. Vedeți singuri luând această probă gratuită de 30 de zile.