Managementul timpului de proiect: strategii, sfaturi și instrumente

Timpul nu este de partea ta când vine vorba de managementul proiectelor. Munca se adună și termenele limită se apropie rapid. Deși managerii de proiect nu și-au dat seama cum să aducă timpul și spațiul în fața licitațiilor lor, există tehnici de gestionare a timpului pe care le puteți folosi pentru a gestiona timpul pe care îl petreceți sarcinilor.

Nu, nu este science fiction, este managementul timpului de proiect . Gestionarea timpului proiectului necesită planificarea, programarea, monitorizarea și controlul sarcinilor pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Dar trecem înaintea noastră. Să începem de la început.

Ce este managementul timpului de proiect?

Managementul timpului de proiect este procesul de management al proiectului de analiză a muncii și de dezvoltare a unui calendar pentru a vă asigura că finalizați un proiect într-un anumit program.

Există șase pași în gestionarea timpului proiectului:

1. Definiți activități: definiți toate sarcinile necesare pentru a produce livrabilul final al proiectului.
2. Activități în secvență: stabiliți ordinea sarcinilor și a rezultatelor.
3. Estimarea resurselor: Identificați ce resurse sunt necesare (precum și cantitatea) pentru a finaliza sarcinile și a produce rezultate.
4. Durata estimată: Aflați cât timp va dura fiecare sarcină pentru a fi finalizată și estimați durata întregii cronologie a proiectului.
5. Elaborați programul: folosind informațiile de mai sus, creați un program de proiect.
6. Programul de control: Dezvoltați o strategie pentru a reduce riscul și pentru a aborda modificările aduse programului de proiect atunci când acesta este executat.

Pașii de gestionare a timpului de mai sus necesită contribuția echipei de proiect, dar și a părților interesate și a altor părți implicate în proiect, pentru a fi cât mai precis posibil. Planul dumneavoastră de management al timpului proiectului nu este static și trebuie revizuit și revizuit pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

De ce este important managementul timpului de proiect?

Proiectele sunt intimidante. Sunt multe de făcut, de obicei cu puțin timp sau bani pentru a le face. Nu există loc pentru greșeli, care pot fi costisitoare și consumatoare de timp. Părților interesate le place certitudinea – și, deși nu le puteți promite că totul va funcționa ca un ceas, cu siguranță puteți face tot posibilul pentru a gestiona timpul.

Managementul timpului de proiect vă oferă posibilitatea de a împărți un proiect în părți mai ușor de gestionat, cum ar fi sarcini. De fapt, managementul timpului de proiect funcționează perfect cu gestionarea sarcinilor și managementul resurselor pentru a vă menține în program.

Atribuind timp fiecărei sarcini din proiectul dvs., puteți controla cronologia proiectului și puteți livra conform programului. Fie că este vorba de o listă de sarcini de făcut sau de un software mai robust de gestionare a proiectelor, puteți să prioritizați sarcinile, să identificați dependențele și să stabiliți etape pentru a ajuta la urmărirea progresului.

Software-ul de management de proiect poate ajuta la gestionarea tuturor acelor părți în mișcare. ProjectManager este un software bazat pe cloud echipat cu instrumente de gestionare a timpului pentru a urmări munca echipei dvs. în timp real. De asemenea, aveți o imagine de ansamblu cu un tablou de bord live și raportare cu un singur clic. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!

Strategii de management al timpului

Există multe strategii pentru gestionarea timpului de proiect pe proiecte:

• Urmați cei șase pași de mai sus: Acest lucru este crucial pentru organizarea și programarea muncii dvs. Trebuie să știi cum îți petreci timpul. Aceasta include orele de înregistrare pentru tine și echipa ta.
• Vedeți cât durează fiecare sarcină: comparați cu timpul estimat. Dacă există o discrepanță, cercetați de ce și ajustați-vă programul. Poate că această sarcină ar trebui făcută atunci când echipa ta este proaspătă, fie că este primul lucru din zi sau din săptămână.
• Concentrați-vă pe sarcinile dvs.: mențineți lista de sarcini organizată. Indiferent dacă utilizați o listă simplă de activități sau un software de gestionare a proiectelor, organizați-vă sarcinile până la data scadentă pentru a vedea când trebuie finalizate.
• Orice ai face, nu te angaja în exces: uneori, cel mai bine este să părăsești o sarcină care necesită prea mult timp și să treci la următoarea. Poate părea contra-intuitiv, dar despre asta înseamnă managementul timpului de proiect: eficiență.
• Utilizați regula 80/20: regula 80/20 spune că 80% din rezultatele dvs. provin din 20% din munca dvs. Asta înseamnă să înveți să-ți optimizezi volumul de muncă prin prioritizarea sarcinilor și a timpului.
• Utilizați instrumentele potrivite de gestionare a timpului de proiect: software-ul de management de proiect poate economisi timp prin eficientizarea și automatizarea activității care vă blochează în timpul zilei.

Exemple de instrumente de management al timpului de proiect

Există multe instrumente software care se adresează managementului timpului de proiect. Unele dintre elementele de bază sunt după cum urmează:

Foile de pontaj

Foile de pontaj sunt o necesitate. Echipele vor să fie plătite, iar foile de pontaj simplifică procesul de salarizare, oferind în același timp managerilor de proiect o perspectivă asupra cât timp petrec echipele lor pe sarcini. Urmărindu-le performanța, managerii pot vedea cine lucrează bine și cine ar putea avea nevoie de resurse suplimentare pentru a reveni la program.

Rapoarte

Pentru a obține mai multe date despre progresul proiectului și performanța echipei dvs., utilizați raportarea proiectului. Majoritatea programelor de management de proiect au mai multe rapoarte de proiect, cum ar fi rapoarte de stare, rapoarte privind timp și costuri. Toate oferă perspective diferite asupra proiectului și asupra modului în care timpul este utilizat.

Programează linia de bază

Pentru a urmări cu exactitate progresul, trebuie să setați o linie de bază. O linie de bază surprinde planul de planificare a proiectului, astfel încât să puteți compara planul cu progresul dvs. real. Software-ul bazat pe cloud oferă date de urmărire în timp real și vă permite să vedeți dacă proiectul se îndepărtează.

Date istorice

Pentru a rămâne pe drumul cel bun, aveți nevoie de estimări precise ale timpului. Una dintre cele mai bune modalități de a cerceta acest lucru este să vă comparați proiectul cu altele similare din trecut. Folosirea acestor date istorice vă oferă o imagine mai clară a cât timp vă puteți aștepta să petreceți.

Sfaturi pentru managementul timpului

În primul rând, păstrați o listă de lucruri de făcut. Pare un pas evident către gestionarea timpului de proiect, dar ai fi surprins cât de mulți oameni nu sunt intenționați atunci când încearcă să lucreze mai productiv. Păstrarea lucrărilor pe bucăți de hârtie sau împrăștierea ecranului cu Post-Its este o modalitate sigură de a pierde o muncă importantă.

În continuare, veți dori să gestionați distragerile. Aceasta a devenit o mare problemă, deoarece mulți dintre forța de muncă își fac treaba de la distanță sau de acasă. Dacă aveți spațiu disponibil, amenajați un birou de acasă într-o parte retrasă a spațiului dvs. de locuit.

În cele din urmă, creați un program pentru dvs. Indiferent dacă lucrați de acasă sau la birou, blocarea timpului este cea mai bună apărare împotriva lipsei de program. Programarea sarcinilor într-un proiect este macro, iar programarea muncii dvs. este micro. Împreună fac un nod strâns în jurul timpului și scot cel mai mult din el. Fă toate acestea și vei gestiona timpul eficient și îți îmbunătățești abilitățile de gestionare a timpului.

Cum ajută ProjectManager la managementul timpului de proiect

Există un software de management de proiect care poate face toate acestea și multe altele? Da. ProjectManager este un software bazat pe cloud care furnizează date în timp real pentru a urmări timpul petrecut, permițându-vă să monitorizați progresul pe măsură ce se întâmplă. Dar acesta este doar începutul a ceea ce poate face ProjectManager pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să gestionați eficient timpul de proiect.

Creați planuri de la început la sfârșit pe diagramele Gantt

Organizați-vă sarcinile pe diagrama Gantt online a ProjectManager. Nu numai că poate lega dependențe și poate stabili etape, dar poți și filtra după calea critică din proiectul tău. Odată ce ați stabilit cronologia, setați linia de bază și planul de planificare este blocat. Acum, pe măsură ce colectați date în timp real despre progresul dvs., acestea pot fi comparate cu valoarea de bază. Aflați imediat dacă nu aveți program și reveniți pe drumul cel bun înainte de a deveni o problemă mai mare.

Urmăriți timpul pe foi de pontaj robuste

Gestionați-vă bugetul și timpul cu acuratețe cu funcția securizată de pontaj a ProjectManager. Economisiți timp la configurarea foilor de pontaj, care pot completa sau copia automat sarcinile de săptămâna trecută dacă echipa dvs. face aceeași muncă. Pe măsură ce echipele lucrează la sarcinile lor, managerii obțin transparență în progresul lor pentru a se asigura că respectă programul. Când un membru al echipei trimite foaia de pontaj, aceasta este blocată și securizată. Urmăriți timpul, obțineți estimări mai precise și gestionați costurile cu forța de muncă într-o singură funcție.

Gestionați cu ușurință resursele echipei dvs

Echipele nu pot fi productive dacă au prea multă muncă. Echilibrarea volumului de lucru face ca proiectul să se deplaseze într-un mod decent și economisește timp. Utilizați funcțiile ProjectManager de gestionare a resurselor, cum ar fi diagrama de volum de lucru cu coduri de culori, pentru a vedea alocarea muncii echipei dvs. Dacă cineva are prea multe sarcini, îi puteți realoca munca direct din diagramă și puteți menține proiectul să funcționeze fără probleme.

ProjectManager este un software premiat care este folosit de zeci de mii de echipe pentru a gestiona timpul proiectului și a lucra mai productiv. Vedeți de ce organizații atât de variate, cum ar fi NASA până la Bank of America și Ralph Lauren, folosesc software-ul nostru pentru a respecta programul. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.