11 sfaturi pentru corectarea e-mailurilor

E-mailul ne permite să comunicăm – sau să comunicăm greșit – cu viteza luminii. De aceea, corectarea e-mailului este atât de importantă. Erorile gramaticale, legăturile proaste și atașamentele lipsă semnalează o lipsă de profesionalism, iar o propoziție confuză poate trimite cu totul un mesaj greșit.

O strategie solidă de marketing prin e-mail se află în centrul majorității campaniilor de marketing digital, așa că este important ca e-mailurile dvs. să arate întotdeauna profesionale și șlefuite. Acest ghid pentru corectarea eficientă a e-mailurilor vă poate ajuta, atâta timp cât urmați aceste sfaturi:

1. Ia o pauză
2. Cunoaște-ți greșelile obișnuite
3. Utilizați un instrument de corectare
4. Verificați subiectele și titlurile
5. Verificați numele și pronumele
6. Citeste cu voce tare
7. Verificați linkurile și atașamentele
8. Verificați faptele și datele
9. Verifică-ți tonul
10. Simplifica
11. Aduceți sprijin

1. Ia o pauză

Este greu să corectezi erorile când ești încă în aceeași mentalitate care le-a creat. Luați o scurtă pauză, mergeți la o plimbare sau lucrați la altceva pentru o perioadă – apoi reveniți și recitiți ceea ce ați scris.

Va fi mult mai ușor să descoperi fraze vagi, combinații de cuvinte confuze și erori gramaticale atunci când creierul tău este proaspăt. Verificați a doua zi pentru mesaje importante care vor fi transmise unui număr mare de persoane, cum ar fi propuneri de vânzare, buletine informative și e-mailuri automate.

2. Cunoaște-ți greșelile obișnuite

Dacă sunteți conștient de propriile modele, puteți utiliza funcția de căutare/modificare a computerului dvs. – din meniul „editare” din majoritatea browserelor și aplicațiilor – pentru a le verifica.

Unele erori comune care devin obiceiuri includ:

• Spațiere dublă după puncte
• Folosind modificatori inutile, cum ar fi „doar” sau „un fel de”, care vă slăbesc mesajul
• Greșeli de tipar obișnuite, cum ar fi „teh” în loc de „the”
• Folosirea greșită a apostrofelor la plural
• Confuzia anumitor cuvinte precum lor/acolo/sunt sau prea/la/doi
• Folosind prea multe, sau nu suficiente, virgule

3. Folosiți un instrument de corectare

Știați că există pluginuri gratuite care vă pot verifica gramatica și punctuația în timp ce introduceți în browser sau programul de e-mail? Grammarly este cel mai popular, iar versiunea sa gratuită este un adevărat cal de bătaie. Este ca o versiune extinsă a verificării ortografice care semnalează tot felul de probleme cu cuvintele și semnele de punctuație.

Folosește-l singur și recomandă-l echipei tale, astfel încât toate comunicările tale scrise să pară profesionale și șlefuite.

4. Verificați subiectele și titlurile

Erorile în rândurile de subiect sunt ultimul lucru pe care îl veți observa când corectați – dar sunt primul lucru pe care îl vor vedea cititorii. Asigurați-vă că oferiți o a doua privire liniilor de subiect.

Dacă utilizați instrumentul de marketing prin e-mail de la Constant Contact pentru a forma buletine informative și campanii profesionale, acest sfat se aplică și titlurilor și titlurilor de subiecte. Este posibil să treceți cu vederea erorile din titluri, dar clienții nu.

5. Verificați numele și pronumele

Un alt loc care este ușor de trecut cu vederea este numele destinatarului. Mulți oameni au o aversiune puternică de a-și vedea numele scris greșit. Aceasta poate fi o problemă, așa că nu depindeți de memoria dvs. - verificați-vă cu sursa pentru a vă asigura că ați scris corect numele destinatarului. Dacă utilizați o funcție de îmbinare a corespondenței, este important să vă asigurați că baza de date nu conține erori în numele persoanelor de contact.

Fii atent la presupunerile tale despre pronume. Utilizarea modernă a pronumelor poate fi flexibilă. Mulți oameni își afirmă pronumele preferate în rândurile lor de semnătură de e-mail în aceste zile, astfel încât să puteți determina cu ușurință dacă vorbiți cu o ea, cu ei sau cu el. Dacă cineva și-a exprimat clar preferințele pentru pronume, este înțelept să-i onoreze.

6. Citiți cu voce tare

Pentru a verifica dacă mesajul dvs. este clar și are un flux fluid de idei, citiți-l cu voce tare. Veți observa imediat orice stinghere sau lipsă de claritate.

Este posibil ca computerul să vă poată citi mesajul înapoi - verificați meniul „editare” al aplicației pe care o utilizați pentru o comandă „vorbire”. Dacă aplicația dvs. are o funcție de vorbire, evidențiați textul pe care doriți să îl auziți și alegeți „începeți să vorbiți”. Privește în altă parte de pe ecran în timp ce citește și vezi dacă opțiunile de punctuație și limbă ghidează computerul către tonul potrivit.

7. Verificați linkurile și atașamentele

Majoritatea oamenilor au fost nevoiți să trimită mesaje ulterioare care spun „Hopa, am vrut să atașez acest document la ultimul e-mail” sau „Ne pare rău, linkul nu a funcționat – iată-l pe cel corect”.

Acestea sunt greșeli ușor de făcut - dar sunt și ușor de evitat dacă îți faci timp pentru a corecta. Verificați manual fiecare link din e-mailul dvs. pentru a vă asigura că funcționează și verificați că tot ce ați vrut să atașați este acolo înainte de a trimite.

8. Verificați faptele și datele

O altă greșeală comună este să amesteci numere în e-mailul tău. De exemplu, este posibil să nu specificați un fus orar, să uitați să convertiți o sumă din euro în dolari sau să specificați din greșeală o combinație zi/data care nu există, cum ar fi să spuneți „vineri, 2 iunie”, când 2 iunie cade de fapt pe o joi.

Acestea sunt erori ușor de făcut, dar confuzia rezultată poate dura mult timp pentru a se clarifica. Dacă trimiteți în mod repetat informații incorecte, aceasta poate afecta încrederea oamenilor în dvs. ca sursă de încredere de informații.

Este nevoie de doar un moment pentru a oferi numerelor și datelor din e-mailul dvs. o scurtă trecere în ușă.

9. Verifică-ți tonul

Tonul poate fi dificil. Ceea ce se citește ca profesionist pentru o persoană poate părea concis și brusc pentru o altă persoană, în timp ce un mesaj intenționat ca fiind cald și prietenos poate părea fals sau chiar sarcastic pentru cititor. Aceste diferențe sunt atât culturale, cât și individuale - și dacă aveți deja fricțiuni cu destinatarul, este posibil să nu fie înclinați să vă ofere beneficiul îndoielii.

Dacă nu ați inclus nicio discuție mică în mesajul dvs., adăugați o frază sau două. Deschideți și închideți-vă mesajul cu formalități plăcute care se concentrează pe cititorul dvs. mai degrabă decât pe dvs., cum ar fi „Sper că familia ta este bine” sau „Succes cu prezentarea săptămâna viitoare”.

10. Simplificați

O editare bună înseamnă să luați lucruri – cum ar fi cuvinte suplimentare sau propoziții inutile – mai degrabă decât să adăugați. Când corectați, căutați modalități de a vă simplifica și scurta mesajul.

Mai scurt este întotdeauna mai bine când vine vorba de e-mail. Majoritatea mesajelor pot fi îmbunătățite prin reducerea numărului de cuvinte la jumătate. Oamenii sunt ocupați și pur și simplu vor ignora mesajele pe care le percep ca fiind prea lungi. Cel mai bun mod de a le arăta oamenilor că îi respecți este să le respecti timpul și atenția.

Înlocuiește cuvintele complicate cu altele simple. Scurtați propozițiile lungi. Despărțiți paragrafele lungi. Pentru e-mailuri, cel mai bine este să folosiți paragrafe cu maximum 100 de cuvinte fiecare.

Paragrafele cu o singură propoziție pot fi puternice.

11. Aduceți sprijin

Solicitați ajutor dacă scrieți un e-mail foarte important - cum ar fi un argument de vânzare către un potențial client, o negociere delicată cu un furnizor sau un mesaj de bun venit pe care îl veți trimite fiecărui abonat nou timp de luni de zile.

O a doua persoană poate vedea lucruri în scrisul tău pe care tu nu le vei vedea niciodată pentru că îți vei citi întotdeauna cuvintele în spiritul pe care l-ai dorit. Dacă există o modalitate de a vă interpreta greșit mesajul sau tonul, un al doilea cititor îl poate observa.

Faceți e-mailul să funcționeze pentru dvs

Trimiterea de e-mailuri profesionale este ușoară cu șabloanele și instrumentele pe care Constant Contact le oferă. Urmând aceste sfaturi de corectare a e-mailurilor, afacerea dvs. va arăta întotdeauna șlefuit și impecabil.